《办公室管理》简答题.doc

《办公室管理》简答题

办公室管理-简答题
1、文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。
答：（1）充分了解即将开始的工作内容； 
（2）思考以什么方法进行效率会最佳； 
（3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。

2、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 
答：有电子提示系统和人工提示系统。
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。 
人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表；使用提示性备忘录；准备约会表；准备特殊提示卡；准备交往提示文件。

3、文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？
答：文员进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。
进言的作用：参谋作用；补缺作用；增进关系作用。
方法和要求：适事、适时、适地、适度。

4、文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
答：（1）会议名称；
（2）会议记录人的姓名、盖章；
（3）时间（开始时间、结束时间）；
（4）会议地点；
（5）议题；
（6）主持人、主席；
（7）出席者名单；
（8）会议的经过情形及结论；
（9）相关的资料；
（10）下次会议预定日期。

5、简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？有哪两种形式？
答：会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。
有两种形式：（1）议决性会议纪要。（2）周知性会议纪要。

6、简要说明文秘人员单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作。
答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。
（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。
（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

7、办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。
答：一是为上司服务，使上司能够摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要工作上；二是为组织服务，为组织员工创造一个高效、舒适的工作生活环境，提供便利条件，解除后顾之忧，保证组织系统的顺利运转；三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道畅通，密切与社会各界联系。

8、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？
答：文员的挡驾方法是指：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。
主要的挡驾法有：
（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。
（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。
（3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。

9、 制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些?
答：（1）文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。
（2）文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。
（3）文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。
（4）要核实用印份数，超过份数的不能盖印。

10、简述文员向上司做请示的注意事项。
答：（1）请示要对口。遵守按上级分工，对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。
（2）请示要单一。遵守一文一事的规则，避免将多项事物写在一份请示内，造成上司批复的困难。

11、核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。
答：（1）查是否需要行文，以什么名义行文；
（2）查文稿内容与法律法规政策及其它已有规定是否矛盾；
（3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；
（4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；
（5）查行文是否规范；
（6）查文件格式是否符合规定。

12、简述办公室的四种含义。
答：（1）广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。
（2）狭义的：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。
（3）特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。
（4）专指的：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。

13、会见与会谈的前期准备工作有哪些？
答：（1）确定议题和明确目标；
（2）收集信息和分析双方材料；
（3）确定参加人员；
（4）双方协商时间、地点；
（5）布置座位。

14、简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。
答：办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。
按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活
动工作环境。

15、简述剪影仪式需要准备的材料及其程序。
答：剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。
剪彩的程序：请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪影→进行参观。

16、请简要说明提高会议效率的一些基本做法。
答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。

17、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。
答：（1）办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。
（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于已都不利；三是出“馊主意”帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

18、简述办公设备使用规范。
答：（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。
（2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的。
（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。
（4）未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。
（5）办公设备的使用环境温度为5℃到35℃，相对湿度为20%至85%，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。
（6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。

19、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。
答：（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全。
（2）储藏需要的面积取决于单位的大小。
（3）合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。
（4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。
（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。
（6）订立物品发放制度，确定物品发放人。

20、简述调查研究的三个阶段及其主要任务。
答：（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求；
（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果； 
（3）完成阶段，主要是撰写调研报告。

21、简述办公室督查工作的方式。
答：（1）现场督查；（2）会议督查；（3）书面督查；（4）电话督查；（5）互联网督查。

22、 简述信访工作中网络来信的处理要求。
答：（1）定时打开信箱，及时处理电子邮件；
（2）重要信访，及时报请；
（3）转办信访，跟踪督办；
（4）网络保密，脱机阅读。

23、简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。
答：（1）重要且紧急——必须立刻做。
（2）紧急但不重要——在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。
（3）重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。
（4）既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。

24、简要回答公文写作的五部曲。
答：第一步，领悟领导意图。要求：准确、全面、提炼，增加“贴近度”；
第二步，站在领导角度考虑问题；
第三步，把握常用思维方法：模式化思维、对象化思维、辨证思维、散点思维、求同存异思维；
第四步，牢记拟写公文要素及要求；
第五步，符合国家公文格式标准。

25、 简要回答起草请求的“五步棋”。
答：（1）因为什么请示——对原因、目的进行说明；
（2）请示什么问题——提出请示的主题内容；
（3）怎样解决问题——提出解决问题的建议或方案；
（4）请求上级回复——结尾用语的使用；
（5）有无附件需要说明——根据需要确定使用附件与否。

26、简述公文校对工作要求。
答：（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等错漏；
（2）解决统行、倒版、编面等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；
（3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理；
（4）需要使用标准校对符号；
（5）对于重要的或者大量印刷的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。

27、简答电子公文处理过程的五个环节。
答：（1）创建：根据一定的规则建立电子公文的过程；
（2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作；
（3）交换：按始发者意图进行跨系统的公文传递；
（4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储；
（5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

28、简述公共关系的三大构成要素及其原则。
答：公共关系的三大构成要素是：（1）主体：社会组织；（2）客体：公众；（3）手段：传播途径。 
公共关系的原则是：公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开拓创新；整体统一。

29、 衡量会议质量的会前基本标准有哪些？
答：（1）会议是否确有召开的客观必要性；
（2）会议目的和会议风气是否端正；
（3）会议时机是否已经成熟；
（4）会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；
（5）各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。

30、简述会议的积极作用。
答：（1）交流信息，互通情报；
（2）发扬民主，科学决策；
（3）增强友谊，促进团结；
（4）统一认识，协调行动；
（5）带动消费，促进经济。

31、简述会务管理的要求。
答：（1）会前的最后检查：工作认真负责、细心、耐心；
（2）组织签到和登记：任劳任怨能连续作战； 
（3）做好联络协调：沟通协调能力强；
（4）会议记录与保密：业务素质与原则性；
（5）会议后勤保障：服从分配协作意识好。