企业诚信管理系统制度.doc

企业诚信管理系统制度

11
2020年5月29日
文档仅供参考

企业诚信管理系统制度
目录

一、诚信管理机构、人员岗位责任制度
二、法律法规学习制度
三、合同签订、履行、变更和解除制度
四、客户授信与年审评价制度
五、客户诚信档案管理制度
六、失信违法行为责任追究制度

一、诚信管理机构、人员岗位责任制度
 公司设立专门的诚信管理机构,公司副总为诚信管理机构的分管领导,任命诚信管理机构负责人,有专职(或兼职)的诚信管理工作人员。
(一)诚信管理机构职能:
1.组织宣传、贯彻合同法律法规条例,培训诚信管理人员和业务人员,依法保护本企业的合法权益。
2.制定、修订本公司诚信政策、诚信管理制度、办法,组织实施诚信管理工作的考核。
对客户进行资信调查,建立客户诚信档案,并进行动态化管理。
3.客户授信管理:进行客户诚信审批,跟踪客户,定期对客户的诚信状况统计分析。
4.利用征信数据库资源,帮助销售部门开拓市场。
(二)主要职责:
1、诚信管理机构负责人职责
(1)组织合同法律法规的宣传、培训,组织诚信管理研讨会、案例评析会;
(2)制定、修订本公司诚信政策、诚信管理制度、办法,组织实施诚信管理工作的考核;
(3)统一办理授权委托书,严格管理本公司合同专用章的使用;
(4)制止公司或个人利用合同进行违法活动;
(5)汇总、分析客户诚信数据,向有关部门提供咨询服务;
(6)协调与供销、财务、技术等部门的关系。
2、诚信管理员的主要职责:
(1)协助合同承办人员依法签订合同,参与重大合同的谈判与签订。
(2)审查合同,防止不完善或不合法的合同出现,保管好合同专用章。
(3)检查合同履行情况,协助合同承办人员处理合同执行中的问题和纠纷。
(4)登记合同台帐,做好合同统计、归档工作,汇总合同签订、履行以及合同纠纷处理情况。
(5)发现不符和法律规定的合同行为,及时向诚信管理机构负责人或公司副总报告。
(6)参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。
(7)定期向诚信管理负责人汇报诚信管理情况。
(8)负责客户档案管理与服务。

二、法律法规学习制度
1、定期组织学习国家关于诚信法律法规的系统知识,制订学习内容和时间安排计划,按计划组织人员学习,并做好每次学习记录。
2、诚信管理人员、销售、供应、财务等部门业务人员必须经过合同法规的系统培训和考核,取得合格证书;专、兼职诚信管理员还必须取得诚信管理职业资格培训合格证书。
3、公司分管诚信工作的负责人定期组织活动,结合诚信管理中碰到的实际问题,学习新法规,解决新问题。组织研讨会,案例分析会等,并做好书面记录。

三、合同签订、履行、变更和解除制度
(一)合同签订管理
1、合同承办人签约前必须对对方主体资格、代理身份、代理资格、履约能力及合同可行性进行审查,并收集整理相关资料,以备合同评审机构进行评审。
2、订立合同的主体,必须是法人或者是取得营业执照的非法人经济组织。集团公司内各单位的业务部门不得以本部门的名义或擅自以其它单位、部门的名义对外签订合同。严禁其它公司或个人所办各类企业以本公司及下属单位的名义对外签订合同。
3、公司对外签订合同,应由其法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权,任何人不得以公司名义对外签订合同。
4、严禁将合同业务介绍信转借其它单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年,以备核查。
5、销售部门必须使用国家统一的购销合同文本对外签订合同;供应部门外出采购尽可能采用统一的购销合同文本。如果没有合同示范文本,应当参照类似的示范文本。采用合同示范文本时,能够根据所订合同的具体情况依法作出补充约定。各部门所需的合同文本由公司诚信管理员统一购买或定制。
6、合同及其有关的书面材料,应当语言规范,字迹(符号)清晰,条款完整,内容具体,用语准确、无歧义。
7、订立合同,必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所,标的,数量和质量,价款和报酬,履行的期限、地点和方式,违约责任及解决争议的方法等。
8、对外签订合同,要明确选择纠纷管辖地,并力求选择本公司所在地仲裁机构或法院。
9、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。
10、签订合同,应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。
11、凡持有合同专用章的部门和分公司,应做到合法使用、专人保管。技术合同专用章由诚信管理机构负责保管,如遇工作需要,需携带外出,应事先办理借用手续,用后立即归还。
12、合同专用章不得代用,混用。发现利用合同专用章进行违法活动,给公司造成经济损失者,依法追究其行政和法律责任。
13、凡遇合同专用章遗失,应立即向本部门领导报告,并将本部门批示意见送诚信管理机构备案,在当地市级报纸上刊登遗失声明,办理相关证明材料。
14、合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案,作为财务部门收付款物的依据。
(二)合同履约管理
1、法定代表人全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。
2、在履行合同过程中,根据情况的变化,应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题,合同承办人要及时处理,必要时经单位负责人同意,可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。
3、接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度的标的应在法定期限内及时提出书面异议。
4、合同结算必须经过本单位财务部门进行。对合法有效的合同,财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同,财务部门有权拒绝结算。
5、凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。
6、诚信管理员负责监督检查合同履行情况,按时间顺序及时建立合同签订与履行情况台帐。
(三)合同的变更和解除
1、合同的变更与解除由合同承办人以书面形式报合同评审机构审核,批准后,尽快与对方签订变更或解除协议。
2、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时,必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。
3、我方当事人遇有不可抗力或者其它原因无法履行合同时,应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当事人,同时积极采取补救措施,减少损失。
4、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时,合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施,收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据,及时向诚信管理机构报告。
5、我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通知对方当事人,说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限,尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。

