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OA需求分析

JBOA办公自动化管理系统
需求规格说明书
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JBOA办公自动化管理系统
随着网络经济和知识经济的迅猛发展，企业间的竞争一直围绕着企业内部管理进行，强调企业如何有效的利用自身的资源，提高生产能力、提高工作效率、降低成本。
上个世纪末，伴随着信息技术革命，全球进入了知识经济的时代。信息技术的应用加速了知识的传递、加工和更新，提升了企业的有效利用信息的能力，从而提高了企业的工作效率和生产能力。终于，经过近二十年的迅猛发展，世界经济由“生产能力不足”逐渐变成“生产能力过剩”。在这种经济环境下，企业面临着前所未有的竞争压力。
随着我国经济建设的稳步发展，进入WTO的实现，在政府机关、企事业单位，如何提高内部管理水平，降低重复劳动，提升工作效率，提高服务标准，也成为众多单位领导不断思考和探索的问题。
这些都要求我们必须采用全新的信息处理手段，完善内部组织结构、信息系统和管理运作流程，消除信息孤岛，建立协同工作的信息管理体制。
综上所述，在全新的知识经济时代，管理者需要一种全新的管理理念和管理手段，对单位内部办公管理流程进行整合。于是，网络办公自动化OA（Office Automation）概念应运而生。
1 什么是办公自动化：
无论是企业还是政府机关，都会有大量的文案需要处理，复杂的工作流程需要安排，决策者需要依据纷乱的信息做出重要的决定。拥有一套智能化、信息化的办公系统，对办公人员和企业决策者来说，工作效率上的提高是显而易见的。在网络连接千万家的时代，办公自动化还使得不同地理位置之间的不同单位或部门之间进行协同办公成为可能。今天的中国，“企业信息化”、“政府部门信息化”都忙得如火如荼，一套优秀的办公自动化（OA）系统将是企事业单位迈进数码时代的“基石”。
众所周知，我们绝大多数企业和非赢利性单位，都采用层层授权的金字塔式的管理模式，从控制论的角度看，这种模式的好处是容易控制全局，但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不畅通，高层了解底层的信息除了通过直接下属（中层管理者）外，就是自己亲自了解，亲自了解往往很累；通过中层管理人员，则有一个信息反馈的效率和成本问题，无疑，单位的信息化能提高效率节省成本。
基于层层授权、各司其职的思想，近年来应用较广的是企业信息管理系统（MIS）、ERP等。这些软件使企业高层很方便地了解企业采购、销售、库存以至财务的情况，企业的中层到底层都置于了最高层的管理监督之下。因此这类软件大多上级对下级控制有余，同级与同级的部门与人员协作交流不足。控制太多，人就会变成机器，工作就缺乏乐趣，只有协作交流起来，工作就变得轻松有趣，更符合人性，更容易发挥普通人的智慧和积极性。办公自动化软件把单位的各个部门紧密联系在一起，强化了机构内部员工之间、部门之间的信息交流与协同工作，使得机构内部的办公、业务流程都能在内部局域网或互联网上进行，相互间可以亲密地交流协作！
办公自动化的发展是一个不断进化的过程，随着电脑和网络技术的发展可以分为以下几个阶段：
办公电脑化
单位有了电脑，可以打印文件，保存数据，用一些单机版软件等。办公网络化，单位的电脑有了局域网并连上了互联网，实现了资源共享，但内部缺乏秩序和安全。
网络程序化
在办公网络化的基础上，有了网络办公软件的办公平台，实现了轻松有序的管理。将来还可能有网络办公的智能化，办公变得越来越轻松。
办公自动化软件，具体来说有哪些作用呢？
首先能极大地提高工作效率。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。
其次是节省运营成本。包括时间和纸张。
第三是规范单位管理。把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程的审批都可在网上进行。
第四是提高企业竞争力、凝聚力。员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业单位的内部凝聚力将大大增强。
第五是使决策变得迅速、科学。高层决策不再是在不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。
办公自动化应该作为企事业单位除了生产控制之外的信息处理与管理的集合，应该是对于单位的领导来说，OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据。对于中层管理者OA是信息管理系统。而对于普通管理者，OA又是事务/业务处理系统。OA能够为企事业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。
近年来，随着网络技术的迅速发展与普及，通过利用先进的网络资讯技术，实现办公自动化的解决方法，被称为网络办公自动化解决方案。随着INTERNET技术，国际互联网络的发展，目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升到了支持移动办公，远程办公管理等更广阔的领域。
