“文物调查及数据库管理系统建设”项目工作概述.docx

“文物调查工程〞2005年度高级管理人员培训班讲稿之七
“文物调查及数据库管理系统建设〞工程工作概述

朱晓东

一、工程概况
〔一〕工程背景
我国文物保护工作取得了较大成绩，但总体而言，还不能适应文物、博物馆事业开展需要，存在着底数不清，建档工作不完备，保护设施不达标，以及平安隐患、自然损坏等问题。特别是我们的文物保护管理工作科技含量还不高，宏观管理力度不够，迫切需要引进先进的管理理念和技术手段改良和提高工作水平。针对我国文博事业的实际情况，自2001年起，财政部和国家文物局及时启动了“文物调查及数据库管理系统建设〞工程，并逐步扩展到山西、辽宁、河南、甘肃四省，2005年又扩展到湖北、湖南两省。
〔二〕工程目标
文物调查工程的主要目标是以数字化手段调查、完善我国文物、博物馆领域的国情资料，建立并运行动态的文物数据库管理系统，为各级政府及有关部门及时、准确地掌握文物保护与管理状况，制定相关工作方案，充分发挥文物资源对构建中国特色社会主义文化的价值和作用，提供科学依据和可靠保证。
〔三〕工程意义
文物调查工程是文物领域的一项根底性工作，不仅摸清了文物家底，而且促使文物工作在管理理念上发生重大变化，对于提高文物保护、管理和利用水平，提高执政能力，发挥文物的社会功能，构建和谐社会，都具有重要作用。
1、以数字化手段开展文物调查，在保护国家文化遗产、传承中华文明的过程中有着独特作用。文物作为历史文明的传承载体，包含两层含义：一是作为一种物质存在传承历史，但其寿命逃脱不了自然界减法规律的制约；一是作为信息形态传承历史，这种传承即使在文物作为物质消亡后，其所蕴涵的信息生命仍然长存。从这个角度讲，采用计算机技术复制文物信息，既是传承中华文明的重要方式，也是文物保护工作不可或缺的组成局部。
2、建立文物数据库管理系统，是各级文物行政部门、各类文物收藏单位履行国家有关法律规定的根本保证和有效途径。正确履行?文物保护法?赋予各级各类文物部门的职责，不断提高文博工作者的依法行政能力和科学决策水平，离不开对文物信息的掌握程度。只有广泛利用数字化技术，加强文物数据库管理系统建设，才能全面带动和促进各级文物行政部门、各类文物收藏单位履行法律规定，切实提高文物保护、管理水平，逐步形成管理部门依法行政、依法监督，文博单位依法保管、依法利用文物的新局面。
3、建立文物数据库管理系统，是切实加大文物保护力度，建设世界文物保护强国的重大举措。长期以来，我国各类文物根底资料的搜集、整理和利用相对滞后,文物家底不清,保护重点不突出，经费需求及投入导向不明确，归根结底是缺乏行之有效的现代化管理手段。建设和运行覆盖全国的文物数据库管理系统，既是廓清文物家底和价值，确保文物资产平安的根底，也是促进标准管理和宏观决策的根底，必将极大地推动我国建设世界文物保护强国的历史进程。
4、建设文物数据库管理系统，有利于改善文物资产和文物保护经费管理。文物数据库管理系统可与财政部门联网，作为财政管理信息系统的组成局部，便于财政部门及时了解和掌握各种根底数据，将财政支出管理的措施和要求，以快捷的技术手段贯彻、应用到文物部门和文博单位，并为财政决策、部门预算审核、经费支出和资金使用管理等提供根本情况和数据支持，增强财政管理的目的性、科学性和前瞻性。
总之，文物调查及数据库管理系统建设的试点工作，是以数字化手段推动文物保护根底资料建设的大胆尝试，是文博工作领域的创新之举，开启了全国文物根底资料调查、分析、整理和利用的新途径，对推动文博事业的信息化建设，具有十分重要的意义。
〔四〕试点工作经验与成果
经过三年多的试点实践，在工程的领导方式、工作模式、运行机制等方面，摸索出了一条符合文物工作规律、适应文博行业实际的文物数字化之路，为该工程在全国的推广积累了丰富的经验。
