物业公司质量管理手册.docx

编号：
时间：2021年x月x日

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟
页码：第46页 共46页

0.1 颁 布 令

质量手册是公司质量体系的纲领性文件，是公司各项质量工作的基本准则和指南，希望公司全体员工在推动各项质量工作中，严格按照质量手册所描述的质量体系的要素和内容执行，不断满足业主需求。
质量手册从生效日期开始，正式在本公司颁发执行，今后随着市场的变化和业主的需求变化，随着科学技术的不断发展，将对本手册不断修改，以满足业主需求，促进公司的发展。

物业管理有限公司

总经理：
日期： 年 月 日

0.2 目 录
章节号
题 目
页码
0．0
质量手册封面
1
0．1
质量手册颁布令
2
0．2
目录
3
0．3
质量手册的管理控制
5
0．4
质量手册修改登记表
7
0．5
质量手册发放控制页
8
0．6
引用文件、术语及缩写
9
1．0
公司概况
10
2．0
质量方针和质量目标
12
3．0
组织
14
3．1
关于任命管理者代表的通知
14
3．2
物业管理公司组织机构图
15
3．3
管理部门职责
16
4．0
质量体系组织方式
21
4．1
总则
21
4．2
质量管理体系文件的要求
22
5．0
管理职责
25
5．1
最高管理层的承诺
25
5．2
以业主为中心
26
5．3
质量方针
26
5．4
策划
26
5．5
体系的管理与控制
27
5．6
管理评审
32
6．0
服务资源的保证
34
6．1
资源的提供
34
6．2
人力资源
35
6．3
设施和设备的维护
37
6．4
工作环境的保障
38
7．0
物业管理的全过程控制
39
7．1
物业服务的策划
39
7．2
与业主有关的过程控制
40
7．3
设计和/或开发
41
7．4
采购物品的控制
41
7．5
日常服务的管理与控制
43
7．6
对检验和测量设备的控制
49
8．0
服务质量的检查、分析和改进
51
8．1
策划
51
8．2
检查和监督
51
8．3
不合格品/服务的控制
56
8．4
资料的分析/统计技术的应用
57
8．5
服务质量的逐步提高
58

0.3质量手册的管理控制
1.0 发行规定
1.1手册由公司综合管理部质量监控主管组织起草编制，组织其它部门共同评审，总经理批准后方可正式颁布执行。
1.2手册应编号，建立发放登记表，进行发放登记，由综合管理部质量监控主管负责发行、更改、换页、换版和回收。
1.3手册分为受控和非受控两种情况。
1.4受控手册用于公司内各部门。
1.5非受控手册可以发到有合同要求的客户、咨询认证机构等。非受控类手册不必追踪更改和回收，仅供参考。
2.0修改程序
2.1全公司每一个员工都有权根据质量体系运行过程中存在的实际问题，提出对手册的修改意见。
2.2全公司各部门亦可以根据质量体系审核中发现的问题，提出对手册的修改意见。
2.3 综合管理部质量监控主管有权根据国际上或政府部门新颁发的质量政策、法规，提出对手册的修改意见。
2.4 来自各方面的修改意见都必须由提出修改意见人将修改意见填入修改申请单，集中汇总到综合管理部质量监控主管处，由综合管理部质量监控主管组织讨论初审，再广泛听取各方面的意见进行审定，最后由总经理批准修改。
3.0 版本状况
3.1 本手册的版本状况在批准页和内容页上用标识表示;
3.2 手册中每章节的修改状态用阿拉伯数字表示;
3.3 每修改一次某章节，其编号就随着变更一次，当修改的章节数超过2/3或手册发放期满，转为正式版时，本手册需换版。
4.0手册作用
4.1手册阐明本公司的质量方针，并描述其质量体系的要求和内容。
4.2 对内是实施质量管理的基本法规，指导本公司质量体系的运行。
4.3 对外是公司质量保证能力的证实文件，介绍本公司的质量体系。

