工程物资管理程序-secret.docx
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1、*(集团)有限公司管理标准工程物资管理程序目的对工程物资(原材料、成品、半成品和工程设备)的采购、检验与试验、标识、防护及不合格物资管理等过程进行控制,确保经检验合格的物资才能投入使用。2 适用范围适用于公司承揽的工程项目中的工程物资(包括顾客提供的物资)的供应和管理。3术语和定义引用公司管理手册中的术语和定义。4 职责4.1物资部4.1.1负责编制/修订、解释本程序,并监督、指导实施;4.1.2负责本程序分工范围内的物资供方调查、评审和供货合同的签订工作;对存在重要环境因素、高中度风险的物资供方进行现场考察,并进行环保和安全管理检查。4.1.3负责本程序分工范围内物资申请计划的审核及采购计划
2、的编制;4.1.4对工程物资管理进行监督、检查和指导。4.2项目部4.2.1项目经理或其授权人负责审批本程序分工范围内的合格供方名册、物资申请计划和物资采购计划;4.2.2物资人员负责本程序分工范围内的物资供方的调查与评审、物资申请计划和物资采购计划的编制以及供货合同的签订与采购;负责对存在重要环境因素、高中度风险的物资供方进行调查,对进场物资进行环保、安全检查;4.2.3物资人员负责收集、沟通有关工程物资的信息;4.2.4物资人员对物资的标识和可追溯性、搬运、贮存工作进行监督检查和指导。4.3工程项目材料厂/物资办事处4.3.1业务人员负责与顾客办理有关签认手续并接收顾客财产和有关技术证件;
3、对顾客财产进行验证;与施工单位材料人员办理发料签认手续并发料,同时移交有关技术证件;按时向项目部报送所要求的报表、资料。4.3.2负责本厂进货或代保管物资进行可追溯性标识,实现物资的可追溯性。4.3.3分公司负责所承担工程项目的物资管理;需要时,依据管理手册和本程序文件的要求,制定适合本单位的管理办法等。5 工作程序5.1采购5.1.1物资采购分工a)物资部采购的物资包括建设单位统一招标订货范围内的工程物资、各项工程的物资管理办法规定的工程主要物资和外资采购材料。b)项目部采购的物资,指公司授权或有关文件(包括合同)规定由项目部采购的物资。5.1.2供方的评价与控制a)物资部、项目部分别对其分
4、工采购范围内的物资供方进行评价。评价内容一般应包括:供方的营业执照、供方的有关认证情况(包括物资认证、质量体系认证、环境和安全健康体系认证)、物资价格、物资质量、运输能力、合作情况、信誉及其它、供方的环境和安全健康管理现状等。优先考虑已通过ISO14001环境体系认证和OHSAS18001职业健康安全体系认证的企业,同时优先考虑在同类物资中对环境影响最小的物资。在可能的情况下(如对一些长期、稳定的供货单位),应考虑通过适宜的方法对其施加影响,使其提供的物资更能满足公司在环保和职业健康安全方面的要求。b)对评价合格的供方,报主管领导批准后,建立合格供方名册,并按物资的类别分类归档。c)每年对合格
5、的供方按本程序5.1.2条的规定进行年审,审核合格者可作为下年度合格供方。年审不合格的应从合格供方名册中注销,并在一年间隔时间内不再对其评审。对三年未供货的合格供方,从合格供方名册中注销。d)对不能履约或提供的物资一年两次出现不合格的供方,物资采购人员有权终止合同,并报经主管领导批准后及时注销其合格供方资格,并在两年内不再对其评价。e)对业主指定的供方应按本程序进行评价。若评审不合格,应由物资部门负责向业主书面说明情况,协商解决办法。f)对零星采购且不构成产品主体的物资,可不进行供方的评价,但在采购前必须验证合格方可采购。g)公司内部单位供应的物资不进行供方评价,但在采购前必须验证合格方可采购
