职业健康档案管理要求.doc

《职业卫生档案》建立要求及格式

一、档案管理要求
1、用人单位应按照职业病防治相关法律法规及本通知的要求建立《职业卫生档案》，由职业卫生管理部门综合管理，制定借阅登记等管理制度并设专人管理；用人单位为总公司或集团公司的，公司总部的职业卫生档案可适当简化，但其下属用人单位必须按本通知要求设立职业卫生档案。
2、《职业卫生档案》由一个汇总档案和十二个分档案组成，汇总档案和十二个分档案应分别使用统一的档案盒分类保存，档案盒应注明档案名称。
3、《职业卫生档案》是职业卫生监督管理和监察执法的重要依据，应永久保存，妥善保管。当管理人员变化时，要做好交接工作。
4、《职业卫生档案》涉及职工个人隐私和单位的保密信息，应做好保密工作。
5、若用人单位涉及项目及人员较多，可参照样表增加表格予以补充。
6、《职业卫生档案》式样可根据工作实际做适当调整，但所涉及主要内容不能缺少，总档案和十二个分档案的设置不能减少。
7、用人单位发生分立、合并、解散、破产等情形的，《职业卫生档案》应按照国家档案管理的有关规定移交保管。
8、本通知下发前用人单位已建立《职业卫生档案》的，应按本通知要求重新完善，并分类归档保存。
二、档案设置
（一）汇总档案
（二）分类档案
1、分类档案一：职业卫生管理机构和责任制档案
2、分类档案二：职业卫生管理制度、操作规程档案
3、分类档案三: 职业病危害因素种类清单、岗位分布及作业人员接触情况档案
4、分类档案四：职业病防护设施、应急救援设施档案
5、分类档案五：工作场所职业病危害因素检测、评价报告与记录档案
6、分类档案六：职业病防护用品管理档案
7、分类档案七：职业卫生培训档案
8、分类档案八：职业病危害事故报告与应急处置档案
9、分类档案九：职业健康检查汇总及处置档案
10、分类档案十：建设项目职业卫生“三同时” 档案
11、分类档案十一：职业卫生安全许可证、职业病危害项目申报档案
12、分类档案十二：职业卫生监督检查及其他管理档案
三、档案内容
（一）汇总档案内容
1、本档案目录；
2、分类档案目录；
3、《河北省安全生产监督管理局关于印发<职业卫生档案>和 <劳动者职业健康监护档案>管理要求的通知》；
4、用人单位基本情况汇总一览表（附表一）；
5、其他应列入的资料。
（二）分类档案内容
1、分类档案一：职业卫生管理机构和责任制档案
（1）本档案目录；
（2）职业卫生管理机构设立或指定文件和职业卫生管理人员任命文件；
（3）职业卫生管理人员一览表（表1－1）；
（4）职业病防治责任制文件；
（5）其他应列入的资料。
2、分类档案二：职业卫生管理制度和操作规程档案
（1）本档案目录；
（2）职业卫生管理制度和操作规程一览表（表2-1）；
（3）职业卫生管理制度文本；
（4）岗位职业卫生操作规程文本（职业卫生操作规程与安全生产等其他操作规程合并的，也可在其他档案中存档，但必须在“本档案目录”中注明其所存档案和位置）；
（5）职业病防治法律、法规、规范、标准、文件一览表（表2-2）；
（6）职业卫生法律、法规、规范、标准、文件文本；
（7）其他应列入的资料。
3、分类档案三:职业病危害因素种类清单、岗位分布及作业人员接触情况档案
（1）本档案目录；
（2）生产工艺流程图（表3-1）；
（3）职业病危害因素清单、岗位分布及人员接触情况表（表3-2）；
（4）人员变动表（表3-3）；
（5）接触职业病危害人员劳动合同（劳动合同也可保存在劳动人事管理等部门档案中，但必须在“本档案目录”中注明其所存档案和位置）；
（6）产生职业病危害的设备、材料及警示标识一览表（表3－4）；
（7）产生职业病危害的设备、材料、产品中文说明书、化学品安全技术说明书（相关中文说明书也可保存在设备管理等部门档案中，但必须在本档案目录中注明其所存档案和位置）；
（8）其他应列入的资料。
4、分类档案四：职业病防护设施、应急救援设施档案
（1）本档案目录；
