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代建项目部管理手册

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2020年4月19日
文档仅供参考
代建项目部管理手册
一、概论
1.目的：
为便于规范管理项目，提高管理效率，在合同约定时间内完成承担的工作任务，提高公司效益，特制定本管理手册。
2.机构设置原则
便于执行、便于管理、便于公司督促。
简单高效、节约管理成本、便于回款。
二、前期部门组织机构设置及任务
本公司第一个或前两个项目时，采取下列方式。
2.1.代建项目部职责：
1、代表业主方行使代建项目的全过程建设管理服务（具体按合同约定），实现业主方的各项管理目标。
2、按照国家和省、市有关法律、法规和工程技术规范要求对代建项目进行代建管理服务。受业主方委托，其职责和义务是：
2.1、协助代建项目建设方案功能策划及论证、建筑规划设计方案征集和审核、初步设计及施工图设计并呈报专业审图单位审查、施工管理、设备调试及试运行、竣工验收、竣工决算和移交等全过程的项目管理服务工作。
2.2、协助组织经过公开招标或委托等方式选择工程招标代理、造价咨询、地质勘察、工程设计、工程施工、监理单位。配合业主方依法对其合同进行审查、签订、履行和跟踪管理等，并代表业主方执行上述合同下的业主权利和义务（付款义务除外）。
2.3、全面管理工程建设合同，就施工总承包单位选择的专业分包单位资格及分包项目进行审查批准。
2.4、代表业主方按工程合同的规定落实施工条件，检查施工单位的开工准备工作。对施工前准备工作进行检查，对施工工序与资源投入进行监督。
2.5、会同使用单位申报办理规划、环保、土地、施工、消防、供电、绿化和城管等有关建设施工手续。
2.6、依据工程建设合同、设计文件、技术规范与质量检验标准。审查现场总平面布置图，审批施工单位提交的施工组织设计、施工方案、专项施工方案等。
2.7、加强对施工单位、监理、设备材料供应商的合同管理，督促按合同的相关条款落实、执行。
2.8、审查施工单位进场的建筑材料、建筑物配件和设备采购及使用。
2.9、造价控制：编制资金使用计划，处理合同协议与工程变更，下达变更指令；审核项目进度用款申请报告和固定资产投资统计报表，按工程进度给施工总承包单位拨付工程款。按国家有关规定和合同约定办理竣工综合验收，进行工程竣工结算和工程决算，接受审计监督。
2.10、进度控制：审核工程施工进度计划，提出工程控制进度目标，并以此为基础审查施工总承包单位提出的施工实施进度计划，检查其实施情况，督促施工总承包单位采取切实措施实现合同目标要求。当实施进度发生较大偏差时，及时向委托人提出调整控制性进度计划的建议意见，并在经过批准后完成其调整。
2.11、质量控制：审查施工总承包单位的质量控制体系和措施，核实质量文件。依据工程建设合同文件、设计文件、技术规范与质量检验标准，对施工前准备工作进行检查，对施工工序和资源投入进行监督。以单位工程为基础，对基础工程、隐蔽工程、分部分项工程的质量进行检查、签证和施工质量的评价。组织质量事故调查，分类评定质量事故等级，审核质量事故处理措施。
2.12、档案管理：按国家规定组织工程各阶段验收、单位工程验收及竣工验收，提交相应的工程建设管理服务报告；审查设计单位、施工单位编制的竣工图纸和资料，督促施工单位整理汇编和移交项目建设、竣工档案及有关技术资料，并按批准的资产价值向项目使用单位或设施管理单位办理资产移交手续，以及项目档案资料。
2.13、信息管理：做好施工现场建设管理服务记录与信息反馈。按要求编制建设管理服务月、年报，对工程资料及档案(包括影像资料)按期进行整编和管理，并在工程竣工验收或建设管理服务期结束后移交业主方(一式五份，电子版本一份)。
2.14、协调管理：主持建设管理服务合同授权范围内工程建设各方协调工作会议，编发施工协调会议纪要。
2.15、安全文明监督：审查施工安全措施、劳动防护和环境保护设施等，并负责检查、督促落实执行。组织重大安全事故调查，分析原因并提出书面报告，并承担相应的责任。
2.16、保修管理：负责代建项目设备调试及试运行和工程保修期管理，在保修期内组织和督促施工单位、设备安装单位、设备供应单位按合同相关条款履行维修义务。
2.2组织机构框图
代建项目管理机构设置框图
业务中心
项目经理
安全工程师
资 料 员
报 建 员
景观工程师
土建工程师
机电工程师
执行经理（兼）
代建项目部

