集团帐款管理制度草案.doc
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1、集团账款管理制度(草案)集团十一月说 明1、 账款管理是财务管理活动中一项重要的管理内容。2、 集团现在发生的账款业务不是很多,实行本制度的时机尚不成熟。3、 但随着业务的发展壮大,赊销业务及信用政策的开展,账款管理作为一项必不可少的管理活动势必会提到日程上来。因此,建议将本制度作为储备制度,在适当的时候予以施行。4、 本制度中所列数字为征询公司建议数据,在具体执行中可视公司的实际情况进行调整。目 录第一章 会计员账款回收考核办法1第二章 业务员收款守则2第三章 应收账款及应收票据管理办法6第四章 问题账款管理办法8第五章 呆账管理办法11第六章 附则15附件:应收账款管理表格16第一章 会计
2、员账款回收考核办法第一条 为激励各事业部(子公司)会计人员,努力协助业务代表催收账款,以加速账款回收,并借以评核其账款作业绩效,特制定本办法。第二条 事业部(子公司)会计人员应依应收账款管理办法的规定,切实执行账款作业,以使该事业部(子公司)每月的应收账款比率(月底应收账款余额当月份的销货净额)保持在30%以下,且无逾期账款的记录。并应逐月或每季提供事业部(子公司)主管有关各业务代表未收款情况的资料,以保证各笔账款的安全。第三条 凡各事业部(子公司)完毕月份业绩目的,而其当月底的应收账款比率在20%以下者,该事业部(子公司)会计员应予奖励如下: (一)月底应收账款比率10%以下者,奖金300元
3、; (二)月底应收账款比率15%以下者,奖金200元; (三)月底应收账款比率20%以下者,奖金100元。第四条 事业部(子公司)会计员因努力协助催收应收账款,而使该单位应收账款比率连续3个月维持30%以下者,一律另予嘉奖一次。反之,若因账款控制不佳,致账款比率连续两个月超过以上者,则应予严重警告一次的连带处分。第五条 合乎第三 、第四条规定的事业部(子公司),当月底止或第3个月底止的逾期账在5笔以上,或其逾期账款总额在人民币5万元以上者,该事业部(子公司)会计人员不予奖励 。但逾期账经事先以书面呈报副总经理以上主管核准者,应不列入计算。第六条 收回的票据,票期逾应收票据管理办法的票面金额视为
4、未收款。第二章 业务员收款守则(一)账单分发第一条 财务部账款管理人员依业务员类别整理账单,定期汇集编制账单清表一式三份,将账单清表二份连同账单交业务人员签收。第二条 业务人员收到账单清表时,一份自行留存,另一份应尽速签还财务部账款管理人员,如发现有不属自身的账单,应立即返回。第三条 客户规定寄存账单时,应填写“寄存账单证明单”一份,详列笔数金额等交由客户签认,收款时才交还予客户。如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时,由业务人员负责补偿。第四条 业务人员收到账单后,于访问时如未能立即收款,则应取得客户于账单上的签认,若未能取得客户的签认,则应尽速于发货日起3个月内,执凭收款。逾期不办以致无法
5、收取货款时,由业务人员负责补偿。(二)收款解决程序第五条 业务人员于每日收到货款后,应于当天填写收款日报表,一式四份一份自留,三份交财务部出纳人员。第六条 属于本市的直接将钞票或支票连同收款日报表第一、第二、第三联亲自交出纳并取得签认。第七条 外埠地区的应将钞票部分填写XX银行送款单或邮政划拨储金告知单,存入附近XX银行分行或邮局。次日上午将支票,XX银行送款单存根或邮政划拨单存根,用回形针别于收款日报表第一、第二、第三联,以挂号寄交财务部出纳人员。业务人员应将挂号收执贴于自存的收款日报表左下角备查。(三)收款记录的填写第一栏:客户号码。第二栏:客户名称。第三栏:填发票附单号码,若系自己先行开
6、发票且尚未打出发票附单而已经收款者,请填写发票号码,若系收回退票款项时,请填写“退票告知书”的编号。 账单开立日期; 销货金额。第四栏:收款金额; 所收钞票金额; 票据; 所收票据金额; 所收票据的兑现日期;所收票据兑付机关名称地点;支票上的银行账号。*注:如因附单号码及客户号码缺填或误填,以至冲不到账,无法找出应有的销货日期以计算成绩时,不予计算收款成绩。(四)收款票期规定第八条 依客户的区别规定如下: 1直接客户。以货到收款为条件者,由送货员收取钞票。签收的客户,则为销货日起1个月内的支票或钞票; 2一般客户。自销货日期起3个月内的票期。第九条 收款票期超过公司的规定期,依下列方式计算收款
7、成绩。 1超过 130天时,扣该票金额 20%的成绩。 2超过3160天时,扣该票金额40的金额。 3超过6190天时,扣该票金额60%的成绩。 4超过91120天时,扣该票金额80的成绩。 5超过121天以上时,扣该票金额100的成绩。(五)收取票据须知第十条 法定支票记载的金额、发票人图章、发票年月日、付款地,均应齐全,大写金额绝对不可更改,否则盖章仍属无效,其他有更改之处,务必加盖负责人印章。第十一条 支票的昂首清写上“XX股份有限公司”全称。第十二条 跨年度时,日期易生笔误,应特别注意。第十三条 笔迹模糊不清时,应予退回重新开立。第十四条 收取客票时,应请客户背书,并且写上“背书人XX
