工程物资管理程序-secret.docx

**(集团)有限公司管理标准

工程物资管理程序

１目的
对工程物资（原材料、成品、半成品和工程设备）的采购、检验与试验、标识、防护及不合格物资管理等过程进行控制，确保经检验合格的物资才能投入使用。
2 适用范围
适用于公司承揽的工程项目中的工程物资（包括顾客提供的物资）的供应和管理。
3术语和定义
引用公司《管理手册》中的术语和定义。
4 职责
4.1物资部
4.1.1负责编制/修订、解释本程序，并监督、指导实施；
4.1.2负责本程序分工范围内的物资供方调查、评审和供货合同的签订工作；对存在重要环境因素、高中度风险的物资供方进行现场考察,并进行环保和安全管理检查。
4.1.3负责本程序分工范围内物资申请计划的审核及采购计划的编制；
4.1.4对工程物资管理进行监督、检查和指导。
4.2项目部
4.2.1项目经理或其授权人负责审批本程序分工范围内的《合格供方名册》、物资申请计划和物资采购计划；
4.2.2物资人员负责本程序分工范围内的物资供方的调查与评审、物资申请计划和物资采购计划的编制以及供货合同的签订与采购；负责对存在重要环境因素、高中度风险的物资供方进行调查，对进场物资进行环保、安全检查；
4.2.3物资人员负责收集、沟通有关工程物资的信息；
4.2.4物资人员对物资的标识和可追溯性、搬运、贮存工作进行监督检查和指导。
4.3工程项目材料厂/物资办事处
4.3.1业务人员负责与顾客办理有关签认手续并接收顾客财产和有关技术证件；对顾客财产进行验证；与施工单位材料人员办理发料签认手续并发料，同时移交有关技术证件；按时向项目部报送所要求的报表、资料。
4.3.2负责本厂进货或代保管物资进行可追溯性标识，实现物资的可追溯性。
4.3.3分公司
负责所承担工程项目的物资管理；需要时，依据《管理手册》和本程序文件的要求，
制定适合本单位的管理办法等。
5 工作程序
5.1采购
5.1.1物资采购分工
a)物资部采购的物资包括建设单位统一招标订货范围内的工程物资、各项工程的《物资管理办法》规定的工程主要物资和外资采购材料。
b)项目部采购的物资，指公司授权或有关文件(包括合同)规定由项目部采购的物资。
5.1.2供方的评价与控制
a)物资部、项目部分别对其分工采购范围内的物资供方进行评价。评价内容一般应包括：供方的营业执照、供方的有关认证情况（包括物资认证、质量体系认证、环境和安全健康体系认证）、物资价格、物资质量、运输能力、合作情况、信誉及其它、供方的环境和安全健康管理现状等。
优先考虑已通过ISO14001环境体系认证和OHSAS18001职业健康安全体系认证的企业，同时优先考虑在同类物资中对环境影响最小的物资。
在可能的情况下（如对一些长期、稳定的供货单位），应考虑通过适宜的方法对其施加影响，使其提供的物资更能满足公司在环保和职业健康安全方面的要求。
b))对评价合格的供方，报主管领导批准后，建立《合格供方名册》，并按物资的类别分类归档。
c)每年对合格的供方按本程序5.1.2条的规定进行年审，审核合格者可作为下年度合格供方。年审不合格的应从《合格供方名册》中注销，并在一年间隔时间内不再对其评审。
对三年未供货的合格供方，从《合格供方名册》中注销。
d)对不能履约或提供的物资一年两次出现不合格的供方，物资采购人员有权终止合同，并报经主管领导批准后及时注销其合格供方资格，并在两年内不再对其评价。
e)对业主指定的供方应按本程序进行评价。若评审不合格，应由物资部门负责向业主书面说明情况，协商解决办法。
f)对零星采购且不构成产品主体的物资，可不进行供方的评价，但在采购前必须验证合格方可采购。
g)公司内部单位供应的物资不进行供方评价，但在采购前必须验证合格方可采购。
e)对零星采购且不构成工程主体的物资，通过对采购物资的验证合格，且记录相关的信息来完成评价的；当验证信息表明质量有问题时立即进行处置，并根据具体情况决定下次采购的实施办法。
5.1.3采购计划的编制
a)项目部物资人员依据各施工单位提报的《物资申请计划》，编制项目部的《物资采购计划表》，报项目经理或其授权人审批。