0.4质量手册修改登记表

序号
修改单号
日 期
版次
页码
修改章节
修改人
备 注

物业 质控－01

0.5质量手册发放控制页

质量手册管理编号规定:
质量手册编码由公司标识、质量手册代码及该编号组成，
表示如下：物业 安全－02
质量手册正本放综合管理部质量监控主管处。

部门代号
控制序号
发放部门
正本
00
综合管理部质量监控主管（存档）
副本
01
总经理办公室
副本
02
综合管理部质量监控主管（使用）
副本
03
综合管理部工程主管
副本
04
综合管理部安全主管
副本
05
物业管理处A
副本
06
物业管理处B

0.6引用文件、术语及缩写
1.0 引用文件
1.1 ISO 9000:2000 质量管理体系—基础知识和术语。
1.2 ISO 9000：2000 质量管理体系—要求。
2.0 术语
本质量手册采用ISO9000：2000 质量管理体系—要求中的术语，
相对于GB/T19002-1994 idt ISO9002:1994术语要求有少许改变。
在本质量手册中现行版本中使用的术语描述供应链如下：
供方 公司 业主
注： 1、术语中“公司”相当于ISO9002：1994标准中使用的术语“组织”，取代了以前标准中使用的术语“供方”。
2、术语中“供方”取代了以前标准中使用的术语“分供方”。
3、术语中“业主”相当于标准中使用的术语“客户”。
引入这些变化是为了反映物业管理公司的行业特色。
3.0 缩写
3.1 ISO9000:“ISO9000：2000”的简称。
3.2 质控主管：公司综合管理部质量监控主管
3.3 公司：物业管理有限公司
4.0 特别声明
本手册在编写的过程之中，考虑到ISO9000质量体系已经面临换版，故参照了部分ISO9000：2000质量管理体系要求内容。对质量手册结构有改变，所使用的术语也有许多改变。给公司各部门带来不便之处敬请谅解。

1.0 公 司 概 况
物业管理有限公司，是集团股份有限公司、公司、建设开发有限公司联合成立的有限责任制企业，组建于二零零二年十二月二十三日，注册资金叁佰万元，目前接管的物业有XX大厦，XX雅舍、XX工业园等，总建筑面积达十多万平方米，公司高、中层部门负责人100%大专以上文化程度，在册管、修人员80%持证上岗。公司有一支准军事化的治安护卫队，以文明的作风，亲情的服务，强壮的体魄、扎实的内功，对公司管辖的物业进行二十四小时的巡逻护卫，为辖区的安全奠定了坚实的基础。
公司在董事长李玢先生和总经理林峰先生的领导下，开展公司内部的质量监控体系工作，灵活的动态管理模式，使具有雄厚技术实力的公司添上了科学管理的翅膀。公司具有良好的用人机制，使得公司的发展得到保障，让员工在阳光下展现自我，让一批批新生力量到领导岗位上来肩负公司的重任。这是物业管理有限公司管理的特色。公司的理念是“尊重员工，提高自我，营造良好的学习气氛”。全体员工以公司为家，视工作为第一要务。为业主（住户）创造清新自然、典雅怡人，富有人情味的生活空间是XX物业人义不容辞的责任。XX物业让每一位走近XX物业的人，都能被她执着、真诚、专业、敬业的精神感动，被亲切、温馨、富有诗意的浪漫情怀所感染。如果说物业本身是无声的艺术，那么，XX物业的物业管理便是XX物业人以责任心、自信心、爱心与温情齐心谱写并被每一位员工热情朗诵的优美诗篇。把管理、服务融合成为富有亲和力的艺术，是我们XX物业人永远的追求。
公司通过开展质量监控体系的工作，把公司的业务运作规范起来，形成有强战斗力的团体、高度责任心的团体、技术娴熟的团体。为下一步的开展ISO认证工作作铺垫。