1、各级领导高度重视是推进试点工作的前提和关键。为启动和推进“文物调查及数据库管理系统建设〞工程试点工作，财政部领导给予了高度重视，屡次深入文博单位调研，指导工程推进；各省财政、文物行政部门领导亲自主抓，把试点工作作为重要任务，抽调精干人员负责工程实施，并屡次专题研究工作中的难点问题，提出解决方法；参与试点工作的基层文博单位领导，认真负责，积极探索，克服困难，严格把关，努力完本钱单位的试点任务。这种领导重视、层层把关、责任到人的工作体制，有力地保证了试点工作的顺利进行。
2、财政部门与文物部门联合组织，各级文物行政部门负责具体实施的工作模式，是科学管理试点工作的方式与途径。试点工作启动以来，财政部连续四年拨出专款，积极支持工程建设，并与国家文物局联合成立了工程领导小组，共同规划和部署试点工作。国家文物局组建中国文物信息咨询中心，作为工程领导小组办公室和工程执行单位，具体组织工程在试点省的落实工作。各省财政和文物部门也成立了省级工程试点工作联合领导小组，并组建专门的文物信息化工作机构，按照统一部署，编制本省试点工作方案，并在各地〔州、市〕财政和文物部门的配合下，组织基层文博单位开展工作。这种工作模式有效地保证了试点工作各项任务的落实，是试点工作有序进展和取得阶段性成果的重要经验。
3、科学组织，统一标准，是试点工程建设质量的根本保证。文物调查及数据库管理系统建设是一项浩繁的系统工程，据不完全统计，试点期间共有600多个部门和单位的近3000名工作人员，直接参与了工作。为保证试点工作有序推进，四个试点省根据工程特点，统一领导，精心规划，协调共进，通过组建文物调查队〔组〕，制订工作制度，标准工作流程，把各项任务落到实处。同时，把标准标准的研订工作摆在首位，编制了从馆藏文物信息的采集著录、审核报送、软件体系到网络传输、平台搭建、平安维护等各个环节的技术标准和业务标准，有效地保证了馆藏文物信息分散采集、批量合成、逐级入库、有效利用等各项工作的科学性和统一性，保证了试点工程建设的质量，为该工程的可持续开展奠定了根底。
二、工程管理与实施
〔一〕组织管理
1、主管领导要重视
文物调查工程是一项根底性工作，涉及各级文物行政管理部门和各基层博物馆。文物调查数据库的内容建设关系到文物保护、管理和利用等多方面，工作牵涉面广，影响大。为了保证工作开展的力度和有序性，需要主管领导的足够重视。在工程试点工作期间，财政部、国家文物局领导高度重视，国家文物局几位局长屡次询问工程进展情况，听取汇报，做出指示；财政部有关领导一直密切关注工程进展情况，屡次听取工程汇报，及时给予指导，促进了工程工作的开展。
2、组织机构要健全
为了保证工程工作的有序开展，工程组织机构的建立健全尤为重要。在工程试点期间，国家、省、市以及基层文博单位逐级负责，分工合作。财政部和国家文物局联合成立了“文物调查及数据库管理系统建设〞工程领导小组，中国文物信息咨询中心作工程领导小组执行机构，四个试点省都成立了由文物〔文化〕和财政部门主要领导参加的省级试点工作领导小组，省属各市〔地、州〕也相应成立了由分管领导挂帅、财政和文化部门主要领导参加的领导小组，山西、辽宁、甘肃三省新成立专门的省级文物信息〔资料〕中心，河南省依托省博物院和省文物出境鉴定站成立临时工作机构。通过组建工程领导小组和相应的工作机构，有效的调动了各方面工作积极性，保证了调查工程工作任务的落实。
3、财政支持要到位
调查工程工程庞大，时间紧，任务重，工程的实施离不开财政部门的大力支持，各级文物行政管理部门要积极争取财政资金的配套支持。试点工作启动以来，财政部连续四年拨出专款，积极支持工程建设，共同规划和部署试点工作，有效地保证了试点工作各项任务的落实。
〔二〕数据采集工作流程
1、统一标准和软件
