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医学检验实验室档案建设与运行规范

【关键词】 实验室 档案建设 运行规范
实验室是高等学校教学、科研的重要基地，在学校发展过程中有着特殊的地位和作用，实验室的建设和发展也反应了学校教学、科研工作的不断发展，因此建立和完善教学实验室的档案，使其规范化和科学化，正确、全面反应实验室建设的历史，是非常必要和有意义的。高校实验室是培养学生实践能力、综合素质的重要场所。实验室的建设和管理水平是衡量高校教育质量的重要标志，而高校实验室档案是实验教学管理中不可缺少的一部分，档案是历史真实的记录。在平时工作中，如何根据档案、实验室自身的特点以及属性和行之有效的运行机制，建立起实验室档案。进而，利用实验室档案，规范实验室各方面的管理工作。
1 档案管理的重要性
通过多年的本科教学证明，在教学、科研、管理等方面的研究中，都要借助于各种各样的文献，其中就包括档案，如果离开了文献、档案作参考，实验教学和科学研究将寸步难行。再者实验室档案有利于教学、科研仪器设备的合理配备，更好地为教学科研服务：利用实验仪器的使用记录，可以得出仪器的实用效率，也就可以分析出哪些仪器是教学科研必备，哪些仪器是在条件具备时才可购置的仪器，这样就可优化利用学校投入的有限设备经费，从而避免盲目采购仪器设备给学校造成浪费；另外，以前的使用记录会详细记录操作者在使用每一台仪器的运行情况，如各种技术指标是否符合使用情况，翻修率的大小、维修是否方便等等，以此为学校提供仪器使用的基本信息，也为今后学院在购置仪器设备时选择合适的厂家提供重要的参考。
2 档案建设的范畴
该实验室的档案归档内容，在参考《学院教研室档案管理建档要求》和《实验室工作档案管理制度》的基础上，根据检验系实验室的“一个实验中心多门实验课程”的实际情况与特色进行收集整理，从实验运行的实际情况出发，检验实验室的归档材料应具备以下内容。
　实验室基本情况材料
包括实验室建制的批文、主管任命书、人员队伍情况、实验室实验人员个人情况简介、实验教学中心简介、设备情况、实验用房情况、实验室结构图等。
　实验室的各种规章制度
包括学院、检验系和实验室制定的各种规章制度、管理办法、岗位职责等文件资料。
　实验室及学科建设
包括实验室发展建设规划、改革方案及实施计划、验收报告、评估报告、专业申报和选修课申报。
　实验室计划和总结
包括年度或学期工作计划及总结报告。
　实验教学及教学运行
　实验教学 包括实验教学计划、实验教学大纲、实验教学教材、实验指导书和参考书等；
　教学运行 包括实验课教师备课笔记或讲义、电子教案、集体备课记录、教师观摩听课记录、实验预试记录、实验教学进程表或实验课表、实验课课程汇总表、学生实验报告、实验考试评分标准和实验报告评分标准、实验考试报告单和实验考试成绩单、实验项目开出情况等材料。
　科研和技术开发项目
包括实验室的各类科研项目和技术开发项目申报书、申报项目的支撑材料、项目立项批准文件等。
　实验教学、科研、技术开发研究成果
包括成果申请书、论文复印件、专利或成果鉴定材料、专利及获奖情况等材料。
　实验室工作量统计
包括各种报表、考核、评估、奖罚、晋升及实验教学任务等统计资料；
　实验室仪器设备运行情况
包括仪器设备一览表、仪器设备的改建、仪器设备自制改进原始记录、学生显微镜使用登记表、仪器故障维修申请单、仪器维修记录等材料。
　实验室日常工作记录
包括工作日志、安全检查记录、剧毒及易爆药品使用记录、承担的其它任务及相关材料。
　实验室管理
　实验室人员培养 包括实验室人员的培养计划、培养的考核、成绩及获奖等材料；