2.3.具体项目部设置
项目经理、土建工程师、机电工程师、景观工程师、安全工程师、资料员、报建员。各专业具体进场时间，根据当地情况和业主要求及工程进展情况确定。
要求项目经理、土建工程师、机电工程师、景观工程师、安全工程师都具有独当一面的工作能力。并对其它管理工作有一定的了解，在项目经理的指导下，能临时兼任其它专业的日常工作。
2.4.部门员工职责：
1.项目经理职责：
a.对外：
参与公司其它部门的商务工作，配合本项目的取得。
代表公司全权处理所负责项目代建合同所约定的全部工作。
负责与业主方、外协单位等的协调，推动所负责项目正常安全进行。
配合公司相关部门正常回款。
b.对内：
协调公司参与本项目的相关部门和人员完成本项目的合同任务。
按公司相关规定，定时组织上报相关资料。
负责管理代建项目的人、财、物。
2.土建工程师、机电工程师、景观工程师：
负责所代建项目的相关专业工程的进度、质量、安全、投资控制等工作。其中一名担任副经理，配合项目经理工作。
3.安全工程师：负责所代建的项目的安全生产工作，如果当地对安全工作要求不严，能够由其它专业的同志兼任，如前期景观工作不多，由景观工程兼任。
4.报建员：负责所建项目的全部报建资料的准备工作，负责报建工作。
5.资料员：
a.代建项目部的全部资料的收发和登记工作。
b.代建项目的全部资料的管理工作。
c.配合专业工程师对各种资料的检查、整理工作。
d.代建项目竣工资料的整理、移交工作。
三、正常时期代建项目组织机构设置
当公司代建项目大于三个时，建议采用方式。
3.1负责上级部门：业义中心
3.2具体项目管理机构设置
第一层：项目经理组：由有较有经验的各专业项目经理组成。平时具体负责一个项目，同时兼管几个项目。定期由项目经理组长组织项目经理，一起共同处理各代建项目的重大工程施工方案、质量、进度控制方案。
第二层：具体代建项目部
组成为：项目经理（注一）、执行经理（兼）、土建工程师、机电工程师、景观工程师、安全工程师、资料员、报建员。各专业具体进场时间，根据当地情况和业主要求及工程进展情况确定。
土建工程师、机电工程师、景观工程师、安全工程师中的一名同志担任副经理，也能够叫项目执行经理。
注一：项目经理职位根据工程的大小，确定是否设置此职位。
3.3组织机构框图
代建项目管理机构设置框图(项目多时方案）
AA代建项目部
NN代建项目部
BB代建项目部
业务中心
白马山代建项目部
代建项目部
东北建项目组
西南代建项目组
东南代建项目组
项目经理（兼）
安全工程师
资 料 员
报 建 员
景观工程师
土建工程师
机电工程师
执行经理（兼）
安全工程师
资 料 员
景观工程师
土建工程师
机电工程师
执行经理（兼）