（2）职业病防护设施、应急救援设施配置表 （表4—1） ；
（3）职业病防护设施、应急救援设施合格证、使用说明、保养维护说明、定期检定证书（相关证书、说明书也可保存在设备管理等部门，但必须在本档案目录中注明其所存档案和位置）；
（4）职业病防护设施、应急救援设施检修/维护/更换汇总表（表4—2）（相关记录也可保存在设备管理等部门档案中，但必须在“本档案目录”中注明其所存档案和位置）；
（5）其他应列入的资料。
5、分类档案五：工作场所职业病危害因素检测、评价报告与记录档案
（1）本档案目录；
（2）职业病危害因素浓度（强度）日常监测记录（表5-1）（相关记录也可保存在监测部门档案中，但必须在“本档案目录”中注明其所存档案和位置）；
（3）职业病危害因素检测/监测超标整改一览表（表5-2）；
（4）职业病危害检测、评价委托书、机构资质；
（5）职业病危害因素检测报告与评价报告；
（6）职业病危害现状评价（检测）报告回执表；
（7）其他应列入的资料。
6、分类档案六：职业病防护用品管理档案
（1）本档案目录；
（2）职业病防护用品配备标准（参照GB/T11651、GB/T18664、GBZ/T195等标准制定）；
（3）职业病防护用品发放/更换/维护记录（表6-1）；
（4）职业病防护用品的生产单位及资质证明、产品合格证明等；
（5）其他应列入的资料。
7、分类档案七：职业卫生培训档案
（1）本档案目录；
（2）用人单位主要负责人、职业卫生管理人员及职业病危害严重岗位人员职业卫生培训证书登记表（表7-1）；
（3）主要负责人、职业卫生管理人员、职业病危害严重岗位人员职业卫生培训证书或复印件；
（4）职业卫生日常培训一览表（表7-2）；
（5）职业卫生年度培训计划、培训教材、培训签到表、试卷、成绩表、影像资料（相关资料也可保存在劳动人事管理等部门档案中，但必须在本档案目录中注明其所存档案和位置）；
（6）其他应列入的资料。
8、分类档案八：职业病危害事故报告与应急处置档案
（1）本档案目录；
（2）职业病危害事故处理与应急处置记录；
（3）职业病危害事故性检测报告、技术鉴定材料；
（4）事故现场取证材料（照片、证言、证词等）；
（5）医院诊断、治疗相关材料；
（6）事故赔偿相关材料；
（7）职业病危害事故调查报告及责任追究文件；
（8）其他应列入的资料。
9、分类档案九：职业健康检查汇总及处置档案
（1）本档案目录；
（2）职业健康检查结果汇总表（表9-1）；
（3）用人单位职业健康检查处理、安置记录（表9-2）；
（4）职业健康检查结果告知记录（表9-3）；
（5）职业健康检查机构资质、委托协议；
（6）职业健康检查报告（个人职业健康检查报告、诊断结果存入劳动者职业健康监护档案）；
（7）其他应列入的资料。
10、分类档案十：建设项目职业卫生“三同时” 档案
（1）本档案目录；
（2）建设项目职业卫生“三同时”登记表（表10—1）；
（3）建设项目审核（备案）、审查、验收许可意见书；
（4）建设项目职业病危害预评价报告、职业病防护设施设计专篇、建设项目职业病危害控制效果评价报告书、内审意见表、自验收报告；
（5）其他应列入的资料。
11、分类档案十一：职业卫生安全许可证、职业病危害项目申报档案
（1）本档案目录；
（2）职业卫生安全许可证申领登记表（表11－1）；
（3）职业卫生安全许可／变更／延续证书副本；
（4）职业病危害项目申报登记表 （表11－2）；
（5）职业病危害项目申报／变更材料、申报／变更回执；
（6）其他应列入的资料。
12、分类档案十二：职业卫生监督检查及其它管理档案
（1）本档案目录；
（2）职业卫生检查和整改记录表（表12—1）；
（3）职业卫生监管部门职业卫生监督检查下达的执法文书及相关记录和资料；
（4）用人单位自查的现场检查记录、整改意见书、处罚决定书、隐患整改记录等；
（5）其他应列入的资料。
附表一 用人单位基本情况汇总一览表
企业名称

