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捷锐资讯中国有限公司费用管理制度

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捷锐资讯[中国]有限公司费用管理制度
第一条 目的。
为加强公司费用管理、 控制不合理费用开支, 提高经济效益, 特制定本制度。
第二条 管理方法。
公司费用管理经过预算管理、 额度管理和行政管理三种方法。除公司特别规定的项目外, 严禁先列支, 后报销。所有报销的原始凭证不得涂改, 如有涂改, 在报销时扣除该费用金额。
n 管理方法①: 采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有: 业务单位的交际费、 运输费、 所有部门的手机费、 办公费。
n 管理方法②: 采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有: 总部职能部门的交际费、 所有部门的差旅费、 广告费、 其它相对变动费用。
n 管理方法③: 除此之外的相对固定费用采用预算管理。
n 对”广告费”项目公司单独制定管理制度。
1. 预算管理
1.1 定义
预算管理是指:各职能部门、 业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划( 金额≥1,000元的大额财产购置、 修理、 装璜, 需另单独预算申请) , 财务部统一报预算委员会或会同相关部门讨论、 审核, 经总经理批准后, 确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时, 财务部门根据费用预算, 准予报销或另行处理。
1.2 具体实施
1.2.1 当前公司对所有费用按月预算, 之后, 将逐步向季度预算、 年度预算目标迈进。
1.2.2 每月25日前, 各职能部门、 各业务单位向财务部提交下月的《费用预算表》, 审批核准后的预算在月底前发回各单位。
1.2.3 各职能部门、 各业务单位未能在规定时间内提交《费用预算表》, 则该部门的费用报支顺延一个月。
1.2.4 总部由财务部建立统一格式的《费用报销手册》, 对报支的费用逐笔登记, 并在内部局域网络上共享, 供各部门查询本部门费用使用情况。
1.2.5 总部之外由业务单位会计自行建立《费用报销手册》, 每周一向总部费用会计传送《费用报销手册》。
1.3 超预算部分审批权限
1.3.1部门本期费用合计数超预算≤500元, 或单项费用超预算≤10％, 由各部门、 各业务单位经理审批。
1.3.2部门本期费用合计数超预算≤2,000元, 或单项费用超预算≤30%, 总部由胡继遵审批, 南区由归海审批, 北区由钟薇审批。
1.3.3部门本期费用合计数超预算＞2,000元, 或单项费用超预算＞30%, 由总经理审批。
2. 额度管理
2.1 定义
额度管理是指: 费用在一定的额度范围内控制使用, 额度确定的依据是销售额、 工作职务、 员工人数等。
2.2 具体实施
2.2.1 根据销售额确定额度的费用项目是交际费、 运输费。交际费超额度本期内不予报销, 运输费超额度需向总部相关部门提出书面报告, 经批准后方可报销。
2.2.2 根据工作职务确定额度的费用项目是手机费。手机费超额度部分不予报销。
2.2.3 根据员工人数确定额度的费用项目是办公费。办公费超额度部分本期内不予报销。
3. 行政管理
3.1 定义
行政管理是指: 费用报销人在费用产生前, 采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划, 经行政领导同意后, 产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。
3.2 具体实施