　实验室学科建设 包括学科申报书、各种相关申报支撑材料、学科建立批文等材料。
　实验室仪器设备
　仪器设备、低值耐用品及材料 包括仪器设备的固定资产三合一、领物单、仪器使用说明书、保修单、技术资料、仪器管理责任人、使用情况登记、故障情况记录、保养维修记录。
　　　大型精密仪器设备 包括仪器设备的论证报告、订货合同、安装验收报告、使用说明书、仪器管理责任人、故障情况记录、维修记录、使用记录、材料领用记录等。
　实验教学低值易耗品的使用
包括实验课低值易耗品使用记录、实验项目试剂配制情况记录。
　开放性实验室
　开放性实验室基本情况 包括开放时间、开放对象和范围、开放性实验室管理制度、开放性实验室规则；开放性实验室保障措施。
　开放性实验立项情况 包括学生开放性实验项目申报书、科研课题实验项目申报书、项目评审组人员情况、立项评审表、评审情况记录。
　开放性实验的实施 包括教师实验指导监督情况、实验过程记录、实验项目完成评价及获奖等材料。
　物资计划管理
包括年度或学期教学物资仪器设备申购计划、物资领物单据。
　物资账目管理
包括仪器设备固定资产账、低值易耗品账、化学药品试剂账。
通过以上16个大项，80多个子项的档案建设，一方面让实验室人员清楚所需要登记和归纳的内容，另一方面给兼职档案管理人员一个把握的尺度，使各式各样的资料分门别类，利于收集、整理、保存和利用。实验室的工作档案应该是在实验教学、科研开发的实践活动中直接产生的具有保存价值的历史纪录。只有保证了纪录的直接性和真实性，才能保证归档材料的可信度及其真正的利用价值［３］。
3 档案的保管
保管好是前提，只有保管好，才能有利用的可能。因此做好保管与利用的有机统一工作，是档案工作的重要组成部分。必须让全体实验室人员认识到档案保管工作决不是阶段性和过渡性的工作，而是一项长期保持性、常规性的工作，只有如此，才会避免出现在评审时便加大力度突击整理，评审结束便束之高阁、无人问津的现象［４］。
由于检验实验室档案有其自身的特点，实验课程繁多，它包括：临床生化检验、临床血液检验、临床基础检验、临床寄生虫检验、临床微生物检验、临床免疫检验、临床输血学等十多门课程，且具有与临床教学医院检验科的见习教学课程等，因此对各实验课程收集的基础资料，均需要事先进行分门别类的归纳整理，从而提炼出有价值的档案材料进行归档。对档案材料的保管，原则上绝大部分档案材料不具有保密性，需要做的工作是采取措施预防有可能发生损坏和丢失档案的各种因素。在平时的包干工作中，坚持立足长远，保证当前；不仅强调保护档案而更重要的是考虑利用方便，同时也不只是迁就一时利用方便而不顾及对档案的保护，以致影响档案的长远利用。采取半开放式管理办法，即专人保管，专门场所放置，每时每刻均可查阅或借阅，管理员进行定期检查与整理，以防损坏和丢失；并按时补充新的档案材料。为此特制订检验实验室档案借阅办法，并对借阅的档案进行登记，随时追踪档案的使用情况。
对于不能集中管理，而平时又需要用到的资料，采取实验室有关人员自己保管，由档案管理员建立文档目录并实施跟踪监督。
4 档案的运行规范管理
档案的建立和运用，必须建立切实可行的各种规章制度，目前档案管理的制度很多，上至国家档案法，下至学校档案管理规定，对档案的机构、职责、利用以及法律责任都作了明晰的阐述。在建立检验实验室档案的过程中，充分掌握和领会国家档案局发布的《归档文件整理规则》、《档案保管期限表》以及《学院教研室档案管理建档要求》、《实验室工作档案管理制度》、《学院实验室工作管理办法》和《学院实验室基本信息收集整理制度》等相关文件精神。结合检验实验室的档案特点，从归档、分类、排列、编号、装盒、编制检索等方面加以规范。