项目管理体系及项目绩效的应用.doc

项目管理体系及项目绩效的应用

30
2020年4月19日
文档仅供参考
注重项目管理体系建设,提高项目绩效
1          项目管理在组织中的应用
    项目存在于每个组织大量的运作活动中,虽然项目的性质、规模、投资大小以及使用的技术要求千差万别,从工程浩大的三峡水利工程、到延续几天的小型工程设备安装项目,从管理的角度分析,项目运作本身又都有其共性,都经历项目启动、项目计划、项目实施(包括项目执行、项目监控)和项目收尾过程。所涉及的管理技术都包括项目范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、风险管理、人力资源管理、采购管理、沟通管理和项目整体管理问题。组织有意或无意都会将管理理论用于所运作的项目中。这也就是项目管理在组织中的具体应用。
    1.1  项目管理的重要性
    每个项目在组织活动中的重要性各不相同,对组织的影响有大有小,但有一点是相同的,这就是每个组织都希望所实施的项目能够成功。总的来说,影响项目成功的因素归纳起来有以下五个方面的因素。

图1  影响项目成功的因素
    第一个因素是人员。人员是项目执行的主体,项目人员的知识与技能对项目的成功起着至关重要的作用;
    第二个因素是项目过程,即项目的过程管理,也就是项目管理,它是项目成功的重要保证;
    第三个因素是项目产品,即项目本身的难易程度会直接影响项目的成功,同时也表明,有构成项目产品零、部件(广义的零、部件概念)构成方面的储备有利于项目的成功;
    第四个因素是项目所采用的技术与工具,技术与工具直接影响着项目的质量、费用与效率,直接影响项目的成败与绩效;
    第五个因素是项目领导,好的项目领导有助于项目团队绩效的提高、项目资源的获得与客户的认可,有利于项目的成功;
    对于一个将经过”过程”实现价值的”服务型组织”来说,项目管理体系的建设直接关系着其项目的绩效与成败。而对于”产品型组织”来说,产品开发的效率与成败同样影响组织的产品竞争与市场竞争。能够讲,项目管理已经成为企业核心竞争力的重要组成部分。
    1.2  项目成功的含义
    1997年美国的一项项目状况调查表明,”每年有 31% 以上的项目失败或取消,有 53% 的项目超过预计时间的一倍”。应该说项目的成功率并不高,国内虽然没有这方面的统计数字,相信不会比这个调查结果好多少。我们在介绍项目管理体系之前简要介绍一些有关”项目成功”的不同说法。
    ”项目成功”有不同的说法,归纳起来有以下四种具有代表性的说法:
    (1)传统定义:项目完成时,满足预先确定的项目范围、项目进度时间和项目质量要求,即为项目成功。
    (2)动态定义:主要的项目利益相关人(包括客户、高层管理者、项目小组、及项目领导等)在该项目完成许久后,仍同意项目是成功的,即为项目成功。
    (3)商业定义:一个项目的结果符合企业策略,产生足够的现金回流,为股东创造的价值足以支持此项目费用及运营开资,并产生利润,即为项目成功。
    (4)流行定义:项目满足预先确定的项目范围、项目进度时间和项目质量要求,同时项目产品可用、高效,客户满意,即为项目成功(见图1)。