3.2.1 单项费用金额≥200元必须采用书面申请。无批准的书面申请, 在报销时财务部门作退回处理。
3.2.2 行政领导级次: 职员→部门经理→总经办→总经理。
3.3 行政管理审批权限
3.3.1 单项费用≤500元, 由各部门、 各业务单位经理审批。
3.3.2 单项费用≤2,000元, 总部由胡继遵审批, 南区由归海审批, 北区由钟薇审批。
3.3.3 单项费用＞2,000元, 由总经理审批。
4. 其它变动费用
其它变动费用项目是: 交通费、 车管费、 会务费、 装修费、 佣金、 除手机费外的其它通讯费。
5. 相对固定费用
除上述变动性费用项目外的所有费用均列入相对固定费用, 采用预算管理方法。
第三条 费用内容及管理分类。
管理方法
费用项目
费用内容
预算管理
额度管理
业务单位
的交际费
招待客人的餐费、 礼品、 娱乐活动、 旅游景点门票等
手机费
因工作需要而实际已支付的手机费
办公费-其它办公用品
日常办公支出, 如购买纸笔、 印制名片等
运输费
公司承担的发货费、 取货费、 送货费、 维修运费等
预算管理
行政管理
职能部门
的交际费
招待客人的餐费、 礼品、 娱乐活动、 旅游景点门票等
差旅费
出差的在途车费、 住宿费宿、 市内交通费、 出差生活补贴
交通费
市内出差、 办事所花费车费
车管费
车辆花费费用, 如: 汽油、 养路费分摊、 过桥路费等
会务费
参加各种会议而单独列明的费用( 费用由总部负担的除外)
装修费
办公场地、 仓库等的装修费用
佣金
支付的代理费用
其它通讯费
除移动通讯费之外的其它通讯费
广告费
支付媒体广告; 宣传用资料、 小礼品、 展示摊位费等
预算管理
除上述变动性费用项目外的所有费用项目均列入相对固定费用

第四条 费用报销单填列规范。
1. 费用报销单必须用蓝、 黑水笔书写, 用胶水粘贴附件, 不得使订书针、 大头钉、 回形针串别。不符合规定的, 财务部门作退回处理。
2. 报销的原始发票要求是正规发票, 确实无法取得, 能够采用《付款凭单》代替, 但需写明原因, 且金额不得超过100元。发票级次: 增值税发票-普通发票-正式收据。
3. 对其它部门委托办理的事项, 费用需由委托部门承担的, 报销单应由经办部门填写, 并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。
4. 报销单据
4.1 使用说明
单据名称
使用说明
《差旅费报销单》
差旅费报销( 车、 船、 飞机票、 住宿费等) 。
《支出证明单》
非差旅费的日常费用的报销。出差过程中的交际费和手机费补贴也分别单独填写《支出证明单》。
《原始凭证粘贴单》
对小票较多, 按类别分层次粘贴, 附在前2种报销单后面。
《借支( 暂付) 单》
个人差旅费暂借款。
《请款单》
各类货款和代垫款项的支付, 其它金额较大的日常费用支付。
4.2 《请款单》使用注意事项
4.2.1 各项货款的请款必须附加采购合同、 入库单、 费用明细清单作为审核依据。
4.2.2 办公场地、 仓库等租赁合同必须报财务部备案, 作为租赁费支出依据。
4.2.3 《请款单》的审批权限, 等同于”二、 费用管理方法”中的权限。总部下达的直接支付给供应商的《付款通知书》除外。
4.2.4 《请款单》的大额日常费用( ≥1,000元) 支付, 以支票形式为主。
第五条 费用报销的步骤和流程。
1. 总部所有报销的费用均须由总经办主任胡继遵审批签字, 其中: 业务部、 拓展部、 各办事处的差旅费、 交际费还须营管部经理张浩洲审批签字。
2. 步骤
2.1 判断所发生的费用: 有无预算? 无预算或超预算, 走”超预算部分审批权限”。
2.2 判断所发生的费用: 属哪种管理方法?
2.2.1 如属”管理方法①”判断是否超额度, 若超额度不予报销。
2.2.1 如属”管理方法②”判断是否经过”行政管理”, 单项费用金额≥200元是否有批准的书面申请?
