档案管理相关制度.doc
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1、档案管理相关制度122020年4月19日文档仅供参考档 案 接 收 制 度一、接收时间及程序 1在研究课题结束后次年7月底前归档。归档前,应先到科技处取回本组科研准备阶段的管理文件,到综合档案室取归档说明书、课题卡、案卷卡,填好后(签字手续完备)会同本组的材料进行分类(一个课题一套材料,实验记录本应按课题分别记录,不得多课题任务内容记在同一记录本上)整理后由兼职档案员到综合档案室立卷并办理移交手续。每年的11月、12月不接受科研课题归档工作,其它档案照常接收。2机关各部门每年六月底前将预立卷的文件材料移交综合档案室。3基建项目在竣工验收后六个月内归档。4大型仪器设备在验收后归档。5会计档案每年
2、十月底以前归档(保存两年后)。6刊物档案每年年底前立卷归档。7声像档案每年六月底前归案(录音、录像、题辞、照片)。8去世五年后的人事档案每年六月底前归档。9研究生毕业论文在答辩后归档。10公开发表的论文每年三月二十日前归档。11专利档案由科技处每年一月底前归上年度形成的专利材料。二、立卷人认真填写移交目录,立卷人与接收人应在移交目录上鉴字,各保存一份(移交目录表由综合档案室提供)。目 录1、档 案 管 理 制 度2、档 案 库 房 管 理 制度3、档 案 归 档 制 度4、档 案保 管 制 度5、档 案 收 集 制 度6、档案 整 理 制 度7、档 案 立 卷 制 度8、档 案 借 阅 制 度
3、9、档 案 保 密 制 度10、档 案 统 计 制 度11、档 案 销 毁 制度12、会 计 档 案 管理 制 度13、科 研 档 案 管理 制 度14、设 备 档 案 管理 制 度15、基 建 档 案 管理 制 度16、声 像 档 案 管理 制 度17、信 用 档 案 管 理 制 度18、电 子 档 案管 理 制 度19、档案室”四参加”工作制度档 案 管 理 制 度一、为加强学校档案管理,根据和科技事业单位档案目标管理的要求,结合本校实际,制定本制度。二、对在学校范围内进行的党群工作、行政管理、教学管理、教学科研、基本建设、设备仪器、学籍管理、会计等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料(
4、包括文件、记录、图纸、图表、报表、照片、录音、录像带等)进行收集、整理、归档、保管和提供利用。三、加强安全保密工作,维护档案的安全,防止发生失、泄密事件。四、负责档密的日常借阅、信息咨询和技术服务,编制必要的案卷目录、检索工具,为准确、及时地提供利用创造条件。五、归档范围:执行及。六、归档的基本要求:1凡归档的文件材料,必须是真实反映一项工作或活动全部过程的成套材料,组成标准的保管单位(卷),并编写目录,划定保管期限及密级,经项目负责人或有关领导审核后,办理归档手续,移交档案室。2归档的文件材料,必须用毛笔、钢笔书写或打印。书写时必须用碳素或蓝黑墨水。图纸要求线条和文字清楚。七、归档时间:1各
5、职能部门兼职档案员平时应做好文件材料的收集和积累,党群工作类和行政管理类、教学管理类等需归档的文件材料,年底整理好,于第二年三月份移交综合档案室,由档室负责立卷归档。2科研人员在完成一项科研课题后,两个月内由各科兼职档案员按学校的归档范围,向档案室移交全部科研文件材料。3基建办公室,在完成一项施工任务后,两个月内由基建办公室兼职档案员按归档范围,向档案室移交全部竣工文件材料。4会计档案由兼职档案员,在年初负责组织立卷工作,在会计室保存一年后,再向档案室移交。5设备档案在设备、仪器的开箱时,由使用部门会同有关科室、档案人员共同清点、登记上账,填写人库清单,文件材料的原本由档案室接收存档,复制一份
6、交使用部门。档 案 库 房 管 理 制 度一、为加强档案库房的科学管理,最大限度地延长档案的寿命,有效地为学校的各项工作提供信息,根据本校实际制定本制度。二、严格遵守党和国家关于档案安全、保密等有关规定。三、档案柜排列整齐、规范,档案柜与墙壁保持一定距离(不小于10cm),便于通风、降温、去湿。四、库藏档案必须按形成规律和分类科学排架,便于查找利用。五、定期对库房进行清理核对,做到账物相符。六、库房内每年更换一次防虫药品、防止虫、霉损坏档案。七、档案入库时要进行除尘处理,档案在任何情况下应避免阳光直射,如有外窗时必须备有窗帘作为遮阳措施。八、经常保持库内整洁通风,做好温、湿度记录,库温保持在1