在管理方法上，既兼顾手工管理的传统技术，又运用现代化的技术手段，实行文档一体化管理，实行纸质档案、电子档案的双重管理办法；并逐渐将纸质档案数字化，实行电子文件的集中统一管理。高校实验室有其自身的特色，作为一个培养人教育人的实践活动中心，其科技水准高、设备造价高、人员素质高、流通利用率高，因此工作材料的管理力求要准确、完整、连续性和统一性。搞好实验室档案建设，其目的就是为了利用档案。没有档案的利用，也就不会有档案工作，档案也就失去了存在的意义。因此，在逐步搞好档案收集保管的同时，更加注重做好档案的利用工作，为实验室各项工作的规范化管理服务。其具体做法是充分发挥档案的现时作用和长期作用［５］，现时作用即为规范当前各项工作服务，发挥在收集档案时促使相关人员进行相应的工作，来支持档案建设，从而完成相应内容，由此来规范教学内容和管理工作；长期作用即主要为制定建设规划服务。利用档案对已做事情质量进行分析和比较，找出问题与差距，提出改进意见和措施，为制定建设规划和指导今后工作服务。通过两方面的作用，最终目的是规范实验室各方面的管理工作。
5 实验室档案管理存在的问题及对策
目前检验实验室的档案管理主要存在以下几方面的问题。一是实验室建档意识差，主要体现在本实验室过去没有档案建档的历史，无前人的经验可循；且从事实验室工作的人员对档案建设不够重视；通常认为只要搞好实验教学、完成科研任务或事务性工作即可，致使建档意识淡薄；在工作中亦不注重资料的收集、整理和归类，使实验室有工作及活动而无记录，有措施而无书面文字记载和资料存档，因而导致有价值的资料流失而不能及时服务于实验教学和科研。二是有制度无职责和监管，实验室无专门或兼职的档案管理员，因此造成档案管理的无责任性，建档工作无上级部门的监管，学校和检验系也未将实验室档案管理工作列入年终目标考核的内容，造成该项工作边缘化。三是检验实验室的档案繁杂，课程多，原始资料量巨大，涉及内容广泛，如实验记录、数据、图表，教学、科研、仪器设备管理、教改、实验室管理等多方面的资料，致使一些档案管理归类不易明确。
针对存在的问题，在今后的工作中需要做好如下几方面的工作。一是建立健全档案管理制度：学校领导要明确实验室档案在实验室各项管理工作中的重要作用，针对实验室的实际情况制定相应的实验室档案管理制度，统一档案格式，其档案内容应根据各个实验室的具体情况制订，使实验室档案管理工作规范化、制度化，相关部门应注重对实验室的档案进行定期的检查指导及有效监管。二是强化实验室档案管理意识，加强档案队伍建设：学校及有关部门对实验室和实验教学人员不断地进行档案管理知识的培训，让受训人员充分认识到实验室档案在教学、科研及管理方面所起的重要作用；挑选事业心、责任感强，有奉献精神的优秀人员负责实验室档案管理工作，从制度、职责范围等方面给予支持和规范。三是提供必要的档案工作环境和设施：建议学校为实验室提供专门的档案室和配套的硬件设施。开展实验室档案管理的工作目的在于开发利用实验室档案信息资源，更好地为学校的建设、管理、教学、科研服务。
【参考文献】
［1］张景兰，陈东来，吴国强．高校实验室管理探索［Ｊ］.河北农业大学学报，2001，3：37-38．
［２］李程，何爱桃，陈新，等．规范高校实验室档案管理探讨［Ｊ］.山西医科大学学报，2006,6(3):318-319．
［３］林芷荫，徐国辉．高校实验室档案管理之我见［Ｊ］.实验技术与管理，2003，20：120-122．
［４］黄广琴，刘礼平．公共卫生实验室档案管理现状及对策分析［Ｊ］.华南预防医学,2006,32(3)：60-63．
［５］凌银海．实验室档案建设与规范化管理［Ｊ］．实验技术与管理，2001，6：127-129．