“文物调查及数据库管理系统建设〞工程的根本目的，是要实现文博系统内网络互联互通，数据共建共享，管理动态实时，摸清文物家底，转变工作观念，提高文物保护、利用和管理水平。所以，在工程全面铺开前就需要制定完整的、全国统一适用的数据标准和技术标准，并开发采集软件工具，统一配发至各基层文博单位。
2、纸质档案填写
纸质档案的填写是数据采集工作的第一步。纸质档案填写的内容根据馆藏文物指标著录标准〔文字局部〕确定。完成纸质档案的填写后可以直接通过馆藏文物信息管理系统〔数据采集软件〕录入计算机。为了保证数据的真实性、完整性、有效性，应加强对纸质档案的核对和确认工作。
3、组织影像拍摄
根据各地区的不同特点，可以采取不同的影像拍摄工作方式。在工程试点过程中，各试点省一般都采取统一组织影像拍摄工作组，分赴各地完成拍摄任务，最后再将影像信息与文字局部批量合成。有的试点省根据不同地区、不同博物馆的馆藏文物分布情况，适当的让一些条件较好、文物数量较多的地区和博物馆自行完成影像拍摄任务，以到达锻炼队伍、培养人才的目的。
4、存储和上报数据
调查工程采集数据采取分层存储、逐级上报的工作模式。各基层博物馆保存自己博内的馆藏文物数据信息，并将馆藏珍贵文物数据上报省级文物数据中心；省级文物数据中心保存本省馆藏珍贵文物数据信息，并将馆藏一级文物数据上报国家文物局；国家文物数据中心存储全国馆藏一级文物数据信息，并可以通过文博信息专网查阅各省馆藏珍贵文物数据信息。
5、建立国家文物数据库
通过文物调查工程采集工作开展，建立起国家文物数据库。国家文物数据库目前包括有国家文物数据中心的馆藏一级文物数据库和各省级文物数据中心的馆藏珍贵文物数据库。以后，随着调查工作的开展，各级文物数据中心还将存储不可移动文物数据、社会流散文物数据等。
〔三〕数据质量监管
为保证馆藏珍贵文物采集数据的真实性、准确性和标准性，结合文物调查工程工作的实践，引入数据质量监管制度。
数据质量监管，就是在认真分析、总结已有数据的根底上，针对工程工作的实际情况，从数据采集工作入手，根据工程已有的有关标准标准，采取检查、审核等多种手段，严把采集数据的质量关，保证原始数据的真实性、准确性和标准性，力争的数据采集正确率到达99.9%。监管工作将贯穿数据采集工作的整个过程和全部主要的环节。
1、数据质量监管的主要任务包括：
n 组建数据质量监管工作组
n 制定监管工作的操作规程
n 为实施方案和工作方案提供咨询
n 协助各省开展相关工作培训
n 审核馆藏珍贵文物数据，提出整改意见，并监督整改工作
n 提交数据监管工作报告
2、数据质量监管主要包括以下工作阶段：
n 准备阶段
组建由中国文物信息咨询中心、已经较好的完成数据采集工作的省份的管理、技术等人员参加的数据质量监管工作组。
编制?文物调查工程采集数据质量监管工作规程?。
制定工程监管工作实施方案。
n 实施阶段
为实施方案和工作方案提供咨询。
协助各省开展相关工作培训。
采取现场检查、集中抽样等多种方式，审核馆藏珍贵文物数据采集。
提出整改意见，并监督整改工作。
适时召开数据监管工作会议。
n 总结阶段
检查验收各省采集的数据。
向各省提供数据采集的验收评估报告。
向国家文物局提交数据监管工作报告。
〔四〕数据审核
为保证数据准确、标准，工程办公室将组织有关专家，对各省报国家文物数据中心的一级品馆藏文物数据进行审核，并对不符合质量要求的数据进行更新。同时，也要求各省的省级文物数据中心对本省的二、三级珍贵文物进行审核，并对不符合质量要求的数据进行更新。
1、审核依据
数据审核不同于鉴定工作，不是对文物本体进行审查，而是根据有关标准标准对采集的数据质量进行审核。审核的依据主要包括：
n ?文物调查及数据库管理系统建设工程2005年度工作方案的批复?〔文物博函[2005]567号〕