8、股份有限公司”,千万不可代客户署名背书。第十五条 “严禁背书转让”字样的客票,一律不予收取。第十六条 收取客户客票大于应收账款时,不应以钞票或其他客户的款项找钱,应依下列方式解决。 1支票到期后,由公司以钞票找还。 2. 另行订购抵账,或抵交未付账款中的一部分。(六)退票的解决第十七条 “退票告知书”由财务部填发,业务人员收到后应先行核对并于3日内将回执联填妥交回财务部。第十八条 业务人员收到退票告知书后应于15日内前往洽收,并将结果填写“退票洽收报告”交回财务部,否则若发生问题,概由业务人员负责,如因未能如期洽收,应先告知财务部并说明拟往洽收的日期,以保证时效,维护公司的权益。第十九条 退票
9、洽收若系换票,新开的票期不得超过退票告知书填发日期 45天,否则计算收款成绩时,扣减该票金额的 80,超过万元则扣减100。(七)问题客户的解决第二十条 业务人员于访问客户或退票洽收时,如发现客户有异常现象时,应填写“问题客户报告单”,并建议应采用的措施,或视情况填写“坏账申请书”呈请批准,由财务部账款管理人员追踪解决。第二十一条 业务人员因疏于访问,未能明了客户的情况变化,并填写“问题客户报告单”告知公司,致公司蒙受损失时,业务人员应负责补偿该项损失25以上的金额。(注:疏于访问意味着未依公司规定的次数,按期访问客户者。)第二十二条 为掌握公司全体客户的信用状况及来往情况,业务人员对于所有的
10、逾期应收账款,均应将未收款的理由,具体陈述于账龄分析表的备注栏上,以供公司参考,否则此类账款将来因故无法收回形成呆账时,业务人员应负责补偿25以上的金额。(八)坏账的解决第二十三条 “坏账申请书”填写一式三份,有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等,均应一填写清楚,并将申请理由的事实,收回的也许性等,作简明扼要的叙述,经业务部门及经理批准后,连同账单或票据转交信用科解决。第二十四条 坏账发生的金额,于当月份计算业务人员销售成绩时,应先予扣减坏账金额的300。(九)账单的移交及对账第二十五条 账单移交时,应填写“账款移交清表”一式四份,移交人、接受人及核对人均应署名以示负责,其中
11、二份交财务部,接受人接交时,除核对账单金额外,并应注意是否通过客户签认,账单千万不可私下移交。第二十六条 财务部应随意对客户办理通讯或实地对账,以拟定业务人员手中账单的真实性。第二十七条 财务部应定期3个月一次核对业务人员手中的账单,或于特殊目的下不定期抽查业务人员手中账单。第二十八条 业务部主管及主任应随时核对业务人员手中的账单,并负督促收款工作及催收的责任。(十)严禁事项对账的结果,如发现有下列情况者,除限令业务人员于1周内予以补正外,并依公司的规定处分。 1收款不报或积压收款; 2退货不报或积压退货; 3转售不依规定或转售图利。第三章 应收账款及应收票据管理办法第一条 为保证公司权益,减
12、少坏账损失,特制定本办法,以资遵行。第二条 各营业部门应详实办妥客户征信调查,并随时侦察客户信用的变化(可运用机会通过A客户调查B客户的信用情况)签注于征信调查表相关栏内。第三条 营业部门,最迟应于出货日起60日内收款。如超过期限者,财务部就其未收款项具体列表,告知各营业部门主管,转为呆账,并自奖金中扣除。嗣后收回票据时,再行冲回。第四条 营业部门所收票据,自销售日起算,至票据兑现日止,以120天为限。如超过期限者,财务部即依查得资料,就其超限部分的票据所编列明细表,告知营业部门加收利息费用,利息概以月息2计算。第五条 赊销货品收受支票时,应注意下列事项:(一) 注意发票人有无权限签发支票;
13、(二)非该商号或本人签发的支票,应规定交付支票人背书;(三)注意查明支票有效的绝对必要记载事项,如文字、金额、到期日、发票人盖章等等是否齐全;(四)注意所收支票账号号码愈少表达与该银行往来期愈长,信用较为可靠(可直接向银行查明或请财务科协办);(五)注意所收支票账户与银行往来的期间、金额、退票记录情况(可直接向付款银行查明或请财务科协办);(六)支票上文字有无涂改、涂销或更改;(七)注意支票记载何处不能修改(如大写金额),可更改者是否于更改处加盖原印鉴;(八)注意支票上的文字记载(如严禁背书转让字样);(九)注意支票是否已逾到期日1年(逾期1年失效),如有背书人,应注意支票提醒日期,是否超过第
14、六条的规定;(十)尽量运用机会通过A客户注意B客户支票(或客票)信用。第六条 本公司收受的支票提醒付款期限,至迟应于到期日后6日内予以解决。第七条 所收支票已缴交者,如退票或因客户存款局限性,或其他因素,规定退回兑现或换票时,营业单位应填具票据撤回申请书,经部门主管签准后,送财务部办理,营业部门取回原支票后,必须先向客户取得相称于原支票金额的钞票或担保品,或新开支票,始将原支票交付,但仍须依上列规定办理。第八条 应收账款发生折让时,应填具折让证明单,其折让部分,应设销货折让科目表达,不得直接从销货收入项下减除。第九条 财务部接到银行告知客户退票时,应即转告营业部门,营业部门对于退票,无法换回钞
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