法人代表：X 联系人：
联系电话： 传真：
公司地址：
邮政编码：

2.0质量方针和目标
2．0 质量方针
Ⅰ本公司的质量方针是：
规范 高效 创新 务实
Ⅰ 本公司的质量管理和质量监控活动是建立在以预防为主的基础上，任何一项管理与服务工作都应与文件规定的一致。它基于：
a) “依法管理、真诚服务、用户至上、质量第一”的宗旨。
b)“创新、务实、团结、奉献”的企业精神。
c)捕捉业主对物业管理服务的各项需求并满足。
d)质量体系的50％符合ISO9000：2000质量体系—要求的内容
e)员工先培训后上岗。
f)合理的收费。
g)符合政府法律、法规要求。
h)符合社会对环境保护的要求。
i)逐步改善企业员工的工作条件，提高员工的福利待遇。
2.1质量目标
本公司的质量目标是：
a)公司现在所管的物业两年内要达到市级“城市物业管理优秀小区”标准或市级“安全文明小区”标准。
b)辖区内不发生重大安全责任事故。
c)管理处入职一年以上的物业管理人员持证上岗率达100%。
d)业主投诉处理及时率达100%。
e)业主对服务的满意率达95%以上。
f)物业管理费的收缴率达到99%以上，收缴及时，无拖欠。
g)员工的各项培训合格率达到90%以上。
注：“重大安全责任事故”是指以下几种情况：
1) 因员工失职或玩忽职守引发的安全事故；
2) 员工工作中的安全事故。
3) 为第三方责任而引起的事故，未能及时处理而再次引起的事故。
4) 以上所述均为责任较为重大，造成影响较为恶劣，损失较大的。

3.0组织

3.1关于任命管理者代表的通知

为了提高我公司经营管理服务质量水平，建立推广公司的质量监控管理体系，经总经理办公室研究任命 先生为物业管理有限公司管理者代表，任命 先生为物业管理有限公司管理者副代表。

总经理:

