物资(材料)财务管理办法.doc

物资财务管理办法

本办法所指的物资（材料）是我部在施工生产过程中将消耗的材料或物料，即由我部物资部所管的材料或物料，包括各类主材、二三项材、机料、商品混凝土、大堆料等。由于本项目的特殊性，材料及机料占较大比重，为规范本项目物资（材料）的管理，控制材料成本，提高存货周转率、保证物资资金的安全使用，特制定本办法。
物资采购合同
一、物资部应按业主合同条件和规范的要求，做好材料采购前的各项准备工作，进行招标采购，并拟定材料采购计划，交工程部复核，经经理部领导审批后，方可办理采购。物资部应对材料供应商开展资职、实力、信用、单价等调查，在“货比三家”的情况下，选择正规商家作为供应商，并签订购销合同。
二、购销合同签订。物资部在拟定购销合同时应反复考虑合同条件，并且征求工程部、合约部、财务部的意见；采购机料的合同，还要征求机电部意见。物资部将合同初稿交合约部复核其合法性、正确性、规范性，最后交经理部领导审批，方可签订购销合同。
三、物资部签订材料购销合同后，应在次日将签订的合同副本送交一份由财务存档。财务部将建立供应商合同档案。
物资采购结算
一、签订购销合同后，物资部应根据项目施工生产的实际情况，合理、有序地安排供料，尽可能地减少材料库存，提高存货周转率。每月底，物资部应根据施工生产计划编制次月的材料用款计划，经项目部领导审阅后于每月28日前交财务部，财务部据此制订月资金使用计划，并报项目部领导审阅同意后作为资金拨付的指导性原则，以确保资金正常周转。
二、材料结算。物资部应安排材料供应商按月（上月21日至当月20日止）结算，物资部应在当月25日前完成当月供应商材料结算工作，材料供应商结算时必须经办的程序：
1、出据合法有效的发票，并附物资部自制的原始收发料单，包括：
a)月收料单汇总表，由物资部负责人及供应商双方签字认可数量和金额。

b)当月日常供料发生的收料单小票，由我部工区现场材料点收人及供应商双方签字认可数量。
c)月收料单汇总表金额由日常收料单小票数量汇总之和乘以购销合同约定的单价。
d)供应商出据的当月发票金额与物资部月收料单汇总表金额相同。
2、以上票据由物资部粘贴传递，粘贴好后交财务部核准票据。
3、物资部将财务部已核准的票据交经理部领导审批。
4、物资部交已审批后的完整票据给财务部，并办理票据接收手续。
5、财务部根据以上票据编制供应商材料款拨款清单，报经理部批准后作为拨款的指导依据。
6、供应商拨款时，需填写拨款单，由经理部领导审批后，财务予以拨付。
7、财务部拨付供应商材料款时，要查验其合同主体、法定代表人、介绍信、法人授权委托书，确保资金拨付安全，避免法律纠纷，杜绝效益流失。
8、财务部将按供应商合同主体建立供应商材料款台款，以便随时掌握整个项目材料资金的使用情况。
零星物资采购
本项目零星物资采购是指除以上与供应商签定了购销合同以外的少量材料，并且用于项目急需的物质采购。
一、物资部应根据项目急需的零星材料做好采购工作。采购前物资部列示出零星材料清单，报工程部复核签字，机料报机电部复核签字，交经理部领导审批。
二、物资部到财务部挂支零星物资采购备用金时，应给财务一份经理部领导审批后的零星材料清单，方可挂支备用金。
三、因项目生产急需等特殊原因，来不急报交零星材料审批清单的，物资部挂支备用金后，应在第二日补交审批清单给财务部。
四、零星物资采购单件单价1000元（含1000元）以上的尽量采用支票结算，减少现金支付，保障采购资金安全。
五、零星物资采购备用金必须专款专用，物资部应在月末（每月28日前）及时报销，清算完毕当月零星物资采购备用金金。

材料账处理
一、物资部应每月25日前向财务部门提供当月材料动态表。材料账结算日期为上月21至当月20日。
二、材料动态表应分为主材表，二、三项目材料表，机料表、大堆料表。
三、除材料动态表外，还要附当月材料收发料单小票各一份。我部自用的材料，发料单小票要按工号分类处理，并且是物资部和现场工区负责人签字认可的小票。
四、物资部在处理分包商材料扣款时，要按各分包商名称列示当月材料扣款清单，并附当月发料单小票一份，材料扣款清单和发料单小票上必须由物资部和分包商负责人签字认可。
五、材料动态表要有物资部、工程部、机料（机电部）及经理部领导签字。
六、财务部门将根据物资部提供的以上资料作当月材料的收入和支出账处理。
料具租赁账处理
一、物资部应根据施工生产需求编制料具租赁计划，同时做好料具租赁的询价、调拨、调剂、租赁、组资申请、保管、发放、租赁费、赔偿费等管理工作。
二、物资部应在每月25日前向财务部报送当月料具租赁表，同时附上料具租赁小票。料具租赁结算日期为上月21日至当月20日止。
三、物资部应按施工生产实际情况正确计算料具租赁费，以便合理摊销料具租赁费。对本部自行承担的租赁费，料具租赁小票应分工号列示，同时由物资部及现场工区负责人签字认可。
四、分包商租赁我部料具时，物资部要按合理单价与分包商签订料具租赁合同，报经理部领导审批。同时送交财务部一份，财务部将建立此类合同档案。
五、物资部在处理分包商料具租赁费扣款时，根据与分包商签订的料具租赁合同，按分包商名称列示当月料具扣款清单，同时由物资部和分包商负责人签字认可，并由物资部随同料具租赁表在当月25前送交财务部。
六、物资部应做好料具的保值控制及保管工作，对分包商租用我部的料具，如在施工中损坏、丢失或其它原因造成料具不能完整退租时，必须实行全额赔偿，在分包商办理扣款签认时由物资部签订赔偿金额，在验工中扣除。

材料盘存
材料清查采用实地盘点的方法，即通过盘点确定各种材料的实际库存数，并与账面结存数相核对。盘点结果如与账面记录不符，应于期末查明原因，物资部要提出保证措施，必要时应追究相关责任人责任。具体清查如下：
一、建立账账核对制度。财务部门将按月与物资部核对材料账，核对库存量，做到“账账相符”。
二、物资部应加强材料供应、耗用全过程管理，特别是对供应分包商材料的管理，严防分包商倒卖、偷卖材料，杜绝企业效益流失。
三、财务部门每季度对库存材料和机料进行盘点，做到“账实相符”。参加部门有财务部、物资部、工程部、机电部、工区和经理部领导。
四、物资部应保管好施工过程中产生的各种废旧物资，包括废钢铁、废金属、废机具、废料具等，如需在期中或收尾阶段处理的，物资部应牵头成立包括领导、工程部、机电部、财务部、办公室等部门负责人的处理小组，按公司相关制度规定的程序处理废旧物资。
附则
本办法自二○○三年十月一日起实施。