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工程项目合同管理办法

第一章 总则
第一条：为了促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，维护公司合法权益，加强公司工程项目合同管理，规范工作流程，防止公司蒙受不必要的经济损失，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规、结合公司实际情况，特制定《工程项目合同管理办法》（以下简称本《办法》）。
第二条：凡以公司名义与外界发生与建设工程有关的经济往来，都应签订合同，适用于本《办法》。
第三条：合同签订的时限。为了保证合同签订的及时性，避免因签订合同时间的延迟，导致谈判结果无效，给公司造成不必要的损失，因此所有合同的签订在合同的主要条款经合同当事人达成一致后15个工作日内签订完毕（此时限已包括合同评审时间）
第四条：公司任何部门或个人不得以任何理由规避本《办法》，否则根据本《办法》规定给予处罚。

第二章 合同的分类
第五条：合同的分类
根据合同标的性质分为工程合同和材料合同，工程合同包括工程总承包工程、工程分包工程、委托设计、勘察设计、委托监理及工程咨询合同等，材料合同包括材料采购合同和设备采购合同。

第三章 合同的起草
第六条：合同起草的时间。
根据工程进度，依据相关制度，由公司工程部提出需求计划并根据相关制度规定的程序在组织招标或采购之前应确定合同的主要条款，开始起草合同。
第七条：合同文本的确定。
合同文本有国家或政府机关强制执行的合同标准范本时，采取标准范本，否则由公司自行起草合同文本。报公司审批的合同应另行提供合同电子文本，任何合同杜绝由出卖方（承包方）代为起草。
第八条：合同的起草人。
公司通过招标实施的采购，其合同文本由招标主持人组织起草；未经招标实施的采购，其合同文本均由公司采购部组织起草，公司工程部、财务部应积极配合。
第九条：合同的主要条款。
起草的合同内容必须依次包括且不仅限于如下内容：
9．1 合同签订的当事人，合同签订时间及地点，合同订立的当事人名称应准确，合同签订时间精确到天，签订地点明确到工程地点。
9．2 合同的标的。合同标的的描述应清晰准确。
9，3 标的数量及单位。计量单位：有国家标准的应使用国家标准单位。标的数量：标的数量（承包范围）必须准确无歧义，如是可调合同，按实际使用数量（工程量）进行结算的必须明确使用数量（工程量）的计算方法。

9．4 合同履行的期限、地点。合同的履约期限必须准确且最大程度满足工程工期，履约地点必须明确。
9．5 合同的价款和酬金。合同价款与酬金一律使用人民币计量，如需其他币种计量必须经公司财务部审核同意。合同单价应明确，所有合同的总价都应用大、小写分别表示。
在招标文件中或议标洽商过程中约定了合同价款能一次性包死的必须一次性包死。当合同单价可以依据市场变化而变化时，应在合同中明确合同单价的调整方式，合同单价调整的依据应合理且可量化，尽量避免人为可操控的调价方式，能确认为上封顶价格的必须约定成上封顶价格。
9．6 付款方式：本着公司利益，资金利用率最大化的原则与对方洽商合理的付款方式。
9．7 质量标准。标的的质量有国家（行业）标准的必须列明标准名称，有可执行的公司内部质量标准的应在合同中明确。在材料合同中，标的的质量描述应具体（可量化的必须量化，不可量化的应描述清楚），如标的质量确实无法描述清楚的，应以双方共同确认封存的样品作为质量参照物。
9．8 验收标准及方法。验收严格按照合同约定的质量标准执行，验收方法必须切实可行，验收人应明确，能达到事前、事中、事后控制标的质量的目的。
9．9 售后服务。售后服务中应明确双方的权责，规定无偿服务及有偿服务的范围和时限、有偿服务的收费标准、售后服务反应时间。
工程合同中，双方当事人必须签署工程质量保修书来规范售后服务。
9．10 双方的权力和义务。为了有效履行合同，合同条款中应明确双方的信息沟通与配合，任何一方有义务支持其他合同当事人的事项，任何一方有权取得其他合同当事人支持的事项，按合同约定的付款方式支付酬金，按合同规定的时间提供质量符合合同约定标准的产品并提供良好的售后服务。
9．11 违约责任。为了更好的约束双方在合同执行过程中的行为，应在合同中明确详细阐述双方违约责任，且违约责任应做到公平公正。违约责任至少对以下方面进行约束：付款、供货质量、供货期限、售后服务。
9．12 合同的组成文件。在合同中应明确合同的组成文件及解释顺序。
9．13 在工程合同中，应明确当事人分别指派的工程师，并明确各自的职责，承包方的项目经理及项目人员组成情况。
9．14 合同的其他约定。
9．15 合同约定的争议的解决方式。合同争议的解决方式为友好协商，协商不成向买受方（发包方）所在地人民法院提起诉讼。
9．16 合同生效时间、有同等效力的文件及合同份数
9．17 合同当事人代表签章