组织机构代码

注册地址

工作场所地址

法定代表人

联系电话

所属行业

登记注册类型

企业规模

从业人员数(人)

接触职业病
危害因素人数(人)

合同告知
职业病危害人数(人)

女职工人数（人）

外协工人数（人）

农民工人数（人）

建立职业健康
监护档案人数(人)

职业病危害
作业岗位数(个)

设置警示
标识岗位数(个)

应职业卫生培训
人数(人)

实际职业卫生
培训人数(人)

专职职业卫生
管理人数(人)

兼职职业卫生
管理人数(人)

应职业病危害
预评价项目数(个)

实际职业病危害
预评价项目数(个)

应职业病危害控制
效果评价项目数(个)

实际职业病危害控制
效果评价项目数(个)

职业病危害申报
□已申报
□未申报
主要负责人
职业卫生培训
□已培训
□未培训
应职业健康检查人数(人)
实际职业健康检查人数(人)
岗前
在岗
离岗
岗前
在岗
离岗

新发职业病病例数(人)
累计职业病病例数(人)
合计
尘肺
职业
中毒
噪声聋
职业性皮肤病
合计
尘肺
职业
中毒
噪声聋
职业性皮肤病

职业病危害因素
接触人数(人)
检测点数（个)
达标点数(个)
1.粉尘(小计)
FC

(1)矽尘
FC1

……
……

2.化学毒物(小计)
HX

(1)铅
HX1

……
……

3.物理因素(小计)
WL

(1)高温
WL1

……
……

4.生物因素(小计)
SW

(1)炭疽杆菌
SW1

……
……

填表人： 部门负责人： 主要负责人： 填表时间： 年 月 日

注：1）本表记录用人单位基本情况，每年1月份填写，所填内容为上一年度数据；
2）所属行业按《国民经济行业分类》（GB/T4754-2011）填写至小类;
3）企业规模按《国家统计局关于印发统计上大中小微型企业划分办法的通知》（国统字〔2011〕75号）填写；
4）从业人员包括正式工、合同工、临时工和劳务派遣工;外协工是指通过劳务派遣或承包单位到本单位从事生产、检修、工程建设、服务等作业人员；
5）职业病危害因素检测和职业健康检查是指由取得国家认可资质的职业卫生技术服务机构进行的检测和检查；
6）主要负责人是指董事长、经理、厂（矿）长（含实际控制人）、站长等。

— 39 —

组成
姓名
性别
所在部门
职务
职称
专/兼职
是否经过安监部
门职业卫生培训
电话
备注
主要负责人

分管负责人

部门负责人

具体负责人

管理人员

表1-1 职业卫生管理人员一览表
填表时间： 年 月 日
注：本表记录用人单位职业卫生管理人员基本情况，人员变化时本表应重新填写并同调整前表格一并存档。

表2-1 职业卫生管理制度、操作规程一览表
序号
管理制度、操作规程名称
实施时间
实施部门
备注
一
职业病防治计划和实施方案

二
职业卫生管理制度

1
职业病危害警示与告知制度

2
职业病危害项目申报制度；

3
职业病防治宣传教育培训制度

4
职业病防护设施维护检修制度

5
职业病防护用品管理制度

6
职业病危害因素监测与评价管理制度

7
建设项目职业卫生“三同时”管理制度

8
劳动者职业健康监护及其档案管理制度

9
职业病危害事故处置与报告制度

10
职业病危害应急救援与管理制度

11
其它职业卫生管理制度

三
岗位职业卫生操作规程

1
XXX岗位职业卫生操作规程

注：1）本表记录用人单位职业卫生管理制度和操作规程，每年度的职业病防治计划和实施方案应及时归档；
2）岗位职业卫生操作规程可与其他操作规程合并，但内容必须有职业病防护设施、应急救援设施和个人防护用品操作的相关规定。

