文秘基础会议工作.pptx

第一节第一节 会议工作会议工作第二节第二节 会议的前期准备会议的前期准备第五节第五节 会议方案的制定会议方案的制定第三节第三节 会议的前期准备会议的前期准备第四节第四节 会议的文书工作会议的文书工作 第六节第六节 会见和会谈会见和会谈第七节第七节 新型会议新型会议 一、一、会议概念会议概念 会会，就就是是聚聚会会，集集合合，会会合合；议议，就就是是商商讨讨，议议论论。会会议议，就就是是把把人人们们组组织织起起来来，讨讨论论和研究问题的一种形式。和研究问题的一种形式。从从历历史史学学的的角角度度看看，会会议议作作为为人人们们的的一一种种活活动动方方式式，是是与与当当时时落落后后的的生生产产力力相相适适应应的的原原始民主制的具体表现。始民主制的具体表现。从从信信息息学学的的角角度度看看，会会议议是是输输入入信信息息、加加工信息、输出信息的一种方式。工信息、输出信息的一种方式。从从系系统统工工程程的的角角度度看看，领领导导机机关关或或管管理理层层召开会议是一种领导方式。召开会议是一种领导方式。中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议 海南博鳌亚洲论坛海南博鳌亚洲论坛 二、会议的要素二、会议的要素 构构成成会会议议的的要要素素有有：会会议议名名称称、会会议议时时间间、会会议议地地点点、会会议议主主持持者者、会会议议参参与与者者、会会议议议议题题、会会议议进进行行的的方方式式方方法法、会会议议的的文文件件、会会议议的的结结果果、会议的费用等。会议的费用等。三、会议的种类三、会议的种类按规模分按规模分特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议。特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议。按会期分按会期分定期会议、不定期会议。定期会议、不定期会议。按级别分按级别分中央级、地方级。中央级、地方级。按功能分按功能分决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。按召开方式分按召开方式分集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。广播会议、网络会议。按涉外与否分按涉外与否分国内会议、国际会议。国内会议、国际会议。按密级分按密级分公开会议、内部会议、机密会议。公开会议、内部会议、机密会议。按内容分按内容分综合性会议、专题性会议。综合性会议、专题性会议。四、会议的作用四、会议的作用交流信息，互通情报；交流信息，互通情报；发扬民主，集思广益；发扬民主，集思广益；增进友谊，促进团结；增进友谊，促进团结；科学决策，协调行动；科学决策，协调行动；带动消费，促进经济。带动消费，促进经济。五、会议的控制五、会议的控制 从我国的现状来看，从我国的现状来看，“会海会海”已成为机关已成为机关工作中的一大工作中的一大“公害公害”。它的危害有：。它的危害有：（1 1）时间、精力的浪费）时间、精力的浪费 （2 2）经济的浪费）经济的浪费 （3 3）信息的重复、浪费）信息的重复、浪费 （4 4）滋长不正之风。）滋长不正之风。加强会议控制，秘书人员应作好以下工作加强会议控制，秘书人员应作好以下工作 （1 1）改变会议观念，提高工作效率）改变会议观念，提高工作效率 （2 2）会议应有领导、有计划、有制度）会议应有领导、有计划、有制度 一、会议的前期准备工作一、会议的前期准备工作1 1安排会议议题安排会议议题 2 2确定与会人员确定与会人员3 3确定会议时间确定会议时间 4 4确定会议方式确定会议方式5 5确定会议场所确定会议场所 6 6确定会议议程确定会议议程7 7制定会议日程制定会议日程 8 8制发会议通知制发会议通知9 9准备会议必需品准备会议必需品 1010布置好会场布置好会场1111准备会议文件资料准备会议文件资料安排会议议题安排会议议题确定与会人员确定与会人员 确定会议时间确定会议时间 确定会议方式确定会议方式 确定会议地点确定会议地点 确定会议场所确定会议场所 确定会议议程确定会议议程 确定会议日程确定会议日程 准备会议必需品准备会议必需品 布置会场布置会场 准备会议文件资料准备会议文件资料 会议准备程序图会议准备程序图 常见会议座位布局常见会议座位布局 常见会议座位布局常见会议座位布局 常见会议座位布局常见会议座位布局 常见会议座位布局常见会议座位布局 二、会前准备应注意的问题二、会前准备应注意的问题 1 1安排周密、不丢不漏。安排周密、不丢不漏。2 2反复检查，杜绝隐患。反复检查，杜绝隐患。3 3集中力量，确保时限。集中力量，确保时限。一、会议中的组织服务工作一、会议中的组织服务工作 1 1会场中的组织服务工作会场中的组织服务工作（1 1）会前检查会场）会前检查会场 （2 2）签到）签到 （3 3）引导就座）引导就座 （4 4）分发文件）分发文件 （5 5）维持会场秩序）维持会场秩序 （6 6）内外联系，传递信息）内外联系，传递信息 （7 7）处理临时交办事项）处理临时交办事项 （8 8）做好会议记录）做好会议记录 （9 9）收集会议资料）收集会议资料 （1010）编写会议简报）编写会议简报 （1111）其他服务工作）其他服务工作 检查会场检查会场一、会议中的组织服务工作一、会议中的组织服务工作 2 2会议场外的科学管理会议场外的科学管理 （1 1）经费）经费 （2 2）食宿）食宿 （3 3）交通）交通 （4 4）活动）活动 （5 5）保健保安）保健保安 二、会议后的善后落实工作二、会议后的善后落实工作 1 1会后检查会场会后检查会场 2 2离会工作离会工作 3 3整理、编写会议文件整理、编写会议文件 4 4立卷归档立卷归档 5 5会务总结会务总结 6 6检查催办检查催办 会议文件立卷归档会议文件立卷归档一、会议文书工作的特点、主要内容一、会议文书工作的特点、主要内容 1 1会议文书工作的特点会议文书工作的特点 时间紧，变动大，政策性强。