安阳健丰食品有限公司采购管理制度讨论稿.doc
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1、一、采购及结算管理1合用于公司对原材料包装物、五金劳保材料及促销用品采购价格、采购入库、发票验收及结算的管理。2控制目的() 2.1保证所有供货商均签定有采购或代购协议,协议中明确规定有货款支付方式和账期。2.2供货商是初次供货签定协议前应提供营业执照、卫生许可证和国税税务登记证,如提供的是增值税专用发票还应提供一般纳税人资格证明;假如是农副产品按国税局收购农副产品的规定提供农民的身份证复印件。2.3保证所有采购货品均有订单,且订单价格已按规定的程序进行审核。2.4保证所有供货商入库货品均有入库单。2.5保证入库货品的数量和价格准确、入账及时,并经品保部验收合格。2.6保证资金按规定的账期支付
2、。2.7保证采购入库及付款均做到合理、合法、合规,并且得到及时准确的记录。3重要控制点3.1材料会计审核入出库单是否按规定的流程和时间报送。3.2材料会计按规定审核发票的合规性和合法性,并签收发票记录单。3.3所有材料款入账均规定发票和入库单相匹配,小量实验用材料入账及付款程序见?号程序。3.4材料会计审核各部门填报领用量是否与仓库相符。3.5应付会计审核材料询价单,负责和供货商对账。3.6主管(或稽核)会计审核应付业务凭证科目使用是否对的,原始票据与发票金额是否一致,资料计算是否对的。4原材料包装物采购程序4.1原材料包装物采购外部报价审批4.1.1采购员依据竞价程序将拟拟定的材料价格填写一
3、式两联的,报采购经理审核。4.1.2采购经理审核是否经招标管理和竞价程序,对价格的合理性作出判断。4.1.3财务中心审计部经理对进行审核,审核价格是否合理、新价格是否在成本预算的范围内。若价格上下浮动超过预算价格的5%,报项目经理签批,若价格上下浮动超过预算价格的10%,报生产总监签批,若价格上下浮动超过预算价格的20%,报总经理审批。4.1.4采购员将经审批后的价格维护到速达E3系统中的”询价单”。4.1.5财务部应付会计在速达E3系统中审核,并在上签字后回馈采购员一联。4.2采购计划与订单下达4.2.1生产中心计划员依据生产计划或月度五金劳保采购计划表进行物料需求分析,在此基础上编制物料需
4、求计划,在速达E3系统中”用料计划“录入物料需求计划4.2.2采购员在通过审批的物料需求计划的基础上进行招标或比价竞采,在速达E3系统中“采购询价单”审核材料采购计划。4.2.3每月采购部采购员将拟采购原材料及包装物的供货商报采购经理和主管副总审核。4.2.4采购员依据材料采购计划和经报批批准的供货商名单,在”采购订单录入”接口选择供货商及选定到货信息等内容,生成订单。4.2.5采购主管在速达E3系统中” 采购订单确认”接口审核订单。4.3原材料及包装物采购订单执行与收货。4.3.1采购主管将原材料及包装采购订单内容及订单协议编号通过传真形式告知供货商。4.3.2供货商送货时,将采购部下达的订
5、单协议号信息传达给保管员。4.3.3保管员查询供货商所报的订单协议号在信息系统中若存在,则由质检查收质量后,保管验收数量并打印一式三联的入库单,送货人及保管在入库单上签字。一联交会计,二联交送货人,三联保管。4.4接受发票及财务解决4.4.1保管员每日将第一联传应付会计,应付会计核相应付台账。4.4.2财务应付会计每月与供货商对账后,供货商开发票。4.4.3材料会计接受供货商发票及结算联,在速达E3系统中进行发票与入库单的勾兑,若发票对的,则在发票上签字并填写。若供商发票丢失,公司不予结账,确因特殊因素需结算时,报应付会计、采购经理、财务经理审核、财务总监审批批准,方可结算。4.4.4材料会计