3. 流程
详见费用报销流程附件
第六条 借支规定。
1. 公司不开放除差旅费外的其它各种个人借款。
2. 个人差旅费借款, 需凭批准后的《出差申请单》进行申请。
2.1 个人差旅费借款的审批权限, 按”二、 管理方法----行政管理”中的”行政领导审批权限”执行。
2.2 职员差旅费借款, 最高限额为1,500元。
2.3 部门主管差旅费借款, 最高限额为2,500元。
第七条 差旅费。
差旅费采用预算管理和行政管理两管理种方法。
所谓差旅费的行政管理是指①是否填写《出差申请单》, 并经相应行政级别批准( 公司统一组织的出差除外) ; ②产生的费用是否按行政级别审批。
1. 外埠出差
1.1 外埠出差的差旅费是指因公需要, 到外埠出差发生的费用, 包括在途交通费、 出差生活补贴、 住宿费、 市内交通费。
1.2 出差期间的交际费不列入差旅费报销单, 另行单独填写《支出证明单》, 与差旅费同时报销。若出差期间的交际费, 不与差旅费同时报销, 在另行报销时, 财务部门作退回处理。
1.3 对不享受手机费月报销额度≥100元/月的人员, 出差期间的手机费补贴, 也另行单独填写《支出证明单》, 与差旅费同时报销。
1.4 外埠出差, 必须先填《出差申请单》, 根据需要, 凭批准后的《出差申请单》和《借支( 暂付) 单》借支差旅费。
1.5 出差回公司后, 在2个工作日内, 持《出差申请单》, 到财务部门办理报销手续, 无特殊原因未在2天内报销差旅费的, 其差旅费节约部分不再补贴给出差人, 返回公司时间以回程车、 船票时间为准。
1.6 在途交通费
1.6.1 乘火车10小时内能够到达的, 原则上不得乘坐飞机和软卧; 乘火车5小时内可到达的, 以硬座为准, 不得乘坐硬卧。未经批准, 超标部分个人自理。
1.6.2 在途交通费按路途时间、 职务级别的乘坐标准, 给予报销。乘坐火车、 长途汽车, 符合乘坐卧铺条件而不买卧铺的, 给予票价的40%补助。
1.6.3 在途交通费还包括:
① 飞机场至宾馆的往返出租车费。
② 机场建设费、 保险费。
1.7 出差生活补贴
出差生活补贴按地区标准、 出差天数给予补助。
1.7.1 出差天数以中午12:00为界限, 以车、 船票的时间为标准。
1.7.2 出发时间≤12:00的, 出差天数为1天, 反之为半天。
1.7.3 到达时间＞12:00的, 出差天数为1天, 反之为半天。
1.7.4 部门主管以上级别人员到公司业务单位所在地出差, 期间接受业务单位接待的, 则生活补贴不予发放。
1.7.5 参加各种会议、 培训, 期间的生活补贴、 市内交通费不予发放。
1.7.6 出差期间如有餐费支出, 则该天的出差生活补贴减半发放, 判断的标准是餐费发票号是否相连, 如发票号是两组号码, 则算两天, 依次类推。
1.8 住宿费
住宿费按地区标准、 职务级别给予报销。节约或超过标准的部分, 公司个人均四六分担, ( 即公司40%, 个人60%) 。
1.8.1 出差同行人员中职务级别不一致, 其它同行人员可享受最高级别人员的住宿标准。但超过最高级别住宿标准的部分仍须四六分担。
1.8.2 出差人员如为单数, 或同行人员中有异性, 住宿费能够按标准乘以2的范围内报销, 超出部分四六分担, 如住宿包间未超过住宿标准, 则出差人员仍可享受节约归己部分。
1.8.3 住宿费按实际住宿天数平均计算, 以车船票的时间为准。
1.9 市内交通费
市内交通费( 含出租车费) 按地区包干使用, 不再凭据报销。市内交通费包括除飞机票、 火车票、 轮船票、 长途汽车票及有关机场费、 保险费以外的所有交通费用, 未能认定为长途汽车票的一律视同市内交通费。
1.9.1 出差人员因病在外地住院, 期间的市内交通费不再发放, 生活补贴视同出差。
1.9.2 长期驻外人员( 指在同一城市、 连续出差≥15天) , 期间的市内交通费不实行包干制, 按实报销。
1.9.3 公司人员自备车外埠出差, 期间的市内交通费不再发放。