时间紧，变动大，政策性强。2 2会议文书的主要内容会议文书的主要内容 （1 1）会议的指导文书）会议的指导文书 （2 2）会议的主题文书）会议的主题文书 （3 3）会议程序文书）会议程序文书 （4 4）会议简报和会议记录文书）会议简报和会议记录文书 （5 5）会议参考文书）会议参考文书 （6 6）公告、传达文书）公告、传达文书 （7 7）会议管理文书）会议管理文书 二、几种常用会议文书的撰写要求二、几种常用会议文书的撰写要求1 1会议通知会议通知 2 2会议规则会议规则 3 3会议记录会议记录 4 4会议简报会议简报 1 1安排会议议题，确定会议名称、规模和规格安排会议议题，确定会议名称、规模和规格 2 2提出与会人员范围或人员名单提出与会人员范围或人员名单 3 3拟定会议的会期拟定会议的会期 4 4拟定会议的议程与日程安排拟定会议的议程与日程安排 5 5准备会议文件，落实后勤工作准备会议文件，落实后勤工作 一、会见和会谈的意义一、会见和会谈的意义 会会见见指指双双方方会会晤晤。礼礼节节性性会会见见时时间间较较短短，话话题题较较广广泛泛；政政治治性性会会见见大大多多涉涉及及双双边边关关系系、国国际际局局势势等等重重大大问问题题；实实务务性性的的会会见见，时时间间较较长长，话话题题较较集集中中，往往往往涉涉及及企企业业经经营营、商商业业贸贸易、文化交流等具体内容。易、文化交流等具体内容。会会谈谈是是指指双双方方或或多多方方就就某某些些重重大大问问题题正正式式交交换换意意见见或或磋磋商商。会会谈谈的的含含义义有有大大有有小小，大大的的指指国国家家和和地地区区之之间间的的双双边边或或多多边边会会谈谈；小小的的指指两人或多人对共同关心的事情进行商讨。两人或多人对共同关心的事情进行商讨。中国外交部长李肇新会见巴林副首相兼外交大臣默罕默德中国外交部长李肇新会见巴林副首相兼外交大臣默罕默德 在在北北京京举举行行的的第第二二轮轮朝朝核核问问题题六六方方会会谈谈 二、二、安排会见、会谈的一般原则安排会见、会谈的一般原则 1 1 我国的外交、外事礼宾工作的三项原则我国的外交、外事礼宾工作的三项原则 （1 1）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导 （2 2）坚持平等互利的原则）坚持平等互利的原则 （3 3）热情周到而不铺张）热情周到而不铺张 二、二、安排会见、会谈的一般原则安排会见、会谈的一般原则 2 2企事业单位重要的会见、会谈的注意事项企事业单位重要的会见、会谈的注意事项 （1 1）对等会见、会谈）对等会见、会谈 （2 2）注意保密）注意保密 （3 3）注重实效）注重实效 三、三、会见、会谈中的会务工作会见、会谈中的会务工作 （1 1）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领导；我方应尽早予以回复，约定时间。导；我方应尽早予以回复，约定时间。（2 2）会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、）会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方；地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方；（3 3）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、访问等具体事宜。访问等具体事宜。四、会见、会谈的座位安排四、会见、会谈的座位安排 1 1会见座位的安排会见座位的安排 2 2会谈的座位安排会谈的座位安排 会会谈谈多多以以双双边边为为主主，也也有有多多边边会会谈谈。几几个个人人的的会会谈谈可可不不另另设设会会场场，座座位位安安排排同同会会见见。较较多多的的人人会会谈谈需需专专设设会会场场，通通常常用用长长方方形形、椭椭圆圆形形、圆圆形或方形会议桌形或方形会议桌 会见时的座位布局会见时的座位布局 会见时的座位布局会见时的座位布局 会见时的座位布局会见时的座位布局 会谈时的座位布局会谈时的座位布局 会见时的座位布局会见时的座位布局 五、会见会谈的合影安排五、会见会谈的合影安排 合影时一般主人居中，按礼宾次序，合影时一般主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上。如果是会见、会谈双方以主人右手为上。如果是会见、会谈双方合影，主客双方间隔排列。第一排既要考合影，主客双方间隔排列。第一排既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，能否都虑人员身份，也要考虑场地大小，能否都摄入镜头。一般两端由主方人员把边摄入镜头。一般两端由主方人员把边 。国务院副总理回良玉与来访的荷兰王储威廉国务院副总理回良玉与来访的荷兰王储威廉亚历山大一行合影留念亚历山大一行合影留念一、新型会议方法一、新型会议方法 1 1开放式会议开放式会议 2 2“鱼缸鱼缸”会议法会议法 二、二、新型会议服务的兴起新型会议服务的兴起 由于会议在人类生活中发挥的重要作用，人由于会议在人类生活中发挥的重要作用，人们已经离不开会议。文化、体育、商业等方面各们已经离不开会议。文化、体育、商业等方面各类形式和各种规模的会议召开，在客观上又带动类形式和各种规模的会议召开，在客观上又带动了市场的消费，从而促进了经济的发展。了市场的消费，从而促进了经济的发展。利利用用现现代代网网络络科科技技手手段段，新新型型会会议议服服务务正正向向着着高高质质量量、高高效效率率、低低成成本本方方向向发发展展。作作为为秘秘书书人人员员，应应该该了了解解有有关关的的信信息息，学学会会利利用用现现有有资资源源，更好地完成会议组织服务工作。更好地完成会议组织服务工作。