现场活动组织作业指引ZGYC-QP-PR011.doc

现场活动组织作业指引
编号：ZGYC-WI-PR051
版号：A/0
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现场活动组织作业指引

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1．
目的
为提升卖场人气、保持项目活跃的市场形象，组织各种现场类活动，从而辅助项目阶段性销售目标的最终实现。
2．
适用范围
适用于所有销售项目现场类活动。
3．
定义
联合活动领导小组：阶段性开盘、集体入住等重大节点的现场活动时，由营销部牵头，物业、工程管理部、总经办参与成立。
4．
职责
4.1 营销部项目企划人员负责活动的计划制定、活动筹备、现场效果控制、活动总结全过程。
4.2 联合活动领导小组明确各部门工作计划，通过共同协作与分工完成活动的准备与实施。
4.3 工程管理部配合其它现场活动的相关准备和现场协调工作。
4.4 物业公司配合其它现场活动的相关准备和现场协调工作。
5．
工作程序
5.1 活动分类
5.1.1重大销售节点活动
5.1.1.1.阶段性开盘活动：以阶段性资源开盘、短期内创造销售高峰为目标。要求形式、主题与开盘推广紧密结合，宣扬项目精神、充分烘托卖场气氛、营造旺盛人气。
5.1.1.2.集体入住活动：以客服中心和物业为主，销售配合的入住仪式或活动。要求充分利用项目入住契机，调动推广资源，利用业主口传效应，增加来访，提高客户质量。
5.1.2常规销售辅助活动
5.1.2.1.项目主题/文化类活动：通过举办围绕主题的现场活动，塑造项目气质，深化项目个性，烘托卖场人气。活动宜小型化、系列化、参与度高，强调精致和文化品位。
5.1.2.2.工地/社区开放日活动：围绕工程、现场环境、社区配套到位等节点，适时组织业主、准业主的参观交流活动，拉近距离，树立口碑，提升满意度。准备充分能达到事半功倍的效果。
5.1.2.3.时令节日活动：结合时令节日，灵活组织小型节日主题活动，一般用于短期活跃卖场氛围，此种活动比较灵活，一般为锦上添花的效果，可以根据需要安排。
5.1.2.4.促销类活动：为完成阶段性销售目标，与促销政策相结合推出，形式多变，主要起到辅助销售的实际作用。
5.1.3业主生活类活动
5.1.3.1.社区文化节：为社区入住开始，从组织业主参加到业主亲自参与组织的社区活动，能够有效提高业主满意度，提升社区形象。一般由主题统一，包括文艺、体育、休闲娱乐等系列活动组成，每年定期举行，社区成熟后成为业主和社区的一个节日。
5.1.3.2.新年活动：为提高客户满意度，每年新年为客户和业主举办的迎新年活动。一般为文艺汇演与餐会结合的形式。
5.2 工作安排
5.2.1活动计划确立阶段
5.2.1.1.根据阶段性销售目标，确定活动基本类型、形式和所要达到的效果。
a)结合销售目标，提出意向活动形式和思路及可能的创新点。
b)收集意向活动单位的相关资料、包括不同形式活动的筹备周期、预算、效果等。
5.2.2制定活动计划阶段
5.2.2.1.编写活动方案
a)活动思路。
b)活动时间、地点。
c)活动主题、名称、活动LOGO。
d)活动流程。
e)人员分工。
f)部门协作。
g)活动预算。
5.2.2.2.活动计划及预算的批准
5.2.3活动筹备阶段
5.2.3.1.根据收集的合作公司资料，逐一进行实地走访、观摩；明确各公司的优、劣势后，确定承办活动的公司，签署合作协议。
5.2.3.2.明确活动主题，并与项目企划部、现场制作公司进行活动宣传、现场包装的准备工作对接。
5.2.3.3.活动审批完成后，公司层面的大型活动需要召开部门协调会，通过文件下发活动安排，并绘制流程图和活动场地人员配置图，与物业、客服等相关部门对接，明确工作流程、人员分工，并随时通报活动准备情况、问题点及活动相关注意事项。
5.2.3.4.部门内部活动需要与项目销售人员进行活动流程与人员配合的工作对接。
5.2.3.5.与活动承办方现场对接，确保活动开始前相关准备工作按进度落实到位。
5.2.3.6.演出类等大型活动，形式创新活动需要进行预演，查漏补缺，确保活动达到计划效果。
5.2.4活动进行阶段
5.2.4.1.营销部项目企划人员作为活动现场总协调人，按预定计划督导活动承办方、相关配合部门及人员按规定时间、流程开展现场活动。
5.2.4.2.跟踪活动实施情况，对现场出现的问题点及时补救，修正。对于合作方未能按合同约定的程序、效果执行的，要予以违约的通报。
5.2.4.3.大型活动随时准备对人员安全、业主投诉等突发事件的应急处理。
5.2.4.4.现场活动内容摄影、摄像记录。
5.2.5活动总结阶段
5.2.5.1.活动效果意见反馈、整理分析、活动费用汇总。
5.2.5.2.分析活动的优劣得失，完成活动总结报告。
5.2.5.3.活动记录存档。
6．
相关文件
无
7．
相关记录
无