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案例一北京鑫源加工有限公司库存管理系统的分析与设计

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案例一: 北京鑫源加工有限公司库存管理系统的分析与设计
1．问题的提出
( 1) 开发背景
北京鑫源加工有限公司是一家老牌加工企业, 随着改革的深入和经济的发展, 该厂的生产任务日益繁重, 从而对库存管理的要求也更加严格。在传统的手工管理时期, 一种物品由进货到发货, 要经过若干环节, 且由于物品的规格型号繁多, 加之业务人员素质较低等因素, 造成物品供应效率低下, 严重影响了企业的正常生产。同时, 由于库房与管理部门之间的信息交流困难, 造成库存严重积压, 极大地影响了企业的资金周转速度, 另外也使得物资管理、 数据汇总成为了一大难题。
, 该厂的竞争压力越来越大, 企业要想生存, 就必须在各个方面加强管理, 并要求企业有更高的信息化集成, 能够对企业的整体资源进行集成管理。现代企业都意识到, 企业的竞争是综合实力的竞争, 要求企业有更强的资金实力, 更快的市场响应速度。这就要求企业各部门之间统一计划, 协调生产步骤, 汇总信息, 调配集团内部资源, 实现既要独立, 又要统一的资源共享管理。随着信息技术的发展, 该厂为了提高库存周转率, 加快资金周转速度, 决定开发”库存管理系统”。
( 2) 项目目标
充分利用现有的设备, 采用VB6.0作为开发工具, 利用ACCESS数据库建立一个高效、 准确、 操作方便, 具有查询、 更新及统计功能的微机管理信息系统, 以满足管理人员进行综合的、 模糊的查询及更新要求, 从而更加方便地管理库存物品。该系统的开发与建立会极大地提高管理人员、 工作人员的工作效率。
2．对现有系统进行需求调查
需求调查是信息系统分析与设计的基础。要开发并实施一个完整的信息系统, 必须首先了理解用户的需求, 并形成系统需求说明书。在此基础上才能进行系统分析、 系统设计和程序编码等工作。该厂在需求调查过程中发放了8种不同种类的调查表, 要求相关人员对其进行逐条逐项地填写, 从而对其现行系统的业务流程进行了详细的调查。
( 1) 现行系统业务流程
经过大量的调查, 了解到当前该厂的业务流程如下: 各车间向物品供应部门提出对某种物品的需求计划, 仓库将相应的商品发放给各车间, 一般要经过计划、 库房管理等流程。其业务流程图如图1所示。
( 2) 现行系统存在的问题
由于采用的是手工管理, 账目繁多, 加之几个仓库之间距离较远, 库管员、 计划员和有关领导相互之间的信息交流困难, 使得物资供应效率低下, 影响生产。同时每月的月末报表会耗费大量的人力, 且由于手工处理容易造成失误, 从而影响了数据的效率和准确率, 造成
采购单
需求计划单
库管员
订货单
采购员
车　间
供应商
采购员
提货通知单
入库单
库管员
领料单
车　间
库存台账
统计报表
图1 业务流程图

