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档案收集制度与保管制度

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2020年4月19日
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档案人员岗位责任制

    1、努力学习马列主义、毛泽东思想,不断提高政治素质、政策水平,全心全意为人民服务。
    2、认真学习、宣传、贯彻执行<档案法>及党和国家关于档案上的方针、政策、法规,自觉接受上级及地方档案行政管理部门的监督与指导。
    3、热爱本职工作,忠于职守,遵守纪律,努力学习档案专业知识,不断提高档案的科学管理水平。
    4、积极开展档案利用服务工作,编制必要的、简便实用的检索工具,撰写本局的档案资料编研材料。
    5、严格遵守档案管理制度,严守党和国家秘密。
    6、在负责保管好本局档案的同时,对本局各部门及所属机构的档案工作实行监督和指导。
    7、坚持原则,严格遵守档案工作各项规章制度,对违反档案工作规章制度的行为,档案人员应予以制止或纠正,并及时向领导汇报采取有效措施。

档案收集制度

1、接收档案时要坚持严格按照中央、省规定的标准执行,保证进馆档案的质量,使进馆档案符合档案管理标准化、规范化和现代化的需要。
2、要定期接收现行机关的档案和有关资料。
3、对撤销单位的档案要及时接收进馆。
4、要做好档案、科技档案、声像、专门档案、英模和著名人士档案的收集工作。
5、严格交接手续。案卷要符合质量标准,规定移交的检索工具、全宗介绍和材料要齐全。
 档案整理归档制度
1、本单位实行档案集中统一管理的原则,按档案法的有关规定,由各科室收集齐全,并进行整理、立卷,定期移交本单位档案室。由档案人员负责审查把关,分类排列上架,编制检索工具,妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。
2、归档范围
凡属本机关职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料,图纸、表格、声像实物等各部门类,各载体文件材料都应列入归档范围。在内容上包括党、政、人事、财务、宣传、纪检、监察、土地利用、地籍、规划等管理性、业务性文件材料,也包括基建活动中形成的文件材料及办公、交通设备档案。在来源上既有上级机关和本机关的文件材料又有同级机关和非属机关及下级机关的文件材料,另外还有部分未经收文登记的”帐外”文件和内部文件.在载体形态上既有纸质文件材料又有照片、录音、录像带等音像材料。归档率达到100%,具体归档范围详见本单位<档案分类方案>。
3、归档时间
各职能科室要按时收(搜)集、整理各类文件材料。文书档案在次年三月底前整理归档。会计档案由会计室保存一年后隔年归档。基建归档在工程竣工后三个月内归档。业务档案在业务工作结束后归档。设备档案和声像档案、实物档案随时归档。
4、归档要求
凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确,行文规范,书写工整,字迹清晰,签署手续完备,并一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写。不得使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水。卷内文件排列遵循正文在前底稿在后,结论在前调查材料在后,文字在前图纸在后的原则有序排列。归档文件做到字迹清晰,内容项目齐全,鉴章手续完备,保管期限准确。归档的照片要附简要说明(内容、时间、地点、人物、拍摄者),录像带要附内容提要和解说词。
5、归档份数
本单位发文一般归档两份,其中一份组入案卷内,另一份编制"本单位发文汇编制".
6、归档手续
各业务部门立卷归档后按规定移交本单位综合档案室,并办理交接手续,填写交接清单,交接双方在清单上签字,以备管理。
档案保管制度

1、档案保管必须设置适应需要的档案库房、专用装具,并有防盗、防火、防水、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施,确保档案的完整与安全。
2、装具排列要自左至右,并便于管理和通风,是五节橱的要自上而下地编制橱具顺序号。
3、案卷排列要自左至右、从上而下地顺序进行,排列要整齐、美观。
4、库房内经常保持清洁,禁止乱放杂物,库房内外要设温湿度计,每天上、下午定时测试、记录。
5、每半年对档案保管状况进行一次全面检查,做好检查记录,发现问题及时解决。
6、严格档案的出入手续,做好日常登记,统计工作,按规定搞好年报。
7、为确保档案的安全,库房管理人员要提高警惕,并配合有关保卫人员做好夜间值班工作;平时非工作人员未经许可,一律禁止入内。
8、档案工作人员调动工作时,必须将所保存的档案数量、状况详细交待清楚,办好交接手续后,方可离职。