表2—2 职业病防治法律、法规、规范、标准、文件一览表
序号
来发文
日 期
职业卫生法律、法规、规章、
规范、标准、文件名称
编号
实施时间
发布部门
备注

注： 1）本表记录用人单位收集的职业病防治法律、法规、规范、标准和文件，文件包括上级机关发文和企业发文；
2）发布部门是指发文机关或企业发文部门。
示例：铸件打磨喷漆车间
职业病危害因素：噪声
职业病危害因素：噪声
职业病危害因素：砂轮磨尘、噪声
职业病危害因素：甲苯、二甲苯、高温

喷漆
铸件钻孔与孔位丝攻钻床

铸件整形
铸件砂轮打磨
砂轮机：8台

工艺过程中存在的职业病危害因素：① 打磨：砂轮磨尘、噪声 ②铸件整形：噪声 ③铸件冲孔：噪声 ④喷漆：甲苯、二甲苯、高温
表3-1 生产工艺流程图
注：1）本图为生产工艺流程图示例。用人单位应根据本单位实际绘制工艺流程图，注明存在职业病危害因素的环节或部位；
2) 生产工艺流程图按产品或车间流程绘制；
3）生产工艺流程用方框标明工艺、装置和设备的名称，用箭头标明工艺流程；
4）生产工艺发生变化及时更新生产工艺流程图，并将变化前工艺流程图一并归档。
表3－2 职业病危害因素清单、岗位分布及人员接触情况表
部门/
车间
岗位
名称
序号
姓名
性别
粉尘名称及
接触时间
化学毒物名称及接触时间
物理因素名称
及接触时间
其他危害因素名称
及接触时间

1

2

3

…

合计
岗位数：

人数：

--
--
种类数：
人数：
种类数：
人数：
种类数：
人数：
种类数：
人数：

1

2

3

…

合计
岗位数：

人数：

--
--
种类数：
人数：
种类数：
人数：
种类数：
人数：
种类数：
人数：
总计
岗位数：

总人数：
种类数：
人数：
种类数：
人数：
种类数：
人数：
种类数：
人数：
填表人： 部门负责人：
注:1）本表记录用人单位职业病危害因素及岗位分布、人员接触情况，每年1月份填写，内容为上年度数据；
2）接触时间是指每个班接触时间，以小时计，可在危害因素种类后以括号内的数字表示，如矽尘（6）；
3）合计是指一个部门或车间汇总情况，总计是指用人单位汇总情况；
4) 其他危害因素是指生物因素、放射性危害因素等；
5）岗位人员变动时，应及时将变动情况填入表3-3。

表3－3 人 员 变 动 表
姓名
性别
部门/车间
现岗位
原岗位（单位）
调入/调出时间
备注

注：本表记录用人单位各岗位人员每年变动情况。本表应和表3-2一并存放归档。
表3－4 产生职业病危害的设备、材料及警示标识一览表
序号
设备、材料名称
生产或供货单位
用量/产量（吨／年）
主要成分
可能产生的职业病
危害因素
使用的
作业场所
用途
有无中文
说明书
警示标识
设置种类及数量

填表人： 部门负责人：

注：1）本表记录用人单位产生职业病危害的设备、材料，材料是指各种原辅材料及产品、副产品和中间产品；
2）设备、材料名称按工艺流程顺序填写，先填设备，后填材料；
3）产量的单位可根据企业实际情况填写；
4）警示标识设置种类是指“图形标识”、“警示线”、“警示语句”、“告知卡”等，详见GBZ158-2003。
表4—1 主要职业病防护设施、应急救援设施配置表
序号
设施名称
型号
固定资产原值
（万元）
使用车间
岗 位
用途
生产厂家
启用时间
使用状态