物业管理有限公司
二00三年四月二十五日

董事长
3.2物业管理公司组织机构图

质量监控主管（管理者副代表）
总经理助理（管理者代表）
总经理

财务部
综合管理部
经营部

业务拓展
工程主管部部
环保主管
安全主管

管理处
行政主管

注： 代表管理职能
代表协助职能

3.3 管理部门职责
3.3.1 总经理
1）主持公司全面工作，直接管理公司财务部工作。
2）贯彻党和国家的方针、政策、指令和规定，及时调整确定公司物业发展和经营开发的方向；执行公司董事会决议，对公司董事会负责。
3）制定公司质量方针和质量目标，批准颁布质量手册。
4）在公司领导层中任命管理者代表。
5）定期主持管理评审。
3.3.2管理者代表（总经理助理）
1） 表总经理负责公司质量监控保证体系的建立工作、保持和改进。
2） 适时向总经理报告质量监控体系的运作情况。
3） 协助总经理做好管理评审及相应纠正措施的实施工作。
4） 负责主持质量监控体系文件的编制、实施工作。
5） 主持内部质量审核。
6） 直接主管公司综合管理部各物业管理处工作。执行公司总经理办公会议决定。
7） 协助总经理确定相关人员的质量职责、职权及相互关系。
8） 协助总经理对公司各部门的工作进行监督。
9） 受总经理委托，代表公司签署有关合同及文件，处理公司有关部门的业务和关系。
10） 代表公司总经理主持和参与重大的物业租赁合同的洽谈工作，拟定和审批一般租赁合同的要约条件。
11） 协助总经理完成其他方面的具体工作。
3.3.3管理者副代表（综合管理部质量监控主管）
1） 负责质量手册的编写和程序文件的编写组织工作，负责质量手册和程序文件的控制工作。
2） 具体组织实施企业内部质量审核和管理评审工作。
3） 负责全公司质量记录的管理监督。
4） 负责物业公司的不合格问题处理，负责纠正预防措施的制定和跟踪
5） 管理者代表因故不能行使权利、完成其在体系中的工作时，代表管理者代表行使权利，承担该项工作。
6） 完成公司领导交待的其它工作。
3.3.4财务部
1) 负责本公司的财务管理工作,严肃财经纪律,严格审核控制各种不合理的费用开支.
2) 做好各项收支工作,包括租金、管理费、水电、卫生收费等有关费用的收支工作。
3) 严格执行财务管理工作规定,及时、保质保量完成各项记账、报账、汇总及编制各项合计报表及财务结算工作。
4) 完成公司领导交待的其它工作。
3.3.5工程主管
1) 负责本公司所辖物业及其设备、设施的维护保养、维修管理和结算工作，包括房屋、水电及消防系统出现问题时的维修及跟踪管理。
2) 对本公司管辖的物业，进行装饰改造工程的上报方案进行审核，严把安全质量关，必要时监督施工管理，确保公司所辖物业安全有效使用。
3) 做好对所辖物业及其附属设备、设施的维护保养、维修合同的洽谈工作，做出具体方案，呈主管领导审批。
4) 对于公司前期介入的项目作工程部分的介入工作。
5) 参与全公司的工程方面物品、管理服务备品的采购工作，负责对供应商、承包商的评审工作。
6) 对公司的各管理处工程维修保养等工作进行业务指导。
7) 完成公司领导交待的其它工作。
3.3.6安全主管
1) 负责做好本公司所辖物业的安全保卫工作及本单位与公安保卫部门的联系工作,认真处理公司发生的各种治安、刑事案件,做好大案件的现场保护工作.
2) 负责公司安全员的技能培训指导工作和考核工作。
3) 做好公司所辖物业的消防安全工作，与有关部门定期对消防设备、设施进行检查，发现问题，及时提出整改意见。
4) 参与全公司的工程安全使用器材、管理服务备品的采购工作，负责对供应商、承包商的评审工作。
5) 负责各管理处的停车场、道路交通等的管理方案的审批和工作跟进。
6) 完成公司领导交待的其它工作。
3.3.7环保绿化主管
1） 负责做好本公司与国家环境保护部门的联系工作,认真作好本公司物业小区内的环境保护工作，确保不发生环境污染事件。
2） 负责设计清洁卫生和绿化工作的工作流程，督促检查各项工作。
3） 做好公司所辖物业环境的绿化美化工作，协助地产公司作好物业入伙前的环境规划工作。
4） 负责对所辖物业的清洁卫生、绿化对该项目的承包商的评审工作，监督检查承包商的消杀工作，确保消杀工作的质量。
5） 负责环境保护知识宣传工作。定期对本公司的员工进行宣传与培训，同时负责环保知识在业主中的宣传工作。
6） 参与全公司的清洁绿化用品、其他管理服务备品的采购工作，负责对供应商、承包商的评审工作。
3.3.7行政主管
1） 负责公司日常运转管理，员工工作纪律的检查。
2） 负责公司文件文案的起草，行政制度文件的发放和对外联系的安排。
3） 负责新进员工的入职培训和参与考核。
4） 负责来访人员接待。
5） 负责公司的文档的保管和员工的档案保管。
6） 负责员工的基本技能培训计划。
3.3.8物业管理处
1） 负责做好物业的验收、接管。
2） 负责按照“物业委托管理合同”实施全方位的管理服务和经营。
3） 负责建立和组织实施本物业管理处的作业规程。
4） 负责本管理处的文件和资料、质量记录的管理和控制工作。
5） 负责组织实施本管理处的培训工作。
6） 协助公司其他部门完成相应的工作。
4．0质量监控体系—要求
4.1总则
公司参照ISO9000：2000的要求建立质量监控体系，包含了物业管理公司经营和管理全过程的控制。通过形成文件、实施、维持并且不断改进质量管理体系，逐步提高本公司的管理水平，满足业主不断提高的管理服务要求，通过对物业管理全过程的严格控制实现公司逐步发展。
4．1．1本体系所包含物业管理的过程
业管理公司的整体拓展策划

