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档案管理相关制度

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2020年4月19日
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档 案 接 收 制 度
一、接收时间及程序
1．在研究课题结束后次年7月底前归档。归档前,应先到科技处取回本组科研准备阶段的管理文件,到综合档案室取归档说明书、课题卡、案卷卡,填好后(签字手续完备)会同本组的材料进行分类(一个课题一套材料,实验记录本应按课题分别记录,不得多课题任务内容记在同一记录本上)整理后由兼职档案员到综合档案室立卷并办理移交手续。每年的11月、12月不接受科研课题归档工作,其它档案照常接收。
2．机关各部门每年六月底前将预立卷的文件材料移交综合档案室。
3．基建项目在竣工验收后六个月内归档。
4．大型仪器设备在验收后归档。
5．会计档案每年十月底以前归档(保存两年后)。
6．刊物档案每年年底前立卷归档。
7．声像档案每年六月底前归案(录音、录像、题辞、照片)。
8．去世五年后的人事档案每年六月底前归档。
9．研究生毕业论文在答辩后归档。
10．公开发表的论文每年三月二十日前归档。
11．专利档案由科技处每年一月底前归上年度形成的专利材料。
二、立卷人认真填写移交目录,立卷人与接收人应在移交目录上鉴字,各保存一份(移交目录表由综合档案室提供)。

目    录

1、档 案 管 理 制 度
2、档 案 库 房 管 理 制度
3、档 案 归 档 制 度
4、档 案保 管 制 度
5、档 案 收 集 制 度
6、档案 整 理 制 度
7、档 案 立 卷 制 度
8、档 案 借 阅 制 度
9、档 案 保 密 制 度
10、档 案 统 计 制 度
11、档 案 销 毁 制度
12、会 计 档 案 管理 制 度
13、科 研 档 案 管理 制 度
14、设 备 档 案 管理 制 度
15、基 建 档 案 管理 制 度
16、声 像 档 案 管理 制 度
17、信 用 档 案 管 理 制 度
18、电 子 档 案管 理 制 度
19、档案室”四参加”工作制度

档 案 管 理 制 度

一、为加强学校档案管理,根据<档案法>和科技事业单位档案目标管理的要求,结合本校实际,制定本制度。
二、对在学校范围内进行的党群工作、行政管理、教学管理、教学科研、基本建设、设备仪器、学籍管理、会计等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括文件、记录、图纸、图表、报表、照片、录音、录像带等)进行收集、整理、归档、保管和提供利用。
三、加强安全保密工作,维护档案的安全,防止发生失、泄密事件。
四、负责档密的日常借阅、信息咨询和技术服务,编制必要的案卷目录、检索工具,为准确、及时地提供利用创造条件。
五、归档范围:执行<山东省济南卫生学校档案分类编号实施办法>及<档案分类主表、保管期限表>。
六、归档的基本要求:
1．凡归档的文件材料,必须是真实反映一项工作或活动全部过程的成套材料,组成标准的保管单位(卷),并编写目录,划定保管期限及密级,经项目负责人或有关领导审核后,办理归档手续,移交档案室。
2．归档的文件材料,必须用毛笔、钢笔书写或打印。书写时必须用碳素或蓝黑墨水。图纸要求线条和文字清楚。
七、归档时间:
1．各职能部门兼职档案员平时应做好文件材料的收集和积累,党群工作类和行政管理类、教学管理类等需归档的文件材料,年底整理好,于第二年三月份移交综合档案室,由档室负责立卷归档。
2．科研人员在完成一项科研课题后,两个月内由各科兼职档案员按学校的归档范围,向档案室移交全部科研文件材料。
3．基建办公室,在完成一项施工任务后,两个月内由基建办公室兼职档案员按归档范围,向档案室移交全部竣工文件材料。
4．会计档案由兼职档案员,在年初负责组织立卷工作,在会计室保存一年后,再向档案室移交。
5．设备档案在设备、仪器的开箱时,由使用部门会同有关科室、档案人员共同清点、登记上账,填写人库清单,文件材料的原本由档案室接收存档,复制一份交使用部门。