7、4-,变化幅度不超过2。相对湿度控制在45-60%,变化幅度不超过5%。九、库房内严禁烟火,不准存放易燃易爆物品、花草、杂物等,做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防污染等工作,确保档案安全。十、档案管理人员离开库房时,必须关闭电源锁好门窗,节假日前要封存库房档案。十一、档案库房是保管各种档案的重地,非档案工作人员不得进入库房。档 案 归 档 制 度一、凡记录反映本校职工活动情况具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料,均列为归档范围。 二、各科室兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全,按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后,再编排页号,填写卷内目录,拟出案卷标题,装订。 三、编号抄目要
8、严肃认真,案卷标题要简明扼要,正确反映卷内内容,由档案室统一书写。 四、凡立卷材料必须纸质优良,规格统一,书写规范,字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写,也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。 五、每年七月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。 六、教学档案、教师业务档案按年度整理立卷,在次年的十二月份以前归档。七、会计档案在会计年度终了后整理立卷,由财务科保存一年后,移交学校档案室归档。 八、科研、基建、设备、声像、荣誉档案一般在项目或活动结束后三个月内归档。档 案 保 管 制 度档案保管工作是档案管理工作的重要环节。为维护档案的完整与安全,方便档案的利用,特制定本制度。一、档案保管工
9、作的基本要求是:接收、移出档案要及时登记,做到有账有物,账物相符,确保档案的完整与安全。二、室内档案,按不同门类、载体,依档号顺序排列。三、档案库房应有防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设四、接收档案要编制移交清单,办理交接手续。五、严格执行档案的借阅制度,履行借阅手续。六、档案保管人员不得自行销毁档案,档案销毁工作按鉴定销毁制度办理。七、档案用毕,必须及时入库,归卷时要仔细核对位置,避免人为的差错。八、档案保管人员在调离和退休时,必须办理档案移交手续。档 案 移 交 制 度一、根据国家档案馆规定,各机关工作中形成需要永久、长期保存的档案,在保管十年期满后,应移交档案馆集中保
10、存。撤销机关的档案,应组织力量全面整理,向档案馆移交。在未办妥移交手续前原文档人员不得调离。社会上散存的零星历史档案,档案馆应采取多种形式进行收集。二、各机关向档案馆移交的档案,应齐全完整,达到规范化、标准化要求。1、进馆档案必须以全宗为单位移交,同一全宗的档案不能随意分散。2、一个机关的所有档案,包括录音像、影片、照片等,应收集齐全,统一整理编目,一并移交,以保持实物档案的相互联系和完整性。3、进馆档案要分类科学,组卷合理,编目准确,档号齐全,排列系统,装订合乎质量要求。4、移交档案要根据分类方案,依照档号原则,在档案馆指导下,编制档号,做到档号齐全。5、各机关在移交档案的同时,要随同移交必
11、备的检索工具。三、与档案有关的资料(包括谱书、方志、年鉴、人物、传记、回忆录、党史资料、政策法规汇编和书报杂志等)应随同档案一并移交,以保证档案资料的完整。四、档案馆接收档案应制出接收方案和计划,做好接收前的各项准备工作。五、档案馆严把进馆档案质量关,对不符合质量要求的,应指导加工整理,符合质量要求方可移交。档 案 收 集 制 度 一、档案收集工作,是根据国家规定,经过例行的接收制度和专门的征集办法,将分散在各个科室和个人手中,以及散失在其它地方的档案,收集到档案室集中保管。二、档案收集工作,要采取积极、主动的态度和有效措施,把凡属于本档案室保存范围的各种内容、形式和载体的档案和资料全面收集起
12、来。三、历史档案征集工作,是一项较为复杂艰巨的工作,既要坚持集中统一管理档案的原则,又要注意工作方法,给予适当的奖励,以资鼓励。四、收集进室的档案,必须核对数量是否如数,鉴定案卷是否完整,立卷是否符合规范,并履行签字手续。档 案 整 理 制 度 档案整理是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。经过整理使档案的管理达到有序、条理,便于为单位提供档案服务。一、 为了确保室藏档案质量,对移交进室档案要按标准进行严格检查和验收,对不符合要求的档案提出整改意见,合格后再进行接收。二、档案整理工作主要包括档案的分类、立卷、案卷排列、编号和编制案卷目录等。三、档
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