2 企事业单位网络办公自动化：
随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得Internet/Intranet正逐渐成为企业信息化建设的有力工具。针对以上问题我队独立研发了网络办公自动化系统。该系统是采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平台，针对企事业单位内部的管理流程，设计而成的一套方便、稳定、实用的办公自动化软件。包括信息中心、人事考勤、计划日志、公文会议、办公用品、资料管理、用款报销、资产资料、个人事务、消息管理、文档管理、车辆管理、公务接待、客户资源、系统配置等功能模块。它使复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化，大大提高了单位各部门的工作效率。
网络办公自动化系统采用纯WEB技术，即：在客户端不必安装专用代码，系统功能全部在服务器端集中实现和管理，系统维护升级难度和工作量明显降低，真正做到客户端零维护，使系统可用性和易维护性与传统方式相比有了质的飞跃。
我们在上述前提下，看到了未来办公管理软件的发展趋势，基于全WEB技术开发出了网络办公自动化系统。此软件可以轻松的使企业实现通过INTERNET进行日常办公管理，符合未来企业管理软件的发展方向。该产品是基于INTERNET/INTRANET平台上的企业办公自动化解决方案，采用流行的WEB开发方式，产品化、结构化的设计方法，具有无须额外培训、单点维护、全面升级、INTRANET/INTERNET无缝联通等显著优点，同时极大降低了各单位办公自动化的实施及维护成本，使企事业单位内部管理轻松迈向自动化。
3 网络办公自动化系统原理、功能及应用环境：
网络办公自动化系统是一个以日常办公管理事务为中心，通过引入数据权限和功能权限对不同部门及员工进行权限划分，实现信息、管理、服务协同工作的办公管理平台。通过对信息中心、人事考勤、用款报销、资料文档、办公用品、车辆调用等日常办公内容的管理，实现对企事业单位日常办公工作的全面管理，并能规范办公流程，提高管理水平和管理质量，准确分析决策，提升办公效率。

3.1 系统工作原理介绍：
网络办公自动化系统以岗位角色为核心，允许客户根据本单位的实际管理需要，灵活进行各类角色的定义，赋权工作。体现了现代管理中的定岗定员、对岗不对人的管理思想。同时支持操作用户身兼多职，极大降低了由于人员调动及岗位变动为系统设置带来的影响。
单位领导通过对各类职位角色的权限设定，就可以完成本单位架构体系、管理范围的自动划分。
3.2 系统功能模块介绍：
首先介绍一下系统的简要功能，接下来再详细介绍各个功能模块。本贯穿案例只实现用款报销管理功能，即报销单的添加、审核及报销。
3.2.1 系统功能概况：
系统功能：
（1） 系统管理
ü 机构配置：机构配置管理包括部门设置、角色设置和人员基础信息录入。部门设置、角色设置是系统运转的基础部分，通过根据本单位的实际情况设定部门及各种角色权限可实现对管辖范围的划分，同时对系统内部工作流转也将产生重要的影响。在系统中部门是一个逻辑概念，因此部门设置与真实的组织结构可以不同。系统中部门的逻辑结构主要取决于按照组织结构划分的部门权限和管理范围。
ü 角色管理：系统中的角色可以自由定义。在给单位员工分配角色时可以与实际情况一一对应，也可以给员工对应一个或多个已定义好的角色，系统支持身兼多职。
ü 员工管理：通过员工管理，不仅可以详细记录员工个人信息、家庭信息、教育信息、联络信息，还可登记工作履历信息，以及进行所属部门和担任职位的分配。
ü 参数设置：系统中所有参数都可由用户自行定义，包括各类字典数据、公文参数等等。在系统投入正常运转前，通过相关工作人员将各种参数根据本单位的实际情况进行设置，可以提高系统对于本单位管理要求的适应性。
（2） 信息中心
ü 信息中心：信息中心包括短信息、通讯录、电子邮件、发布文档等功能。各用户可以根据个人需要对系统中的其他用户发送短信息、邮件、或上传文档，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的统一上传管理。信息中心中文档的分类主要取决于单位内部文档管理的划分需要。在系统中根据信息类别的区别，提供了两种格式的公告发布——普通类信息、红头文件式信息，可以满足单位对于多样化信息管理的要求。
（3） 人事机构
ü 人事管理：人事管理包括人员档案管理、调动分配管理、离职管理及各种查询统计。可以实现对单位员工人事信息、岗位调动变化的管理查询功能。
ü 考勤管理：考勤管理由签到、签退、请假/销假、加班申请、等模块组成。可以对单位员工的考勤情况一览无余。
（4） 会议管理
ü 会议室管理：对单位会议室安排进行预约申请，登记，使用情况查询。可以提高会议室资源利用的合理性。
ü 会议室设备管理：管理会议所需设备，材料。可以提高资源的统一管理，设备情况一目了然。