图2  项目成功的要素与条件
    在当今这个全球经济一体化进程逐步深化,市场竞争进一步加剧的情况下,将客户利益放在第一位,接受第四种项目成功定义对企业策略、组织与流程制定,以及企业文化的建设应该是有益的,也有利于企业的长远发展。
    1.3  组织项目管理中常见的问题
    中国正规的项目管理研究起步比较晚,项目管理知识的普及程度也比较低,这样也就导致现在大多数组织中的项目管理或多或少存在着这样或那样的问题,应该讲也是正常现象。主要表现为:
    项目管理缺乏系统性:项目运作主要体现为过程行为,项目的任务细分与计划性不够,造成项目进度延迟、资源浪费、质量低下或项目失败。
    项目管理控制体系不健全:大部分组织缺乏完整的项目管理体系,相关的责权不够分明,项目管理的漏洞较多,缺乏协调性。
    不重视项目领导技巧:项目经理的领导技能较弱,项目团队建设出现问题的例子也时常出现,如项目中途合作各方散伙、项目经理不能得到组织高层领导及客户的有效支持等,常常导致项目中途下马,项目成员效率低下等。
    项目风险防范意识缺乏:很多组织的项目管理没有风险防范计划。项目的可行性分析留于形式;项目计划时不注重项目中的自然、经济、技术、管理与运作中的风险分析;项目实施中不重视风险的监控;因项目风险管理不当招致的项目失败不在少数。
    不注重项目经验总结:大多数组织没有项目收尾的项目总结过程。导致项目管理原地踏步,项目绩效较低。每个项目的运作过程中都会有所收获,同时也一定会有应吸取的教训,这些经验的总结与共享是组织项目管理水平提供的原动力

2          项目管理与组织类型
    2.1  项目管理内涵
    理论上讲,项目管理包含九大知识领域、五个过程。这九大知识领域分别是项目范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、风险管理、人员管理、采购管理、沟通管理和项目整体管理问题。五大项目过程是项目启动过程、项目计划过程、项目执行过程、项目监控过程和项目收尾过程。项目管理的本质就像其字面上所体现的一样,就是”项目(过程)”和”管理(过程)”相结合的产物,如图2所示。由于不同类型项目过程的差异性很大,通用的适合于所有项目的过程与相关的管理技术也只能抽象的,在组织实际的项目管理体系建设中必须将这些管理技术与项目过程紧密结合,这样的项目管理才具有指导意义。

图3  项目管理中的项目过程与管理过程
    因此,组织实际的项目运作过程中,学会项目管理技术本身不是一件困难的事情,困难的是如何将这些项目管理技术运用于组织的项目过程中。同时,不同行业驱动组织发展的组织结构的差异导致将项目管理控制与组织机构相结合,建立一个合理项目管理驱动体系变得更为困难。
    从项目的角度看项目管理和从组织的高度看项目管理的结果是不同的。从项目的角度看是如何管理好项目,即要做好项目管理。从组织的角度看是如何管理好一批项目,则是应该如何建立一个项目管理体系。组织不但仅要重视项目管理技术,更应该注重组织项目管理体系的建设。
    项目管理体系的建立涉及项目管理流程与规范、也涉及组织机构设置、角色与职责。项目管理体系就是项目过程、管理过程与组织结构相结合的产物。

图4 项目运做与管理模式
宏观上讲,项目管理能够划分为项目资源支持保证部分、项目核心过程部分、项目质量控制部分(包括质量管理和文档管理)和项目管理活动(项目评估、实施策略、过程监控等),各部分关系见图3。项目管理体系的建设就是要解决项目管理流程与组织机构控制之间的关系。
    2.2  组织价值
    每个组织都有其自身存在的价值,从大的方面讲,任何组织存在的价值在于要向它的客户提供价值,这种价值的体现表现为二种形式:一种是产品,另一种是服务(现在的概念服务也是产品)。产品与服务的差别主要在于:
    ”产品”在提供给客户时其规格性能、质量与价格(成本)已经确定,客户的满意体现在是对看得见、摸得着的已有产品。产品的生产控制过程是在工厂中完成,产品生产管理是一种运营管理,不是项目管理。但这类组织中的产品立项开发确是个典型的项目管理应用。
    ”服务”与产品的差异在于在客户签订购买协议时,拿到的只是一纸协议,服务内容的交付需要一个交付过程,而这个交付过程一般具有项目管理的特征,过程中会涉及服务内容、进度与质量的问题。很多”服务合同”具有项目的特征,因此很多组织的”服务”合同按项目模式进行管理,如建筑工程、IT行业的系统集成项目、定制应用系统开发,需要进行项目管理。
    项目管理在不同组织中所处的地位也相差甚远,不同行业有不同的项目管理模式。总的来说,”产品型组织”一般将工作重心放在生产管理中,但同时也应兼顾类似产品开发这样的项目管理。”服务型组织”应根据项目规模、费用与质量要求,应特别注重服务过程的项目管理。
    2.3  项目管理的驱动模式
    ”产品型组织”与”服务型组织”有着不同的项目管理驱动模式。
    ”产品型组织”的价值在于向其客户提供产品,项目管理更多的存在于为增强自身竞争实力所进行的产品开发项目和其它建设项目中,项目的原始驱动来自于组织内部的需求。项目范围、质量与费用的控制主要由组织内部控制。典型项目的过程模型如下图。    