档 案 库 房 管 理 制 度

一、为加强档案库房的科学管理,最大限度地延长档案的寿命,有效地为学校的各项工作提供信息,根据本校实际制定本制度。
二、严格遵守党和国家关于档案安全、保密等有关规定。
三、档案柜排列整齐、规范,档案柜与墙壁保持一定距离(不小于10cm),便于通风、降温、去湿。
四、库藏档案必须按形成规律和分类科学排架,便于查找利用。
五、定期对库房进行清理核对,做到账物相符。
六、库房内每年更换一次防虫药品、防止虫、霉损坏档案。
七、档案入库时要进行除尘处理,档案在任何情况下应避免阳光直射,如有外窗时必须备有窗帘作为遮阳措施。
八、经常保持库内整洁通风,做好温、湿度记录,库温保持在14-２４℃,变化幅度不超过±2℃。相对湿度控制在45-60%,变化幅度不超过±5%。
九、库房内严禁烟火,不准存放易燃易爆物品、花草、杂物等,做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防污染等工作,确保档案安全。
十、档案管理人员离开库房时,必须关闭电源锁好门窗,节假日前要封存库房档案。
十一、档案库房是保管各种档案的重地,非档案工作人员不得进入库房。

档 案 归 档 制 度

一、凡记录反映本校职工活动情况具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料,均列为归档范围。
二、各科室兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全,按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后,再编排页号,填写卷内目录,拟出案卷标题,装订。
三、编号抄目要严肃认真,案卷标题要简明扼要,正确反映卷内内容,由档案室统一书写。
四、凡立卷材料必须纸质优良,规格统一,书写规范,字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写,也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
五、每年七月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
六、教学档案、教师业务档案按年度整理立卷,在次年的十二月份以前归档。
七、会计档案在会计年度终了后整理立卷,由财务科保存一年后,移交学校档案室归档。
    八、科研、基建、设备、声像、荣誉档案一般在项目或活动结束后三个月内归档。

档 案 保 管 制 度

档案保管工作是档案管理工作的重要环节。为维护档案的完整与安全,方便档案的利用,特制定本制度。
一、档案保管工作的基本要求是:接收、移出档案要及时登记,做到有账有物,账物相符,确保档案的完整与安全。
二、室内档案,按不同门类、载体,依档号顺序排列。
三、档案库房应有防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设
四、接收档案要编制移交清单,办理交接手续。
五、严格执行档案的借阅制度,履行借阅手续。
六、档案保管人员不得自行销毁档案,档案销毁工作按鉴定销毁制度办理。
七、档案用毕,必须及时入库,归卷时要仔细核对位置,避免人为的差错。
八、档案保管人员在调离和退休时,必须办理档案移交手续。 

档 案 移 交 制 度

一、根据国家档案馆<通则>规定,各机关工作中形成需要永久、长期保存的档案,在保管十年期满后,应移交档案馆集中保存。撤销机关的档案,应组织力量全面整理,向档案馆移交。在未办妥移交手续前原文档人员不得调离。社会上散存的零星历史档案,档案馆应采取多种形式进行收集。
二、各机关向档案馆移交的档案,应齐全完整,达到规范化、标准化要求。
1、进馆档案必须以全宗为单位移交,同一全宗的档案不能随意分散。
2、一个机关的所有档案,包括录音像、影片、照片等,应收集齐全,统一整理编目,一并移交,以保持实物档案的相互联系和完整性。
3、进馆档案要分类科学,组卷合理,编目准确,档号齐全,排列系统,装订合乎质量要求。
4、移交档案要根据分类方案,依照档号原则,在档案馆指导下,编制档号,做到档号齐全。
5、各机关在移交档案的同时,要随同移交必备的检索工具。
三、与档案有关的资料(包括谱书、方志、年鉴、人物、传记、回忆录、党史资料、政策法规汇编和书报杂志等)应随同档案一并移交,以保证档案资料的完整。
四、档案馆接收档案应制出接收方案和计划,做好接收前的各项准备工作。
五、档案馆严把进馆档案质量关,对不符合质量要求的,应指导加工整理,符合质量要求方可移交。