1.10 出差人员趁出差之便, 事先经主管经理批准就近返家省亲办事的, 其绕道车船费扣除直线单程车船费, 多开支的部分由个人自理。不报销绕道和在家期间的出差生活补贴、 住宿费和市内交通费。
1.11 出差人员因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用均个人自理。
2. 本市出差( 列入”交通费”费用项目)
2.1 本市出差( 或办事) 仅有市内交通费, 无在途交通费、 出差生活补贴、 住宿费项目。在会计费用科目中列入”交通费”, 报销人填写《支出证明单》。
2.2 市内交通费按实报销, 原则上以公交车、 地铁为主, 无特殊情况不得乘坐出租车; 若有特殊情况的, 事先向主管经理提出申请, 批准后方可乘坐。
2.3 因工作需要而加班或外出办事的, 时间在8:00前或22:00后, 可乘坐出租车。
2.4乘坐出租车的, 在报销车费时, 须在出租车票空白处, 写明①乘坐原因②起讫地点, 不写明①②两项内容的, 在报销时财务部门作退回处理。
2.5 公司自备车本市出差的, 无市内交通费。
2.6 本市出差享有公司各地标准的”员工餐费”补贴。
3. 工作外派
3.1 根据公司需要派往外地业务单位工作的人员, 其往来的在途交通费按外埠出差标准执行。
3.2 对外地业务单位能够提供伙食或住宿的, 一律由业务单位统一安排, 据实际情况由总部与业务单位结算, 出差人员不再享受期间的出差生活补贴及住宿费的节约归己部分, 住宿费若超标四六分担。
3.3工作外派期间的市内交通费不实行包干制, 按实报销。
4. 出差费用标准( 单位: 元/天、 人)
参见下表:
职务级别
项目
总经理
副总经理
总经理助理
大区经理
总监
部门经理
副经理
部门助理
部门主管
业务经理
职员
在途交通
飞机
按 实 报 销
按实报销
控制报销
火车、 汽车
软卧
硬卧
轮船
二等舱位
三等舱位
四等舱位
出差生活补贴
京沪穗深
60
省会、 单列市
45
其它城市
30
住宿费
标准
京沪穗深
实 报
200
180
150
120
省会、 单列市
180
150
120
100
其它城市
150
120
100
80
市内交通费
京沪穗深
按实 报销
50
40
30
省会、 单列市
40
30
25
其它城市
25
20
说明
① 省会城市还包括天津、 重庆两个直辖市, 自治区政府所在城市。
② 单列市主要是指经济发达城市, 包括: 大连、 青岛、 宁波、 厦门、 珠海、 苏州。

第八条 交际费。
1. 定义
交际费是指招待客人而产生的的支出, 包括餐费、 礼品、 娱乐活动、 旅游景点门票等。总部职能部门的交际费采用预算管理和行政管理相结合的方法; 业务单位的交际费实行预算管理和额度管理相结合的方法。
所谓交际费的行政管理是指费用报销人在费用产生前, 采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划, 单次费用金额≥200元必须采用书面申请, 申请内容包括①事由②参加人数③发生次数④预计金额。
所谓交际费的额度管理是指交际费的总额不得超过销售额的1‰, 超额度部分本期内不予报销。
2. 额度
2.1 整个公司的交际费控制在销售净额的2‰额度内使用。
2.2 业务单位最大额度是销售净额的1‰。
2.3 总部职能部门的交际费控制在销售净额的0.8‰额度内使用。
3. 交际费必须单独填列《支出证明单》, 并在摘要栏内简要列明①事由②参加人数③发生次数, 不写明①②③三项内容的, 在报销时财务部门作退回处理。出差期间的交际费须与差旅费同时报销。
4. 如有高一级别主管人员参加, 须有最高一级主管作为报销人。
5. 招待费一次性支出在500元以上的, 原则上刷卡支付, 进行报支时应附刷卡帐单。
第九条 手机费。
1. 定义
公司对手机费采用预算管理和额度管理相结合的的方法, 额度管理是指根据所担当的职务级别和工作的需要, 确定该岗位的手机费报销额度。手机费须先自行缴费, 后凭有效发票在额度范围内按实报销, 超额度部分个人承担。若确因业务所需通讯费超过当期额度, 本人可申请对超额部分进行核实报支, 但应附通话清单, 并分别列出业务通话与私人通话的实际金额。