ü 会议查询：可以查询所有会议情况，如召开时间，地点，涉及人员及部门，会议。方便员工及时得知会议情况早做准备。
（5） 文档管理
ü 类别定义：通过对单位内部文档库的分类定义，权限划分。建立单位内部文档资源库，需设置发布权限和查阅权限。
ü 文档发布：各相关人员可对在授权范围内的文档目录进行相应的发布管理操作。
ü 文档查询：各相关人员对在授权范围内的文档进行在线查找、浏览。提高了日常工作效率。
（6） 办公申请
ü 用车申请：员工可以通过用车申请向公司申请用车，待公司批准后方可领用使用。
ü 车辆维修申请：员工可以通过填写维修车辆的信息向公司进行维修申请，待公司批准后方可取款维修。
ü 个人办公用品登记：员工可以选择领用或借用两种形式进行办公用品的申请，待批准后领取。
ü 员工借阅申请：员工可以浏览可借阅的资料信息，然后申请借阅，待批准后登记领取。
ü 用款申请：员工可以申请向公司借款，批准后登记方可领取。
ü 加班申请：员工可以申请加班。
ü 管理者可以对需要自己进行审批回复的各类申请、请示、报告进行相应的审批、回复、填写意见等操作。
（7） 用款报销
ü 用款管理：对单位内部的各种用款进行在线提交、审批、借出登记、归还登记的管理，降低日常用款管理工作的工作强度，提高工作效率。
ü 报销管理：对单位内部的各种用款进行在线提交、审批、报销登记的管理，降低日常报销管理工作的工作强度，提高工作效率。
ü 统计查询：分个人、全部用款查询。方便管理者进行各种分析决策。
（8） 办公用品
ü 采购管理：办公用品管理人员对办公用品进行采购，登记入库，并通过为各种办公用品设定库存报警值，对办公用品管理人员进行相应的提醒查询，有利于保证办公用品的正常库存。
ü 领用管理：对于需要对办公用品进行领用的用户，通过在线查询、提交申请、相关领导审批、出库登记完成对办公用品领用的全流程管理。系统可准确的记录相关费用，自动完成库存增减。
ü 统计查询：各级管理者可通过部门、时间段、类别等不同口径进行相应的统计查询，对办公用品库存情况、领用情况、采购情况进行管理。有效减少库存浪费，合理监控相关费用。
（9） 车辆管理
ü 车辆档案：为单位内部车辆建立相应的车辆档案，详细记录购买情况、车辆情况。
ü 用车管理：为出车情况建立申请、审批、登记的流程化管理制度，对车辆使用进行合理安排，有效提高车辆的利用率。
ü 维修管理：对车辆维修的情况进行登记管理，便于对车辆维护情况的了解。同时对于维修费用情况可以做到清晰、准确。
（10） 个人工具
ü 电子邮件：通过内部邮件功能、实现内部员工通过邮件进行日常工作交流。
ü 通讯录：员工通过个人名片夹可以方便、快捷的实现对常用联系人的分类管理、综合查询等功能。
ü 消息管理：实时短消息功能可以实现员工之间在线实时交流，极大的方便了日常办公。目前支持的声音提示、图标提示功能进一步增强了使用友好性。同时支持的提醒闹钟设置功能，可以进行日常按时提示。
ü 日程安排：实现对个人日程的安排、提示备忘等功能。便于用户对日常工作计划进行安排、管理。
ü 个人桌面：是员工个人工作处理的平台，方便易用的功能。对个人工作的合理整和，极大方便了用户的日常工作。
系统特点：
方便易用
完全采用流程化客户界面设计，操作简便直观。完全基于浏览器界面、客户端只需安装大众的IE浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外的使用培训。
维护轻松
完全基于B/S结构的设计，摆脱了传统C/S结构实施、维护工作复杂。
单位日常办公管理工作有一个共同的特点，就是各部门的业务不是孤立的，而是在互动的过程中相互促进，共同提升。与单一的业务管理软件不同，系统根据现代办公理念而设计，将各种相关办公业务进行合理整合，提供了统一的操作平台，实现了办公管理业务信息的全面共享；将各职能部门紧密结合，形成一个有机的整体，从而提升了单位整体的管理、服务效率。
自定义实现个性化
本系统拥有广泛的适用能力，能够适应不同行业、不同类型、不同管理流程、不同组织机构的单位的需求。本系统的适用性源于其出色的自定义能力。用户可以根据自身的管理需求和特点自定义部门结构、角色权限、字典参数等等。本系统的这种灵活的机制不仅满足不同单位的个性化需求，同时为单位日后的管理提升提供了基础。“运动是永恒的”，世界总是处在不断的变化之中。各用户单位为了谋求发展也要不断的“求变”。当用户单位增加新的管理项目、进行管理革新时，本系统可以方便的满足管理变更的需求。
先进的目标任务管理思想
通过本系统的公司公告及信息管理功能，可以实现内部工作目标的及时下达、反馈、调整。使管理者对目前工作的进展情况一目了然。降低了工作实施管理中的潜在风险，提高了对工作进度与效果的监管力度。同时提供企业员工工作业绩考核的数据依据
支持协同工作和移动办公
采用WEB开发标准，可以随时实现在互联网上的应用，提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时访问到企业办公自动化系统；将办公自动化系统应用地点由固定的物理位置延伸到其他所有被网络覆盖的地方，可提高工作效率和减少费用，并且符合现代办公方式的发展特点。