档 案 收 集 制 度

一、档案收集工作,是根据国家规定,经过例行的接收制度和专门的征集办法,将分散在各个科室和个人手中,以及散失在其它地方的档案,收集到档案室集中保管。
　　二、档案收集工作,要采取积极、主动的态度和有效措施,把凡属于本档案室保存范围的各种内容、形式和载体的档案和资料全面收集起来。
　　三、历史档案征集工作,是一项较为复杂艰巨的工作,既要坚持集中统一管理档案的原则,又要注意工作方法,给予适当的奖励,以资鼓励。
　　四、收集进室的档案,必须核对数量是否如数,鉴定案卷是否完整,立卷是否符合规范,并履行签字手续。

档 案 整 理 制 度

档案整理是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。经过整理使档案的管理达到有序、条理,便于为单位提供档案服务。
　　一、 为了确保室藏档案质量,对移交进室档案要按标准进行严格检查和验收,对不符合要求的档案提出整改意见,合格后再进行接收。
　　二、档案整理工作主要包括档案的分类、立卷、案卷排列、编号和编制案卷目录等。
　　三、档案室对接收进馆和征集的零散文件资料进行整理。以年度为单位,进行科学的分类、按时间和资料的重要程度排列、立卷、编号、编制检索工具。
　　四、为了便于管理和利用,对室藏档案部分质量较差案卷进行必要的加工整理。对已破损和字迹褪色的重要档案,要及时进行修复或复制。 

档 案 立 卷 制 度

一、为加强本校档案管理,更好地为学校各项工作服务,结合科技事业单位档案目标管理要求和我校实际情况制定本制度。
二、档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全,发挥科技档案在学校工作中的作用。
三、档案室要设立预备档案盒(卷)和登记本。文书档案要及时回收。科技档案要分段及时收。
四、档案管理人员要认真执行有关标准,建立定期的检查制度,妥善保管好档案,便于开放利用。

档 案 借 阅 制 度

一、学校各部门借阅档案,要办理借阅手续,利用结束后,填写<利用效果登记表>。
二、借阅档案应在阅览室内进行,如因工作需要借出。须经分管领导批准方可借出。
三、外单位查阅档案,应持有单位介绍信,经分管所长批准,办理借阅手续后方可借阅。
    四、调阅密级档案材料,须经分管领导批准,其它类须经办公室主任批准,方可借阅。密级档案不予借出。
五、查阅档案时,不准吸烟,饮水时要离开档案材料,以防损坏。严禁在档案材料上圈点、划线、注字、涂改。不准随意拆卷、增页、增页。对违反规定者,视情况予以处理。
六、复制档案材料必须经有关领导批准,由档案室工作人员进行。

档 案 保 密 制 度

一、为贯彻<保密法>,保守国家机密,维护学校档案的完整与安全,特制定本制度。
二、加强对档案工作者的保密教育,树立正确的保密观念,坚持和宣传保密原则,采取各种措施,维护党和国家的机密。
三、为维护历史的真实面貌,档案工作者必须加强高度的责任心。保护档案的真迹不受破坏和遗失。
四、学校的档案确定为绝密、机密、秘密三种密级,对不同密级的档案采取不同的保管措施。
五、学校的党政、科技档案属于绝密的不经分管领导批准,档案室不予提供利用。
六、凡标有密级的档案,利用者不得复印。
七、为防止档案机密材料失窃,要定期清点档案数量。
八、档案部门平日做好库房的安全工作,注意门窗是否关好,节假日要加盖封条。

档 案 统 计 制 度

一、档案统计要实事求是,如实反映客观情况,做好准确及时,完整系统。
二、统计范围主要包括:档案室机构、人员情况、收藏档案、资料的状况、档案、资料收进和移出数量,利用情况,档案库房、设备、经费、以及上级机关要求统计的内容。
三、统计工作应有专人负责,纳入档案室正常工作。
四、上级机关要求上报的各种统计资料,必须按照要求统计、填写,经领导审查同意后方可上报。
五、各种统计资料,均应存档。

