工程项目投标及工程承包合同管理制度样本.doc

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工程项目投标及工程承包合同管理制度
第一章 工程项目投标
第一条 工程项目投标
( 一) 为加强工程投标管理, 增强企业在建筑市场竞争能力, 提高中标率, 特制定本办法。
( 二) 工程投标工作应围绕市场和用户, 建立广泛的信息网络, 坚持统一领导、 分工协作和上下结合、 奖罚明确的原则。
( 三) 公司成立由总经理和工程、 技术、 财务各部负责人组成的”投标工作领导小组”, 统一组织和领导公司的投标工作。
( 四) 公司相关的职能部室和基层单位, 应认真履行各自的工作职责, 分工负责, 相互协作, 确保投标工作的顺利进行。
( 五) 投标工作按招标文件要求认真编制投标书, 做到内容完整、 字迹清楚、 密封正确、 送达及时。
( 六) 为适应市场, 多渠道承揽任务, 公司实行投标专项经费制度。
( 七) 为鼓励和调动多方面积极因素, 凡为公司投标工作做出突出贡献的公司内外部单位或个人( 公司领导、 投标小组成员和投标管理部人员除外) , 按一定标准给予奖励。
( 八) 中标工程的奖励或中介费用一律列入中标项目成本, 未中标的从公司投标经费中支付。正常奖励由公司分管投标工程的领导批准后, 属于特殊性奖励或奖励额超过10万元以上时, 由领导小组或公司经理批准, 财务部统一支付。有关财务费用或税金等按规定执行。
( 九) 各部门经努力承接到工程施工任务时, 除按本办法给予奖励外, 还可获得一定的优惠条件。
( 十) 公司机关有关职能部门, 除按职责分工实行考核奖罚责任制外, 凡中标的工程按一定的比例给予奖励。具体由副总经理提出意见报请投标工作领导小组批准后实施。公司投标领导小组和投标管理部人员, 如对投标工作做出重要贡献时, 由公司经理视情况给予奖励。
( 十一) 公司各部门及相关人员在投标工作中, 因工作严重失误造成投标失利时, 应视情况对责任人减、 免工资奖金, 调离工作岗位或给予其它处分, 具体由领导小组决定。
第二章 施工企业合同管理制度
为规范公司合同的管理, 防范与控制合同风险, 做到管理有规章, 签约有约束, 履行有检查, 维护公司的合法权益而制定本制度。本制度适用于公司签订和履行的所有建设工程施工合同、 劳务分包合同、 专业分包合同、 施工内部承包合同、 材料设备买卖合同等。
第二条 合同签订的基本要求
( 一) 经济合同是法人之间为实现一定经济目的, 明确相互权利义务关系的协议。签订经济合同必须遵守《中华人民共和国经济合同法》及其相关规定, 不搞违法活动。
( 二) 签订合同前, 首先审查对方是否具备法人资格及其社会信誉, 确认其具有履行合法的能力方可与其雀订合同。
( 三) 签订经济合同必须坚持平等互利、 协商一致、 合法的原则。
( 四) 签订经济合同的依据为有关文件、 资料、 国家及各级政府批准的计划任务书、 设计图纸及施工图预算书。
( 五) 签订工程承包合同必须具备以下重要条款:
1、 工程名称和地点;
2、 工程承包的性质、 范围及内容;
3、 开、 竣工的日期;
4、 工程造价;
5、 工程价款的支付和竣工结算的方法;
6、 业主开工条件、 设计图纸等有关资料提供的时间;
7、 材料和设备的价格结算方法;
8、 取费标准;
9、 质量承诺标准及保修条件;
10、 相互协作事宜;
11、 违约责任。
( 六) 合同条款的内容必须用语确切、 责任明确、 字迹工整。
第三条 合同签订的工作程序
(一)建设工程施工合同的签订。
1、 合同洽谈前, 公司工程部必须对发包人的综合情况进行考察。建设工程施工合同中投标中标的项目, 要审查业主的招标文件、 我方的投标书、 中标书、 纪要、 往来函等文书, 召集有关部门认真组织合同洽谈准备会, 制定谈判的原则和方案。
2、 合同洽谈过程中, 对于涉及担保、 预付款、 各类保证金等费用较大的项目, 要重新进行评审。合同谈判人员负责向合同执行单位进行书面交底。