第四章 合同的审批
第十条：合同审批范围及时间

10．1 公司所有合同都必须经过审批。
10．2 在公司文本确定后，立即上报各相关部门审批。
第十一条：各级合同评审人的评审内容
各级合同评审人应严格按照各自的评审内容仔细评审，并签字负责。
各级评审人的职责如下：
11．1合同经办部门经理，负责对起草合同的全面初审（应经法律顾问审核）。
11．2工程部经理，负责审核合同约定的质量标准是否满足公司开发项目的需要及是否符合相关国家（行业）标准，工期是否满足工程进度，验收方法是否符合国家（行业）相关验收规范且有无操作性。
11．3财务部经理，负责审核该合同的支出是否在公司下达的项目预算范围内，付款方式是否合理。
11．4副总经理，对11.1—11.2评审负责，对合同评审负领导责任。
11．5 公司总经理，对11.1—11.4的评审负责，对合同评审负领导责任。
第十二条：合同评审时限
为了保证合同评审工作高效的运转，各级合同审批人应有时间观念，审批合同时限从审批人接到合同文本开始计时（上班时间）。分公司各级评审人的评审时限由分公司自行确定，公司各级评审部门的评审时限如下：

各级评审时限为：经办部门经理时限为8小时，公司采购部经理2个小时，工程部经理2个小时，财务经理2个小时，公司主管领导3个小时，公司总经理6个小时。公司负责合同报审人员必须建立合同评审时间台帐，公司各级合同评审人在收到合同评审的时候必须签字，时间精确到分钟。
第十三条：任何评审人在自身评审时限内尚未完成合同审批的，视为默许此合同，并负评审责任，合同评审进入下一个环节或合同评审完成。
第十四条：任何评审人有权对合同提出疑义或对发现问题责令修改，在疑义澄清阶段或对问题修改阶段不计算评审时限。

第五章 合同的签定
第十五条：合同签订的时间。
起草的合同经过了各级相关部门的评审，根据评审意见修改后，方可进行合同的签订。
经过公司评审的合同，必须将依据公司评审意见修改后的合同文本核对无误。
第十六条：合同的签署人必须是已取得法人授权委托的公司总经理，其他人员无权签署合同。合同经办人应在合同中签字。
第十七条：合同的签字栏应包括合同当事人单位名称，法定代表人、委托代理人、合同经办人、地址、邮编、开户行、帐号、电话、传真。
第十八条：合同用章应使用公司合同专用章，未按照本《办法》规定
起草、审批的合同，公章管理者不得加盖公章。
第十九条：在合同签订过程中必须严格遵守下列规定：
19．1未按本《办法》规定的审批流程进行审批的合同不得签订；
19．2合同的签订时间必须在合同生效及合同行为发生之前；
19．3不得出现先采购后补订的合同；
19．4工程合同对标的可以一次性包死的，不得以实际工程量结算；
19．5多页（两页以上）合同必须加盖骑缝章；
19．6出卖方开户行应为企业注册帐户

第六章 合同的备案
第二十条：在合同备案中，原件的优先顺序为公司办公室、财务部、经办部门。

第七章 合同的执行
合同的执行主要是对履约质量的价格、数量、时间等的控制。对标的质量的控制主要包括标的制作过程的控制，合同履行过程中的质量验收，售后服务的监督。验收应严格按照合同中约定的标准及经双方共同确认封存的样品及合同中约定的验收方法进行验收，以确保标的质量符合合同约定的标准。
第二十一条：付款履约
付款应严格按照合同约定的付款方式进行，美意次付款都应做到
付款条件充分。

第八章：奖惩办法
第二十二条：关于合同管理的奖励
为了保证其方法的落实，做到有功必奖，有过必罚，因合同管理方面表现优秀的个人和集体，公司给予奖励。每年年终对公司合同管理工作进行评价，评价项目主要包括以下几个方面：
22．1 月度年度上报的合同备案情况；
22．2采购就当地市场价格下浮比例；
22．3合同履行情况；
22．4合同纠纷情况；
22．5对本《办法》的执行情况
公司对考评结果进行排名，对表现优秀的部门或个人给予物质和精神奖励，并在全公司范围内公开表扬。
第二十三条：公司任何部门或个人违反本《办法》规定的，根据情节的轻重给予以下才处罚：
23．1依据本《办法》规定应签订合同而未签订合同的，对相关责任人处以合同总金额5‰的罚款，但罚款应在200——10000元范围之内。
23．2合同签订时限超出本《办法》规定的，对合同经办人以及其直接领导分别处以200元和1000元的罚款。
23．3应由公司自行起草的合同，由出卖方（承包方）代为起草的，
对合同经办人处于500元的罚款。
23．4合同审批人对合同进行审核时应认真负责，如合同审批中出现明显失误而给公司造成损失的，对负直接责任的审批人处以500元罚款，对负领导责任的审批人处以300元的罚款。
23．5公司各级合同审批人应注意各自的合同审批时限，如合同评审超出自身合同评审时限处以200元罚款。
23．6公司以及分公司各级合同评审人在签署合同评审意见时，必须包括评审意见、签字和签署时间。如出现以上三项内容不全者，一次罚款50元。
23．7违反本《办法》第十八条规定加盖合同专用章的，对用章管理者处以300元罚款。
23．8已签订合同中出卖方帐户为个人帐户而非企业帐户的，对相关责任人处以2000元罚款。
23．9违反本《办法》19.2-19.5款规定的，对相关责任人处以300元罚款。
23．10合同备案的质量以及合同备案及时性未能达到本《办法》规定的标准时，对相关责任人处以200元的罚款。
23．11 合同未到达付款条件而支付合同款的，对相关责任人处以1000元罚款。
23．12合同内容对外泄密而给公司造成了负面影响，对相关责任人处以2000元的罚款，根据情节的轻重给予行政处罚或开除。

第九章 附则
第二十四条：本《办法》自下发之日起生效。