说明：
1.景观工程师、报建员在大的项目配置，小项目由大项目部相应专业人员兼任。
2.执行经理，根据项目的情况，能够由其它专业工程师兼任。
3.4.部门员工职责：
1.项目经理组牵头人：
能独立负责多个代建项目的管理工作。能指导项目经理、执行经理管理具体代建项目的管理工作。
2.项目经理：
a.对外：
参与公司其它部门的商务工作，配合本项目的取得。
代表公司全权处理所负责项目代建合同所约定的全部工作。
负责与业主方、外协单位等的协调，推动所负责项目正常安全进行。
配合公司相关部门正常回款。
b.对内：
协调公司参与本项目的相关部门和人员完成本项目的合同任务。
按公司相关规定，定时组织上报相关资料。
负责管理代建项目的人、财、物。
3.项目执行经理：
在项目经理指导下，担负项目经理的部分工作。
具体负责管理所负责代建项目的日常工作。
4.土建工程师、机电工程师、景观工程师：
负责所代建项目的相关专业工程的进度、质量、安全、投资控制等工作。其中一名担任副经理，配合项目经理工作。
5.安全工程师：负责所代建的项目的安全生产工作，如果当地对安全工作要求不严，能够由其它专业的同志兼任，如前期景观工作不多，由景观工程兼任。
6.报建员：负责所建项目的全部报建资料的准备工作，负责报建工作。
7.资料员：
a.代建项目部的全部资料的收发和登记工作。
b.代建项目的全部资料的管理工作。
c.配合专业工程师对各种资料的检查、整理工作。
d.代建项目竣工资料的整理、移交工作。
四、代建项目相关管理制度
此所所编制的全部制度，如与公司相关制度矛盾，则按公司相关制度执行。
4.1月报、年报制度
项目部相关工程师编制由资料员汇总后，上报项目经理，项目经理确认后，由资料员发至公司相关人员。月报、年报相关上报内容及要求，按公司相关制度执行。
月报：工程师必须在当月23日12点前上报到资料员处，24日早8点前资料员必须汇总报项目经理，项目经理必须在25日12点前审核完毕，返至资料员，资料员必须在25日17点之前上报公司。
年报：工程师必须在12月20日12点前上报到资料员处，12月23日早8点前资料员必须汇总报项目经理，项目经理必须在12月25日12点前审核完毕，返至资料员，资料员必须在12月25日17点之前上报公司。
4.2上下班及考勤、休假制度
1.上下班时间及考勤：
正常情况下在早8点上班，12点到14点午休，14点至18点上班。由资料员负责考勤工作，当月考勤经项目经理审核后上报公司。
项目上原则上没有休息时间，所负责项目在任何时间有工作需要时，员工不得以任何理由不工作。
能提前预知的加班按公司相关规定执行。不能提前预知的加班与项目经理等协商解决办法。
2.休假：
代建项目部员工休假时间，原则上是一个月一次，每次8天。
项目员员工休假，由员工申请，项目经理同意即可。
项目经理休假，由项目经理申请，经业主同意后，上报公司相关部门认可。
4.3项目部办公用品等采购管理制度
1.办公用品，
由相关需求人员提出申请，资料员汇后，经项目经理同意报，上报公司。公司委托采购的，由项目部安排人询价，上报公司，公司同意后采购。发生费用按公司财务制度执行。
2.日常见品
由项目部与公司相关部门协商确定一个具体标准，项目部按确定标准内使用。原则上不许超过预算。发生费用按公司财务制度执行。
3.电脑、打印机、交通工具维护费用
发生费用之前，由项目经理同意方可使用。发生后费用公司财务制度执行。
4.租房等费用
由项目部人员提交申请，经项目经理同意后，上报公司相关部门，相关领导同意报方可与房东签订租用合同。发生后费用公司财务制度执行。
5.办用电脑
项目部原则上不配置电脑，采用员工自购，公司支付使用费的方式解决。
办用电脑使用费，按月计，当年十二月25日支付。每月电脑使用费暂定为150元/月，此费用包括电脑使用费、电维护费等全部费用等，具体金额，待公司确定。
4.4档案资料管理制度
为保证项目正常进行，执行国家档案相关管理法规，便于查找相关文件和来函，便于证明各方责任，为规范管理与代建项目相关的文件资料，特制订本制度。
4.4.1项目进场前档案管理
代建项目进场时，要收集本项目相关的前期的会议纪要、方案图纸、初步协议，及与本工程的管理和结算相关的电话记录、短信、微信、QQ等全部通讯记录，并按附表一格式登记。并收集保证文件的电子版和纸质版。
电话记录通话人，通话时间，通话内容要点，存档书面记录和扫描件。
短信、微信、QQ等，存档聊天记录图片、聊天时间、联系人。
