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公司接待管理办法

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2020年4月19日
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公司接待管理办法
一、总则
为提升公司形象，提高工作效率，规范接待管理，特制定本办法。
接待事务工作分为接待集团公司领导、同级项目公司人员、主要客户及政府机关人员、一般性人员、以及公司会务接待等。
二、职责
综合管理部作为对外窗口，全面负责公司内外接待活动，各部门应配合做好接待工作。
三、接待管理
1、集团公司领导、同级项目公司人员
（1）集团公司领导、同级项目公司人员来公司视察，综合管理部应提前与对方的联系人联络，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间等事项。
（2）拟定接待方案，提前准备接待所须的资料、物品和车辆，通知公司领导和接待部门做好接待准备，并提前检查准备工作事宜是否已到位或就绪。
（3）确定接待规格、主陪人，准备会谈时必要的茶水和水果等。
（4）视察结束后，通知相关部门做好送行工作，必要时由综合管理部安排食宿。
2、政府事业机关人员及重要客户人员
（1）根据其来公司工作项目和内容，由相应的主要对口部门负责与对方联系人联络，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间、目的等事项。如需用车接送，应及时填写《派车单》，并通知综合管理部安排车辆。
（2）拟定接待方案，对口部门应提前准备检查时所需的资料、物品，填写《客户接待申请表》提交综合管理部，通知公司领导或相关部门做好接待准备，并提前检查准备工作事宜是否已到位或就绪。
（3）确定接待规格、主陪人，综合管理部或对口部门准备必要的茶水、水果等。
（4）会客结束后做好送行工作，必要时安排食宿。
3、一般性人员
（1）一般性人员是指临时性或短时期内在公司办理相关业务，如收发邮件人员、施工方人员、供应商等。
（2）来访人员应在门卫处登记后方可入内。
（3）来访人员在处理完业务并在《来访登记单》上签字后，将此单交与门卫方可离开。
4、会务接待
（1）公司召开的大型会议，由综合管理部拟订费用计划并制定详细的方案，安排会务接待，各单位积极配合做好相关接待工作。
（2）公司各职能单位组织召开的各类专业性较强、涉及面不大、参加会议人员不足30人的一般性会议、培训等，由各单位自行安排接待，综合管理部根据需要予以配合。如发生费用，事前必须申请，公司总经理批准后实施。
四、就餐管理
安排就餐应明确接待目的及对象，本着从减节约的原则，有效控制经费开支，非业务工作关系的一律不予安排就餐。
1、各部门因业务往来、工作联系需对外来人员进行正常招待的，原则上一律实行“工作餐”制度。
2、凡因工作需要，确需在外进行业务招待的，由招待部门填写《招待费审批表》经公司领导批准后方可用餐。公司领导招待时由综合管理部申请招待手续。
3、实行先填《招待费审批表》后就餐的原则，特殊情况下可在就餐后3日内补办手续。
五、附则
1、本办法由综合管理部编制，并负责解释。
2、本办法自下发之日起实行。

相关制度
1．《车辆管理制度补充规定》
2.《费用报销管理制度》
相关记录
1．《客户接待申请表》
2. 《来访登记单》
3. 《招待费审批表》