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委外加工管理办法

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2020年4月19日
文档仅供参考
1. 目的：满足客户交期、降低成本，符合公司的最大利益，特制定本办法。
2. 范围：本公司所生产的浴花类、动物类、植绒类、清洁球等均适之。
3. 名词解释：略
4. 权责：
4.1. 生管部：负责寻找委外加工商（加工点）及提供成本分析。
4.2. 品管部：负责评鉴委外加工商及质量管控。
4.3. 技术部：负责评鉴委外加工商及工艺指导。
4.4. 委外加工科：负责发放、跟催、统计等工作。
4.5. 财务部：负责审核单价及加工费的审核与发放。
5. 流程图：（附件一）
6. 执行细则：
6.1. 寻找加工商（加工点）：（见供应商（委外）管理办法）
6.2. 委外加工商（加工点）的评鉴事宜见供应商（委外）管理办法。
6.3. 寻价、比价、议价：
6.3.1. 在寻找委外加工商时，需根据市场的价格走势以及当前该产品的价格，对技术部所提供的样品进行估价、询价、比价、议价。
6.3.2. 估价后寻找合适的加工商，到厂或传真图纸给加工商，由加工商按公司规定提出书面报价（加工费、付款方式、运输费），应有两家以上加工商报价。
6.3.3. 所有加工商提出的报价单生管部负责委外加工人员必须填写“价格比较表”（一式二联，一联自存，二联财务），连同报价单给生管部主管审核，呈送总经理核准。
6.3.4. 生管部主管审查初核后交由总经理批示。批示同意者才可下单，批示不同意者委外加工人员必须同委外加工商进行洽淡，直到符合公司成本要求。
6.3.5. 经总经理批示“价格明细表”，必须分类存档﹐而且再以电子档保存。
6.3.6. 委外加工商价格有异动时必须重新报价，委外加工科的主管必须连同上次的原价表一并把报价单呈生管部经理审核后，再呈总经理批示,批示能够的才可下单.不同意的,再由委外加工人员与委外加工商协商，直到符合公司成本要求,总经理指示后的价格调整表一份给财务部作备查及付款时的依据,另一份自行留底.
6.3.7. 数量大的，委外加工人员需用专案处理，与委外加工商重新议价﹐协商后的价格呈报主管审核后，再呈总经理核准,总经理核准后的价格一份给财务部作备查及付款的依据,另一份自行留底.
6.3.8. 总经理出差时，重要的事宜需以电话方式报告，事后须补办手续（总经理有指定代理人的，则由代理人核准）。
6.4. 委外加工：
A、委外加工人员具备的条件：
6.4.1. 负责委外加工人员必须了解公司产品配件及公司质量要求程度。
6.4.2. 负责委外加工人员对质量要求不清楚时，必须到技术部或品管部取得质量标准。
6.4.3. 负责委外加工人员对加工商的选择，成本必须依公司规定办理。
6.4.4. 负责委外加工人员产品要有标准样品提供给委外加工商作为依据，如没有标准样必须说明加工产品的质量标准再以书面形式提供。
6.4.5. 加工商的产能、配合度及质量，负责委外加工人员必须要非常清楚并把相关数据分类建档。(依供应商管理办法处理)
6.4.6. 加工商的质量与配合度有影响时，必须到加工商进行辅导（技术部、品管部、生管部）。
6.4.7. 负责委外加工人员对加工厂家的需求要持续开发，以利于公司的运作及成本的降低。
6.4.8. 负责委外加工人员必须依据前段完成的配件，然后依后段组装需求日期做适时的加工入厂，才不会造成停工待料。
B、委外加工计划：
6.4.9. 生管部接到商务部下的生产任务单，首先要分解订单生产流程与负荷，并作出委外加工的预定点。
6.4.10. 在生产任务单评审后将相关评审资料提供给委外加工科，委外加工科收到生产任务单后，需做委外加工计划。(但要事先了解加工商的情况再安排相关事宜)
6.4.11. 委外加工科必须了解生管部计划科前段生产周排程的完成情况、后段的需求日期，做出委外加工各加工商的生产周计划。
6.4.12. 委外加工人员必须每周五下午3点以前做出各加工商的生产周计划（一式四联：一联自存，二联仓库，三联加工商，四联品管），呈计划科科长审核、生管部经理核准。