了不必要的损失。因此, 该厂必须建立相应的库存管理信息系统, 使其能根据市场情况, 及时合理地采购所需商品, 同时又能科学地对商品进行管理, 统筹安排人力、 物力、 财力, 有效地改进当前管理的混乱状况。
根据对该厂的库存管理情况所作的调查和参考有关资料, 发现当前该厂在库存管理方面存在着如下问题: 
①不能及时获得库存信息
在企业运作过程中, 管理人员必须获知各种商品当前的库存量, 在库存数量小于商品的最低库存限度的时候, 向供应商进行订货; 在库存数量大于商品的最高库存限度的时候, 即商品积压的时候, 应该停止商品的进货活动。但在实际操作中, 由于商品的种类多、 数量大, 需要进行仔细地核算, 这不但费时, 而且易出错, 从而影响企业快速有效地运转。
②库存信息不够准确
仓库管理员根据各种入库单、 需求计划单和领料单进行商品的入库、 出库操作后, 要随时修改商品的库存信息和出库、 入库信息, 以便反映库存状况。工作中的主要问题是: 由于商品种类多、 数量大、 出库入库操作频繁等原因, 造成库存记录和实际库存量一般达不到严格一致, 因而需要经过盘点来纠正差错, 这既耽误时间, 又增加了工作量。
③无法及时了解车间对库存商品的需求情况
在需求计划单下达后, 由于库存商品与车间的关系复杂, 根据送料员的个人经验给各车间分配车间所需商品时, 常缺少入库、 出库信息和相关信息, 经常出现车间缺少该商品的时候才知道该产品需要情况, 此时如果库存量不足, 将会导致车间的停产。无法及时了解车间对库存商品的需求情况会使企业的生产和销售环节发生混乱, 使企业无法正常的运作。
市场需求日益多样化和个性化, 产品更新换代的周期越来越短, 这就要求企业必须改变库存管理现状, 以适应时代的要求。
( 3) 企业库存管理系统的特点
因为传统企业库存管理存在以上的问题难于适应现代库存管理要求, 因此现代企业库存管理系统要具有以下的特点:
① 科学的库存管理流程
存货的种类不同, 所涉及的业务环节及它们所组成的业务流程也各有差异。一般而言, 库存业务包括入库处理、 货物保管和出库处理三个主要部分。通畅的业务流程是保障高效库存管理的基础, 应具备优化、 无冗余、 并行作业的基本属性。企业库存管理系统对企业的业务流程进行流程再造, 使其更加通畅, 提高企业在同行业中的竞争力。
② 商品代码化管理
代码问题, 严格说是一个科学管理的问题, 设计出一个好的代码方案对于系统的开发工作是一件极为有利的事情。代码设计的好能够使很多机器处理变得十分方便, 还能够把一些现阶段计算机很难处理的工作变成很简单的工作。
由于库存商品种类繁多, 在库存管理过程中极易发生混乱的问题。IT技术与层次编码技术的结合为商品的高效管理提供了可能。这种编码技术对所有库存商品按照层次和类别赋予唯一的编码。它是区分不同商品的最主要的标准, 具有易读和易记的特点, 使得管理者只需知道商品的编码, 就能够了解该商品的有关信息。
③ 库存异常报警
当库存数量小于商品的最低库存限度的时候, 系统发出警报, 提醒管理人员应该向供应商进行订货; 在库存数量大于商品的最高库存限度的时候, 即商品积压的时候, 系统也会发出警报, 提醒管理人员应该停止商品的进货活动。也就是说企业库存管理信息系统既能防止商品供应滞后于车间对它们的需求, 也能防止商品过早地生产和进货, 以免增加库存。
3．系统分析
供货单位

出入库
处理
车间
采购员
计划台账
库存台账
合同台账
供应商信息
商品信息
车间信息
计划台账
发货单
退货单
到货通知
入库单
取货单
计划单
订货单

验货
处理

库存
提示
可供货的计划单

库存
检查

查询
打印

图2　数据流程图

系统分析的任务是在全面调查的基础上, 经过对现行管理业务的分析, 提出系统的目标要求和功能分析的总体逻辑模型。
( 1) 数据流程图
根据系统调查阶段的数据资料, 并依据用户的要求, 确定该厂信息系统的基本功能和工作过程如下:
首先车间科室提出需求计划, 库房管理员根据库存情况, 决定是否需购货, 如不需购货则通知车间前来取货, 否则库房管理员通知采购员购货, 当货物到达后进行入库处理并通知车间科室前来取货。
根据相应的功能要求, 绘制系统的数据流程图如图2所示:

( 2) 数据字典
数据字典是对描述数据流程图中的数据项、 数据流、 数据存储、 加工处理逻辑等组成部分的严格定义, 下面是本系统的数据字典( 由于篇幅原因, 在此仅给出部分) 。
① 数据项的定义
数据项编号: 1-01
数据项名称: 商品编号
别　　　名: 无
简 述: 某种商品的编号
类　　　型: 字符型
长　　　度: 8字节
取值范围: 数字 + 英文字母

数据项编号: 1-02
数据项名称: 单价
别　　　名: 购入单价
简 述: 某种商品的购入单价
类　　　型: 数值型
长　　　度: 10位, 小数位2位
取值范围: 0.00－9999999.99

数据项编号: 1-03
数据项名称: 库存数量
别　　　名: 实际库存数量
简 述: 某种商品的库存数量
类　　　型: 数值型
长　　　度: 5位整数
取值范围: 0－99999

② 数据流的定义
数据流名称: 入库单
编　　　号: F1
简　　　述: 采购人员填写的商品入库凭单
数据流来源: 采购人员
数据流去向: 登记库存台账
数据流组成: 日期 + 入库单编号 + 商品编号 + 购入数量
流通量: 25份/天
高峰流通量: 50份/天