对属物资部采购的物资，编制《物资申请计划》，经项目经理或其授权人审批后，报送物资部。
b)物资部及时审核、汇总项目部提报的《物资申请计划》，编制《物资采购计划表》，报业务主管批准。
c)因设计变更或工程合同修改等原因造成用料计划变更的，物资部、项目部物资人员在接到变更计划的时效范围内及时对物资申请或采购计划进行变更，同时通知供方。对于重大变更应及时与供方重新签订供应合同。
5.1.4物资的采购
a)物资采购人员应首先检查物资采购计划所列项目是否清楚，资料是否齐全，必要时应与有关部门共同核实。
b)采购人员以保证物资质量为前提，综合考虑价格、运距、运输条件、交货期等因素，在《合格供方名册》中择优选定中标的供货单位，签订采购合同，组织采购。
铁路专用物资应严格限定在路内定点生产厂家择优订货。
c)因条件限制或临时货源紧张等原因，需重新选择供方时，应按评价程序对新的分供方进行评审，如时间紧急来不及评审时，应由主管领导书面批准方可采购。并做好标识，便于追溯。
d)需签订加工订货合同的物资，采购时必须根据《合同法》签订《工矿产品供销合同》并报主管领导批准。
5.2顾客提供的物资
5.2.1顾客物资需用量核算表和申请计划的编制执行本程序5.1.3条。
5.2.2项目部物资人员按施工合同与顾客签订物资供货合同，明确物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交付方式、交货时间、交货地点、违约责任以及验收、贮存、维护、报告的规定。供货合同副本提供给工程项目材料厂/物资办事处，以保证在后续工作中仍执行合同。
5.2.3工程项目材料厂/物资办事处会同顾客组织合同的实施工作。
5.3工程物资的验证与试验及不合格品的控制
5.3.1物资采购人员到供方货源处、车站、港口提货时，应由采购人员对物资进行验证，察看外观质量，核对规格、型号是否和采购计划一致，物资与合格证是否相符，质量证明文件资料是否齐全，同时应对物资的环保和安全卫生性能进行检验。
对验证中的不合格、损坏及未按合同提供的物资隔离存放并加以标记，填写《验收记录》,及时报告项目部物资人员。
5.3.2物资在交货时，应由收货方的材料员或管库员依据5.3.1条进行验收。物资在保管中出现丢失、损坏，应及时报告项目部物资人员。
5.3.3特殊物资和需在供方处验证的物资，应在合同或技术文件中规定验证的方式
和物资的交付方法。
5.3.4对业主指定供货单位的物资采购，也应严格执行本程序。
5.3.5顾客物资的验证
a)工程项目材料厂/物资办事处材料员对顾客物资进行验证。
b)验证顾客物资的内容包括:顾客物资的品种、规格型号和数量是否与有关文件相同;顾客物资是否满足有关规定和要求;顾客物资的检验、试验文件是否齐全。
c)工程项目材料厂/物资办事处材料人员应对验证中的不合格、损坏及未按合同提供的物资隔离存放并加以标记，填写《验收记录》,及时报告项目部物资人员，项目部物资人员应书面通知顾客方代表协商处理，并保存好相关记录。
5.3.6有关物资采购的质量记录的控制按《记录管理程序》执行。
5.4标识和可追溯性
5.4.1物资部对物资标识和可追溯性实施情况进行检查。
5.4.2物资标识的范围
a)工程所需的物资均应进行产品标识。
b)对顾客提出必须做验证的物资及有特殊规定的工艺也应进行可追溯性标识。
c)对施工中采用新材料、新技术、新结构进行可追溯性标识。
d)对顾客提供物资进行可追溯性标识。
5.4.3标识方法
可采用挂牌、标签、印记涂色、文字标注等。
5.4.4标识内容
a）所有材料都应标识品名、规格、型号、生产厂家、生产日期、出厂编号等。
b)水泥还应标识合格证、标号、化验单号、代表数量等。
c)钢材还应标识批号、炉号、代表数量、出厂质保书（证明）、实验报告和标牌。
d)大型预制构件以出厂合格证、标牌为标识。
e)工程设备以随机所带的产品合格证、说明书、技术资料为标识。
5.4.5标识的可追溯性
a)工程项目材料厂对投入使用的材料按物资名称、规格、批号、编号、型号、数量、领料单凭证号、领用时间进行登记，并作记录。
b) 项目部督促、检查施工单位在混凝土搅拌机旁设立配合比标识牌，标明浇注部位、水泥标号及编号、生产厂名、出厂日期、混凝土标号、施工日期、试验员、班组长等内容，并填写《混凝土浇注记录》来实现可追溯性。
c)物资部门在钢材存放地应按产品名称、规格、型号、批号、生产厂家分类堆码，并设标识牌。
5.4.6标识保存和转移