2. 特别规定
2.1根据手机使用的实际情况, 总部的营业管理部、 市场部、 拓展部、 产品部、 业务部、 物流部和分公司、 办事处, 这些部门中从事销售业务人员的收机费帐单以九五折计算; 总部的总经办、 企划部、 财务部、 售后服务部、 技术部、 人力资源部, 这些部门人员的收机费帐单以九折计算。
2.2享受月报销额度≥100元/月的手机, 要求入网, 对入网的帐单金额不再打折; 而对未入网的充值定额收据再打八折。
2.3计算举例
2.3.1业务部张经理12月出差3天, 12月份的入网手机费帐单600元;
报销的帐单金额=600*95%=570, 手机费出差补贴额度3*40=120元,
可报销额度为400+120=520, 额度520＜实际支出570, 1月份实际报销520元。
2.3.2 财务部李主管12月出差3天, 充值定额收据200元。
报销的帐单金额=200*90%*80%=144, 手机费出差补贴额度3*20=60元,
可报销额度为100+60=160, 额度160＞实际支出144, 则实际报销144元。
3. 总部各部门的额度
职务

部门
总经理助理
大区经理
总监
部门经理
副经理
部门助理
部门主管
业务经理
额度
元/月
出差补贴额度
元/天
额度
元/月
出差补贴额度
元/天
额度
元/月
出差补贴额度
元/天
总经办
600
40
300
30
100
20
营业管理部
600
40
600
40
200
20
市场部
600
40
600
40
200
20
拓展部
500
40
400
40
200
20
产品部
500
40
400
40
200
20
业务部
500
30
400
30
200
20
物流部
500
30
400
30
100
20
企划部
300
30
300
30
100
20
财务部
300
30
300
30
100
20
技术部
200
30
200
30
100
20
售后服务部
200
30
200
30
100
20
人力资源部
200
30
200
30
100
20
补充说明
① 总经理、 副总经理的手机费按实报销。
② 业务人员标准为100元/月, 但需按本月完成销售点数比例报销。
③ 非业务职员需要报销手机费需部门主管提出申请, 经总经理办公室审核批准备案方可报销。
④ 以上未注明的岗位人员出差, 亦可享受出差期间移动通讯费用补贴, 标准额度为: 业务人员20元/天, 技术人员15元/天, 其它非业务人员、 非技术人员10元/天。

4. 分公司、 办事处的额度
职务

部门
经理
业务经理
业务员
额度
元/月
出差补贴
元/天
额度
元/月
出差补贴
元/天
额度
元/月
出差补贴
元/天
分公司
400
40
200
20
100
20
办事处
( 无办公间)
400
30
200
20
100
20
办事处
( 有办公间)
300
30
100
20
100
20
补充说明
① 业务人员标准为100元/月, 但需按本月完成销售点数比例报销。
② 非业务职员需要报销手机费需部门主管提出申请, 经总经理办公室审核批准备案方可报销。
③ 以上未注明的岗位人员出差, 亦可享受出差期间移动通讯费用补贴, 标准额度为: 业务人员20元/天, 技术人员15元/天, 其它非业务人员、 非技术人员10元/天。

第十条 办公费。
1. 定义
办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其它办公性质的消耗, 如购买纸笔、 印制名片、 邮寄费、 快递费、 因工作需要公司统一订购的报纸及书刊、 办公室清洁卫生所需的用品等。
2. 办公用品分类
2.1 办公用品按会计核算项目分为专用办公品、 快递费、 其它办公品具体如下:
2.1.1 专用办公品: 打印机、 传真机专用的硒鼓、 墨盒、 色带等耗材和销售业务专用的单据。