数据流名称: 发货单
编　　　号: F2
简　　　述: 供应商填写的商品发货凭单
数据流来源: 供应商
数据流去向: 登记合同台账
数据流组成: 日期 + 发货单编号 + 供应商编号 + 商品编号 + 发货数量
流通量: 25份/天
高峰流通量: 50份/天

数据流名称: 取货单
编　　　号: F3
简　　　述: 库管员填写的要求车间取货凭单
数据流来源: 库管员
数据流去向: 车间
数据流组成: 日期 + 车间编号 + 商品编号 + 数量
流通量: 25份/天
高峰流通量: 50份/天

③ 数据存储的定义
数据存储的名称: 库存台账
数据存储编号: D1
简　　　　述: 记录商品的编号、 名称、 单价与库存数量等信息
数据存储组成: 商品编号 + 购入单价 + 库存数量
关键字: 商品编号

数据存储的名称: 合同台账
数据存储编号: D2
简　　　　述: 记录合同的编号、 供应商编号、 货物编号、 单价与购入数量等信息
数据存储组成: 合同编号 + 供应商编号 + 商品编号 + 单价 + 购入数量 + 日期 + 合同状态
关键字: 合同编号

数据存储的名称: 计划台账
数据存储编号: D3
简　　　　述: 记录计划的编号、 车间编号、 商品编号、 数量等信息
数据存储组成: 计划编号 + 供应商编号 + 商品编号 + 数量 + 日期 + 计划状态
关键字: 计划编号

数据存储的名称: 供应商信息
数据存储编号: D4
简　　　　述: 记录供应商的编号, 名称, 地址, 电话, 传真, 银行帐号
数据存储组成: 供应商编号 + 名称 + 地址 + 电话 + 传真 + 银行帐号
关键字: 供应商编号

数据存储的名称: 商品信息
数据存储编号: D5
简　　　　述: 记录库存商品的编号, 类别, 名称, 规格, 单价, 单位, 存放位置, 用途
数据存储组成: 商品编号 + 名称 + 类别 + 规格 + 单价 + 单位 + 存放位置 + 用途
关键字: 商品编号

数据存储的名称: 车间信息
数据存储编号: D6
简　　　　述: 记录车间的编号, 名称, 联系人, 电话
数据存储组成: 车间编号 + 名称 + 联系人 + 电话
关键字: 车间编号

数据存储的名称: 用户信息
数据存储编号: D7
简　　　　述: 记录用户名称、 密码和权限
数据存储组成: 用户名 + 密码 + 权限
关键字: 用户名

④ 处理逻辑的定义
处理名: 库存检查
编　号: P1
输　入: 数据流F5
输　出: 数据流F6
描　述: 当车间将计划单发给库管员后, 库管员要将计划单与库存台账进行比较, 看是
否需要订货。

处理名: 验货处理
编　号: P2
输　入: 数据流F2, 数据流F5
输　出: 数据流F1, 数据流F4
描　述: 采购员要检验货物的质量。

处理名: 出入库检查
编　号: P3
输　入: 数据流F1
输　出: 数据流F3
描　述: 当验货处理后, 库管员将货物入库, 并发取货单到订货单位。
4．系统设计
( 1) 系统功能结构设计
库存管理信息系统的目标是保障企业生产所需的所有商品供给, 并经过有效的管理, 提高库存周转率, 降低资金占用。根据系统分析结果, 得出本系统的功能结构图如图3所示。
计划管理模块的主要功能是根据各生产部门上报的生产、 维修及工程用料计划与已有的采购合同计划和库存情况等信息建立数据库, 并及时根据生产计划的变更, 修改商品计划, 生成商品采购清单。
库存管理模块中的各子模块都由数据录入、 修改、 删除、 查询等模块构成。其中数据录入模块包括对商品库存文件的数据录入、 商品购入文件的数据录入、 商品出库文件的录入; 数据修改是对上述三种文件中的数据进行修改; 数据删除同数据修改基本上是一样的, 只不过这里是将记录从相应的数据库文件中删除掉。

库存管理信息系统
系统管理
计划管理
库存管理
系
统
初
始
化
用
户
控
制
库
存
台
账
管
理　
计
划
台
账
管
理　
合
同
台
账
管
理　
修改信息　
出

库

入

库

库
存
提示　

图3　功能结构图

( 2) 系统配置方案
根据开发时期计算机市场的性能价格比和本系统的实际情况, 选择了P4微机及Access数据库管理系统。
( 3) 代码设计
为了和工作人员以往的商品管理习惯一致, 商品信息编码以数字表示。根据行业标准, 所有商品分为19大类( 两位数字) , 每大类又分为若干小类( 两位数字) , 在小类中根据商品规格型号的不同以卡号( 四位数字) 再进行区分。设计方案如图4所示。