档 案 销 毁 制 度

一、销毁的档案,必须是经过严格鉴定,确认失去保存价值的档案。
二、销毁档案,应编制”销毁档案清册”,写出销毁档案报告,报请上级批准,未经鉴定和领导批准,任何部门和个人不得擅自销毁档案。
三、对已经销毁的档案,如无特殊情况,一般应存放一段时间销毁。
四、档案销毁,应指派本单位两名以上人员监销,监销人员要认真履行职责,并在”档案销毁清册”上签名盖章,注明”已销毁”字样和时间、地点、方式。
五、大批销毁档案要送交指定的工厂进行监销。对档案文件要严禁出卖或改为她用。
六、”档案销毁清册”及批准手续,要归入全宗进行妥善保存。

会 计 档 案 管 理 制 度

一、为加强会计档案管理,根据财政部、国家档案局制发的<会计档案管理办法>,结合我校实际制定本制度。
二、会计档案必须实行集中统一管理,确保其完整、系统、准确、安全,便于提供利用。
三、当年形成的会计档案在会计年度终了后,由财务科兼职档案员在年初负责组织立卷工作,根据<档案法>的要求时间向档案室移交。
四、移交时,应填写入库登记表,双方要根据入库登记表检查核对,履行签字手续。
五、财务科所形成的会计档案,由财务科兼职档案员负责整理、立卷装订成册,封面和首页的内容应按要求填写完整。
六、接收保管的会计档案原则上应保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的应会同财务科进行。
七、会计档案材料必须完整,能够客观地反映实际,具有准确性。
八、会计档案应分类科学、系统、编目合理,便于保管和利用。
九、凡不符合标准的案卷,档案室有权拒绝接收。

科 研 档 案 管 理 制 度

一、为加强科研档案管理,更好地为学校各项工作服务,结合科技事业单位档案目标管理要求,结合我校实际制定本制度。
二、科研档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全,发挥科研档案在学校工作中的作用。
三、科研文件材料在科研项目完后,两个月内由项目负责人按学校制定的归档范围,向档案室移交全部文件材料,归档的科研文件材料必须是原件。
四、归档的文件材料,必须完整、准确、系统,按本校制定的归档范围整理归档,不符合要求的,档案室不予接收。
五、移交科研文件材料时,须填写归档表一式两份,由部门负责人及主管领导签字,由交接双方逐份清点,方可办理交接手续。
六、归档的文件材料,要书写整齐,字迹清晰,文字书写须用碳素墨水或蓝黑墨水,禁止用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。

设 备 档 案 管 理 制 度

一、为加强设备档案管理,根据科技事业单位档案目标管理的要求,结合我校实际制定本制度。
二、设备、仪器档案实行集中统一管理,充分发挥设备、仪器档案在学校各项工作中的作用,确保其完整、系统、准确、安全,便于提供利用。
三、设备、仪器的开箱,由主管使用部门,会同器械科、档案室共同清点,登记上帐,填写入库清单,交接双方在入库清单上签字,文件材料的原本由档案室接收存档,并提供复制本交使用单位。
四、凡擅自开箱拿走文件材料,不向档案室移交者,档案室在合同上不予签字,财务科不予报销。
五、设备、仪器的运行、维修记录,于次年二月份前整理装订后,由使用部门移交档案室。报废报告及批复,器械科每年向档案室移交一次。
六、引进设备、仪器的译稿,在翻译完成后,经译稿人、校对人、负责人会签后,由译制部门向档案室移交。
七、设备、仪器档案要求书写整齐,线条清晰,书写必须使用炭素墨水或蓝黑墨水,禁止用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。
八、设备、仪器档案的文件材料,必须完整、准确,编号、分类科学。
九、排列组卷,编写案卷目录、案卷封面的编写合理,便于提供利用。

