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浅谈工程投标文件编制的注意事项

[摘要] 对于建筑施工企业来说，投标工作是一项非常重要的工作，而投标文件作为专家评标最直接最客观的依据，质量的好坏很大程度上决定了中标与否。本文从实践经验出发，分析了投标文件的编制中容易出现的问题，总结了编制投标文件的注意事项。
[关键词]投标文件编制；暗标；废标
随着建筑市场竞争的日益激烈，工程招投标越来越规范化，而投标文件作为专家评标最直接最客观的依据，质量的好坏很大程度上决定了中标与否。因此能否编制出高质量的投标文件不仅是对投标人真实实力的一种有效检验，也是在竞争中获胜的关键。如何编制出针对性强，对准专家评委“胃口”的高质量的投标文件，就需要在编制过程中注意以下方面的问题。
一、突出重点，一目了然
在投标文件的编制过程中，首先要做到主要内容一目了然，避免让专家评委大海捞针。投标文件各组成部分次序颠倒，没有先后顺序，缺乏条理性，而评委对照招标文件的要求，查找投标文件与招标文件对应的相关内容，往往费尽心思，耗费大量的时间。从而延缓了评标的效率，同时也增加了评标的失误率，引起纷争。
在编制投标文件时，最好完全按照招标文件中的要求和评分办法的顺序编排投标文件的顺序。对于招标文件要求必须提供的资料，以及属于废标条款的资料，最好做重点标注，让评委能够一目了然，避免评委因无法及时找到必备的资料而判定投标文件无效。曾经就有投标人因为在商务标装订时，将须参加评分的《主要材料单价表》放在了商务标的最后一页，评委因为未能及时找到该表，而判定该投标文件为废标，致使该投标人的前期努力工作功亏一馈。
为了更好的给整本投标文件润色，在编制投标文件目录时，一定将招标文件要求的内容及评分办法中为加减分条款的内容编入投标文件目录，不要图省事，而忽视了分级目录的编制。如果时间充足最好为整本投标文件编制精准的页码，并在章节前插入彩色扉页纸。但不要过于在形式上精益求益，因为装帧精美、考究的投标文件不仅未必能换来评委专家的热情回应，还造成浪费。而那些内容精准、详实，装订简洁大方，便于翻阅的投标文件，通常能获得评委的印象加分。