6、将发票与入库单传采购员及采购经理签字确认后传财务经理审核签字。4.4.5经签字后的发票传应付会计录入凭证,主管会计审核凭证,更新财务账。4.5原材料及包装物的结算4.5.1材料会计依据采购协议约定的账期,将到账期的货款填写和,每月24号前报采购部。4.5.2采购经理审核上的采购账期金额是否对的,若有质量或其它特殊问题需要压款的,需标注说明。4.5.3主管会计审核的账期及欠款金额是否对的。4.5.4报财务经理签审,财务经理在和上签字,标明付款方式。4.5.5资金主管审核是否在月度资金预算范围内,若不在执行资金计划报批流程。4.5.6报财务总监审批,决定是否付款,并在上签字。4.5.7资金主管安排
7、出纳员按付款方式办理付款手续。4.5.8支票及其它银行票据的领取需由采购员在支票登记本上签字。5农副产品收购采购程序5.1农副产品收购采购外部报价审批参照?原材料及包执报价程序执行。5.2采购计划与订单下达参照?原材料及包装物报价程序执行。5.3农产品采购订单执行与收货参照?原材料及包执报价程序执行。5.4农产品收购发票开具管理及财务解决。5.4.1材料会计审核农产品上的供货商是否与农民的身份证一致,材料是否符合收购发票的开具范围。5.4.2成本会计依据材料开具收购发票,附交材料会计审核。5.4.3材料会计依据审核过的和,编写凭证入账,主管会计审核。5.5农产品的结算5.5.1填写和入账,执行
8、”原材料及包装物的结算程序”。5.5.2付款时,5万以上的,由供货商提供卡号,由钞票出纳员将现款汇入卡号,卡号姓名需与上的供货商姓名一致,付款后出纳员将汇出的银行回单符在凭证后边。采购金额每次付款5万以下的,可支取钞票。6零星研发产品原料采购程序零星研发原料的定义:每批在200以下?6.1零星研发产品原料采购外部报价审批外购前请采购经理对价格议项进行确认,采购经理审核价格,资金管理部审批是否在研发经费预算内。6.2采购执行研发员根据研发产品小试计划采购原料。6.3零星研发产品原料采购执行与收货管理采购原料买回后需由研发部经理指定人员交验,并在发票上签字,不再办理入出库手续。6.4付款及财务解决
9、6.4.1经办人报账前由部门负责人在采购发票上签字。6.4.2财务部费用会计审核是否有预算审批手续,采购原料开具的发票是否合规。6.4.3财务入账按费用解决,记入相关部门的研发费用。6五金劳保促销品采购程序6.1五金劳保采购报价的审批(形成应付的)6.1.1五金、劳保采购员根物资采购计划表选商、询价,把询价结果汇总在报价单上,注明选用供货商及单价,由五金、劳保会计填注计划价后转采购经理。6.1.2采购经理对价格的合理性作出判断,审核签字。6.1.3审计部对报价单进行调查审核,审核价格是否合理、新价格是否符合计划价,提出书面意见随报价单报财务总监核准。6.1.4采购员将经审批后的报价单价格维护到
10、速达E3系统”采购询价单”中。6.1.5财务部材料会计在速达E3系统中审核,并在报价单上签字后回馈采购员一联。6.2采购计划与订单下达6.2.1采购部采购员依据临时采购单或物资采购计划表,在速达E3系统中“采购询价单”录入五金劳保的采购计划6.2.2审计部经理在速达E3系统中对“采购询价单”审核并确认五金劳保采购计划。6.2.3采购员依据采购计划和经报批批准的报价单,在”采购订单”接口选择供货商、单价及税率,生成订单。6.2.4采购部经理在速达E3系统中” 采购订单确认”接口审核订单。6.3五金、劳保采购订单执行与收货6.3.1采购员将五金、劳保采购订单内容及订单编号通过电话或传真形式告知供货
11、商。6.3.2供货商送货时,将采购部下达的订单号信息传达给保管员。6.3.3保管员查询供货商所报的订单号在信息系统中若存在,则由质检查收质量后,保管验收数量并打印一式三联的入库单,送货人及保管在入库单上签字。一联交会计,二联交送货人,三联保管。6.4接受发票及财务解决6.4.1保管员每日将第一联传材料会计,会计核相应付台账。6.4.2材料会计根据需要随时与供货商对账后,供货商依入库单开发票。6.4.3采购员接受供货商发票及结算联,和采购经理同时签字确认后转材料会计,会计在速达E3系统中进行发票与入库单的勾兑。6.4.4勾对后由材料会计将发票与入库单传财务经理审核签字。6.4.5经签字后的发票传