6、。e)对零星采购且不构成工程主体的物资,通过对采购物资的验证合格,且记录相关的信息来完成评价的;当验证信息表明质量有问题时立即进行处置,并根据具体情况决定下次采购的实施办法。5.1.3采购计划的编制a)项目部物资人员依据各施工单位提报的物资申请计划,编制项目部的物资采购计划表,报项目经理或其授权人审批。对属物资部采购的物资,编制物资申请计划,经项目经理或其授权人审批后,报送物资部。b)物资部及时审核、汇总项目部提报的物资申请计划,编制物资采购计划表,报业务主管批准。c)因设计变更或工程合同修改等原因造成用料计划变更的,物资部、项目部物资人员在接到变更计划的时效范围内及时对物资申请或采购计划进行
7、变更,同时通知供方。对于重大变更应及时与供方重新签订供应合同。5.1.4物资的采购a)物资采购人员应首先检查物资采购计划所列项目是否清楚,资料是否齐全,必要时应与有关部门共同核实。b)采购人员以保证物资质量为前提,综合考虑价格、运距、运输条件、交货期等因素,在合格供方名册中择优选定中标的供货单位,签订采购合同,组织采购。铁路专用物资应严格限定在路内定点生产厂家择优订货。c)因条件限制或临时货源紧张等原因,需重新选择供方时,应按评价程序对新的分供方进行评审,如时间紧急来不及评审时,应由主管领导书面批准方可采购。并做好标识,便于追溯。d)需签订加工订货合同的物资,采购时必须根据合同法签订工矿产品供
8、销合同并报主管领导批准。5.2顾客提供的物资5.2.1顾客物资需用量核算表和申请计划的编制执行本程序5.1.3条。5.2.2项目部物资人员按施工合同与顾客签订物资供货合同,明确物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交付方式、交货时间、交货地点、违约责任以及验收、贮存、维护、报告的规定。供货合同副本提供给工程项目材料厂/物资办事处,以保证在后续工作中仍执行合同。5.2.3工程项目材料厂/物资办事处会同顾客组织合同的实施工作。5.3工程物资的验证与试验及不合格品的控制5.3.1物资采购人员到供方货源处、车站、港口提货时,应由采购人员对物资进行验证,察看外观质量,核对规格、型号是否和采购计划一致,物
9、资与合格证是否相符,质量证明文件资料是否齐全,同时应对物资的环保和安全卫生性能进行检验。对验证中的不合格、损坏及未按合同提供的物资隔离存放并加以标记,填写验收记录,及时报告项目部物资人员。5.3.2物资在交货时,应由收货方的材料员或管库员依据5.3.1条进行验收。物资在保管中出现丢失、损坏,应及时报告项目部物资人员。5.3.3特殊物资和需在供方处验证的物资,应在合同或技术文件中规定验证的方式和物资的交付方法。5.3.4对业主指定供货单位的物资采购,也应严格执行本程序。5.3.5顾客物资的验证a)工程项目材料厂/物资办事处材料员对顾客物资进行验证。b)验证顾客物资的内容包括:顾客物资的品种、规格
10、型号和数量是否与有关文件相同;顾客物资是否满足有关规定和要求;顾客物资的检验、试验文件是否齐全。c)工程项目材料厂/物资办事处材料人员应对验证中的不合格、损坏及未按合同提供的物资隔离存放并加以标记,填写验收记录,及时报告项目部物资人员,项目部物资人员应书面通知顾客方代表协商处理,并保存好相关记录。5.3.6有关物资采购的质量记录的控制按记录管理程序执行。5.4标识和可追溯性5.4.1物资部对物资标识和可追溯性实施情况进行检查。5.4.2物资标识的范围a)工程所需的物资均应进行产品标识。b)对顾客提出必须做验证的物资及有特殊规定的工艺也应进行可追溯性标识。c)对施工中采用新材料、新技术、新结构进
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