6.4.13. 因商务部订单变更或生产异常，造成生产周计划的异动，委外加工人员必须根据计划科的排程做出委外加工的变更。（以书面形式通知，相关单位需会签）
6.4.14. 根据委外加工商的生产周排程，立即开出委外加工单（一式四联：一联自存，二联供应商，三联仓库，四联财务）呈科长审核、经理核准。（委外加工单内容无法提示材料明细时需以附件提出）
6.4.15. 委外加工单核准后，必须传真给委外加工商并电话确认(在自存联后面填写几月几日几点谁收到)并要求签名回传，回传联必须与自存联订在一起；如没有传真机的，由司机送货时转交加工商负责人并签回一联（财务联）；司机不送货的，用物流运输的加工商联交给仓库（由委外加工人员装在信封内）后装入箱子或编织袋内，外面注明内有清单。
6.4.16. 有生产异常变更时，委外加工人员必须先电话联系后再以书面形式通知。
6.5. 发料
6.5.1. 委外加工人员必须在发料前二天提出派车申请单给储运科，储运主管需做好相应的车辆调配。
6.5.2. 委外加工人员要发料到各加工商的材料必须追踪到位，才可提出派车申请单。（物料未完成或紧急的，可先行提出派车申请单做预备）
6.5.3. 储运主管收到派车申请单后经统计分析，超负荷必须提出申请给生管部经理批示（外派车辆金额需请示总经理）。
6.5.4. 仓库人员根据委外加工单的明细进行备料，放置在备料区并做好标识：
6.5.4.1. 委外加工人员根据委外加工生产计划及加工单，洽询仓库备料人员备料情况后，再通知加工商前来领料。
6.5.4.2. 发料人员根据委外加工单上的品名、规格、数量及物料现状，当面清点清楚后方可发给加工商，仓储人员必须开立物料出库单（一式五联：一联仓库自存，二联委外加工科，三联加工商，四联财务，五联保安）并要求领料人员签名确认后，呈仓储主管核准，委外加工负责人会签（现况除拉网车间仓管员可在中午11：30、下午5：30必须将当天出库单送至委外加工负责人，其余各仓库必须填好物料出库单后交委外加工人员会签，委外加工人员外出时，由生管部相关人员会签，会签后撕一联放置在委外加工人员的座位上）。（保安联必须每天早上八点以前汇总后交管理部做稽核）
6.5.4.3. 根据委外加工单上的品名、规格、数量及物料现状，仓储人员备料后，通知该负责的司机来领料，仓储人员必须开立物料出库单，司机签名确认后呈仓储主管核准，委外加工负责人会签后，仓库人员撕第三、四联交给司机，司机送达加工点核对物料无误需签回第四联。（现况除拉网车间仓管员可在中午11：30、下午5：30必须将当天出库单送至委外加工负责人，其余各仓库必须填好物料出库单后交委外加工人员会签，委外加工人员外出时，由生管部相关人员会签，会签后撕一联放置在委外加工人员的座位上）。（保安联必须每天早上八点以前汇总后交管理部做稽核）
6.5.4.4. 根据委外加工单上的品名、规格、数量及物料现状，仓储人员备料后，通知该负责的司机来领料，仓储人员必须开立物料出库单，司机签名确认后呈仓储主管核准，委外加工负责人会签后，仓库人员将委外加工联放在箱子或编织袋内，并在外面注明填写内有清单（委外加工人员必须一至二天内，电话确认是否收到该物料）。
6.5.5. 委外加工人员每天收到物料出库单后，需登记在物料出入库明细表（台帐）内并做好管控。
6.5.6. 委外加工人员每周三之前需与各加工商核对各物料的出入库明细，有异常时立即反应给主管。
6.5.7. 委外加工人员每周六必须与仓库负责人员核对加工商的帐务，财务随时抽验帐务。
6.6. 生产进度掌控
6.6.1. 委外加工人员每天早上8：00、下午3：00、晚上8：00以电话形式确认生产数量及规格明细，必要时要及时调整规格、颜色等；公司有派人驻厂的加工点，派驻人员必须每天每隔2~3小时以电话方式向委外加工负责人员汇报进度状况。
6.6.2. 委外加工人员根据生产进度信息，通知储运科派车带回相关物料。
6.6.3. 委外加工人员在跟催生产进度时，数量有异常要求以生产日报表先行传真确认；有派驻驻厂的，要由派驻人员查核并及时回报。
6.6.4. 委外加工人员认为产品质量、数量有问题时，必要时需申请到加工厂了解情况，严重时需驻厂。
6.6.5. 材料委由车间加工后再送到委外加工商的，由车间主任通知仓库人员当场会签后，再通知司机送货。（依照委外加工管理办法处理）
6.7. 交货、检验、入库：