发展商或业主委员会的招标、委托

服务策划、拟订初步的管理方案经评审后参与投标

解决不一致后签订管理合同

具体物业管理方案的编制

向业主提供日常物业管理服务（注）

物业管理工作的评审和评价

注：日常的物业管理包括以下内容：
1、 物业的验收与接管。
2、 业主入伙的管理。
3、 楼宇结构及其设备、设施的维修和定期的保养。其中包含公共设施、给排水、电梯、消防、空调、楼宇结构等。
4、 住户管理。
5、 安全防范消防工作。
6、 清洁卫生、绿化、环境保护工作。
7、 业主、住户的装修管理。
8、 为住户提供的设备和设施的维修服务。
9、 业主的投诉处理。
10、组织社区文化活动。
4．2 质量监控体系文件的要求
4．2．1目的：
质量监控体系文件是以书面文件形式对质量体系的具体描述，是质量监控体系运行和审核的依据，以最好最实际的方式来指导公司和工作人员实现各项管理目标。
4．2．2范围：
1） 质量监控体系是组织结构、程序、过程和资源的集合体，公司与物业管理有关的各部室及所有人员均应以建立的质量体系为依据来实施质量管理。
2） 质量监控体系文件参照ISO9000：2000标准要求编制能覆盖公司与物业管理有关的所有部门和岗位及其工作程序和操作规范。本公司质量体系文件分三个层次，至上而下依次为：
A． 质量手册（控制程序）
B． 工作手册（含工作程序、技术标准）
C． 记录文件（含质量记录、表格）
4．2．3职责：
1） 总经理批准发布质量手册，并保证其有效运行。
2） 管理者代表负责建立、实施和保持质量体系；批准和发布程序文件；保证质量手册等体系文件的准确性、完整性和连续性，使之处于有效控制中。
3） 工作手册由公司各基础事务科负责人审核执行。
4） 公司全体员工均应理解与实施体系文件相应职责内容，保证质量体系有效运行。
4．2．4要点：
1） 为保证质量文件的准确性、完整性和连续性，从各部室、管理处抽调骨干人员进行本次质量监控体系有关知识培训后，组成实施质量监控的工作办公室，在管理者代表领导下，负责体系文件的编写及协调工作。
2） 质量手册：
质量手册是公司从事质量管理和质量保证必须长期遵守的纲领性文件，质量手册的作用对内是进行管理的依据，衡量服务质量的标准，对外是向顾客展示服务水平和提供有效的服务承诺。
3） 工作程序：
公司所有质量活动都制定可操作性标准程序，规定其责任人（责任部门）、目的、范围、职责、和基本工作程序及完成时间，需要什么材料、设备和文件，如何进行控制和记录。是为保证每项具体工作的质量而制定的程序及规章制度，它涉及到工作细节的要点、规范和评价标准等；
4） 记录文件：
记录文件是详细的工作文件，是工作程序的支持文件，包括质量记录和表格。是通过记录、表格等形式对质量活动的真实记载，对质量记录制定有标识、收集、编目、归档、存贮、保管和处理控制程序，质量记录控制重点是记录表格样式的控制，要求做到格式标准化、内容完整有效且实用，符合管理需要。
质量体系文件为受控文件，按《文件和资料控制程序》和《质量记录控制程序》实施管理。
4．2．5支持文件：
A《物业管理方案编制程序》
B《文件和资料控制程序》
C《质量记录控制程序》
5．0管理职责
5．1管理层的承诺
我 们 的 承 诺

公司参照ISO9000质量管理体系建立健全公司内部的质量监控体系，其目的在于使管理逐步走向正规化、法制化、系统化，满足客户（业主）对管理服务水平不断提高的要求。为促使质量监控体系能够顺利的运行，本公司最高管理层特向公司员工、广大客户（业主）作出如下承诺：
1、 为质量监控体系运行提供所需的人力物力资源。
2、 识别业主需求，建立质量体系以满足业主需求。
3、 以业主为中心，建立评审公司的质量方针。确定相应的质量目标。
4、 本质量监控体系的建立和运行符合政府的法律要求，符合业主的利益。
5、 定期进行管理评审以确定质量管理体系的有效性和适应性，保证物业管理服务水平持续提高。