图5 产品型组织典型的项目模式
    项目阶段2能够根据项目规模和项目风险等因素拆分为多个阶段。不同类型项目能够有不同的阶段划分。
    ”服务型组织”的价值是经过向客户提供服务来实现的,对服务过程的管理是典型的项目管理,项目管理是”服务型组织”保证服务质量的重要保证。因此,”服务型组织”应特别注重项目管理体系的建设。服务项目来自于市场,组织经过市场行为获得订单,客户订单是驱动项目管理的动力。在很大程度上讲,项目范围、质量与费用更多的受制于客户的需求,项目经理与组织的灵活性相对较小。这类项目的过程模型基本能够表示为如下图所示。

图6  服务型组织典型的项目模式
    ”服务型组织”内部也会存在为增加自身竞争实力而实施的内部项目,这种内部项目与”产品型组织”的驱动模式相同。
    由于”产品型组织”和”服务型组织”项目驱动来源的差异,其项目管理机构的设置与责权会有一定的差异,组织在进行项目管理体系建设时应有所重视。但项目管理的本质是一致的

2.4  项目管理是组织行为
    很多人有一种较为片面的看法,认为项目的成功与失败是项目经理的事,其实不然,虽然项目经理对项目的成功与失败是负有很大的责任,但不是全部。项目管理首先是一种组织行为而非个人行为,项目过程活动充其量也只是一种团队行为。图6为不同组织中项目经理的权利情况(摘自PMBOK )。能够看出,不同组织中项目经理的地位千差万别,她所拥有的权利也有很大的差别,一般来讲,项目经理更多只是计划与执行,项目范围、进度、质量与变更的决策权更多的掌握在上层(有关组织类型方面的资料可参见相关项目管理书籍或管理书籍)。
组织结构
项目特点
职能型组织
矩阵型组织
项目型组织
弱
中等
强
项目经理授权
少或没有
有限
低到中
中到高
高或全部
人员时间分配到
项目中的百分比
实际没有
0~25%
15~60%
50~95%
85~100%
项目经理角色
部分时间
部分时间
全职
全职
全职
项目经理称谓
项目协调人
/项目领导
项目协调人
/项目领导
项目经理
/项目官员
项目经理
/项目管理官员
项目经理
/项目管理官员
项目管理人员
部分时间
部分时间
部分时间
全职
全职
图7 组织系统对项目的影响
    3          建立项目管理的多级控制体系

    项目管理是项目过程和管理过程相结合的产物,具体组织的项目管理要结合其所从事项目的过程特点及组织管理结构来进行。项目过程实际上就是具体项目细分任务沿时间坐标轴上的分布。例如,对于一个软件产品开发项目能够表述为以下的一个过程(见图7)。
:

图8  软件产品开发项目过程模型
    而在项目推进过程中,出于对项目范围、质量、时间进度与费用控制的考虑,需要对项目有所控制。为便于项目的执行与控制,根据项目推进的时间顺序,项目管理将项目抽象为五个管理过程,即项目启动过程、计划过程、执行过程、控制过程与收尾过程,针对项目的五个过程,定义项目各过程应完成的主要工作。项目管理就是将这些管理技术运用于具体的项目过程中。在任何组织中,项目经理、项目管理层、与项目客户处于各自利益考虑,都会对项目范围、进展、质量与费用进行监控。而这些角色的责权利便构成了组织的项目管理控制体系。
    3.1  建立多级项目管理控制体系

