上海公司行政管理流程.doc

上海公司行政管理流程

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2020年6月23日
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目 录

1、 行政-01 会议管理工作流程
2、 行政-02 固定资产管理流程
3、 行政-03 客户招待管理工作流程
4、 行政-04 办公用品/物料管理流程
5、 行政-05 办公设备管理流程
6、 行政-06 文书档案管理流程
7、 行政-07 档案借阅管理流程
8、 行政-08 收文管理工作流程
9、 行政-09 发文管理工作流程
10、 行政-10 名片印刷管理流程
11、 行政-11 宣传物料制作管理流程
12、 行政-12 宣传品/方案设计工作流程
13、 行政-13 印章使用管理流程

1、 会议管理流程
编号: 行政-01-步骤表/流程图 编制日期: -12-08
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
相关部门内勤填写会议申请单并草拟会议通知, 上报综合管理部审核
相关部门、 综合部
步骤 2
综合管理部审核经过, 上报总经理审批; 审批经过, 下发会议通知。
综合部、 总经理室
步骤 3
相关部门做出会议预算、 组织计划, 上报总经理审批。
步骤4
相关部门的会前准备、 召开、 承办及会议纪要总结。
相关部门、 综合部
步骤 5
总结交由上级领导或总经理审定,
相关部门、 综合部、 总经理室
步骤 6
审批经过, 由综合部向公司各部门下发会议纪要
综合部、 总经理室
此处会议性质为: 招商会、 展会、 联谊会、 客户答谢会等大型会议。办公会议流程在”另注”中。

撰写会议纪要、 决议
领导、 部门提出
另注: 公司内部办公会议流程:
确立议题
安排会议议程
会场布置
会议记录
上级审阅、 签批
印发有关部门、 人员
资料归档
综合部收集
发出会议通知
时间、 地点、 与会人员、 议题、 议程
场地布置、 座次、 签到、 设备
笔记、 摄像、 录音
议题顺序、 发言顺序、 准备文件

具体会议管理工作流程图如下:

流程图: 相关部门 综合部 相关领导
是
开始
会议申请
草拟通知
受理审核
总经理审批
会议通知
费用预算
会前准备
费用预算
会议总结
会议承办
会议承办
会前准备
总经理审批
部门审定
纪要发文
结束
会议纪要
是
否

2、 固定资产管理流程
编号: 行政-02-步骤表/流程图 编制日期: -12-08
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门于每季度第一个月的5日前编写固定资产需求计划,并提交综合管理部门汇总; 并上交总经理审核。
急采购不受此限制。申请部门、 综合部、 总经理室
步骤 2
综合部询价做出预算, 交由申请部门; 申请部门上交财务部审核。
综合部、 申请部门、 财务部
步骤 3
财务审核经过上报总经理审批; 综合部负责采购、 入库。
综合部、 财务部、 总经理室
步骤4
各部门领取, 形成固定资产登记、 领用清单, 并在季末进行清点。
申请部门、 综合部
流程图: 申请部门 综合部 相关领导
开始
制定年度/季度需求计划
汇总年度/季度需求
总经理审核
采购申请
选定供应商
采购
财务经理审核
编制计划、 预算
市场调查、 询价
总经理审批
入固定资产清单库
签字领用
固定资产领用清单
归 还
季度固定资产清点
结束

3、 客户招待管理工作流程
编号: 行政-03-步骤表/流程图 编制日期: -12-09
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
接待部门到综合部领取并填写《客户招待申请单》
接待部门
步 骤 2
根据要求, 接待部门安排就餐地点、 规格。

步 骤 3
接待部门明确费用预算, 报送财务审核, 总经理审批
财务部、 总经理室

流程图: 接待部门 财务部门 相关领导

客户招待安排
开始
结束
填写招待申请单
总经理/部门经理审批
审核
明确费用预算
用餐招待
费用汇总
报送财务部
总经理/部门经理审批

4、 办公用品/物料管理流程
编号: 行政-04-步骤表/流程图 编制日期: -12-09
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。
新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制
步骤 2
综合部文员将各部门采购计划汇总, 上交综合部经理、 财务经理审核。
综合部、 总经理室
步骤 3
审核完成后, 递交<<办公用品采购单>>给采购文员, 进行采购
步骤4
通知各部门内勤统一领取, 并签字记录。
综合部、 申请使用部门
流程图: 申请部门 综合部 相关领导
开始
提交采购需求
汇总需求
综合部经理审核
选定供应商
采 购
财务经理审核
编制计划、 预算
市场调查、 询价
入办公用品清单库
签字领用
办公用品领用清单
归 还
月度办公用品清点
结束
是

5、 办公设备管理流程
编号: 行政-05-步骤表/流程图 编制日期: -12-11
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。
营销中心、 综合部
步骤 2
综合部文员将各部门采购计划汇总, 上交综合部经理、 财务经理审核。
综合部、 总经理室
步骤 3
审核完成后, 递交<<办公用品采购单>>给采购文员, 进行采购
步骤4
通知各部门内勤统一领取, 并签字记录。
综合部、 申请使用部门