邮件，存档邮件电子版和纸质版，并注明收发件邮箱，原邮件不可删除。
代建项目的全部资料的收集，
4.4.2合同执行时档案管理
在合同执行时，项目部向业主、公司、所管承包商等的公文，均应按附件二格式登记，并定期整理，文件收发文登记表一页记录满页后，将所收发文件与此登记表装订存档。
在合同执行过程中的招标文件、申报批文、可研报告、环评报告、施工图纸等，收到后均应存档。在发放或用于办理报建等使用时，均应做书面记录。详见附件三。
4.4.3项目完工后的资料管理
按国家相关规范、规定，与业主方协商确定移交资料规格和数量，并在项目完工后一定时间内，督促所负责的各方资料整理，并检查符合相关约定，然后移交给业主方。
原则上，全部资料应有电子版或扫描件存档。
4.5 项目回款制度
代建项目的回款，是代建项目正常运行的保证。无回款，代建项目无法正常运行，支持前方工作的相关部门无法运行。公司无法运行，为此，一定要重视代建项目的回款工作。
当前未接到明确的书面通知确定第一责任者。一切按公司决定为准。当公司未确定时，建议按以下方案执行。
4.5.1公司负责项目部配合形式
1.项目经理组织项目部相关人员平时及时收集与回款相关的资料。
2.及时办理回款签证手续。
3.配合公司完成回款工作。
4.5.2项目部负责形式
1. 项目经理组织项目部相关人员平时及时收集与回款相关的资料。
2. 平时注意与回款相关人员处理好关系，形成互相帮助、互相帮助的关系。
3. 及时办理回款签证手续。
4. 协调业主相关部门办理回款工作，及时将回款办回公司。
4.6.文件编制审核流程
代建项目部员工，在工程建设过程中发现问题，应马上编制书面文件要求相关方整改，相关联系函、整改通知、请示等编制及审核上报流程如下：
1.专业工程师发现问题，及时编制相关文件。
2.上报项目经理（或执行经理）审核。
3.经过审核后的文件，提交资料员。
4. 资料员收到待发文件后，添加文号，再次检查文件语法用词等情况，形成正式文件。打印让代建项目部的相关人员审核、审批。
5.经审核、审批的文件，资料员盖章、登记、发放。或及时上报。
4.7代建项目部办公、生活条件约定：
为节约管理成本，特制定本约定：
1. 办公室：正常情况下设置三间：
项目经理室一间，同时做对外协商洽谈之处。
员工办公室一间，
资料室及资料存放室共用一间。
对于小项目，能够用两间，一用作项目经理办公室，同时存放部分资料，另一间做员工办公室和资料室。
2.宿舍：原则上是两人一间。
3.交通工具：
合同与业主约定由业主解决的，业主解决。
合同未约定，则由项目部租用当地车辆，接送上下班。所发生费用等均先向公司提出申请，公司同意后，按公司的相关规定或领导指示执行。
4.餐：
合同与业主约定由业主解决的，业主解决。
合同未约定的，只能项目部在当地雇人帮助解决。当地雇人费用由公司承担，餐费 支付。
五、现场管理制度（待考虑完善）
代建单位代表业主方进行管理，在进场后需结合招标文件的合同条款、业主方主要负责人的管理意愿和管理方式尽快编制现场的管理制度，待业主方审核认可后，下发给承包方，此事建议在承包方进场前完成编制、审核下发工作。
现场管理制度有：质量、安全、进度、物资（包括甲供材料）、投资、资料（包括函件）、管理制度，还有供用电、消防、文明施工、成品保护、后勤等等管理制度。
六、其它
6.1.编号规则
6.1.1代建项目文件号编制规则:
为便于管理和查找文件，文件号编制由公司代码+项目名+文件类型+时间+版本号。
公司代码：XX。
项目名：如白马山为BMS
文件类型：管理制度为GL，指令和通知为ZL，请示或会报为QS，联系函为LX，会议纪要HJ。
时间：文件编制年度。
版本号：
对于管理制度，从此文件的初始版本开始编号。
对于指令、通知、请示、会报、联系函，按年度编号。
例：白马山项目安全管理制度：XX-EPC-GL- -01
白马山关于XX问题请示函：XX-EPC-QS- -01
6.1.2记录表编号约定
为便于管理和查找文件，登记表编号编制由公司代码+项目名+文件类型+时间+登记表序号形成。
公司代码：XX
项目名：如白马山为BMS
文件类型：文件收集用SJ，文件发文记录表FW，文件收文记录表SW，图纸、资料存档及使用记录表TZ；
时间：按年度计。
登记表序号：从01份开始编号。
例：白马山项目发文记录表编号：XX-FW- -01；白马山图纸报建用图记录表：XX-TZ- -01
代码表：