灵活的系统体系构架
各类型单位虽然管理模式多种多样，但究其管理内容，大同小异。在产品化开发中，本系统注意从提高产品适用范围的角度，充分调研各类企业单位管理模式、内容，精心选择、设计核心、主要平台功能，为用户预留可反映其自身管理特色的设置功能，实现了用户自行定义内部管理体系结构，设置各种管理工作流程，系统参数全动态设置等功能。同时，可以使用户根据自己企业的实际情况灵活选取所需要的模块，并可与其他业务系统通过定制接口无缝衔接，实现内部信息系统间的互通、互联。
3.2.2 功能模块
（1） 我的办公桌
个人事务模块是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。在这里，员工可以进行自己的工作日程安排；管理个人通讯录；收发电子邮件；进行自己的日常财务管理；修改个人的登录口令等。
功能包括：我的邮件、个人办公申请、个人通讯录、个人日程安排、签退、修改口令、收发短信息。
（2） 信息中心
信息中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间信息交流与共享的公共平台（如新闻、公告、发布文档…）、功能包括：短信息发布、发布公告、查询公告、电子邮件。
（3） 人事机构
人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的调动分配、人员信息查询统计等。
功能包括：人事信息管理、人员调动和分配、人事信息统计查询、部门人事信息查询、全体人事信息查询、人事字典维护。
（4） 会议管理
会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理，同时可以查询显示会议室的相关信息，可以向参加会议的有关人员发送会议通知。
功能包括：会议室管理、会议室查询、会议登记、会议信息查询、会议设施管理。
（5） 办公审批
审批登记是对具有相关管理权限的人员对员工提出的各种申请进行审批、登记处理，用户可以根据本单位的实际情况，自定义员工申请类别，并对其设置相应的审批流程，使工作流程的设置能更加适应单位的实际情况及今后发展的需要。
审批登记功能包括：事务审批、事务登记、事务打印、申请类别设置。
（6） 用款管理
用款管理是利用计算机网络，及时完成员工的用款申请、审批、登记的过程，提高员工用款过程的工作效率。用款的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。
用款管理功能包括：用款登记、用款归还登记、个人用款查询、全部用款查询、用款统计、用款字典维护。
（7） 报销管理
报销管理主要是实现费用报销运作的全过程，报销的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。
报销管理功能包括：报销领款登记、个人报销单据查询、全部报销单据查询、报销统计、报销类别维护。
（8） 办公用品
办公用品管理为管理人员提供了办公用品和低值易耗品的库存、采购、库存报警功能以及库存、采购、领用的查询统计功能，办公用品的采购和领用申请在个人事务中进行、审批登记在审批登记模块中完成。
办公用品功能包括：用品管理、用品采购、用品统计、库存报警、用品类别维护。
（9） 车辆管理
车辆管理是对机构内部的车辆进行统一管理，包括车辆的基本信息、使用信息、维修信息、油耗信息等，用车申请和维修申请在个人事务中进行，在审批登记模块中完成相应的审批登记处理。
车辆管理功能包括：车辆信息维护、维修情况查询及用车情况查询。
（10） 资料管理
资料管理主要是对单位内资料的借阅、使用、库存等的管理。其中包括：员工借阅申请及申请回复、借阅登记、归还登记、资料统计、缺库登记和查询、资料信息维护、资料字典维护等。
功能包括：资料信息维护、借阅申请、借阅回复、借阅登记、归还登记、缺库登记、资料统计、资料字典维护。
（11） 文档管理
文档管理是对组织机构中的各类电子文档进行相应的管理，使员工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。
在文档管理中，管理员可对文档进行分类，对各个文档类别指定相应的发布权限和查询权限。
功能包括：文档类别管理、文档发布、文档查询。
（12） 系统管理
系统管理是为系统的正常运行提供管理功能。
系统管理包括人员管理、部门管理等对系统主要基本信息的管理模块。保证了系统的安全正常的运行。
功能包括：角色管、考勤管理、部门管理、办公用品管理、办公用品登记管理、考勤设置、文档管理等。
考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、加班申请、生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询等。其中审批请假单、加班申请审批在办公事务里完成。
功能包括：加班/确认、生成考勤统计、考勤统计查询、考勤参数维护、请假类别字典维护。

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