承诺人：总经理：
管理者代表：
管理者副代表：
二00三年四月二十五日

5．2以业主为中心
5．2．1最高管理层确保公司对业主的需求及期望已经明确识别，并经过评审确认已经识别的需求，制定了跟进措施。
5．2．2在识别及确认业主需求时应注意：
1） 满足法律、法规的要求。
2） 满足社会对环境保护的要求。
5．3质量方针
1） 质量方针是由总经理会同公司管理层制定实施的描述公司质量的宗旨和体现质量管理水平的总的质量方向。
2） 公司的质量方针是参照全国优秀管理住宅小区和 市安全文明小区的评比标准结合我公司的能力来制定的，它能满足业主（住户）的期望和需求，是合理可行的。
3） 制定控制措施，这包括对全体员工的宣传和教育，使质量方针在全公司有效贯彻执行，如发现偏离能得到及时纠正。
4） 质量方针在公司的管理评审中应进行评审，以考查其适应性和有效性。
5） 质量方针应在发布之前在全公司范围内进行广泛的交流与讨论，使公司的员工都能够理解。
5．4策划
5．4．1质量目标：
1） 公司整体的质量目标已在本手册2.2中有详细叙述。
2） 各物业管理处在公司的质量目标的基础上，不低于公司的质量目标，根据本管理处的具体实际情况制定出本管理处的质量方针。根据实际情况定期评估质量方针的适应性和有效性。（目标责任书）
5．4．2质量策划：
5．4．2．1职责和权限
1） 质量策划由管理者代表制定，物业拓展科控制实施。
2） 针对新承接的物业管理和重大的质量活动，公司物业拓展科制定相应的物业管理方案和质量方针，以确保满足新项目的质量要求。
5．4．2．2要点
1） 物业管理方案应根据发展商招标书的要求或者是发展商规划的要求制订，明确所需各项活动服务项目和服务的档次，规范标准及负责实施的部门。
2） 其它重要质量活动，如举办大型社区活动在社区工作手册等相应手册中有具体规定。物业管理方案和质量计划应与公司质量体系的所有其他要求相一致。
5．4．2．3支持文件：
A《物业管理方案编制程序》
5．5质量监控体系的管理与控制
5．5．1职责和权限
5．5．1．1目的：
科学地规定与物业管理质量有关的所有职能部门和人员的职责、权限及相互关系，以利物业管理质量体系持续、适宜和有效运行。
5．5．1．2范围：
总经理、管理者代表和与质量有关的各部室及相关人员都制定相应的管理职责。
5．5．1．3职责：
1） 总经理负责制定质量方针，任命管理者代表，设立组织机构，明确各部室的职责、权限和相互关系，负责管理评审。
2） 管理者代表负责建立、实施和保持质量体系，掌握并向总经理汇报运行情况。
3） 各部室按规定的管理职责执行。
5．5．1．4要点
1） 组织：
A． 职责权限：章节3.2为组织机构示意图，章节3.3为组织结构图中各部室、管理处的职责、权限以及相互关系。在质量手册，各程序以及相关作业指导书（或工作手册）中对有关职责作了描述，规定了对从事与质量有关的管理、执行和验证工作的人员，特别是需要独立行使权力开展以下工作的人员的职责、权限和相互关系：
a. 采取措施，防止出现与服务、过程和质量体系有关的不合格；
b. 确认和记录与服务、过程和质量体系有关的不合格；
c. 通过规定的渠道，采取、推荐或提出解决办法；
d. 验证解决办法的实施效果；
e. 控制不合格品的进一步加工、交付或安装，直至缺陷或不满足要求的情况得到纠正。
B． 资源：总经理确保对从事管理、执行工作和验证活动的人员及物资充足和适用，为实现质量方针和目标提供保障。
5．5．1．5支持文件
《质量手册》
《工作程序》
《记录文件》
5．5．2管理者代表
3.1为管理者代表授权任命书。3.3.3中明确了其职责和权限。在此不在详细叙述。
5．5．3内部沟通
下面的信息流向图，表明了本公司质量管理体系过程及相关部门的管理控制与信息流向关系。