n 关于?2005年全国馆藏一级文物建档备案工作实施方案?的批复〔文物博函[2005]443号〕
n 博物馆藏品信息指标著录标准
n 博物馆藏品二维影像著录标准
n 文物信息数据质量管理技术标准
n 文物调查数据采集与更新标准
n 其它有关技术文件和标准标准
2、审核工作组织
n 技术审核
由国家文物数据中心组织有关技术人员，开发专门的应用软件，通过技术手段，执行特定的程序，来实现数据审核。
n 业务审核
国家文物数据中心组织两个工作组，各包括3名具有高级职称的业务专家、1名计算机工程师和1名记录员，参照?一级文物纸质档案?，从业务层面进行数据审核。
n 数据更新
根据技术审核和业务审核的结果，按照?数据采集与更新技术标准?的要求，重新组织数据采集、报送。
3、审核方法
n 人工检测法：由专业人员通过对文物信息数据直接的观察进行数据质量检测和评估。
n 计算机自动检测法：根据文物信息集之间内在的各种逻辑关系和数据报表的平衡关系，编写进行检测的审核关系公式，由计算机自动进行检测。
n 随机抽样检查法：对采集的文物信息数据集或文物实体，根据一定的比例进行随机抽样，然后对样本采用计算机或人工方法进行检测，推断总体的数据质量评估报告。
n 间接评估法：基于其它相关知识与信息，包括数据用途、历史记录、数据源特性、数据采集方法以及误差传递模型等，进行演绎推理来评估数据质量。
n 综合评估法：根据业务流程各环节、总体数据各组成局部的数据质量状况进行综合分析，对数据的总体质量进行全面评估。
4、审核内容
包括必填和核心指标项审核、数据填写格式的审核、图片缺失的数据审核、图片大小审核、图片方位审核、文物指标选择项内容审核、单位代码审核、测试数据审核、专业规那么审核、相关完整性审核、实体完整性审核、其他审核等。
5、审核报告和数据更新
根据技术分析，形成数据审核结果分析统计表，包括所有选择类型数据不标准数据汇总统计表、所有不标准数据汇总统计表。
工程办公室将审核结果移送至各省数据中心，并由各省数据中心组织相关技术和业务人员，重新进行数据采集和更新，并上报国家文物数据中心。国家文物数据中心将对报送的数据再次组织审核。
〔五〕数据质量评估
数据是系统的核心问题，需要切实建立系统完整的文物信息数据质量管理体系和机制，以对文物信息系统的数据质量进行有效地控制和管理，保障数据的准确性、完整性、一致性、可用性和平安性。采用科学的数据质量评估模型和有效地检验方法，在业务流程的每一个环节对文物信息数据质量适时进行检验和评估，这是保障文物信息数据质量的必要手段和措施。
文物信息数据质量的评估原那么，就是评估与检验数据的准确性、一致性、完整性、平安性和可用性是否符合规定标准要求，评估文物信息数据是否到达采集质量标准和是否符合使用要求。
1、信息的内容质量：
其评价指标包括客观性和正确性。
〔1〕客观性：客观是指按事物本来面目去考察,与一切个人感情、偏见意见都无关。文物信息内容的客观性要求文物信息内容不含有某些个人的主观偏见。
〔2〕正确性：正确是指符合事实、道理或某种公认的标准。文物信息内容的正性指信息内容符合被认为正确的道理或标准。
2、信息的集合质量
其评价指标包括相关性和完整性。
〔1〕相关性：这里是指文物信息集合中信息元素之间的相关性。当文物信息系统一个信息集合提供应用户时，其中的信息元素之间应该具有较强的相关性。毫无关联的信息元素所组成的信息集合将使得用户不知所云，无法使用。
〔2〕完整性：作为一个信息集合，必然具有一定的结构。这里的完整性就是指文物信息集合结构的完整，一个具有完整结构的信息集合能够完整地表述一个思想和事实描述一个事物。另一方面，完整性是相对于信息集合使用者的目的而言的。同样的信息集合提供应不同使用目的的用户，他们对信息集合的完整性的评价有可能是不同的。