填表人： 部门负责人：
注：1）本表记录用人单位职业病防护设施、应急救援设施配置情况，按工艺流程顺序填写；
2）使用状态是指正常、异常、停用等状态；
3）如配置发生变化应重新填写，并与变化前配置表一并归档。
表4—2 职业病防护设施、应急救援设施检修/维护/更换汇总表
序号
检修/维护/更换部门
检修/维护/更换时间
设备、设施名称
所在车间岗位
检修/维护/更换负责人
备注

注：1)本表记录用人单位职业病危害防护设施、应急救援设施的检修、维护与更换汇总情况，备注栏注明”检修”、”维护”或”更换”和其他事项；
2)本表每半年汇总归档，其日常记录可由检修、维护、更换实施部门保存。
表5-1 职业病危害因素浓度（强度）日常监测记录
监测部门：
监测
日期
车间/部门
岗位或工种
职业病
危害因素
接触限值
监测结果
是否达标
监测人
备注

注：1）本表记录用人单位进行的职业病危害因素日常监测情况；
2）是否达标填写“达标”或“不达标”。
表5-2 职业病危害因素检测/监测超标整改一览表
检测/监
测日期
车间/部门
超标岗位
或工种
职业病
危害因素
接触
限值
检测/监测结 果
检测/监测
机构/部门
整改措施
复查结论
复查时间
复查人

注：本表记录用人单位进行的日常监测和有资质的检测机构进行的定期检测超标整改情况。
序号
车间/岗位
（工种）
品名
发放周期
数 量
型 号
防护类型
日期
签字
备注

表6-1 职业病防护用品发放/更换/维护记录
注：1）本表记录用人单位职业病防护用品发放、更换与维护情况，每半年整理汇总归档，备注栏注明“发放”、“更新”或“维护”和其他事项；
2）发放周期以“月”为单位，随时发放的可标注“随时”；
3）防护类型是指“头部防护” 、“呼吸防护”、“ 眼面部防护”、“ 听力防护”、“手部防护”、“足部防护”、“ 躯体防护”、“坠落防护”、“劳动护肤”、“逃生防护”等，详见GB/T12903-2008。
表7-1 主要负责人、职业卫生管理人员及职业病危害严重岗位人员职业卫生培训证书登记表
序号
姓名
职务
培训时间
发证机构
证书编号
证书有效期
复训（换证）时间
备注

注：本表记录用人单位主要负责人、职业卫生管理人员、职业病危害严重岗位人员经安全监管部门职业卫生培训情况。
表7—2 职业卫生日常培训一览表
序号
培训
时间
培训范围
培训
类别
参加
人数
培训
部门
培训内容
培训方式
授课人
备注

注：1）本表记录用人单位组织的职业卫生日常培训情况；
2）培训范围是指全员、中层、班组长、作业人员等；
3）培训类别是指岗前培训、转岗培训、在岗定期培训等；
4）培训方式是指理论培训或实际操作培训。
表9-1 职业健康检查结果汇总表
检查日期
检查机构
体检
种类
应检
人数
实检
人数
检查结果（人数）
备注
未见异常
复查
疑似
禁忌症
其他疾患

注：1）本表记录用人单位接触职业病危害作业人员职业健康检查情况；
2）检查机构是指具有卫生行政主管部门认定的有相应资质的职业健康体检、诊断机构；
3）体检种类是指上岗前、在岗期间、离岗时、应急、离岗后医学随访等检查。

表9—2 用人单位职业健康检查处理、安置记录
序号
姓名
性别
出生
年月
部门/
车间
工 种
（岗位）
接害
年限
检查
时间
检查
结果
复查
时间
复查
结果
诊断
时间
诊断
结果
处置情况
处置
时间