档案保密制度

1、档案人员要严格遵守<中华人民共和国保密法>,切实保证档案的完整与安全。
2、档案资料要严加管理,经常清点,不丢失,不泄密。
3、不准随便摘录档案资料,私人通信,谈话不得涉及机密档案内容;不准把机密档案资料外借或带出。
4、私人不准在办公室或存档案、资料的地方会客。
5、工作中形成的带有字迹的废纸要集中存放,统一销毁,以免泄密。
6、因玩忽职守造成档案资料丢失或泄密者,依据<中华人民共和国档案法>的规定,视情节轻重予以处罚。 
档案统计制度

1、档案资料的收进和移出随时进行登记。
2、全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次。
3、及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况及效益。
4、按照上级规定和要求及时向上级档案业务管理机关报送本馆基本情况统计表和全宗卡片,并于每年一月份补报上一年度全宗的变化情况。
5、统计数据要真准确、齐全、及时,符合上级要求。

档案鉴定制度

1、根据国家档案局<关于文书档案保管期限的规定>及其它规定,指导各机关档案室编制本机关或本行业系统的<档案保管期限表>合理地划分档案保管期限。
2、对已超过保管期限的档案,应进行定期鉴定。鉴定档案必须在县委、县府办公室主任主持下,由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。
3、鉴定小组成员应熟悉鉴定的原则和办法,坚持历史唯物主义的观点,全面分析文件材料的历史价值,准确地确定档案保存价值,提出鉴定、整理意见。
4、鉴定工作结束后,要定出鉴定工作报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经主管领导人批准后,予以销毁,并做好销毁、调整档案的卷数和文件份数的统计。
5、销毁档案,应指定两人负责监销,防止档案遗失泄密,监销人要在销毁清册上签字。
6、科技档案和各类专门档案的鉴定要同时按照其主管部门和档案的有关规定进行。

档案利用制度

1、档案工作人员要熟悉馆藏档案资料的情况,主动了解机关各项工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作。
2、对馆藏档案要编制案卷目录、全引目录等检索工具,以便及时准确地提供档案。
3、积极搞好档案史料的编研工作,档案工作人员要与有关部门配合,编写全宗介绍,机构沿革,大事记、基础数字汇编,文件汇集等,积极主动地为社会各项工作服务。
4、凡查阅档案资料者,特别是查阅机密档案资料,要说明查阅目的,经领导批准后方可查阅,借阅的要填写<档案利用登记薄>,而且只限批准的内容,不得随意扩大阅读范围。摘抄、复制档案资料,要注意保密,做好登记,用完后退交销毁。
5、利用者在查阅要爱护档案资料,不得污损、圈划、涂改、折角、拆卷或撕页。
6、利用者必须在阅览内查阅档案资料,非经批准不得带出室外。
7、查阅完毕,档案工作人员要严格进行清点、核对、办理退还手续。
8、档案资料利用后,查阅者要填写<档案利用效果登记表>,档案工作人员定期选编档案<利用效果典型实例汇编>,并一年一次进行档案利用情况分析,以提高档案资料的利用效益。

档案馆档案开放制度

1、根据<档案法>和国家档案局颁布的<档案馆开放档案办法>的规定,凡本馆保管的档案,自形成之日起满三十年均分期分批地向社会开放。
2、熟悉馆藏,正确掌握开放与控制的界限,明确标准,制定计划,责任落实。
3、对开放与控制使用的档案严格鉴定,审查手续,逐卷逐件的进行审查、登记,并由馆领导签署意见。
4、凡属于开放档案,必须进行复制、修裱,以代替原件提供利用,经过整理后,单独编制文件级开放目录,供利用自行查阅。
5、对案卷内控制使用的档案要进行必要的技术处理,防止泄密和不良后果的发生。
6、凡中国公民持有合法证明,均可到本馆利用开放档案,在查阅中要严格执行查阅和管理制度,爱护档案,遵守查阅范围,确保档案的完整和安全。
7、外国人、港澳台胞和侨胞来馆查阅档案,应由有关机关和省、市档案局批准。
8、查阅完毕,要及时办理退还手续,按标准交纳档案查阅费。
9、档案的公布、出版权属于档案馆和档案形成机关,不经同意,任何利用者不得全文公布和汇编出版。