3、信息的表达质量
其评价指标包括可理解性、明确性、准确性、一致性、简洁性。
〔1〕可理解性：文物信息是通过信息符号来表达的，文物信息用户通过信息符号来理解和使用信息。因而，文物信息符号必须能够理解且易于理解。
〔2〕明确性：明确是指概念表达得很明了清楚，使用户不用思索便懂。文物信息符号的明确性要求文物信息符号对信息的表达必须界定清晰、无二义性。
〔3〕准确性：它包含两层含义，一是文物信息符号所表达的信息是准确的、二是文物信息符号对信息的表达是准确的。第二层含义涉及到信息符号的表达能力问题。信息符号的准确性可以通过信息符号值与真实信息值相一致或相接近的程度来度量。
〔4〕一致性：是指在一个文物信息集合中，各信息元素的表达符号须一致包括表达符号格式的一致性和表达符号意义的一致性。这就要求表达信息时要选用一套标准完整、具有较强表达能力的符号体系。
〔5〕简洁性：要求文物信息的表达符号要尽可能简单明了。这一质量指标较为直观。
4、信息的效用质量
其评价指标包括有用性、实时性、背景解释和适量性。
〔1〕有用性：这个指标的概念也很直观，即只有用户认为有用的文物信息才是好的信息。信息的有用性表达了设计的信息内容与用户期望的信息内容之间的差距。
〔2〕实时性：是指文物信息有明显的时间限制，超出这一时间限制的信息将失去价值。
〔3〕背景解释：是指当一个文物信息提供应用户时，为了更好地使用户理解和便于使用这些信息，应该将局部必要的背景性信息提供应用户。
〔4〕适量性：是指文物信息量应该尽可能适当。信息量缺乏，使用户得不到所需的详细信息；而信息过量，一方面会产生大量的信息冗余，浪费信息系统处理资源，另一方面也迫使用户在大量的信息内容中寻找对自己有用的局部，造成用户信息取上的困难。
〔六〕工程考察评估
2004年11月12日至19日，工程试点工作专家考察评估组对甘肃、山西、河南、辽宁四省和中国文物信息咨询中心的工程试点工作情况进行了考察。在充分听取各单位的工作情况汇报，座谈评议试点工作有关问题，实地观摩了数据中心建设情况、网络硬件设备运行情况以及软件系统演示的根底上，于11月26日召开了专家组总结评估会议，对“文物调查及数据库管理系统建设〞工程试点工作进行综合评估，形成了如下意见：
〔一〕工程试点工作组织有序、管理科学、措施得当、运行标准，工作思路清晰，技术路线合理，形成了一套较好的工程管理体制和工作机制，根本完成了各项工作任务，到达了预定目标。
〔二〕工程试点工作符合基层文博单位工作的实际需要，得到了基层文博工作者的积极响应，激发了基层文博单位的工作热情。
〔三〕四试点省全部完成馆藏一、二级文物的数据采集任务，山西、甘肃、辽宁全部完成了馆藏三级文物的数据采集任务，其中山西省还完成了一般文物的数据采集任务，河南省数据质量要求严格，三级文物数量较大，也将于2005年完成三级文物的数据采集任务。
〔四〕国家和试点省数据中心的网络及硬件根底设施建设初具规模，均配置了数据采集、存储、传输、管理等设备，配备了专业的技术维护人员。
〔五〕国家和试点省数据中心的软件架构设计体系完整，功能根本齐全。“馆藏文物信息管理系统软件〞满足了基层文博单位的数据采集工作需要；“国家馆藏文物数据管理系统软件〞已经研发完成；“省级馆藏文物数据管理系统软件〞正在丰富完善中；“全国文物保护单位记录档案管理系统〞正在试运行中；“文物信息效劳系统软件〔馆藏局部〕〞已完成需求分析。软件体系设计充分考虑了兼容性和可扩展性，能够支持并保证工程的正常运作和可持续开展。
〔六〕中央财政连续四年拨款，地方财政及时配套相关工作经费，保证了数据采集、机房建设、网络连接等设备的购置，以及软件研发、数据采集等工作的正常开展。