6.7.1. 委外加工商生产加工完成后，自行将物料送至仓库，仓库人员开立送检、验收入库单交品管部检验。
6.7.2. 品管部检验合格后签字确认后交仓管员，由仓管员放置在指定位置（紧急的通知生产车间立即领料或发料）。
6.7.3. 仓管员必须每天11：30、下午5：30将送检、验收入库单汇总后送至委外加工人员和财务部。
6.7.4. 委外加工人员收到送检、验收入库单及送货单后必须登记在出入库明细表内及在看板进度管控表内做异动。
6.7.5. 检验不合格的产品由品管部立即开立品质异常单，委外加工负责人员收到品质异常单必须到场确认，经确认后，根据交期状况与加工商协商。
6.7.6. 交期紧急时，需委托加工商到厂全数检查或返工，如加工商无法派人到厂处理，委由公司处理时，生管部必须协商生产车间派人返工或全数检查。
6.7.7. 公司派人返工或全数检查的费用依据合同条款办理。
6.7.8. 交期紧急，但可让步接收，必须通知商务部到场确认，经商务部确认后在品质异常单上注明让步接收，让步接收的扣款依据合同条款办理。
6.7.9. 交期允许，委外加工负责人必须在品质异常单上注明退货，交仓库办理退库，委外加工人员必须通知加工商限期到场取回。
6.7.10. 委外加工人员需提供物料明细表给储运科，到加工商处带回，司机需与委上加工商的发料人员当面清点数量、规格并在送货单（一式三联）上签名；数量有异常时，司机需立即以电话联系委外加工人员。
6.7.11. 委外加工负责人员接到信息后立即与加工商负责人或主办者确认数量及生产明细，会影响到生产车间及交货期，需立即向主管报告并知会相关部门协商解决。
6.7.12. 司机带回的物料及清单送至仓库，交仓管员清点数量，数量有误时，需与司机当场确认，数量不符则呈报主管处理；没有问题的，则开立送检、验收入库单交品管部检验。
6.7.13. 品质异常处理依6.7.5~6.7.8办理。
6.7.14. 交期允许，委外加工负责人必须在品质异常单上注明退货，交仓库办理退库，委外加工人员必须通知储运科派车退回加工商。
6.7.15. 委外加工人员收到加工商的传真物料交货明细表或电话通知的交货明细后，书面通知储运科到具体地点带回。
6.7.16. 司机到达货运站带回物料及签单交仓库办理入库。
6.7.17. 仓库人员收到物料及签单，核对签单明细，无误开立送检、验收入库单交品管人员检验。
6.7.18. 品质异常处理依6.7.5~6.7.8办理。
6.7.19. 交期允许，委外加工负责人必须在品质异常单上注明退货，交仓库办理退库，委外加工人员必须通知储运科派车退回加工商。
6.7.20. 经检验不合格退回加工商重新返工的，必须由委外加工负责人追踪，不可影响交期。
6.7.21. 所运输的费用依合同规定办理。
6.8. 整帐、审核：
6.8.1. 委外加工负责人员每月5日以前要与加工商核对上个月的加工帐单，加工商在每月3日以前提供上个月的对帐单。
6.8.2. 委外加工人员每月10日以前将核对好的各加工商的加工费交生管部经理审核确认，再交财务部审核。（相关表单：委外加工单（第一联）、送检、验收入库单、对帐单、送货单、发票）
6.8.3. 财务部需要与加工商二次确认加工费，由财务部自行通知。
6.8.4. 财务部审核中有问题时，则退回委外加工科重新整帐，无误后再交财务部审核。
6.8.5. 财务部审核后呈报总经理核准，总经理认为有问题的则退还给财务部，财务部则重新审核，无误后再交总经理核准。
6.8.6. 总经理认为各加工商有需要核对帐务的，交由总经理室的稽核人员办理。
6.9. 加工费发放
6.9.1. 加工费发放依合同条款办理。
7. 相关文件
7.1. 供应商（加工商）管理办法
8. 相关表单
8.1. 评鉴申请单
8.2. 合格供应商
8.3. 报价单
8.4. 价格比价表
8.5. 生产任务单
8.6. 生产周计划
8.7. 送检、验收入库单
8.8. 派车申请单
8.9. 送货单
8.10. 品质异常单
8.11. 退料单
8.12. 生产日报表
8.13. 物品出库单
8.14. 委外加工单
附件一：
流程图
相关内容
相关部门
相关表单
寻找加工商
评鉴
询价、比价、议价
审核
委外加工
发料
进度管控
交货
检验
入库
整帐
审核
发放金额
NG
NG
YES
YES

