印信管理及使用程序.doc

编号：BT-XZ-109版 本 号A印信管理及使用程序修改次第00页次/总页数6/6印信管理及使用程序受控状态：_受控_发放编号：_生效日期：_2007-04-02_版本/修改次第更改页次/章节编制审核批准生效日期1目的为加强公司的印章和介绍信管理，规范工作程序。2适用范围适用于公司各部门、各项目部各类印章的管理及使用。3职责3.13.2集团办公室及各项目部办公室为印章管理的主管部门。各办公室指定专人负责印章的管理。4工作流程4.14.1.14.1.24.24.2.14.2.24.2.34.34.3.14.3.24.3.34.3.44.44.4.14.4.24.4.34.4.44.4.5印信的制作或购买印章的制作：因工作需要须刻制印章的，由办公室报总经理或以上领导批准，到指定店家刻制；介绍信的制作或购买：因工作需要须印制或购买统一格式介绍信的，由办公室报总经理或以上领导批准，到指定厂家印制，或到指定店家购买。印章的登记所有印章都必须由办公室在印章领用登记本上逐一登记，并留存印模式样；各部门领用属于本部门保管的印章时，必须经董事局主席授权，然后在印章领用登记本上登记；每次用印，应填写印章使用审批表，登记内容为用印日期、事由、经办人、批准人、用印数等。印信的保管办公室负责保管公司印章、法定代表人印章及由各部门（机构）保管以外的各类印章、公司介绍信；销售公司负责保管销售合同专用章；财务部负责保管财务专用章、；造价控制中心负责保管工程合同专用章；印信的使用印章的使用a)凡涉及公司对外投资、合作协议、土地协议、银行担保等重大事项的用印，须经董事局主席或其授权人签字同意或凭协议、合同上董事局主席或其授权人的签字方可用印，具体经办人须在印章使用审批表上签字，用印的文件资料须留有正本存档；b)凡公司事务性的文件资料用印，须经总经理或其授权人在发文审批单或印章使用审批表上签字，用印的文件资料须留有正本存档；c)预售协议用印，由销售公司加盖销售合同专用章。商品房买卖合同用印，由销售公司加盖销售合同专用章，经办人须在印章使用审批表上签字，需在合同上加盖法定代表人印章的，须经法定代表人同意；d)财务票据、凭证、报表及款项支付用印，须经财务部会计审核，由出纳盖上财务专用章，然后由会计加盖法定代表人印章；介绍信的使用开具公司介绍信，须经办公室主任批准；重大事项须经分管经理或以上领导批准。印章的外带公司印章原则上不允许携带外出，因工作需要必须携带外出的，须经总经理书面批准，原则上需两人以上一同外带，必须由专人保管；用毕，须及时归还。印章的失少发现印章失少，保管人应立即向办公室报告，办公室应及时采取相应措施，并登报声明作废；必要时应向公安部门报案。印信的封存和销毁a)因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章和介绍信，应由办公室统一封存。b)一般情况下，封存5年后报总经理批准，由办公室统一销毁。c)使用过的印章使用审批表和介绍信存根，于次年3月存档备查。5相关性/支持文件印信管理制度(BT-XZ-216)6附录印信管理及使用流程图