    3.1.1  项目管理的责权体系
    项目管理的核心问题就是对项目范围、进度与费用的折衷控制,而项目多级控制管理体系的核心也就是项目范围、进度与费用控制权限在不同角色之间的分配,图9和图10是项目控制体系的一个例子。
:

图9的项目多级监控体系结构只是一个示意表示,不同组织中项目管理层(PMO)能够表现为多种不同的形态,它能够是一个实际的物理机构,也能够是一个虚拟的机构,根据需要随时组成。同时,项目管理层(PMO)能够为多个不同的控制,细分控制职责。图8中的项目客户能够是”服务型组织”的外部客户,也能够是”产品型组织”的内部客户(内部客户不一定处于项目控制的顶层)。  
:

图10中所示的项目管理体系各层的权责能够根据具体组织的需要确定,此处只是示意。
    其次,在项目管理控制体系中,应明确各层控制角色在项目不同阶段的主要职责及控制方式,即经过怎样的途径参与项目的控制
3.1.2  注重项目过程控制
    项目过程控制是项目控制的统称,基本包括以下内容:
    项目阶段控制:是指项目启动、项目计划、项目实施(包括项目执行与项目监控)及项目总结四大阶段的阶段审批。只有经过项目的阶段审批,项目才能进入下一个阶段。阶段审批的级别在不同组织中,能够表现在不同的决策层面上,在图8的多层控制体系中,可能表现为2种审批,组织内部审批在项目管理层PMO,组织外部审批在客户端,是否需要组织外部审批,取决于客户在项目合同中的要求。
    项目里程碑审批:是指根据组织项目管理流程要求,对设置在项目各阶段上的项目控制点的一种审批。制定项目计划时,根据项目过程模型、项目规模及风险情况,将项目按时间顺序划分为几个能够标志项目进程的标志,即为项目的里程碑。项目里程碑审批根据项目性质与规模的差异可能有较大的差异,根据项目控制点的重要程度能够有多个审批层次。常见的里程碑审批存在于项目实施阶段,实际上,项目计划阶段也可能会有低层次的审批。
    项目变更管理:项目执行过程中,出现与项目计划不符的项目范围、进度、与费用的变化是正常现象,以上三项项目要素中任何一个要素的变化都会导致项目计划的变更,组织的项目管理流程应该定义如何处理这些变更,清楚定义项目变更申请、审批控制流程,以及项目管理控制人员的控制权限,并确定项目计划变更信息发布方案。
    项目绩效评估:项目绩效是将项目实际费用花费与项目推进计划相对比,用于分析项目的健康状况,并可分析项目未来走势。项目绩效的分析能够经过项目定期报告、项目阶段审批、里程碑控制与项目随机检查中获得这些数据。
    项目风险控制:风险控制是项目实施过程中一项重要的控制工作,也是当前被很多人所忽略的一项工作。项目风险控制不但要求项目计划阶段进行风险分析,更要求在项目实施过程中不断根据项目风险的动因,及时修正风险控制列表,一旦发现风险,及时采取防范措施。如果发生重大风险,及时调整项目发展策略,也可终止项目,尽可能减少项目损失。
    总之,项目过程控制涉及项目管理的方方面面,项目过程控制是项目取得成功,避免失败的重要保证。为便于项目过程控制,提高项目管理效率,组织需要明确各项目控制角色的责权。并尽可能简化控制关系,做到对项目绩效、范围、进度与费用的合理控制。提高项目成功率,降低可能的项目风险。
    3.2  建立项目管理流程与规范
    项目管理流程与规范是组织内部项目管理运作的指导性文件。它不但定义项目应完成的主要工作以及它们之间的关联关系,同时定义完成各项工作应遵循的项目规范。而项目过程模型是制定组织项目管理流程与规范的基础。
    (1)项目过程模型:
    项目过程模型:项目过程模型是具体应用领域项目内在运作规律的一种体现,它是制定项目流程与规范的基础,也是制定组织项目监控体系的依据,它是能否真正提高组织项目管理绩效的重要基础。项目过程模型与项目管理技术的有效结合是项目管理的价值所在。不同领域的项目的过程模型都有各自的特点,以下是软件产品生命周期模型—ISO 15504过程模型。
   :