流程图: 综合部 综合部经理 总经理
办公设备登记

开始
结束
设备使用情况表
设备建档
设备维修
设备报废
审批
审核

6、 文书档案管理流程
编号: 行政-06-步骤表/流程图 编制日期: -12-11
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月5日前整理出本部门需要存档备份得文件资料。
新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制
步骤 2
综合部汇总需要存档备份得资料, 并分类、 编号, 进行归档保管。
综合部
步骤 3
每季度或年度对存档资料进行鉴定、 筛选, 提出档案销毁建议清单。
综合部、 总经理室
步骤4
根据审批进行销毁或重新分类、 编号, 以便存查。
汇总人: 综合部行政文员 审核人: 综合部经理 审批人: 总经理

开始
流程图: 相关部门 综合部 相关领导

收集、 整理
文书结案

分类、 编号

保 管

档案鉴定

综合部经理审核议
销毁建议

总经理审批

销毁

7、 档案借阅管理流程
编号: 行政-07-步骤表/流程图 编制日期: -12-12
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
申请人填写借阅登记表, 综合部经理审批。
申请部门、 综合部
步骤 2
保管文员调出文件, 申请人查阅并即使归还。
步骤 3
保管文员做好借阅资料归位工作, 并监督查阅人登记签字。
查阅人: 各部门申请人 审批人: 综合部经理、 总经理 保管人: 综合部文员

流程图: 申请部门 综合部 相关领导
开始

普通文件
重要文件
填写借阅表
总经理审批
经理审批

查 阅
调出文件

归 还

登记、 归档

结束

8、 收文管理工作流程
编号: 行政-08-流程图 编制日期: -12-12
流程图: 相关部门 综合部 相关领导
开始

收到文件
收文信息整理

整理收文

否

审核
文件处理

文件分发

是

收集资料

否
整理分类

审核

文件移交

是

文件查阅

定期整理

结束

9、 发文管理工作流程
编号: 行政-09-流程图 编制日期: -12-12
流程图: 相关部门 综合部 相关领导
开始
起草文件
审查编号
汇总文件
文件打印
文件执行
定期整理
文件储存
文件下发
文件执行
结束
总经理审批
否
是

10、 名片印刷管理流程
编号: 行政-10-步骤表/流程图 编制日期: -12-13
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
印制名片申请者填写<<名片印刷申请单>>, 由综合部文员于每月月底之前统计, 交由总经理审批。
申请部门、 综合部、
总经理室
步 骤 2
名片印制前, 行政文员需和申请人确认名片职务、 职称、 部门是否相符, 姓名、 联系方式、 数量等需确认无误。
企划部需提供设计方案
步 骤 3
确认完毕之后, 联系印刷业务者。
申请部门、 综合部
步 骤 4
自确认名片内容起, 三日后到综合部领取。

审批人: 总经理 制作人:行政文员

流程图: 申请部门 综合部 相关领导
填写名片制作申请单
开始
统计、 汇总
确认名片信息
提供名片信息
联系印刷、 制作
通知领取
签字、 确认
登记
结束
企划部提供方案
总经理审批

11、 宣传物料制作管理流程
编号: 行政-11-步骤表/流程图 编制日期: -12-13
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
宣传物料申请者填写<<宣传物料制作申请单>>, 经综合部经理签字后交给制作文员。
申请部门、 综合部
步 骤 2
物品制作前, 企划确定设计方案, 行政文员需和申请人确认物品名称、 数量、 规格, 交由时间等, 需确认无误。
企划部、 综合部协作
步 骤 3
确认完毕后, 联系相关制作单位。
综合部、 对外制作单位
步 骤 4
根据物料制作时间不同, 领取时间等待通知。
综合部、 申请部门

流程图: 申请部门 综合部 相关领导
总经理审批
填写宣传制作申请单
开始
统计、 汇总
确认物料信息
企划部提供方案
联系制作公司
通知领取
签字、 确认
登记、 备案
结束
大额制作
普通 物料
货到登记入库

12、 宣传品/方案设计工作流程
编号: 行政-12-步骤表/流程图 编制日期: -12-14
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
宣传品/方案需求部门提议, 企划部汇总信息, 上报总经理。
企划部、 总经理室
步 骤 2
审批经过, 与提议部门沟通设计内容、 要求, 出设计方案。
企划部、 申请部门
步 骤 3
总经理审批经过, 设计方案编号、 存档、 备案、 存查。
企划部、 总经理室

流程图: 相关部门 企划设计部 相关领导
申请/需求提议
开始
统计、 汇总
确认设计要求
申请人提出要求
出设计方案
结束
存档、 备案
总经理审批
确认方案
总经理审批

13、 印章使用管理流程
编号: 行政-13-步骤表/流程图 编制日期: -12-15
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
申请人填写《印章使用登记表》, 印章保管人审核。
用印部门、 综合部
步 骤 2
登记备案、 通知用印。。
步 骤 3
印章归还, 登记存档。

审批人: 总经理、 综合部经理 制作人: 行政文员
流程图: 用印部门 综合部 相关领导
填写印章使用表
开始
通知用印
登记、 存档
印章使用
登记、 备案
印章归还
审核
审核
结束
重要文件用印
普通 用印