物料代用管理办法.docx

物料代用管理办法

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前 言

本程序根据ISO9001：2008、ISO/TS16949：2009相关要求制定。
本程序所规定的是产品配套物料代用管理办法，在具体实施过程中，公司各有关部门结合本部门的实际，按照本程序的规定要求制定相应的实施办法。
本程序由技术中心提出。
本程序由技术中心起草。
本程序由企业管理部归口。
本程序起草人：汪锡斌
本程序批准人：陈建

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编号：
时间：2021年x月x日

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟
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物料代用管理办法

1 范围
本程序规定了公司产品配套物料代用管理办法。
本程序适用于公司所有产品的各类物料（如：电子类物料、金属件类、塑胶类物料以及包装材料类等）。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
HS-42 供应商管理程序
HS-41 采购管理业务程序
3 定义
无
4 职责
4.1 技术中心
4.1.1 技术中心产品设计工程师对代用的产品物料功能、性能、接口、品质进行确认；
4.1.2 产品设计工程师在产品配套物料供应断货、缺货时提出相应的物料代用方案；
4.1.3 对不同的客户需求，需降低成本而提出相应的物料代用；
4.1.4 技术中心BOM管理人员严格执行代用规定，并在ERP(K3)系统中建立代用关系。
4.1.5 技术中心负责代用物料数据库管理，建立代用物料库，实施维护、更新、定期发布代用物料清单。
4.2 采购物流部
4.2.1 采购人员应根据设计人员提供的代用物料寻求供应商，并签订相关协议；
4.2.2 采购人员因供应商供货原因，提供相应的须代用的配套物料明细，并办理代用手续；
4.2.3 采购人员应及时向设计人员反馈供应商对少数配套物料供应告警信息；
4.2.4 仓管人员应将代用物料纳入正常管理并做好相关记录。
4.3 质量管理部
4.3.1 质量管理部应确认并跟踪、监督代用物料是否满足产品设计性能要求；
4.3.2 进料检验（IQC）人员依据零件确认书对替代物料进行检查确认；
4.3.3 进料检验（IQC）人员发现代用物料不符合相关规定要求时，应及时将信息反馈给采购部相关主管人员、供应商及技术中心工程师。
5 代用办法
5.1 代用原则
对于所选代用物料必须确保其性能要求不低于所要代用物料的性能要求，否则不允许选该物料代用。
a) 性能高的物料可代替性能低的物料。
如同等规格尺寸的电解电容额定工作电压高的可以代替额定工作电压低的；使用温度范围高的可以代替耐温度范围低的，即：耐高温+125℃或+105℃的可以替代+85℃；
如同等规格尺寸电阻其额定功率高的可替代额定功率低的，如：1/8W可替代1/10W或1/16W。
b) 规格尺寸精度高的可代替尺寸精度低的，如：电解电容在满足性能及装配要求时，其体积尺寸的高度、直径可代用。
c) 不同厂家的规格、型号、技术条件不同的物料在满足产品技术性能（指标）、装配要求的前提下可互为代用。
对于规格不满足设计要求但经过简单加工后能达到设计要求的物料也可办理代用。
d) 关键、重要的物料代用需经有关人员（如：部门领导、主任工程师、主管设计师、采购人员等）评审。
e) 公司产品尚未使用过的新物料需要经产品测试、试验合格后方可办理代用。
5.2 代用原因
5.2.1 采购供货原因
5.2.1.1 由于供应商不可抗拒的原因而暂停供货的物料；
5.2.1.2 由于供应商变更或产品型号变更，而其功能、性能、外形接口与原物料型号保持一致的物料；
5.2.1.3 为防止因物料供应紧张而影响产品配套生产的物料；
5.2.1.4 出现上述（5.2.1.1～5.2.1.3条）任一原因时，采购主管人员应及时向该产品的设计人员反馈信息，并提供相关的代用方案、替代物料的相关资料。
5.2.2 技术降本原用
5.2.2.1 根据客户合同要求，产品设计人员在产品原BOM配套物料基础上需合理降低一定成本，寻找其性能价格比更为合理的代用物料；
5.2.2.2 根据公司产品技术降本计划要求，产品设计人员对其原BOM配套物料需要进一步寻找性能合适、价格更低廉的代用物料。
5.2.3 工艺原用
符合设计要求但不符合工艺要求物料或因生产工艺变更及加工技术改进等原因导致物料替代，如：环保物料(无铅焊接)代替非环保物料（焊料除外）等。
5.3 代用申请
5.3.1 物料代用需经有关部门或人员（如：采购、设计、工艺等）提出物料代用申请，经论证确认后方可申请办理代用；
5.3.2 产品设计（工艺）人员根据所提供的代用物料进行验证、确认，必要时委托实验室进行试验验证,确认后代用物料要签发零件确认书；
5.3.3 凡被确认的代用物料，须由物料提出代用人员（采购、设计或工艺人员）填写产品物料代用申请单，见附表一所示；
5.3.4 质量管理部门对代用物料按正常物料进行入厂检验、管理；安排相关人员进行质量跟踪监督、确保产品性能、质量。
5.3.5 每次办理代用申请单时需明确物料代用期限。
5.3.6 代用单审签
其代用单需产品设计工程师、产品设计部门部长审签，经质量管理部等相关部门会签，技术中心负责人批准，并由代料经办人提交客户代表确认是否要客户确认。
5.4 物料代用库
5.4.1 建立
5.4.1.1 信息室在K3系统中安排物料代用库模块，该模块内容可供产品设计人员、采购人员、仓储人员进入查看、了解代用情况。
5.4.1.2 BOM输入管理人员按照物料编码规则及代用单的内容在ERP(K3)系统中建立物料代用关系、组建代用库，供查询选用，见附表二《物料代用库明细》。
5.4.2 进入ERP(K3)系统代用库方法
打开K3系统 进入主控台 计划管理 生产数据管理 基础资料 （27027）物料替代 即可察看有关物料替代关系。

5.4.3 BOM 管理人员定期在OA系统向有关部门及人员公告近期（一般为三个月内）产品物料代用情况。
5.5 确认流程
物料代用确认流程如图1所示。

办理代
用单
采 购
选 择
供应商
采购 提出
设计 代用
工艺 要求

送样
确认

检验

检验
试验
验证

签发物料确认书

进入K3系统 备案
NO
NO
OK
OK
OK
OK
图1 流程图
OK

6 记录与表格
附表一《物料代用申请单》；
附表二《物料代用库明细》。

7 附件
无。

附表 一 《物料代用申请单》
物料代用申请单
编号： 日期: 年 月 日
序号
产品型号
客户名称
订单号
数量
备注
1

2
需替代物料名称
需替代物料编号
代用物料编号
代用物料规格
（型号）

3

4
代用原因：

代用期限
长期

有效批次

5
代用申请部门

申请人

6

申请部门领导

签字： 年 月 日
7
产品设计担当人

签字： 年 月 日
8
产品设计部门部长

审核： 年 月 日
9
会签

会签1

会签2

会签3
10
技术中心负责人

批准： 年 月 日
11
客户

签字： 年 月 日
注：1）根据5.3.6条规定，签字到相应的部门人员；
2）客户代表一栏由主管设计人员根据代用件的重要程度确定是否知会客户相关负责人签字。

附件二 《物料代用库明细》
物料代用库明细

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