3、 合同主要条款商定后, 由工程部负责起草文本, 交相关部门(项目部、 财务部等)进行会审后, 公司分管副总经理认为已经基本没有异议的, 提交审查意见, 报公司法定代表人或委托代理人批准签字。工程项目经理和营销项目经理必须参与合同签订活动的全过程。
4、 合同经双方签字、 盖章后, 按法律法规规定或合同约定必须办理鉴证、 公证手续的, 由工程部负责办理。按规定须经上级有关部门批准才能签订的合同必须经批准后才能签订。
(二)劳务(专业)分包合同的签订。
1、 合同洽谈前, 公司工程部必须对分包人的综合情况进行考察, 要求分包方提供以下证件原件:有效的企业法人营业执照、 建筑业企业资质证书、 施工许可证、 施工收费标准证书、 安全资格证书、 劳务队伍资格证书、 关于签订合同的法定代表人身份证明书或法人授权委托书。
2、 项目经理部在符合分包方条件的企业中进行招(议)标工作。工程部对招标文件、 评标办法及合同条件进行审查, 并对招标工作进行监督。
3、 劳务(专业)分包队伍中标后, 征得业主同意, 由项目经理部(重大分包合同应报公司总经理审批)与分包方签订分包施工合同。工程所在地地方主管部门有分包合同示范文本的, 采用其示范文本;地方主管部门无示范文本的, 采用公司制定的示范文本。
4、 劳务分包方在签订合同后, 应将合同文本报公司工程部备案。
(三)材料设备采购合同的签订。材料设备采购合同由工程部采购人员根据建设工程合同要求与供应方进行洽谈, 拟订合同条款, 交项目经理部、 工程部会审后, 由工程部采购人员签订, 工程部加盖合同专用章。重大买卖合同会审后, 由总经理批准签订。
(四)其它经济合同的签订。其它经济合同由主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款, 附合同会审表报部门经理审批或预审, 在部门经理权限范围内的合同由部门经理批准, 加盖合同专用章;内部承包合同和其它重大经济合同由部门经理签署意见后由工程部经理进行合法性审查, 报总经理批准签订。
合同正式签订后, 合同文本除相关部门自行保管外, 应当随合同评审表交存公司工程部一份备案。
(五)合同的履行
1、 公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务, 并随时督促对方当事人及时履行其义务。合同履行中发生的情况应建立合同履行执行情况台账。
2、 有关合同履行中的书面签证、 来往信函、 文书、 电报等均为合同的组成部分, 合同经办人员应及时整理、 妥善保管。在合同履行过程中, 对公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。向对方当事人交付重要资料、 发票时应由对方当事人出具收条, 履行合同付款时应由对方当事人出具收条, 公司原则上只开具限制性抬头的转账支票, 不允许以现金形式支付。
3、 对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件, 合同履行单位、 项目经理部应及时查明原因, 经过取证按照合同约定及时、 合理、 准确地向对方提出索赔(含违约)报告。当公司接到对方的索赔(含违约)报告后应认真研究并及时处理、 解释或提出反索赔, 公司员工不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、 对账单等确认类文书上签字盖章, 确须确认的, 应视具体内容经公司领导或部门(项目经理部)负责人同意。
4、 在履行合同过程中, 经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的, 应立即中止履行, 并及时书面上报公司办公室处理, 公司办公室应立即向公司法律顾问咨询, 并将基本情况和法律顾问的处理意见一同上报公司领导。
①经营状况严重恶化。
②转移财产、 抽逃资金, 以逃避债务。
③丧失商业信誉。
④有丧失或者可能丧失履行债务能力的其它情形。
5、 债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认:
①在重大、 复杂合同的履行过程中, 经办人员应定期与对方对账, 确认双方债权债务;
②在对方当事人发生兼(合)并、 分立、 改制或其它重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时, 应及时对账, 确认合同效力及双方债权债务。
第四条 合同的变更、 解除
( 一) 在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的, 须经双方协商, 重新达成书面协议, 新协议未达成前, 原合同依然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后, 应当在规定的期限内作出书面答复。法律、 行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的, 应依法及时办理。
( 二) 存在下列情形之一的, 本方能够单方解除合同。
1、 因不可抗力致使不能实现合同目的。
2、 在履行期限届满之前, 对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务。
3、 对方迟延履行主要债务, 经催告后在合理期限内仍未履行。
4、 对方迟延履行债务或其它违约行为致使不能实现合同目的。
5、 法律规定的其它情形。
(三)公司任何人员不得擅自以公司名义变更或解除合同。
若确须变更或解除时, 由合同提办人查明原因, 提出意见, 经批准签订的部门或领导审核后, 认为已出现了上述规定的情形的, 应提交公司法律顾问审查并签发解除合同的函;对方没有违约, 应同对方协商, 达到一致意见, 并依法签署变更或解除合同的书面协议。合同变更必须由原合同起草部门负责更改, 并办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、 保存和归档工作。
(四)对方提出合同变更的, 变更程序也应按规定的程序执行。
合同变更引起索赔的, 合同变更必须与索赔同步进行, 索赔协议是合同变更的处理结果, 是变更后合同的一部分。
(五)对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止(包括停、 缓建), 必须及时办理终止手续, 收集因终止合同给公司带来经济损失的证据和资料, 及时追究对方的责任。
中止的合同又恢复继续履行时, 依相同程序办理恢复手续。合同的恢复与中止都必须通知合同审批部门或领导。
(六)合同未履行完毕, 但确定不再继续履行, 合同履行部门应做好终止记录, 收集履行过程中所有与合同有关的文件, 做好经济往来和工程结算工作, 办理解除合同的手续。资料移交公司档案室保存。
第五条 合同的日常管理
(一)所有合同必须交工程管理部备案存档。
(二)一般项目合同由各公司起草, 报公司工程部审核并经分管领导批准后盖章。
(三)重大工程合同由公司工程部起草, 经有关部门会签后, 分管领导审核并报总经理批准, 方可盖章。
(四)严格履行合同登记盖章手续, 核对审批程序, 对无签字手续的有权拒绝。
(五)合同的签订一律使用合同专用章, 并由公司法定代表人签章, 任何人不得越权使用其印章签订经济合同, 也不得以行政章代替合同专用章。
(六)建立合同档案, 对各单项工程的合同都要有原始记录的签证。
(七)对于登记上账的合同, 按月转送统计人员以便按规定上报各有关部门。
(八)建筑施工企业基层单位的合同管理应遵循以下规定:
1、 各基层单位合同必须由专人管理, 并建立档案;
2、 签订的工程合同必须执行合同的审批手续后由工程部经理签字、 盖章;
3、 各劳务分包方所洽谈的重大工程项目或因资质需要的工程项目, 必须执行合同审批手续后由工程部经理签字盖章;
4、 凡到公司签订工程项目合同的, 必须同时报送内部承包合同, 一并审核、 签字盖章;
5、 严格执行公司签订的内部承包合同, 对不能完成生产任务指标的、 要按相关合同条款及公司的有关规定执行;
6、 对于联营协议, 在签订工程合同时, 必须对联营单位的信誉、 业绩、 资信、 施工能力等进行调查, 并附有一定的风险抵押, 且执行合同审批程序方可签字、 盖章。