图11 软件产品生命周期模型—ISO 15504
    项目过程模型的建立:根据项目领域过程模型的积累情况,项目过程模型建立基本能够分为二种情况,一种是有参考模型,另一种是没有参考模型。组织可根据自身领域项目特点,创立组织自己的项目管理过程模型。
    — 有过程参考模型:
    采用业界成熟的项目过程模型
    根据项目特点进行过程模型裁剪,形成适合于组织自身的项目过程模型。
    根据裁剪的过程模型,设计项目管理流程与规范。
    对项目过程模型进行改进与提高。
    — 没有过程参考模型的全新项目:
    横切法:根据项目活动推进的时间性对项目进行阶段划分,并达成一致,确定项目的主要里程碑,在此基础上进行项目的细分,形成过程里程碑。形成项目的过程模型,并逐步改进。
    纵切法:根据项目产品应用特点,将项目涉及应用技术与组织分工进行纵切,分成几个相对独立的项目部分。然后对相对独立的项目部分采用”横切法”分割,再根据各相对独立部分的关联关系,确定主要里程碑、细分过程里程碑及项目推进计划。
    大型项目一般采用”纵切法”和”横切法”建立项目过程模型
2)项目管理的流程
    项目管理流程是在项目过程模型的基础上,结合组织内部的机构设置与职责分工,将项目管理工作落实到具体角色上,图11为一项目管理流程样例。
   :

图12  项目管理流程与职责分工
    项目管理流程是定义项目进程与任务分工,是组织内部项目运作的指导性文件。项目管理流程一般包括以下内容:
    确定项目各阶段的依托关系;
    定义项目阶段交付物;
    明确项目控制的里程碑;
    明确项目阶段的任务分工(项目组内外分工);
    明确各阶段应完成的主要工作及参考标准;
    项目管理控制机制
    (3)项目管理规范
    项目管理规范是在项目管理流程的基础上,具体确定项目细分工作应完成的具体内容以及应达到的标准。它是组织内部项目管理知识与经验积累的表现,也是项目管理成熟度的重要指标。组织内部的项目管理规范很难一步到位,项目管理流程与规范有一个逐步完善与成熟的过程。从某种程度上讲,项目管理规范工作反映了组织项目管理知识与技能水平。
    与项目管理规范配套的是一系列相应的项目管理样例文件,这些样例文件可为项目管理规范的使用提供极有价值的参考。
    3.3  注重经验积累与过程改进
    项目管理与生产型的运作管理最大的差异在于提供产品的独特性。由于每个项目都有其独特的一面,这也就决定了不可能有一种项目管理模式适合于所有项目。组织必须根据自身业务领域项目的运作特点,建立项目管理流程及规范,并在此基础上,积极总结实际项目运行过程中的经验与教训,逐步改进项目过程模型、流程与规范。
     :