总经理

管理者代表
A

物业管理处

各物业管理处

业主信息

其中
A：代表经营部 B：综合管理部质量监控主管
C：代表环境保护主管 D：代表安全主管 E：代表工程主管
F：代表财务部 H：代表总经理助理
5．5．4质量手册
本质量手册的编制参照ISO9000：2000质量管理体系—要求。参考了GB/T19002—1994 idt ISO9002质量体系—生产、安装和服务的保证模式。
注：因为物业管理服务不涉及设计、开发问题，所以排除了ISO9000：2000质量管理体系—要求中7.3设计和/或开发过程。
5．5．5质量体系文件的控制
5．5．5．1目的：
确保公司质量体系文件、有关法规、标准及技术资料的审批、发布、存档、更改、收回和处理处于受控状态，防止误用失效或作废文件。
5．5．5．2范围：
适用于对公司质量体系文件、与物业管理有关的法规、标准及技术资料的管理控制。
5．5．5．3职责：
1） 总经理批准签发质量手册和质量计划。
2） 管理者代表批准签发程序文件。
3） 管理者代表批准签发工作手册。
4） 综合管理部质量监控主管根据文件和资料控制发布的清单，进行发布、存档、收回和作废处理。
5．5．5．4要点：
1） 文件和资料的批准、发布和处理：
a. 根据文件和资料审批发放的有关程序和职责，通过相应的控制程序，予以发放。
b. 文件发放要填写文件发放清单。
c. 文件批准发布要明确实施日期，保证文件的有效版本及时发放到相应部门或场所，同时从发放和使用的场所及时收回失效或作废文件。对需保存的部分进行标识，对作废文件和版本及时销毁。
2） 文件和资料的更改：
a. 文件和资料需要更改时，更改的内容应由原审批人审批，原审批人调离本岗位，应由总经理任命新审批人，新审批人审批时应根据有关的背景材料审批。
b. 文件和资料的更改性质和原因，要在文件附件上标明。
c. 文件和资料的修订和更改要填写“文件更改登记表”。
5．5．5．5支持性文件：
《文件和资料控制程序》
《质量记录控制程序》
5．5．6质量记录控制
5．5．6．1目的：
对质量记录进行有效的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮、防护和处理。
5．5．6．2范围：
适用于与公司物业管理质量活动有关的，以及来自承包方的质量记录。
5．5．6．3职责：
1） 质量记录由综合管理部质量监控主管统一编号，保存，顺序号由各部门负责人决定。
2） 质量记录填写人应准确、完整、清晰地填写有关数据等内容。
3） 综合管理部质量监控主管定期对各部室的质量记录进行检查。
5．5．6．4要点：
1） 质量记录用专用资料柜放于适宜的环境中，以防止损坏变质和丢失。
2） 质量记录根据需要规定确切的保存期限，重要的质量记录和人员培训记录输入电脑长期保存。
3） 根据业主（住户）的需要，经部室负责人同意，可提供相关的质量记录。
5．5．6．5支持性文件：
《质量记录控制程序》
5．6管理评审
5．6．1总则
总经理负责每年组织公司副职以上中层干部对质量体系进行一次管理评审，就质量方针和目标对质量体系的现状和适应性作出全面的评价。
5．6．2评审的输入：
a. 质量监控体系的现状和适应性
b. 质量方针和目标的有效性及目标的实现情况
c. 质量监控体系审核结果（包括内、外部质量体系审核）
d. 服务评价情况（包括公司的定期检查、外部的（住户）评价和上级有关部门评比检查）
e. 业主（住户）投诉的受理、处理情况
f. 纠正和预防措施的实施情况
g. 公司资源情况，如人员、资金、设备等配备是否充足和适用
h. 上次评审提出的改进措施实施情况
i. 与质量有关的内部和外界的重大变化（包括内部组织结构变化、外部年接物业类型不同，地方法规的变化等）
j. 其它需要评审的内容
5．6．3评审的输出
综合管理部质量监控主管记录评审内容，管理者代表整理评审记录，作出正式审核报告提交总经理审批后，以正式文件下达到各部室，由管理者代表对需整改、纠正的内容进行跟踪监督和验证。
5．6．4临时进行的管理评审
当服务质量出现较大问题等偶然情况时，总经理有权临时进行管理评审所作出的专项纠正或预防措施方案，其跟踪监督和验证方法同上。
5．6．5支持文件：
E《管理评审程序》
《全国优秀住宅管理住宅小区评比标准》
《 住宅区物业管理条例及实施细则》
6．0服务资源的保证
6.1资源的提供
6．1．1目的:
确保公司为各个职能部门提供的资源满足工作实际的要求,避免 资源的缺乏和浪费.以确保服务质量持续提高,满足业主的需求.
6．1．2范围:
本公司的各个职能部门.
6．1．3职责:
1) 物业拓展科负责新接管物业的供给方案策划.
2) 各职能部门定期提供本部门的资源情况报告。
3) 总经理助理负责初审并组织会审，监督控制资源供给的实施情况。
4) 各个相关职能部门参与会审，确认会审结果。
5) 总经理负责最终的审批。
6) 财务部提供相应的协助。
6．1．4要点：
6．1．4．1新接管物业的资源供给：
1） 在本公司参与投标的项目中标后，物业拓展科会同工程科、安全科、环保科对管理项目就资源问题进行实地考察，填写调查报告。
2） 物业拓展科就委托合同及调查报告，根据公司现有物业管理小区的资源配备状况，结合政府的法律、法规的要求，提出资源供给方案，交综合管理部经理。
3） 综合管理部经理经过初审、组织会审。总经理助理向总经理提交会审报告。
4） 总经理审批通过后，总经理助理负责协调管理办公、业主活动会所的场地供给问题，综合管理部负责物资的采购供应。
6．1．4．2现有物业管理处的资源补充
1） 各个职能部门根据实际情况，定期（一年）向总经理助理提交资源情况汇报。
2） 总经理助理审核汇报，向总经理提供补充资源的申请。
3） 总经理批准后，总经理助理组织监督各个职能部门完成资源补充工作。
6．1．5支持文件：
《人力资源管理控制程序》
6.2人力资源
6．2．1人员的资格
为保证管理服务的水平，本公司对各级管理人员有如下的要求：
职位
要求最低学历
资格要求
备注
总经理

