办公自动化在办公中的应用--大学毕业论文.doc
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1、 亳州职业技术学院毕业论文(设计) 办公自动化在办公中的应用姓 名:张雪勤 学 号:030408116 系 别:信息工程系 专 业:市场营销(企业形象设计与办公自动化方向)指导老师:马 健 亳州职业技术学院2011年 4 月毕业论文(设计)承诺书本人郑重承诺:1、本论文(设计)是在指导教师的指导下,查阅相关文献,进行分析研究,独立撰写而成的。2、本论文(设计)中,所有实验、数据和有关材料均是真实的。3、本论文(设计)中除引文和致谢的内容外,不包含其他人或机构已经撰写发表过的研究成果。4、本论文(设计)如有剽窃他人研究成果的情况,一切后果自负。毕业论文(设计)作者签名: 签字日期:年月日毕业论文
2、(设计)版权使用授权书本论文作者完全了解亳州职业技术学院有关保留、使用论文的规定,有权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘,允许论文被查阅和借阅。本人授权亳州职业技术学院可以将论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索,可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编论文。论文作者签名: 指导教师签名:签字日期:年月日 签字日期: 年月日摘 要随着计算机及网络技术的飞速发展,办公自动化的应用在全球范围内日益普及,当今社会正快速向信息化社会前进,信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势,加快了信息化的步伐,建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统,从而提
3、高了效率,增强了竞争力。与此同时,越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求,提高自身的竞争力,正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。但是,这些中小企业由于自身的种种原因其使用还相当的落后,那么,中小企业应如何建设办公自动化信息系统值得每个人去深思。本为一次为例,展开研究阐述。关键词:办公自动化,应用,企业管理,计算机,信息系统ABSTRACTWith rapid development of the computer and network technology, the application of office automation growing popularity in
4、the global scope. However, some small and medium-sized enterprise due to its various reasons, its use also is backward. So, how those enterprise construction of office automation information system is worth everybody to ponder. This is just what this paper talk about. Key words:office automation ,ap
5、plication,enterprise,目 录1 引言12办公自动化的含义及特征12.1 办公自动化的含义12.2办公自动化的主要特征12.3国内外办公自动化发展的现状12.4办公自动化的发展趋势23办公自动化在办公中的运用23.1提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求23.2处理大量的复合文档型的数据信息33.3包含大量的工作流应用33.4支持协同工作和移动办公33.5应有完整的安全性43.6能集成其他业务应用系统和Internet44目前企业办公自动化的现状及问题44.1目前企业办公自动化的现状44.2企业使用办公自动化面临的问题55办公自动化的组建55.1实施办公自动化的原则55.
6、2实施办公自动化在办公中运用的操作条件 :65.3实施办公自动化在办公中的步骤66对企业办公自动化在办公运用中的几点思考76.1企业适合使用办公自动化系统76.2建立严格的使用权限和层次分明的管理制度77总结8致 谢10亳州职业技术学院毕业论文(设计)1 引言随着计算机及网络技术的飞速发展,办公自动化的应用在全球范围内日益普及,当今社会正快速向信息化社会前进,信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势,加快了信息化的步伐,建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统,从而提高了效率,增强了竞争力。与此同时,越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求,提高自身的竞争力,
7、正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。但是,这些中小企业由于自身的种种原因其使用还相当的落后,那么,中小企业应如何建设办公自动化信息系统值得每个人去深思。2办公自动化的含义及特征2.1 办公自动化的含义办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称office automation,缩写为OA,办公自动化一般指具有现代化思想和技能的人,使用先进的办公自动化设备和科学管理的方法,充分利用信息资源,提高办公室管理水平和工作质量,求取更好的经济效益。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。2.2办公自动化的主要特征(1)办公自动化是一门综合
8、性学科,他涉及到行政管理,电子,文秘,机械,物理等多个领域。(2)办公自动化是一个人机信息系统,是一门具有信息处理功能的科学。(3)办公自动化是对文字,数据,语音和图像等信息的一体化的处理过程。2.3国内外办公自动化发展的现状(1) 传统办公模式 传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理,多指文字处理系统轻印刷系统文档管理系统。这种模式无法实现信息的共享交换传递;无法实现单位企业内部的协调;难以对非文本的如声频视频图形扫描对象等多媒体信息超文本信息进行有效的处理。同时,传统的电子邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持,难以根据不同的情况不同的工作状态采取不同的措施,更好的跟踪事务的
9、处理过程。部门之间的交流往往通过电话和传真来实现。信息的交流和共享,以及团队的协同运作等无法完美的实现,极大地限制了工作的效率。 (2) 网络办公模式 网络办公就是采用internet/intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以实现群体协同工作。改变过去复杂低效的手工办公方式,实现迅速全方位的信息采集信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。2.4办公自动化的发展趋势随着三大核心支柱技术:网络通讯技术计
10、算机技术和数据库技术的成熟,世界上的OA已进入了新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点: (1)集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无逢集成”的开放式系统。 (2)智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动。如: 汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,帮助决策及处理意外等。 (3)多媒体化。包括对数字文字图象声音和动画的综合处理。(4)运用电子数据交换(EDI)。通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。 办公自动化的趋势,要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中,针对所需做出决策的课题,构造或选用决策数字模式,结合有关
11、内部和外部的条件,由计算机执行决策程序,作出相应的决策。3办公自动化在办公中的运用3.1提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统,如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等,可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口,每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作,而不必经常性地来回检查不同的应用系统,办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想,可以大大提高系统用户的友好性和易用性,减少培训的工作量。13.2处理大量的复合文档型的数据信息办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出
12、现,因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。一般而言 “文档数据库”或“对象存储”的概念被引入数据库领域,其目标就是针对新出现的需求,高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然,传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求,必须以文档数据库为核心建立,同时选择性地结合关系数据库。3.3包含大量的工作流应用所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交互)过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),
13、最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库)。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的,如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点,如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的,发生于部门与部门的相关单位之间。在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即:基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式(即“群件模式”)的。从信息技术的角度出发,群件模式结合了“推”、“拉”技术,充分发挥了不同技术的优点,克服了其缺点,是理想的办公自动化流程处理模式,也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。3.4支持协同工作和移动办公在日常办公中,办公人员
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