图13   项目管理发展模型
    — 项目结束总结,可为今后项目改进提供帮助,主要包括以下内容:
    项目过程模型、流程与规范
    项目WBS模板
    项目估算
    角色与分工
    项目控制与评估
    ……
    哪些工作做得好。
    哪些工作做得不好。
    下次我们该如何做。
    — 经过项目总结组织能够达到以下目的:
    项目管理过程改进;
    人员培养的有利手段
    技术积累;
    产品改进;
    改进项目领导;
    注重经验积累,是项目管理绩效提高的重要手段
3.4  注重项目领导的作用
    人是项目执行的主体,人员对项目的成功与否起着重要的作用。项目行为是团队行为,而不是个人行为,除了人员知识与技能这些硬性条件外,项目中人们行为方式的协调与否直接影响着项目的绩效,直接关系着项目的成败。
    与项目领导相关的因素包括项目的团队建设、沟通技巧、人员激励与领导能力,重视项目领导的作用是确保项目成功不可或缺的条件。
    客户导向的团队协作文化:组织无论性质如何与规模大小,总会有一个价值取向,这个价值取向直接或间接影响着项目团队成员的行为方式。项目是一种团队行为,项目的成功是团队协同努力的结果,因此应特别注重项目成员间的协作意识培养。同时,为适应组织竞争的需要,组织也应树立一种客户至上的企业文化,确保客户的满意。建立一个客户导向的团队协作文化是项目领导得以充分发挥的基础。
    注重运用项目领导技巧:项目团队不同时期具有不同的特点,充分了解项目团队建设规律,就能够有的放矢的采取措施,充分调动每一个团队成员的积极性,提高项目绩效。而掌握必要的沟通技巧,有利于建立一个良好的团队协作氛围。同时,更有利于项目团队与项目管理层和客户沟通的顺畅,便于争取资源、消除误解,确保客户满意度的提高。人员激励更是项目成功的重要保证,每个人都有其不同的个人需求,如何在满足项目目标的同时,更好地满足项目团队成员的个人目标同样是重要,掌握人员激励规律,便于组织采取最为合适的手段达到最佳的激励效果,有利于项目的成功与组织的长远发展。领导能力是项目经理任用的重要衡量因素之一,项目成功不但需要严格科学的管理,同样需要项目经理优秀的领导技巧与能力,克服项目过程中艰难困苦需要一个优秀的项目领导者带领团队走向胜利。
    项目领导是项目成功的重要纬度之一。也是组织项目管理体系的重要组成部分。
    4          组织项目管理发展的三步曲
    项目管理在中国的起步较晚,人们普遍缺乏对项目管理知识的了解。对一个组织而言,项目管理体系的建设也并非是一促而蹴的事情,需要一个逐步认识,尝试与提高的过程。组织项目管理的发展一般可分为三个阶段。
    普及项目管理知识
    建立项目管理体系
    项目管理改进与提高
    组织为尽快建立自己的项目管理体系,能够采用不同的发展途径,比较合理的发展方式可参照图13的组织项目管理三步曲。  
:

图14 组织项目管理三步曲
    普及项目管理知识:要在组织范围内普及项目管理知识。培训不失为一种最为有效的方法。培训即可是外派培训,也能够是组织的内部培训,在组织范围内,普及项目管理知识。同时,鼓励员工将项目管理知识运用于现行的项目中。
    建立项目管理体系:组织有了基本的项目管理知识,就可尝试建立组织内部的项目管理体系,同时,聘请外部的项目管理顾问,有助于组织快速建立科学合理的项目管理流程与规范。
    项目管理改进与提高:组织在形成基本的项目管理体系后,应特别注重实际项目经验及项目历史数据的积累,及时优化项目管理流程与规范。同时,为尽快优化项目管理,聘请外部的项目管理顾问帮助诊断现行项目管理中存在的问题也不失为一种好的解决方案。
    项目管理是一个系统工程,它是管理技术与具体项目过程相结合的产物。它不可是一种管理技术,同时,又是一种应用技术。项目管理技术必须与具体的业务领域相结合才能产生巨大的经济与管理效益,忽略任何一方都不利于企业与组织项目管理体系的建设与能力的提高。
    同时,组织项目管理体系的建设需要一个逐步完善的过程,组织在关注项目管理体系建设的同时,应注重项目管理知识的普及、人员培养与项目经验积累,逐步提高组织的项目管理水平和能力,最终提高项目管理绩效。