XX公司代建项目部
.6.8

5.2附件：
附件一：文件收集记录表
（公司图标） 文件号：XX- EPC-GL- -01
文件收集记录表
序号
文件名称
文件内容摘要
移交人
移交时间

附件二：文件收发记录表
（公司图标） 文件号：XX- EPC-GL- -01
文件发文记录表
序号
文件名称
文件编号
文件内容摘要
接收单位
接收人
接收时间

注：文件发文具备一页登记表后，将所发文件与此登记表装订存档，以备以后查找。

（公司图标） 文件号：XX- EPC-GL- -01
文件收文记录表
序号
文件名称
文件编号
文件内容摘要
发文单位
接收时间

注：文件收文具备一页登记表后，将所发文件与此登记表装订存档，以备以后查找。

附件三：收到资料存档及使用记录
（公司图标） 文件号：XX- EPC-GL- -01
图纸、资料存档及使用记录表
序号
文件名称
单位
数量
提交单位
使用用途
经办人
时间

注：
1.提交单位指文件图纸资料成果提交单位，
2.使用用途指文件用于报审、或报建、或按相关规定提交给相关单位和部门；如图纸发放给监理、用于消防备案等等。
3.经办人项，有文件接收人的让接收人签字，无接收人，则有文件使用人签字。

附件四：会议纪要格式及签到表
（公司图标） 文件号：XX- BMS-HJ- -01
会议纪要
项目名称

会议主题

会议地点

会议主持

会议时间

与会人员：
业主方

代建方

承包方

其它单位

会议内容：

记录人

审核

附件五：会议签到表
（公司图标） 文件号：XX- BMS-HJ- -01

会议签到表
项目名称

会议主题

会议地点

会议主持

会议时间

与会人员：
序号
姓名
单位
电话
备注

附件六：工程联系函格式：
（公司图标） 文件号：XX- BMS-LX- -01
工程联系函
发函单位

收文单位

项目名称

发文时间

联系函主题

XX公司：

XX集团公司
XX代建项目部（盖章）

编制

校核

审批

附件七：工程通知单格式
（公司图标） 文件号：XX- BMS-ZL- -01
工程通知单

发文单位

收文单位

项目名称

发文时间

联系函主题

XX公司：
贵公司在XX部位施工中，存在AA，BB等问题。
特要求贵公司CCCC

XX集团公司
XX代建项目部（盖章）

编制

校核

审批

附件八：工程请示会报联系函
（公司图标） 文件号： AA- BMS-QS- -01
工程请示函

发文单位
XX代建项目部
收文单位
公司业务中心
项目名称

发文时间

联系函主题

业义中心领导：
我代建项目在XX中，现请BB同意，
请指示！

XX集团公司
XX代建项目部（盖章）

编制

校核

审批