a)物资部门负责所需材料、半成品标识的管理和转移。
b)材料在出库时，标识记录应随发料单提供给领料人员。
c)在工程竣工后，项目部或分公司督促、检查施工单位将可追溯性标识记录随竣工文件一同移交。
5.5物资防护
5.5.1库房保管人员/运务人员应分别负责进出材料厂的物资的搬运工作。
a)应根据其重量、体积、形状、性能特点的要求，选用适当的搬运方法、设备/工具。
b)搬运人员应熟悉搬运要求，严格按操作规程进行作业，确保物资在搬运过程中免遭损失或其质量不受影响。
5.5.2对易燃易爆、有毒有害的危险品、精密仪器仪表、易碎物品、超限的长、大笨重物资及工程设备的搬运，由经培训合格、技术熟练的人员按搬运方案或作业指导书操作，并填写《特殊物资搬运记录》。
5.5.3在搬运物资过程中，搬运人员和库房保管人员应当保持产品标识的完好，如不慎损坏了产品标识应及时恢复。
5.5.4委托他人搬运物资时，双方应事先签订详细周到的搬运合同，写明装卸重点保护部位和防护措施，确保物资在搬运过程中保质保量、避免搬运人员受到伤害。
5.5.5物资押运员对在运输过程中发生的物资丢失、损坏应做好详细记录，并及时向上级报告。坚持谁押运谁负责的原则。
5.5.6装卸物资过程应由物资人员做好质量记录，并将质量记录收集、整理和归档。
5.5.7贮存
a)物资验证入库后，库房保管人员应及时登入库存物资明细帐，做好有关标识及质量记录的收集、整理、登记和保存。
b)库房保管员根据物资的理化性能特点,将物资有序摆放在相应的料库、料场。
5.5.8物资堆码
a)入库的物资按其理化性能、结构、包装状况选择垛型，确定下垫高度、苫盖方法。同时应考虑先进先发的原则，并做好明显标识。
b)在存放物资过程中要保护好物资的标识、标牌、料签，如有丢失损坏，应及时补上，并放置明显处，做到整齐美观。
5.5.9顾客提供的物资的保管
a)施工单位管库人员应对顾客物资按照本程序5.5条进行贮存、保管和维护，单独建立台帐和存放,并注明“顾客物资”字样。
b)在使用/安装顾客财产和过程中如发生丢失、损坏等情况，使用/安装单位应填写《顾客财产丢失（损坏）情况记录》并及时报告项目部物资人员，由其及时向顾客报告。
5.5.10顾客财产的发放

