档案管理办法草拟.doc
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1、档案管理办法草拟102020年4月19日文档仅供参考港龙控股集团有限公司档案管理办法(草拟稿)一、总则(一)为加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,根据档案法和公司有关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。(二)凡集团各管理中心、各项目公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向集团档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。二、档案管理体制(一)档案机构及其职责档案管理工作由集团行政管理中心统一领导,档案的日常工作和档案集中统一管理由行政管理中心下设的档案室具体负责。并设档案专员一名,负责公司档案的接收、收集、整理
2、和归档等管理工作。各管理中心、各项目公司设资料员一名,负责与档案专员对接,向档案室转移各类档案资料。(二)公司档案管理的分散与集中1.与公司财务有关的资料由集团财务中心保管。经常务副总裁许可后,档案室可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。2.有关人事方面的资料,由人力资源中心单独保管。3.属工程项目方面的资料,工程未竣工时资料由工程中心保管,并于每季度末将档案清单交由档案室备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由档案室归档保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到档案室统一保管。4营销策划方面的对外签定的广告、策划合同,应
3、当在签署完毕时,即向档案室移交,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告,项目策划与广告,和销售策划方案方面的资料。5其它方面的重要资料由档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同,原则上公司应保留两份原件,财务中心和档案室各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件,档案室保存复印件。6.各管理中心、项目公司向档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各中心、各项目公司自行保管。(三)各中心、项目公司向档案室移交档案时,要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定,人员变动应
4、及时通知档案室三、档案的归档范围(一)凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。1部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议、总结、报告,和各种重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记。2各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。3各类工程检测、鉴定报告。4各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案及说明书。5.公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。6.公司各种审计报告、资产评估报告。7.公司各种管
5、理规章制度和人事档案。8.公司各种注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件。9.公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。10.公司项目奠基、招商、开盘、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动,及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。11.公司发展大事记,和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。12.国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等。13.其它需要归档的重要文件。(二)档案归档要求 1.文书档案归档要求:应归档的文件材料必须齐全完整。文件材料应按照港龙控股集团有限公司公文处理办法(暂行)拟定,并参照港龙控股集团文书档案管理规
6、范,按照“年度种类”分类整理归档。 2.声像档案归档要求:照片档案归档时,要按照港龙控股集团声像档案管理规范(详见附件)要求,按照:“年度活动”分类整理归档。 3.会计、人事及基建档案归档要求:会计人事及基建档案由相应部门按要求进行整理归档,归档后由相应负责人保存,本管理办法不做归档要求。 4.项目档案归档要求:项目档案归档时,各项目公司向总部提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证、房地产开发资质证书、国有土地使用权证、土地出让合同、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、商品房销(预)售许可证、工程技术人员及财务人员职称证书原件或复印件等资料。按照“年度项目”分类整理归
7、档。 5.实物档案:实物档案的归档范围主要包括以下几类:本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等;公务活动中获赠的纪念品; 上级领导或知名人士的题词字画等; 本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品;其它有保存价值实物的凭证,如车辆、电脑等物品的购置发票、保修单等。按照“用途型号”分类整理存档。四、档案的归档与立卷(一)档案在形成过程中,经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理,不遗漏、不丢失,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个项目公司或部门参与办理的,在工作中形成的文件
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