国企人事档案管理规定样本.doc

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国企人事档案管理规定

一、 总则
( 一) 公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、 调动及管理分析的工具之一, 也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理, 制定人事档案管理制度。
( 二) 人事档案具有以下特性:
1.真实性: 这是员工个人经历和德才情况真实记录;
2.保密性: 它界党和国家的机密;
3.可靠性: 它必须具有完备的手续;
4.独立性: 它是以个人为立案单位。
( 三) 公司人事档案由党委组织部门归口统一管理。
二、 人事档案的归档范围
( 一) 组织人事部门应当归档的材料包括:
1.干部履历表;
2.中层干部任免、 聘任及解聘材料;
3.科技干部技术职称确定呈报表;
4.大中专毕业生转正定级表;
5.各类干部的签订材料;
6.出国人员审批表及出国人员鉴定表;
7.学历证明;
8.干部退休、 离休审批表;
9.干部违纪处分决定、 批复等综合材料, 以及本人检查、 交代、 申诉材料;
10.取消或撤销行政违纪处分决定、 批复、 平反决定材料及本人申诉材料;
11.后备干部考核材料及登记表;
12.工程技术人员和业务管理人员奖励材料;
13.大中专毕业生、 对调和单调干部以及专业干部档案;
14.发展新党员有关材料, 如入党志愿书、 入党申请书及入党政审材料和入党转正申请;
15.中国共产党党员登记表;
16.公司以上先进奖励材料;
17.中国共产党党员退党的有关材料;
18.预备党员延长预备期及取消预备党员资格材料;
19.中共党员违纪处分决定, 批复及处分的甄别材料及平反决定材料。
( 二) 劳资部门应归档的材料主要有:
1.员工登记表;
2.各种审批表: 如劳动合同制审批表、 调整工资审批表、 学徒工定级审批表、 复职审批表及要害作业岗位审批表;
3.各类生产工人档案;
4.工人行政违纪处分决定及本人检查材料;

5.撤销对工人行政违纪处分决定、 平反材料及本人申诉材料;
6.退职、 退休人员提高待遇审批表;
7.开除厂籍及解除合同的有关材料。
( 三) 保卫部门应归档的材料主要有:
1.各种刑事犯罪和政治犯罪的判决书;
2.刑事处分材料;
3.劳动教养通知书及教养期满释放有关材料。
( 四) 公司工会应归档的材料主要有:
1.公司级以上先进生产者(劳模)、 先进工作者(劳模)登记表及事迹材料;
2.干部、 工人死亡后组织上写的悼词;
3.干部、 工人非正常死亡的调查材料及善后处理意见。
( 五) 团委应归档的材料主要有:
1.入团志愿书、 入团申请书;
2.退团申请书及退团登记表;
3.团员及团干部各种奖励材料;
4. 团员违纪处分材料及撤销处分的决定;
5. 团员各种鉴定材料。
三、 人事档案的管理
( 一) 人事档案归档要求
1.归档的材料及名称(或标题)应确切、 清楚, 并写在材料醒目的位置。
2.归档的材料, 应钢笔或毛笔书写, 字迹工整、 清晰。
3.归档的材料或表格, 一律用十六开纸书写或印刷, 如必须用大号开纸印刷, 允许按16开折页。
4.形成材料的部门要认真填写以下内容:
( 1) 形成材料的部门应盖公章;
( 2) 单位负责人应签字;
( 3) 个人形成的材料, 形成材料人应签字;
( 4) 填写形成材料的年、 月、 日。
( 二) 人事档案的保管要求:
1.对存放档案的库房要求, 主要有:
( 1) 库房清洁、 适用和牢固;
( 2) 有防盗及防火措施和工具;
( 3) 既能防潮, 又能防晒;
( 4) 有防虫及防鼠措施。
2.按”企业档案分类”规定, 必须做到认真鉴别, 分类准确编排有序, 目录清楚, 装订整齐, 达到档案、 卡片、 人员、 名册四统一。
3.定期与不定期检查案卷的摆放装置, 各项安全措施及库房周围的环境情况, 若发现问题及时采取措施加以解决。
4.经常保持人事档案与登记台帐、 案卷存放位置相一致, 一旦发现问题及时采取措施纠正。
5.每半年进行一次抽查, 每年进行一次全面检查。
四、 人事档案的借阅
( 一) 凡因下列需要借阅人事档案, 必须办理借阅手续:
a 调资; b 提级考核; c 调动工作; d 任免事项; e 政审; f 组织处理; g入党; h 出国; I 离、 退休等。
( 二) 查阅人事档案的手续
1.只能由查阅单位的党组织指派党员到档案室查阅, 一般不外借; 必须外借时, 需经有关组织部门领导批准, 但不得中途转借。外借档案必须在十五天内归还。
2.查阅人事档案人员, 对档案应严加保密, 不得向无关人员泄密。
3.查阅人事档案时, 不准在材料上圈划、 折叠、 涂改、 污损、 撤换、 拆毁、 拍照、 复印。
4.阅档时必须抄录有关材料, 需经档案室主管人员同意。
5.组织、 人事、 纪委、 保卫等部门查阅档案时, 须经本部门主管领导批准。
6.单位(部门)或个人需要由人事档案部门出具证明材料时, 需履行以下手续:
( 1) 由有关单位(部门)开具介绍信, 说明要求出具证明材料的理由、 并加盖公章。
( 2) 党委组织部门按照有关规定, 结合利用者的要求, 提供证明材料。
( 3) 证明材料由党委组织部门主管领导审阅, 加盖公章, 然后登记、 发出。
五、 人事档案的转递
1.人事档案转入或转出, 人事档案部门要审批手续完备, 登记清楚, 责任明确。
2.凡员工调动工作, 做到人事档案随人走, 避免人事档案与人的工作单位不一致。
3.凡调往外省、 市的工人、 干部, 其本人档案内党委组织部门负责邮递。
4.人事档案转递方式
( 1) 外省、 市人事档案, 以机密件挂号邮寄, 严密包装。严禁本人携带或以平信邮寄。

( 2) 市内人事档案, 由对方单位派人持介绍信提取, 一般不应邮寄, 不得本人携带。