a)顾客财产的发放凭证为发料单、调拨单、领料单、收料单。
b)顾客财产凡有技术标准的，必须将技术证件随货物附发或抄送收料单位。
5.5.11保管保养
a)库房保管员应按《铁路物资技术保管规程》中的要求，根据具体条件对库存物资进行保养、维护，防止物资变质、受损、失效。应采取适当措施，防止库存物资的被盗或丢失。
仓库区域要严格管理火种及火源，在明显的地方设立醒目的“严禁烟火”标志。应按规定配足消防器材和设施。严格控制进入特殊库房（油库、炸药库等）人员，入库口应挂明显警示标牌，标明入库须知和作业注意事项。项目部主管安全的部门(领导)应定期(一年不少于两次)进行安全检查，做好检查记录并保存。
b)凡具有保质期限的物资，管库员应注明有效保管期限，并应在保质期限内发出使用。超过保质期的物资应明显标识并应隔离或单独存放，管库人员应及时以书面形式向业务部门报告，以便及时妥善处理。
c)库房保管员应对库存物资按月盘点，每月自点率不得少于15%，每年全面盘点一次，并填写《库存物资清查（自点）记录》，一旦出现盈亏应及时查明原因并限定一周之内按规定权限做帐务调整处理，保持库存物资数量准确，应做到帐、物、卡相符。不得存有帐外物资。
d)工程竣工后，工程项目材料厂/物资办事处提出剩余物资的处理方案，报经上级领导批准后组织实施。如转场继续使用应办理调拨手续并列出移交清单。转运到新工点的物资仍应按物资入库程序验证处理。
5.5.12项目部应对工程项目材料厂的物资搬运、贮存工作进行检查和指导。
6 相关文件
a)《铁道部第五工程局物资供应管理办法》(铁五物[1996]560号)
b)《铁路物资技术保管规程》(铁物字[1979]446号)
c)《铁路物资仓库技术管理规定》TB/T2631-1995
7 记录表格
a)供方调查表（ZTWJ:B14-1）
b)物资采购计划表（ZTWJ:B14-2）
c)顾客财产丢失、损坏情况记录（ZTWJ:B14-3）
d)库存物资清查(自点)记录（ZTWJ:B14-4）
e)合格供方名册（ZTWJ:B14-5）
f)主要材料需用量核算表（ZTWJ:B14-6）
g)物资申请计划（ZTWJ:B14-7）
h)特殊物资搬运记录（ZTWJ:B14-8）
供 方 调 查 表
版本号：A
修改号：0

ZTWJ:B14-1
供方名称 联系人 电话
产品名称 地 址 邮编
调查内容

资信等级

质量认证

产品价格

履约情况

售后服务

名优证书

运输能力

产品质量

其 它

参加人员

评估意见

年 月 日
填表人: 批准人:

版本号：A
修改号：0
物 资 采 购 计 划 表
ZTWJ:B14-2
采购单位： 年 月 日
物 资
编 号
物 资
名 称
规 格
型 号
计量
单位
数 量
计 划 采 购
价 格
产地牌号
质量要求
单价(元)
金额(万元)

负责人： 材料计划员(主管)： 采购人：
顾客方
名称
不合格品名称
规格
型号
单位
数量
不合格
原因
填表
日期
填表人

主管人

顾客
代表

处理

结果

需方签字：

年 月 日

顾客方签字：

年 月 日
版本号：A
修改号：0
顾客提供产品丢失、损坏情况记录

ZTWJ:B14-3

版本号：A
修改号：0
库存物资清查(自点)记录

ZTWJ:B14-4
序
号
物资
名称
规格
型号
单
位
实存
数量
帐面
数量
盘盈(+)
盘亏(-)
破 损
变 质

盘点日期：

版本号：A
修改号：0
合 格 供 方 名 册

ZTWJ:B14-5
供方名称
地 址
联系人
邮 编
电话号码
企业性质
经营范围
备 注

填表人： 批准人： 年 月 日
主要材料需用量核算表
版本号：A
修改号：0
ZTWJ:B14-6
编制单位： 年 月 日
工程名称

及细目
计量单位
工程

数量
主要材料名称及需用量

定额
需用量
定额
需用量
定额
需用量
定额
需用量
定额
需用量
定额
需用量

主管工程师： 编制人： 年 月 日
版本号：A
修改号：0
年 季度物资申请计划
ZTWJ:B14-7
申请单位： 申请任务项目： 第 页 共 页
序号
材料名称
规 格
计 量单 位
需用量
申请数量
备 注
合 计
月
月
月

填报日期： 年 月 日

版本号：A
修改号：0
特殊物资搬运记录

ZTWJ:B14-8
日 期
物 资 名 称
规 格
数 量
搬 运 状 态
负责人签字
备 注