制度和档案的建立与管理.docx

制度和档案的建立与管理一、物业服务中心物业管理制度序号管理规章制度名称备注1精神文明建设公约2装修管理规定（附：装修工程队安全责任书）3消防管理规定4停车场管理规定5车辆管理规定6安全巡逻管理规定7消防控制中心管理规定8来访人员管理规定9招牌、广告及公共场地、墙壁、屋面管理规定10商业网点管理规定ll文化娱乐场所管理规定12安全用电、用水、管道燃气管理规定13电梯运行管理规定14中央空调系统管理规定第二部分：岗位责任制度1物业服务中心经理岗位职责2物业服务中心总工程师岗位职责3物业服务中心经理助理（人事行政）岗位职责4物业服务中心经理助理（业务）岗位职责5物业服务中心设备主管岗位职责6物业服务中心安全主管岗位职责7物业服务中心环境主管岗位职责8物业服务中心、品质培训管理员岗位职责9物业服务中心出纳员岗位职责10物业服务中心仓管管理员岗位职责ll物业服务中心行政后勤管理员岗位职责12物业服务中心人事兼信息管理员岗位职责13物业服务中心客户服务管理员岗位职责14物业服务中心电脑文档管理员岗位职责15物业服务中心维修技术员岗位职责16物业服务中心弱电设备管理员岗位职责17物业服务中心给排水设备管理员岗位职责18物业服务中心空调设备管理员岗位职责19物业服务中心电梯设备管理员岗位职责20物业服务中心安全班长岗位职责21物业服务中心安全管理员岗位职责22物业服务中心指挥中心工作人员岗位职责23物业服务中心交通管理员岗位职责24物业服务中心环境班长岗位职责25物业服务中心楼内保洁员岗位职责26物业服务中心楼外保沽员岗位职责27物业服务中心绿化员岗位职责第三部分：管理运作制度1物业服务中心管理人员通用行为规范2物业服务中心工作人员守则3职业道德规范4创建物业管理优秀大厦规划5物业服务中心文档管理制度6物业服务中心办公用品领用制度7物业服务中心办公设备使用制度8物业服务中心财务管理规定9物业服务中心值班管理规定lO物业服务中心职业安全管理制度1l物业服务中心消防责任制12物业服务中心内部工作检查制度13重要接待管理制度14会务服务管理制度15物业服务中心对外服务工作管理规定16物业服务中心投诉处理、回访制度17物业服务中心维修、回访制度18物业服务中心社区文化活动管理规程19物业服务中心员工宿舍管理规定20物业服务中心员工工作服管理规定21信息传递管理规定22无线电通讯设备管理规定23物业服务中心、印鉴证照管理规定24物业服务中心资产管理规定25物业服务中心仓库管理制度26闭路监控及背景音乐管理规定27部门发文管理规定28合同管理规定29紧急事件管理规定及流程第四部分：管理人员考核制度及标准1物业服务中心管理人员考核制度2物业服务中心各类人员业绩考核标准3物业服务中心经理考核标准4物业服务中心主管级人员考核标准5物业服务中心行政管理人员考核标准6物业服务中心维修人员考核标准7物业服务中心安全员考核标准8物业服务中心保洁员考核标准9物业服务中心绿化员考核标准、管理运作制度安全管理类文件清单目录序号文件名称备注01安全管理员岗位管理程序02安全员巡逻管理办法03装修现场监控办法04高空作业管理办法05突发事件处理办法06出入管理程序07出租房及暂住人员管理程序08停车场管理程序09控制中心管理程序10消防管理程序11消防灭火作业指导书12消防设施使用作业指导书13安全管理员内部管理程序14安全管理监控程序安全管理类质量记录表格目录0l安全员交接班记录表02安全员巡查记录表03治安、消防安全巡查记录表04紧急集合情况记录表05安全员巡逻签到丧06装修现场监控记录表OT出入卡08物资搬运放行条09来访人员情况登记表10公司进出人员登记表11拾遗物品登记表12中控室交接班记录13值班记录表14夜间查岗计划表15夜间查岗情况登记表16消防演习情况记录表17消防设施清单设备管理类文件目录序号文件名称备注A.公用设施管理程序B.供配电设备保养维修作业指导书C.柴油发电机保养维修作业指导书D.停送电管理作业指导书E.1千伏以下电力电缆保养作业指导书F.防雷网检修及接地电阻测试作业指导书G.各类泵保养维修作业指导书H.给排水系统异常情况处理作业指导书I.清洗水池（箱）作业指导书J.消防主机保养维修作业指导书K.电梯操作作业指导书L.电梯保养维修作业指导书M.小型空调器安装保养维修作业指导书N小型柜式中央空调保养维修作业指导书0.闭路监控、安防系统维护保养作业指导书P.楼宇自动控制系统维护保养作业指导书Q加工维修工具（设备）操作作业指导书R.升降台保养维修作业指导书S.柴油发电机操作作业指导书设备管理相关质量记录表格T.工作计划安排表U.设施、设备保养维修记录表V.分承包方设备保养维修记录表W.分承包方保养效果评估表X.设备（工具）汇总表Y.设施、设备检查记录表Z.机电设备年度检修计划AA设备抢修（大修）记录表BB.电力运行记录表CC.停送电操作票DD.智能门禁系统检查表EE.柴油发电机运行记录表FF.停水/电/气/试消防设施申请表GG.电缆绝缘电阻测试记录表HH防雷接地系统测试、检查记录表II.二次供水设施清洗消毒记录表JJ.消防主机运行记录表KK.消防联动柜运行记录表清洁绿化管理类LL.滴洁绿化管理工作程序MM.地面打腊及污迹处理作业指导书NN.公共设施清洁作业指导书.办公场所清洁作业指导书PP.清洁设备操作保养作业指导书QQ.洗手间清洁作业指导书RR.环境消杀作业指导书SS.收倒垃圾作业指导书TT.绿化养护作业指导书UU.割灌机操作作业指导书VV.剪草机操作作业指导书WW.绿篱修剪机操作作业指导书XX.清洁外包监控办法YY.绿化检查标准指导书ZZ.消杀外包监控作业指导书AAA清洁外包监控办法BBB.