** ** ****

小类号
商品规格型号
大类号

图4 商品代码设计方案

另外, 为了使数据录入、 商品信息管理、 信息查询、 统计的方便快速, 还根据需要对商品的去向和来源进行了统计用信息编码和部门编码。
( 4) 数据库设计
数据库是数据库应用程序的核心。数据库设计是建立一个应用程序最重要的步骤之一。数据库设计一般要在需求分析和数据分析的基础上进行概念设计、 逻辑设计和物理设计。
① 概念设计
经过对该厂的调查, 了解到系统中的实体类型有: 供应商、 商品、 领用单位等, 这些实体之间的相互关系有:
供应商与商品之间存在”供应”联系, 是多对多的。
商品与领用单位之间存在”出库”, ”出库”对多的。

每个实体的属性分别是:
供应商: 供应商编号, 名称, 地址, 电话, 传真, 银行帐号
商 品: 商品编号, 名称, 类别, 规格, 单价, 单位, 库存量, 存放位置, 用途
车 间: 车间编号, 名称, 联系人, 电话
画出库存管理的E－R图如图5所示。

图5　库存管理E－R图

② 逻辑设计
逻辑设计的任务是根据DBMS的特征把概念结构转换为相应的逻辑结构。概念设计所得到的E－R模型, 是独立于DBMS的, 这里的转换就是把表示概念结构的E－R图转换成关系模型的逻辑结构。将图5转换为规范的关系模式为:
供应商( 供应商编号, 名称, 地址, 电话, 传真, 银行帐号)
商品( 商品编号, 名称, 类别, 规格, 单价, 单位, 库存量, 存放位置, 用途)
供应( 供应商编号, 商品编号, 数量, 单价)
车间( 车间编号, 名称, 联系人, 电话)
出库( 商品编号, 车间编号, 数量)

③ 物理设计
物理设计的目的是根据具体DBMS的特征, 确定数据库的物理结构( 存储结构) 。关系数据库的物理设计任务包括两个方面, 一是确定所有数据库文件的名称及其所含字段的名称、 类型和宽度; 二是确定各数据库文件需要建立的索引, 在什么字段上建立索引等。各表结构如表1至表7所示。

表1　　　库存台账
字段名
字段类型
字段宽度
说明
商品编号
Character
8

购入单价 　
Numeric
10.2

库存数量
　 Numeric
5
库存数量

表2　　　合同台账
字段名
字段类型 8 合同编号
字段宽度 　 8 供应商编号
说明
合同编号
Character
8

供应商编号
Character
8

商品编号
Character　 8 商品编号
8

单价
Numeric
10.2

数量
Numeric
5

日期
Date
8

合同状态 　 10.2 单价
Logic 　 10.2 购入数量
1

备注 30 合同未执行的原因
Demo

合同未执行的原因

表3　　　计划台账
字段名
字段类型
字段宽度
说明
计划编号
Character
8

车间编号
Character
8

商品编号
Character
8

数量
Numeric
5

日期
Date
8

是否定货
Logic
1

是否到货
Logic
1

是否取货
Logic
1

表4　　　　供应商信息
字段名
字段类型
字段宽度
说明
供应商编号
Character
8

名称
Character
40

地址
Character
50

电话
Character
20

传真
Character
20

银行帐号
Character
20

表5　　　　　商品信息
字段名 字段名
字段类型
字段宽度
说明
商品编号
Character
8

名称
Character
20

类别
Character
8

规格
Character
8

单价
Numeric
10.2

单位
Character
8

存放位置
Character
50

用途
Demo

表6　　　　　车间信息
字段名
字段类型
字段宽度
说明
车间编号
Character
8

名称
Character
20

联系人
Character
10
车间的联系人
电话
Character
20
联系人的电话

表7　　　　　　用户信息
字段名
字段类型
字段宽度
说明
用户名
Character
20
用户登录时的名称
密码
Character
20
用户登录时的密码
权限
Character
8
用户的权限

( 5) 系统处理流程设计
该厂的库存管理信息系统包括: 计划管理、 库房管理等子系统, 系统运行流程图如图6所示。
结　束
开　始
登录界面
各子系统选择
计划管理
库房管理

图6　库存管理系统流程图
5．系统实施( 略)