12、应付会计录入凭证,主管会计审核凭证,更新财务账.6.5五金劳保的结算6.5.1按账期结算的参照4.5原材料及包装物的结算程序6.6五金劳保现款采购流程6.6.1五金劳保采购员现款采购时,供货商及时开据发票。6.6.2采购回来后,依正常的采购管理流程补录订单、收货。6.6.3报账时采购员把发票、相应的入库单粘贴在粘贴单上,采购经理审核签字后转材料会计,会计审核发票、入库单,并在速达E3中进行发票与入库单的勾对。6.6.4勾对后由材料会计将粘贴单传财务经理审核签字,报财务总监审批,并在粘贴单上签字。6.6.5资金主管安排出纳冲采购员借款或付钞票。附:流程图质量记录:1、付款申请表 2、协议评审表
13、3、供货商合作意向书 4、供方评审表 5、样品编号表 6、合格供方目录 7、采购-1报价审批单 8、招标书 9、招标汇总表 10、采购-2供货商报价单 11、五金劳保报价单 12、非定点采购表 13、采购-3工程投标价 14、采购-5缺货告知单 15、五金劳保计划 16、采购-6供货商送货清单 17、采购-7账期情况表 18、采购-8价格告知单 19、采购-9发票记录 20、采购-10结算单 21、采购-11付款计划表 22、采购-12运费结算单采购外部报价及订单执行管理采购/财务部采购/财务部仓库计划/采购部外部报价审核收发票及入账订单执行及收货采购计划及订单下达采购员填2联第三联仓库第二联
14、供货商第一联应付会计送货人及保管在签字三联是返回应付会计审核发票勾兑并编制转账凭证材料会计将发票/发票记录/入库单传应付会计材料会计依存根联在速达E3中勾兑发票并签字第一联保管员每日将入库单传应付会计1联存二联第一联返回采购员应付会计在速达E3中审核签字主管副总审批采购经理审核签字打票员确认并打印质检/仓库保管验收入库供货商送货、保管查询订单是否有订单计划员在速达E3中录入/确认计划单否按采购管理流程执行是拒收采购员录入订单应付会计核对速达E3台账材料会计收及结算联采购主管审核订单是否批准采购员在上签字是是否对的采购员在速达E3中录入是采购经理审核签字采购主管告知供应商传二联否传给供货商是否对
15、的材料会计填写财务账应付主管审核转账凭证二、存货管理1范围1.1存货管理涉及:产成品、在途商品、原材料、包装物、半成品、在产品、委托代销商品、委托加工产品、低值易耗品等的管理。2 控制目的:保证公司存货资产保值增值,损失价值降到最低限度.3重要控制点:3.1公司要安排专人负责存货管理,负责存货的保管,建立并登记存货数量账,每月与财务部对账。3.2代销商品、委托加工商品和所有存放在公司外部的存货,由主管业务部门负责存货管理,存入商品时,要有对方财务部门出具的收货确认单据和仓库接货清单,正本交公司财务部,副本存主管业务部门。3.3存货盘点:应定期、不定期进行盘点,年度决算前必须进行一次全面清点,每
16、月财务部不定期抽盘至少一次。盘盈、盘亏、毁损和报废的存货由业务部门写出因素,报财务部审核,财务总监及常务副总审批。3.4代销商品、委托加工商品和所有存放在公司外部的存货,要由业务部门定期、不定期与对方核对数量,年度决算前必须由对方财务部门出具盘点确认单据。3.5公司要建立存货的定额管理,做好计量工作,完善并健全存货流转的凭证与手续制度。3.6存货非常管理:3.6.1做好存货的市场行情预测工作,以便拟定存货的购销计划。3.6.2超过3个月储存期的存货,要向公司财务部报告,并做好压库清仓工作。3.6.3贬值的存货要及时向主管部门和财务部门报告,经公司核准及时清理并恰当解决。4程序4.1材料入库程序
17、:参照中的4.3程序执行4.2材料出库流程4.2.1生产领用4.2.1.1车间根据日生产计划的需求填制手工领料单,车间主任审核签字。4.2.1.2财务部录入员依经主任签过字的手工领料单在ERP系统“库存操作/出库单录入”录入领料信息。4.2.1.3原料库操作员审核打印一式三联出库单,保管、送料人员双方签字确认后保管留存一联。送料人员负责把领用材料送到车间,车间接料人收到物料后在剩下两联上签字,一联送料人,一联车间。4.2.2部门领用4.2.2.1如研发、销售等部门需要领用时,部门填制领料单,部门经理审核签字4.2.2.2 E3系统相关录入员依经部门经理签过字的手工领料单在E3系统“出仓单单录入