植物病虫害年度消杀计划表OCC.洗手间定时清洁记录表DDD.消杀工作记录表EEE.消杀评估表FFF.消杀评估报告GGG.园林绿化改造工程管理程序HHH.清洁绿化工作检查程序III.清洁工作检查记录表JJJ.清洁绿化工作评估报告KKK.4.10-04-01-F1清洁服务分承包工作评估报告64.4.10-04-01-F2分承包方保洁工作检查记录表65.4.10-04-02-F1管理处绿化养护巡查周记表66.4.10-04-03-F1消杀服务分承包工作评估报告三、物业档案资料建立与管理科学的、规范的档案管理能有效地为物业及公用设施的使用、维修、改建和各项管理服 务提供有效的质量记录。本公司自成立以来，一贯重视档案资料的建立与管理工作。针对本 项目的物业管理形式，拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，配备专责档案管理人员 -建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。（一）、需建立的档案、资料分类检索需委托方提供的资料1. 产权资料（可不提供）2. 技术资料A. 规划图B-竣工图总平面图单体建筑、结构、设备竣工图消防、附属工程及地下管网竣工图C. 地质勘测报告D. 开、竣工报告E. 图纸会审记录F. 工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）G. 隐蔽工程验收签证H. 沉降观察记录I. 竣工验收证明书J. 钢材、水泥等主要材料的质量保证书K. 新材料、构配件的鉴定合格证书L. 水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书M. 砂浆、混凝土试块试压报告N. 供水的试压报告O. 绿化工程竣工图纸及相关资料P. 其他技术资料物业服务中心需建立的资料1. 物业资料A. 基本资料B. 功能分区资料C. 设备资料2. 业主资料A. 内部办公人员名册（可不提供）B. 内部各部门分布资料3. 日常管理资料A. 保洁绿化管理记录绿化消杀记录水箱清洗记录二次供水化验单B. 保安管理记录日常巡查记录交接班记录值班记录物资搬运放行记录紧急事件处理记录车辆管理记录夜间查岗记录闭路监控系统录相带C. 车辆管理档案车辆详细资料停车场、地下车库使用公约车辆出入及停放记录D. 装修管理档案（可视具体情况）装修通知书（附图纸）装修工程队安全责任书临时施工人员登记表施工单位营业执照复印件E. 维修服务档案维修服务登记表维修服务回访记录F. 设备管理档案各类公用设施保养维修记录各项机电设备保养维修及运行记录设备分承包方维修保养记录设备检查记录G. 社区文化档案各项活动计划及实施记录图片及录像新闻媒介报道剪集物业使用人反馈意见及各项建议H. 顾客意见调查、统计记录I服务质量回访记录J.顾客投诉及处理记录K.员工管理档案员工个人详细资料员工业绩考核记录员工内务管理检查记录L. 培训档案各项培训计划及实施记录培训结果考核及跟查记录军事训练及消防演习记录M.行政文件政府部门文件与甲方往来函件公司及集团公司文件物业服务中心规章制度、通知、通报等文件物业服务中心获得的荣誉 （二）、档案、资料管理办法档案资料管理运作流程图:1、档案资料收、发管理程序物业服务中心重要资料（如委托方提供的资料）接收必须经过物业服务中心经理或其指定 负责人验收，完善交接手续后方能分卷立档。物业服务中心日常管理文件（如物业服务中心通知、通报等）按照本公司制定的文件 管理程序进行发放及接收手续，并分卷立档。2、档案资料管理要求采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图 表等，并采用相适应的保管、储存方法。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理，定期清除过期失效文件。原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有 所变动时，应及时调整目录的有关数据，以利查阅者及时找到有效的文件。档案的鉴定必须由物业服务中心经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印 份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。档案组卷按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，并按不 同业务部门分柜保存。专人负责档案保管，做到档案标识清晰，分类明确，易于查找；档案出室必须由具备资 格的人员经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外 文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失。档案室内保管环埯要求达到防火、防潮、防变质等要求，配置有效的灭火器材，并放置 适当的干燥剂用以防潮。档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司 文件管理要求。针对本项目物业档案资料特点.制定严格的档案保密制度，对档案资料的安全保密管理 向业主负责。以上物业服务中心的档案、资料管理方式。在确定合作关系后，将参照政府机关的有关 规定予以改善，以期符合委托方的委托要求。物业服务中心在项目物业管理期限后，如双方不再续约，将毫无保留地将完整的全套档 案资料移交给委托方（东莞市机关事务管理局）。