注：1）本表记录用人单位职业健康检查结果处理安置情况；
2）处置情况是指调离、暂时脱离工作岗位、复查、医学观察、职业病诊断等处理和安置情况；
3）接害年限是指与造成职业损害有关的接触职业病危害因素的年限；
4）本记录包括用人单位设立以来所有职业病病例。
表9-3 职业健康检查结果告知记录
职业健康检查机构： 检查时间： 年 月 日
部门/车间
岗位
单位是否已书面告知健康检查结果（是/否）
劳动者
本人签字
签字时间
备注

注：本表记录用人单位职业健康检查告知情况，应在告知劳动者职业健康检查结果时填写。
表10－1 建设项目职业卫生“三同时”登记表
建设项目名称
类别
总投资
（万元）
备案、许可意见书文号
预评价报告
审核／备案
防护设施
设计审查
防护设施竣工
验收／备案

注：1）本表记录用人单位建设项目职业卫生“三同时”执行情况；
2）类别是指新建、改建、扩建、技术改造、技术引进。
表11—1 职业卫生安全许可证登记表
序号
类 别
有效期限
作业场所
许可范围
发证机关
证书编号

注：1）本表记录用人单位职业卫生安全许可证领取情况；
2）类别是指初次、变更或延续。
表11—2 职业病危害项目申报登记表
序号
类别
职业病危害因素
变更原因
受理机关
回执单编号
回执时间

注：1）本表记录用人单位职业病危害项目申报情况；
2）类别是指初次或变更；
3）变更原因仅在变更申报时填写。
表12—1 职业卫生检查和整改一览表
检查时间
检查部门
检查人
发现问题
整改期限
整改验收时间
复查结果
复查人

注：本表记录职业卫生监督管理部门及用人单位进行的职业卫生监督检查和整改情况。
附件2：

《职业健康监护档案》建立说明及格式

一、档案管理要求
1、用人单位应按照职业病防治相关法律法规及本通知的要求建立《职业健康监护档案》，由职业卫生管理部门综合管理，编制职业健康监护档案汇总表（附表一），制定查阅、复印、告知等登记管理制度并设专人管理。
2、《职业健康监护档案》应一人一档，设专用的档案袋，放置在专用档案柜。其中胸片的存档可根据用人单位实际情况，既可放入一人一档的《职业健康监护档案》，也可集中保存，但集中保存时必须注明档案编号和姓名，并编制目录。档案袋封面格式见附表二。
3、《职业健康监护档案》应在劳动者进入用人单位从事接触职业病危害作业（包括转岗到接触职业病危害作业岗位）和从事有特殊健康要求作业时设立。
4、《职业健康监护档案》应及时存档，长期保存，妥善保管。任何单位和个人不得隐瞒、伪造、篡改、毁损、随意借阅、销毁、遗弃《职业健康监护档案》及其相关信息，要确保劳动者的职业健康隐私权、保密权。
5、劳动者或者其近亲属、委托代理人、职业卫生监督检查人员查阅、复印本档案，用人单位不得拒绝，不得提供虚假档案材料，并做好借阅记录；
6、劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。
7、用人单位发生分立、合并、解散、破产等情形的，《职业健康监护档案》应按照国家档案管理的有关规定移交保管。
8、《职业健康监护档案》管理人员调离时，必须办好交接手续，交接人双方必须签字；
9、《职业健康监护档案》格式可根据工作实际做适当调整，并参照样表在相应表格后附加表格予以补充。
10、本通知下发前用人单位已建立《职业健康监护档案》的，应按本通知要求重新完善，并分类归档保存。
二、档案内容
1、个人基本信息（表1）。
2、工作场所职业病危害因素检测结果（表2）。
3、历次职业健康检查结果及处理情况（表3）。
4、职业健康体检报告、职业病诊疗等健康资料。
5、其他需要存入职业健康监护档案的有关资料。
附表一 职业健康监护档案汇总表
部门/
车间
档案编号
姓名
性别
建档时间
人员调离情况
备注
调离时间
是否提供档案复印件
劳动者
签字