基 建 档 案 管 理 制 度

一、为加强学校基建档案管理,根据科技事业单位档案目标管理的要求,结合我校实际制定本制度。
    二、基建档案实行集中统一管理,确保档案完整、准确、系统和安全,为学校各项工作服务。
三、基建办公室兼职档案员从每项工程立项至竣工验收的全过程中,都要注意保管和搜集,核对所有材料,保证材料的齐全、完整和准确,于竣工后立卷向档案室移交。
四、凡是技术和反映本单位有关基建方面的文字材料都应归档。
五、归档的文件材料必须达到齐全、完整、准确、图物相符、图在整洁、图纸线条字迹清楚,蓝图显影清晰,纸张优良。
六、归档的文件材料,必须字迹清晰,文字书写需用碳素墨水或蓝黑墨水,禁止用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。

声 像 档 案 管 理 制 度

一、声像档案是指学校各项活动中形成的具有保存价值的照片(包括底片)、磁带、录音带、录像带等载体材料。
二、声像档案应实行和集中统一管理。以便提供利用。
三、学校各部门形成的声像材料,拍摄、录制、编辑工作完成后,经档案室鉴定,一个月内按照完整、准确、系统的原则,办理签字手续后,向档案室移交。
四、归档的声像材料必须是原件、原版、照片、底片齐全,并要有详细记录,时间、地点、人物、摄录入。
五、归档的声像材料必须达到完整、准确,声音清楚,图象清晰,不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌。
六、声像档案原则上不外借,特殊情况需经主管领导批准。
七、声像档案的整理要按不同种类,载体进行组卷、编目。使用不同装具分别排列存放。

信 用 档 案 管 理 制 度

一、信用档案是记录、反映或证明单位在技术、财务、质量、资质、法人行为、商标注册等方面信用状况的具有保存价值的文字、证书、报表、实物、音像等材料。
二、为确保信用档案的完整、准确、系统、安全,由学校档案室集中统一管理。
三、校内各部门所形成的部分信用档案,如:资质、法人行为、质量等信用档案应及时归档。
四、校内各部门所形成的另一部分信用档案,如:录像、照片、录音等工作完成后应在规定的时间内向档案室移交。
五、归档的录像、照片、录音必须是原件、原版;归档的资质、法人行为、质量等证书必须是原件。
六、所有归档的信用档案应附有详细的说明:记录人、时间、地点、人物,以及证书的详细文字说明。
七、归档的信用档案证书类一律不外借;照片、录像、录音等原则上不外借,特殊情况需主管领导批准。

电 子 档 案 管 理 制 度

一、电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
二、严格按照<CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求>中的GB/T17678.1-1999的标准严格管理电子文档。
三、各有关科室电子文件的收集、积累、整理和归档,都应指定专人管理,并按规定的日期移交档案室。
四、对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理,以保证电子档案质量。
五、归档的CAD电子文件格式应符合GB/T  17825.1-17825.10中的CAD文件管理的各项规定。
六、电子文档只存档不外借,特殊情况可经主管领导同意在档案室阅读。

档案室”四参加”工作制度

一、范围标准规定本单位科研课题鉴定会,设备开箱验收会、基建工程竣工验收后工作中的档案资料验收的管理职能机构,管理内容和要求。
二、职责:档案室负责上述工作会议档案资料验收管理工作。
三、管理内容与要求
1．本单位组织科研课题鉴定会、设备开箱、基建、工程竣工验收会议必须通知档案室派人员参加。
2．档案工作人员参加上述有关会议的任务是检查相应文件的完整、系统、准确性,并有权建议有关单位延迟验收或使用。
3．在召开会议之前有关部门或专业人员务必将有关文件资料按归档要求准备就绪。
4．文件材料立卷归档的基本要求是:
4．1归档文件材料必须完整
4．2归档文件材料必须层次分明、符合形成规律
4．3归档文件材料必须准确反映科研、基建各项活动的真实的内容及历史过程
4．4归档文件材料字迹必须清晰,禁用圆珠笔铅笔
4．5文件材料验收后,档案工作人员必须在有关文件上签署验收意见。