《办公室管理》简答题.doc
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1、办公室管理简答题办公室管理-简答题 1、文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。 答:(1)充分了解即将开始的工作内容; (2)思考以什么方法进行效率会最佳; (3)上司分派两项以上工作时,必须为工作排定优先顺序。 2、文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 答:有电子提示系统和人工提示系统。电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法:设置基本办公日程表、固定活动日期一览表;使用提示性备忘录;准备约会表;准备特殊提示卡;准备
2、交往提示文件。 3、文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?答:文员进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的作用:参谋作用;补缺作用;增进关系作用。方法和要求:适事、适时、适地、适度。4、文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?答:(1)会议名称; (2)会议记录人的姓名、盖章; (3)时间(开始时间、结束时间); (4)会议地点; (5)议题; (6)主持人、主席; (7)出席者名单; (8)会议的经过情形及结论; (9)相关的资料; (10)下次会议预定日期。 5、简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?有哪两种形式?答:会议纪要是用来记载、传达会议情况
3、和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式:(1)议决性会议纪要。(2)周知性会议纪要。6、简要说明文秘人员单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作。答:(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。 (2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司
4、过目或批准,然后存档备案。 (3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。 (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。 (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。 7、办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面?请简要说明。 答:一是为上司服务,使上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要工作上;二是为组织服务,为组织员工创造一个高效、舒适的工作生活环境,提供便利条件,解除后顾之忧,保证组织系统的顺利运转;三是为公众服务,保证组织与外界的信息渠道畅通,密切与社会各界联系。8、什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一
5、般应怎样做?答:文员的挡驾方法是指:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。主要的挡驾法有: (1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。 (2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。 (3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动,文员要替上司委婉地谢绝。9、 制发文件时加盖机关印章,称为用印,具体要求有哪些?答:(1)文件用印时,必须以机关领导人或部门负责
6、人签发的文件原稿为依据,经核对无误后始得用印。 (2)文件用印要端正、清晰,要端正地盖在成文日期上方,上不压正文,下要骑年盖月。 (3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。 (4)要核实用印份数,超过份数的不能盖印。10、简述文员向上司做请示的注意事项。答:(1)请示要对口。遵守按上级分工,对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作,应向主持全面工作的领导人请示,并将有关情况通报其他分管上司。 (2)请示要单一。遵守一文一事的规则,避免将多项事物写在一份请示内,造成上司批复的困难。11、核稿,是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实,要做到“六查”,请简述六查内
7、容。答:(1)查是否需要行文,以什么名义行文; (2)查文稿内容与法律法规政策及其它已有规定是否矛盾; (3)查要求和措施是否明确具体,切实可行; (4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签; (5)查行文是否规范; (6)查文件格式是否符合规定。12、简述办公室的四种含义。 答:(1)广义的:泛指一切办公场所,区别于教室、车间、医疗室、实验室等。 (2)狭义的:指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所,如厂长办公室等。 (3)特指的:党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构,级别高的又称办公厅,如河北省政府办公厅。 (4)专指的:某种专门的独立的工作机构,如国务院台湾事
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