四、客户授信与年审评价制度
1、诚信管理机构加强与各业务部门的联系沟通,及时掌握客户的诚信信息,对客户实行分级管理,将客户的诚信等级分为A、B、C、D四级,分别制订不同诚信等级所对应的诚信额度、诚信期限、诚信折扣。
2、诚信管理机构负责建立每位客户包括名称、住所、法定代表人、注册资金、电话、诚信标准、诚信等级内容的表单,并及时进行动态更新。
3、诚信管理机构负责制定客户诚信申请表、客户调查表、客户诚信审批表、回复客户的标准信函等表格;受理客户诚信申请;采用对客户进行走访、调查、向有关部门收集客户资信状况资料等方式掌握客户信息,填写客户调查表,对客户进行诚信评级,报主管副总审批后,确定诚信等级,并及时回复客户。
4、对客户实行跟踪管理,补充客户诚信信息,每年末对客户的诚信状况进行汇总分析,形成书面的年审评价报告,并根据年审报告及时调整客户诚信等级。
5、对延迟付清款物的客户,视情节轻重给予诚信等级的降级处理;对恶意拖欠款物的客户授信额度为0,要求采用即时清结的方式或列入黑名单,拒绝业务往来。
6、各业务人员应及时收集客户信息并向诚信管理机构反馈;诚信管理机构应定期将客户诚信状况评价结果反馈公司各相关部门。

五、客户诚信档案管理制度

1、建立完整的合同档案。档案资料包括以下内容:
◆ 谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件;
◆ 对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件;
◆ 对方当事人履约能力证明资料复印件;
◆ 对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件;
◆ 我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件;
◆ 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件;
◆ 双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;
◆ 登记、见证、鉴证、公证等文书资料;
◆ 合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;
◆ 标的验收记录;
◆ 交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。
2、公司所有合同都必须按部门编号。诚信管理员负责建立和保存合同管理台帐。
3、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后一个月内,应将合同档案资料移交诚信管理员。诚信管理员对合同档案资料核实后一个月内移交档案室归档。
4、建立完整的客户诚信资料,包括客户诚信申请表、客户调查表、客户诚信审批表、回复客户的标准函、客户诚信表单、授信资料、年审评价报告等,并附客户概况、付款习惯、财务状况、商账追讨记录、往来银行、经营状况等调查原始资料。

六、失信违法行为责任追究制度
(一)、对方发生失信违法行为,可酌情采取下列措施:
1、取消赊销条件;
2、停止供货;
3、取消供货资格;
4、诉诸法律。
(二)、本企业发生失信违法行为的可能表现形式与纠正措施:
1、表现形式:个人擅自以公司名义对外签订合同并违约或骗取款物、产品合格率未达标、拖欠货款或其它。
2、纠正措施:及时书面告知对方,说明原由;依法赔偿对方损失;撤消过错当事人的职务、开除直至依法追究其法律责任。
3、合同纠纷处理:发生合同纠纷,合同承办部门、人员应立即报告分管领导或法定代表人,并通报诚信管理机构,提供材料。
4、合同纠纷发生后,能够经过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。合同承办部门、人员应配合好公司诚信管理机构参加仲裁或诉讼。
5、解决合同纠纷的申请书、起诉书、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书的副本或正本复印件,自发出或收到之日起十日内,由承办人送交诚信管理机构备案。
6、在处理合同纠纷过程中,对于可能因对方当事人的行为或者其它原因,使判决不能执行或者难以执行的案件,应当及时向法院申请财产保全。
7、向法院提供原始证据时,必须先行复制,并请求法院的承办人员出具证据收执。
8、在涉及合同纠纷的诉讼或非诉讼活动中,行使可能引起国有资产流失的处分权时,应当报请有关部门公司批准。