寻找能配合的相关委外加工商。

审查委外加工商的相关条件

对加工商的报价进行分析

审核加工商的报价

根据生产任务单的分析做委外加工计划。

根据委外加工单进行备料、发料的动作。
根据委外加工周计划做好分析统计

委外加工完成后入库作业。

品质检验作业。

物料入库作业。

对相关加工商的数量、价格进行整理。

对加工商的数量、价格进行审核。

通知委外加工商取款。
生管部

品管、技术部

委外加工科

生管部、财务部、总经理
委外加工科

储运科、委外加工科、财务
委外加工科

储运科、委外加工科、财务
品管部、委外加工科

储运科、委外加工科
委外加工科

财务部

委外加工科
评鉴申请单

合格供应商

报价单
价格比价表
报价单
价格比价表
生产任务单
委外加工周计划、委外加工单

委外加工单、派车申请单、物料出厂单
生产日报表

送货单、委外加工单

验收入库单、品质异常单

验收入库单、退库单

对帐单、验收入库单、委外加工单、送货单
对帐单、验收入库单、委外加工单、送货单

XXXX有限公司
评鉴申请单
统一编号： 客户编号：
客户名称

负责人

实际经营者

资本额

创立
日期
年 月 日

公司
地
址

电
话

传
真

工厂

主要产品名称
产能/年
主销地区
主要产品名称
产能/年
主销地区

主要干部
姓名
职务
文化程度
经历
姓名
职务
文化程度
经历

资产设备
办公室：
平米

租用 %
自用 %
厂房：
平米

租用 %
自用 %
员工人数

组织
制度
□ 健全 □普通 □不健全
□ ISO9000 □QS9000 □
评鉴结果
□合格 □不合格
核 准
主 管
评鉴人员
评鉴项目
品德
□忠诚 □善变 □正常 □欠佳

接洽
□诚恳 □费事 □平实 □不易
财务状况
□雄厚 □中康 □薄弱
品质
□高 □稳定 □平常 □欠佳
价格
□高 □稍高 □平常 □低

XXXX有限公司
合格供应商
供应类别 : 日期: 年 月 日
厂商名称
电话号码
公 司 地 址
负责人
接洽人
主要供应材料

主管: 制表:
XXXX有限公司
价格比价表 NO：
　年　　月　　日
比价、议价明细
序号
品名
规格
供应商
条件

单价

付款条件

税金

单价

付款条件

税金

单价

付款条件

税金

单价

付款条件

税金

单价

付款条件

税金

部门主管审核： 制表：
总（副）经理裁示：

XXXX有限公司
生产任务单 NO：
客户编号： 本厂编号：
原合同号： 下单日期：
货号品名
颜色
数量
交货期

产品装箱要求：
装箱数

内装数及要求

唛头：
不干胶（条码）

纸卡

特殊要求：

核准： 审核： 制表：

XXXX有限公司
生产__周计划排程(__月__日~__月__日)
生产单位：___________
序号
客号
生产编号
料号
批号
品名规格
订单数
单位
生产数量
单位
颜色
交货期
生产进度控制
备注
上线 时间
完工日