二、注重内容，加强针对性
投标人在递交投标文件之前，都煞费苦心做精心准备，但结果还是事与愿违，扫兴而归。为什么？内容空洞，缺乏针对性，是丧失中示机会的症结所在。一字不漏的看招标文件，认真研究招标文件的内容，真正领会招标人的要求和意图，吃透招标文件的全部内容，才能编制出有针对性的、内容充实的投标文件。
首先，对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。因为评标委员会对投标文件评审的第一关就是对各投标人的投标文件进行符合性鉴定，确认投标文件是否实质上响应招标文件及补充招标文件（或答疑文件）的要求。因此投标文件必须对招标文件及补充招标文件（或答疑文件）的所有条款、规定（特别是质量、工期、服务、付款等）做出“一对一”的实质性响应。不得遗漏或回避，更不能提出任何附带条件，否则，将被确认为无效标。在这些方面出过问题的投标文件不少，有些是因为工期在计算上的误差或理解上的错误，使投标工期未达到招标文件或评分办法的要求；有些是因为在目标处罚上，没有响应招标文件或补充文件的要求（有些投标人只重视招标文件条款，而忽视了补充文件的内容；还有些招标文件很厚，目标要求可能躲在一个不经意的角落）等等，这些都有可能造成废标或扣分。
其次，计价标准和技术规范要符合招标文件要求。严格按照招标文件提供的设计资料和所规定的编制原则、采用的定额标准、材料供应方式以及各种单价费率进行编制。要弄清承包人的责任和报价范围，不要发生任何遗漏。严格按照各项技术规范要求，制定先进合理的施工方案。对含糊不清的问题，必须及时提请招标单位予以澄清，切忌自作主张。做到“三不能”：工程量清单不能改；套用定额和计算规程不能错；让利明细不能丢。例如，我公司参加的一次投标中，有一家很有希望的投标单位就是因为在投标报价中擅自修改了几项工程量清单中他们理解为招标文件笔误的项目数量，而造成重大偏差，被判定废标。
再次，业绩资料要在符合要求的前提下，突出实力。业绩资料虽然不是评分的重点，但也是评分加分的依据。尤其是项目管理班子配备、项目经理资质业绩、财务报表、类似工程等，不仅是加分的依据，也是企业实力的展示。但有时招标文件要求项目经理（主要管理人员）必须是无在建工程施工的，投标人却忽视了这一点。为了体现项目经理类似业绩好，就采用有在建工程施工的项目经理，从而造成废标。更有的为了得高分，在业绩上弄虚作假，结果不仅有企业形象，也
会错失中标良机。
最后，要注意细节，不出纰漏。投标文件在内容一定要严格按照招标文件要求，特别是废标条款，必须仔细阅读。比如在法定代表人或其委托代理人（签字盖章），而投标人只盖章未签字，从而导致废标。又如招标文件要求工程量清单需用不褪色墨水笔手填，而投标人却将清单打印后递交，结果导致废标，得不偿失。同时也要注意版面上的一些细节：字体、字号要根据不同的内容和不同的层次关系保持一致；盖公章的地方不要与本节正文、表格脱离而单列一页；尽量避免出现错别字；重点内容字体加粗或做出醒目标记等等。
三、编制暗标，加倍小心
为了贯彻“公开、公平、公正”的原则，技术标采用暗标已成为目前广泛采用的一种投标形式。因为暗标不允许有任何能明示或暗示投标人特征的说明及标识，一旦发现就示为无效标，所以在编制暗标时细节问题显得尤其突出，一丝一毫的差错极有可能导致前功尽弃。
首先，在内容上，不得出现任何与投标人有关的文字。凡涉及到投标人名称时，统一采用“我单位”字样；不得直接或间接影射投标人曾经承接的工程情况；不得直接出现项目班子成员的姓名、年龄、性别、学历等内容；不得出现投标人企业宣传口号、质量方针或资质等级等内容；不得出现有别与其他投标人的实质性响应内容；不得出现图片描述；不得出现招标文件要求以外的特殊符号等等。对于一些技术标中必须涉及的目标承诺及处罚措施等，我们的通常做法是注明详见投标函部分，以免引起偏差。
其次，在排版上，必须严格按照招标文件要求的正文字体、字号、图表及框图格式、纸张规格、页边距、页码、装订线、每页文字行数及每行字数、各级标题格式、各级序号格式等等，杜绝不满足要求的版面出现。如招标文件要求页码位于技术标的右下角，就需要特别注意文档中横向的页面，虽然文档中是页码是设在右下角，可打印装订后页码就跑到了右上角。再如招标文件要求页边距为2.5厘米，偏差不大于0.2厘米，这时不仅要考虑页面设置中的页边距设置，还要考虑首行的行距，要保证首行的文字到页边的距离达到要求。还有如招标文件要求字体为宋体，需要注意标书中出现的英文和数字是否同为宋体。如招标文件要求行距为固定值22磅，正文与正文、标题与正文之间注意不要出现空行。总之对于暗标，宁可做到鸡蛋里头挑骨头，确保万无一失。

最后，在装订密封上，必须使用招标代理机构统一提供的封面和压条，仔细检查是否有污点、划痕或印章浸迹，是否有扉页、夹页或空白页，是否按要求署名并盖章等，尽量排除任何出局的可能性。
四、严把审查关，不犯低级错误
投标无小事，投标文件编制完成后应仔细整理、核对，决不放过任何一个细小的差错，一定要杜绝忙中出乱。比如工程名称是否与“投标须知前附表”中的完全一致；投标报价大小写是否一致，货币单位是否正确（如遗漏“万”字）；开标一览表中的报价、工期、质量等目标是否与投标文件一致；格式是否与招标文件格式完全一致；投标单位名称是否全称；是否有缺页、多项或空白页；工程量清单是否有漏项或与招标文件不符；盖章签字是否完整；是否按要求装订和密封；授权代理人是否为项目经理（若招标文件要求项目经理作为授权代理人参加开标的）；是否有到期未年检的失效证书；投标人地址、帐号等是否填写正确；项目经理及主要管理人员是否与资格预审一致；商务标是否有注册造价师签字加盖印章；确认投标保证金是否已按规定提交等等。避免因这样一些小的疏忽，使整个投标工作功亏一馈。
投标文件做为一把引领投标人进入建筑市场的“钥匙”，在投标活动中享有举足轻重的作用。上面提到的这些，只是在投标中总结的一些经验，只有不断的总结与学习，才能使我们更好的把握商机，在激烈的市场竞争中立于不败之地。

[参考文献]：
［1］ 叶芳芳.建设工程项目施工招标中的废标现象浅析.建筑施工，2007（10）.
［2］ 宋智慧.施工企业如何做好投标工作.山西建筑，2007（3）.
［3］ 詹　劲.工程投标编制与技巧.南方金属，2004（12）.