物业经理上岗证

经理助理
大专
物业经理上岗证

职能部门经理
大专
部门经理上岗证
1年内
各管理处主任
大专
部门经理上岗证
1年内
物业管理员
大专
物业管理上岗证
1年内
特殊工种
中专
特种作业上岗证
1年内
6．2．2培训
6．2．2．1目的：
保证员工业务水平，提高员工素质，以适应管理、执行和验证工作的需要。
6．2．2．2范围：
公司所有从事对质量有影响的工作的人员。
6．2．2．3职责：
总经理助理负责公司员工培训的统筹安排制定《公司年度培训计划》，各部室配合落实并负责本部门员工的岗位常规培训，并保存好相关记录。
6．2．2．4要点：
1） 培训分为两大部门，一部分由总经理助理组织，包括公共培训、管理员培训、新员工培训、特殊工培训；另一部分由工程部、保安部各自组织的常规培训。
2） 公司各部、科应按《员工培训程序》的要求做好培训工作，并保存好培训记录或培训检查记录，保留期限至被培训人员离开之日。
3） 对从事特殊工种的人员按有关规定进行资格考核，组织参加复审。
4） 公司通过开展物业管理信息交流会，传递信息文件来加强员工之间的沟通，以提高全体人员的质量意识。
5） 培训要求：
a. 管理人员要求了解质量监控体系的管理思想及系列标准；熟悉物业管理专业知识及服务标准；掌握职责范围内的各项技能和要求；能够准确、及时地判断、处理工作中出现的问题。
b. 其他工作人员要求具有正确的质量意识，熟悉职责范围内的质量标准、要求、工作程序、方法等。
6．2．2．5支持文件：
《员工培训程序》
6．3设施和设备的维护
6．3．1目的：
通过对物业公共设备的管理，使公共设备在使用中保持良好状态，满足服务的要求。
6．3．2范围
本公司物