核准： 审核： 制表：
XXXX有限公司
送检、验收入库单
供应商：______________ □原料 □半成品 □配件 □其它 年 月 日
序号
生产编号
采购单号
加工单号
批号
料号
品名规格
数量
单位
备注

主管（审核）： 收料员：
验收、入库
序号
生产编号
采购单号
加工单号
批号
料号
品名规格
数量
单位
抽样数
判定
不合格数
入库数

备注：
仓库主管： 收料员： 品管主管： 检验员：
一式五联：财务，采购，生管，供应商，仓库

XXXX有限公司
派车申请单
用车部门

用车人

职 称

用车原因:
载货明细：
出车地点:
乘载人数:________人
出车时间:
备注
核准： 申请人：

XXXX有限公司
送货单 NO：
供应商(加工商)：________ 年 月 日
序号
加工单号
采购单号
料号
品名规格
数量
单位
颜色
单价
总价
备注

收料员： 送货员：
XXXX有限公司
品质异常单
□进料 □制程 □成品 □业务 年 月 日
品名(型号)

料 号

客户(供应商)

批 量

不良数

异常原因：

主管： 制表人：
处理意见(制造)：

制造主管： 处理人：
处理意见(采购)：

采购主管： 处理人：
处理意见(技朮或工程)：

主管： 处理人：
处理意见(生管)：

生管主管： 处理人：
结果：
总经理批示：

XXXX有限公司
退料单 NO：
退货厂商: 年 月 日
序号
采购单号加工单号
验收单号
料号
品名规格
数量
单位
退货原因
处理方式
结案
补货
扣款

核准： 制表:

XXXX有限公司
生产日报表 NO：
生产车间：______ 年 月 日
部门应到人数

出勤人数

客号
生产编号
批号
料号
品名规格
生产
数
本日
产量
累计数
单位
时间
起讫
备注

停工
原因
1、 换模时间————
2、 修模时间————
3、 停工待料时间————
4、 设备故障时间————
5、 其它时间————

备
注

制造部主管： 车间主任： 制表人：

XXXX有限公司
物品出库单
加工商： 年 月 日
序号
客号
生产编号
批号
料号
品名规格
材质
数量
单位
单价
总价
备注

备注
生管经理： 仓库主管： 制表人：
XXXX有限公司
委外加工单 NO：
协力厂商﹕ 年 月 日
序号
合同号
客号
批号
料号
品名
订单数
单位
加工类别
单价
总价
交期
备注

合计金额：（大写） _____万_____仟_____佰_____拾_____元_____角_____分
备注﹕

甲方：XXXX有限公司
乙方：________________________
质量要求：严格按产品封样和工艺单生产，甲方按封样验收。
责任：
1. 乙方必须保证在规定的时间，将产品全部交甲方指定的地点；
2. 乙方由于管理不善造成的产品质量不符、超用材料，甲方将扣除返工和材料款项（在产品加工费中扣除），如有次品料，乙方应以次品料到甲方调换；
3. 乙方如不能按期交货，必须提前一个星期通知甲方，否则将承担全部责任；
4. 延期交货，每超一天扣除总金额5%，超三天扣除总金额15%；
5. 乙方承担产品的运输费用和生产工具、缝纫线、手工线。
交货地点：XXXX有限公司
结算方法：货物交清后，凭验收入库单、合同结算。
其它事项：本合同一经签定，具有法律效力，双方必须共同遵守，不明未详事项，双方协商解决。
本合同一式三份，双方各执一份，交财务科一份。
甲方：XXXX有限公司 甲方代表：（签章）
年 月 日
乙方： 乙方代表：（签章）
年 月 日
生管经理﹕　　　　　　　　　　　　审核﹕　　　　　　　　　　　制表﹕