2.1.2 快递费: 是指邮局的邮寄费、 市内快递费。
2.1.3 其它办公品: 包括
① 消耗品: 购增值税票, 帐本、 铅笔、 胶水、 胶带、 大头针、 图钉、 曲别针、 橡皮筋、 笔记本、 复写纸、 便条纸、 橡皮、 夹子、 印泥、 圆珠笔、 订书钉、 复印纸、 信纸、 信封、 订报刊等。
② 管制消耗品: 签字笔、 修正液、 电池、 笔记本等。
③ 管制品: 剪刀、 美工刀、 订书机、 钢笔、 计算器、 各类书籍资料等。
2.2 其它办公用品按使用可分为个人领用与部门领用2种。
个人领用: 由个人使用保管的物品, 如铅笔、 胶水、 橡皮等。
部门领用: 是指打孔机等管制品, 由部门指定人员领用、 保管、 集体使用
3. 其它办公用品的日常管理
3.1 消耗品的使用根据实际工作需要和以往使用记录进行数量控制, 并根据不同的部门和人员的工作性质作相应调整。
3.2 管制消费品根据工作需要严格发放、 限定总数, 自第二次领用起以旧换新。
3.3 管制品主要供部门领用。
3.4 领用办公用品须作领用登记, 办公室管理员建立办公用品领用台帐和领用卡以控制办公品消耗。
3.5 办公用品系为公共活动提供, 严禁带出公司私用。
3.6 新进人员到职时由各部门向行政部门提出文具申请单领文具, 并列入领用卡。人员离职时, 应将剩余文具交还行政部门。
3.7总部办公用品( 除财务部门专业用品外) 由行政部门统一负责购买、 保管和发放, 各部门不得任意购买。特殊活动支付的费用可提出申请计划, 报请批准后购买。
4. 额度
扣除专用办公品、 快递费, 各部门的办公费最高额度为每人每月30元, 各部门的人数以总经办的批准人数为准。
第十一条 运输费。
公司对运输费采用预算管理和额度管理相结合的的方法, 如运输费超额度需向总部物流部、 财务部、 总经办提出书面报告, 说明原因及改进的方法。
1. 额度
1.1 总部物流部的运输费额度为销售额的1.5%。
1.2 业务部、 拓展部、 南京分公司、 成都分公司的运输费为销售额的0.4%。
1.3 其它业务单位的运输费为销售额的0.2%。
2. 支付的规定
2.1 根据”预算管理”和”额度管理”的规定, 进行审批、 支付。
2.2 运输费支付应填写《请款单》并附①货运合同( 有跨期间的合同, 第一次作要求) ②正规的运输发票( 带抵扣联) ③货运清单( 要求每笔清单必须有托运经办人签字, 同时注明托运内容和相关部门) ④相应权限的审批。对①②③④四项附件不全的请款, 财务部门作退回处理。
2.3 对≥1,000元的运输费以支票形式支付。
3. 注意事项
3.1 业务单位在比较货运公司的信誉及价格后, 集中货运公司, 定点路线, 统筹安排发货, 快件应与货运一起发运, 力求降低运输费, 尽量减少无效运输。
3.2 不论何种情况, 都必须与货运公司签有货运合同或协议, 作为报销运输费的附件之一。
第十二条 员工餐费和加班餐费。
1. 员工加班应根据《员工考勤休假管理规定》执行, 总部的部门助理、 部门主管、 业务经理及以上职务人员和业务单位的业务员、 业务经理及以上职务人员, 不计加班工资不发放加班餐费, 其它人员若加班可享受加班餐费, 加班餐费不予单独报支, 于月终根据考勤记录同员工正常工作餐费一起核发。
2. 公司按地区级差和实际出勤天数, 不分职务级别, 制定员工餐费和加班餐费的标准。
地区
员工餐费
加班餐费( 中、 晚餐)
京沪穗深
8 元/天
15 元/餐
其它城市
6 元/天
12 元/餐

3. 对员工餐费各业务单位能够采用发放现金或统一订餐的形式, 在标准内解决。
4. 若外埠出差、 工作外派已包含出差生活补贴, 则期间不发工作餐费。
第十三条 附则。
1. 本制度由公司财务部、 总经理办公室修正制定, 经总经理核准签发, 自 1月1日起实施执行, 原相关费用制度作废, 未尽事宜以财务部发文为准。
2. 本制度由财务部、 总经理办公室负责解释、 监察。

附件: 费用报销流程表及相关财务核销单据