第六条 合同考核与奖惩
(一)公司、 所属各公司全体职员应当严格遵守本制度, 有效订立、 履行合同, 切实维护公司的整体利益。公司办公室负责本制度执行情况的监督考核。
(二)对在合同签订、 履行过程中发现重大问题, 积极采取补救措施, 使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中避免或挽回重大经济损失的, 予以奖励。
(三)合同经办人员出现下列情况之一, 给公司造成损失的, 公司将依法向责任人员追偿损失:
1、 未经授权批准或超越职权签订合同;
2、 为她人提供合同专用章或盖章的空白合同、 授权委托书;
3、 应当签订书面合同而未签订书面合同。
4、 合同经办人员出现下列情况, 之一, 给公司造成损失的, 公司酌情向有关人员追偿损失:
①未经授权批准或超越职权签订合同;
②为她人提供合同专用章或盖章的空白合同、 授权委托书;
③应当签订书面合同而未签订书面合同。
( 四) 合同经办人员出现下列情况之一, 给公司造成损失的, 公司酌情向有关人员追偿损失:
①因工作过失致使公司被诈骗的;
②公司履行合同未经对方当事人确认的;
③ 遗失重要证据的;
④发生纠纷后隐瞒不报、 私自了结或报告避重就轻, 从而贻误时机的;
⑤合同专用章、 盖章的空白合同、 授权委托书遗失未及时报案和报告;
⑥未履行规定手续擅自在对方出具的确认书、 索赔报告上签字而给公司造成损失的;
⑦其它违反公司相关制度的行为。
(五)公司职员在签订、 履行合同过程中触犯刑法, 构成犯罪的, 将依法移交司法机关处理。
第七条 合同考查
(一)工程合同必须在开工前签订, 合同签订率达到100%。
(二)内部承包合同与工程承包合同签订后10 日内, 签约率达100%。
(三)严格履行合同登记盖章手续, 核对审批程序, 对无签字手续的有权拒绝。
(四)建立合同档案, 对各单项工程的合同都要有原始记录的签证。
(五)对于登记上账的合同, 按月转送统计人员以便按规定上报各有关部门。
(六)建筑施工企业基层单位的合同管理应遵循以下规定:
①各基层单位合同必须由专人管理, 并建立档案;
②签订的工程合同必须执行合同的审批手续后由工程部经理签字、 盖章;
③各劳务分包方所洽谈的重大工程项目或因资质需要的工程项目, 必须执行合同审批手续后由工程部经理签字盖章P
④凡到公司签订工程项目合同的, 必须同时报送内部承包合同, 一并审核、 签字盖章;
⑤严格执行公司签订的内部承包合同, 对不能完成生产任务指标的, 要按相关合同条款及公司的有关规定执行;
⑥对于联营协议, 在签订工程合同时, 必须对联营单位的信誉、 业绩、 资信、 施工能力等进行调查, 并附有一定的风险抵押, 且执行合同审批程序方可签字、 盖章。
第八条 合同考核与奖惩
(一)公司、 所属各公司全体职员应当严格遵守本制度, 有效订立、 履行合同, 切实维护公司的整体利益。公司办公室负责本制度执行情况的监督考核。
(二)对在合同签订、 履行过程中发现重大问题, 积极采取补救措施, 使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中避免或挽回重大经济损失的, 予以奖励。
(三)合同经办人员出现下列情况之一, 给公司造成损失的, 公司将依法向责任人员追偿损失:
①未经授权批准或超越职权签订合同;
②为她人提供合同专用章或盖章的空白合同、 授权委托书;
③应当签订书面合同而未签订书面合同。
(四)合同经办人员出现下列情况, 之一, 给公司造成损失的, 公司酌情向有关人员追偿损失:
①因工作过失致使公司被诈骗的;
②公司屡行合同未经对方当事人确认的;
③遗失重要证据的;
④发生纠纷后隐瞒不报、 私自了结或报告避重就轻, 从而贻误时机的;
⑤合同专用章、 盖章的空白合同、 授权委托书遗失未及时报案和报告;
⑥未履行规定手续擅自在对方出具的确认书、 索赔报告上签字而给公司造成损失的;
⑦其它违反公司相关制度的行为。
(五)公司职员在签订、 履行合同过程中触犯刑法, 构成犯罪的, 将依法移交司法机关处理。