〔七〕通过工程试点工作的开展，促进了文博工作管理理念的更新，改良了管理手段和工作方式，推动了文物管理工作从传统的手工管理方式向现代化计算机管理方式的转变，加强了文博系统内的交流与合作，搭建起了文物信息资源共享共用的平台，为进一步整合文物信息资源、发挥文物作用、效劳社会奠定了根底。
〔八〕各省自身特点和试点工作开展时间不同，应在统一领导、统一规划、统一管理的根底上，进一步加强工程实施过程中的组织协调，把握进度，保证工作任务的顺利完成；由于文博行业信息化开展相对滞后，根据相关部门经验，应加强文博行业信息化标准标准建设；为了加强地方设备的配备和采集工作的开展，可考虑适度增加地方配套资金的数额。
综上所述，“文物调查及数据库管理系统建设〞工程试点工作自2001年开展至今，根本廓清了四省馆藏珍贵文物的底数，完成了文物调查任务；初步建立了馆藏珍贵文物的数据库管理系统，为引进数字化技术管理文物工作奠定了根底。在工程实施过程中，研拟了一系列符合文博工作实际、适应数字化手段要求的标准标准和规章制度，促进了文博工作的全面开展，提升了各单位的文物保护、管理和利用水平，根本到达了工程预期目标，对该工程在全国的推广和铺开具有示范性和指导性。
三、工程技术支撑体系
〔一〕标准标准建设
标准标准是开展数据采集和数据效劳的根底。在工程试点工作期间，工程办公室在国家颁行法规和四省工作根底上，组织开展了?工程试点管理规定?、?工程试点经费使用管理规定?、?博物馆藏品信息指标著录标准?、?馆藏文物数据采集与更新工作标准?等工程管理、工作标准、技术标准三大类、共10多项规章制度和标准标准的研究、起草工作。四省分别研究、制订了工程有关管理方法和〔本省统一的〕文物定名、计件、数据采集和更新等标准。
〔二〕软件体系建设
为了提供数据采集和数据管理的工具，工程执行机构设计了可移动和不可移动文物两大类别的数据采集、管理与信息效劳软件体系，并与有关单位合作进行行业应用软件研发。
目前，?馆藏文物信息管理系统?和?国家文物数据中心馆藏文物数据管理系统?已开发完成，?馆藏文物信息管理系统?已向全国文博系统推广。?省级馆藏文物数据管理系统?、?文物保护单位记录档案信息管理系统?和?文物信息效劳系统〔馆藏局部〕?也已根本完成开发工作。
〔三〕数据中心和网络体系建设
为了实现数据的存储、管理和传输交换，建立国家和省两级文物数据中心，并实现国家文物数据中心与省级文物数据中心的网络连接，建立动态的数据库管理系统，通过文博信息专网可心实时查阅各省的文物数据信息。
四、人才培养
〔一〕标准标准和软件培训
国家文物局或委托相应培训机构面向全国文物系统组织开展工程标准标准和软件操作技术等师资培训，经考试合格颁发证书，承当各自省份〔或单位〕工程标准标准和软件操作的培训任务。
〔二〕文物数据库管理关键岗位培训
——国家文物数据中心对文物数据库管理的关键技术岗位进行上岗培训，主要有：国家和省级数据中心文物数据库系统管理人员、计算机机房管理人员、文物数据平安维护人员等。
——省级文物数据中心对本省文物数据库管理的关键技术岗位进行上岗培训，主要有：省级和市〔县〕级数据中心文物数据库系统管理人员、计算机机房管理人员、文物数据平安维护人员，各文博单位文物数据库系统〔或数字化档案〕管理人员等。
〔三〕复合型人才培养
——开展文物调查工程管理、文物数字化应用技术、文博信息化根底理论等研究，初步建立文博信息化根底理论体系。
——大力引进专业人才，选派业务骨干赴有关高校和科研机构学习进修，培养一批既熟悉文物博物馆业务、又掌握现代信息技术和管理知识的复合型人才，持续开展文物调查工程。
〔四〕对外交流与合作
——组织人员赴信息化建设兴旺国家、信息技术在文化遗产保护工作中应用突出的国家和地区进行实地考察调研，学习先进的管理理念和技术手段；
——组织在标准标准、关键技术、信息展示等方面的国际交流研讨。
10