18、”录入领料信息。4.2.2.3原料库操作员审核打印一式三联出库单,保管、领料人员双方签字确认后保管留存一联,领用部门一联,由库管转材料会计一联。4.2.3销售出库4.2.3.1需求部门或单位提出购买申请,列出购买物料明细,需求单位经理审核签字。4.2.3.2材料会计核算材料价,财务经理审核签字。财务总监签字(现行中没有)4.2.3.3仓库操作员依经双方经理签字的申请录入并确认打印一式三联的销售出库单,保管、领料人员双方签字确认后保管留存一联,领用部门一联,由库管转材料会计一联。4.2.4外加工出库4.2.4.1外协厂根据生产计划填制一式两联的手工领料单,外协厂经理审核签字后转外协办,外协经理审
19、核签字。一联外协厂留存,一联外协办留存。4.2.4.2材料会计核算价,应付主管审核。(现行中没有)4.2.4.3外协记录把审批后的手工领用单录入ERP系统中4.2.4.4外协厂领料人员持审批过的手工领料单到仓库领料,库管以此查询系统信息,审核打印一式三联的外加工出库单。保管、外协厂领料人员双方签字确认后保管留存一联,外协厂一联,由库管转外协记录一联。4.2.5委托加工材料出库4.2.5.1生产部门根据实际需求提出加工申请,填制部门联系涵,项目经理审核签字。4.2.5.2采购经理审核签字后,采购员据此选商、报价,填制调价单,采购经理审核,财务总监审批。4.2.5.3受委托加工的供货商凭采购部批条
20、到仓库拉货,仓库操作员录入并审核打印一式三联的加工出库单,保管、拉料人员双方签字确认后保管留存一联,加工单位一联,由库管转材料会计一联。4.2.6赠品出库4.2.6.1业务员根据需要提出申请,销售总监审核签字4.2.6.2预案员汇总整理成一式两联的物品领用预案单,应收会计审核签字后转开票内勤一联。4.2.6.3开票内勤在系统的“销售系统”中录入销售发货单4.2.6.4开票员审核打印一式四联的提货(出仓)单4.2.6.5提货人员凭打印的提货单到仓库提货,提货后仓库保管录入实际发货数量并作提货解决。4.2.7报废出库4.2.7.1原料主管根据实际存货情况填制报废申请单,列出报废物料明细,计划经理审
21、核签字,生产副总审核。4.2.7.2材料会计核价,财务经理审核,财务总监审批。4.2.7.3仓库依据审批过的申请单,操作员录入并打印一式两联的出库单,仓库留存一联,转材料会计一联。4.2.8五金劳保的出库4.2.8.1发放出库4.2.8.1.1各车间、部门领用五金、劳保时,领用部门、车间填制手工领料单,部门、车间经理审核签字4.2.8.1.2五金、劳保操作员依据审批的手工领料单,录入并审核打印一式三联的发放出库单,库管、领料人签字后仓库留一联,领料人一联,转五金劳保会计一联。4.2.8.2加工出库4.2.8.2.1需求部门根据实际需求提出加工申请,填制发外维修单,部门经理审核签字,事业部副总审
22、核。4.2.8.2.2审批后的发外维修单转采购部,采购员据此选商、报价,填制报价单,采购经理审核,财务总监审批。4.2.8.2.3受委托加工的供货商凭采购部批条到仓库拉货,仓库操作员录入并审核打印一式三联的加工出库单,保管拉料人员双方签字确认后保管留存一联,加工单位一联,由库管转材料会计一联。4.3成品入库管理4.3.1生产入库(含次品)4.3.1.1车间库工将产成品交给成品库库工,办理交接手续。4.3.1.2车间库工,按票据书写规范规定,准确填报一式三联的入库记录(第一联库存操作员留存,第二联保管留存,第三联车间留存)。4.3.1.3成品库库工对成品验收后,在一式三联的入库记录上签字确认。4
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