单位公司企业调度文书管理制度.docx

调度文书管理制度（一）总则1、为了使总调度室文书管理工作规范化、制度化、科学化，提高文书运转效率，提升工作质量，更好地履行调度管理职责，特制定本办法。2、本办法中的文书管理是调度室内部文书的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。3、文书管理遵循高效、准确、安全的原则。同时严格执行国家有关法规及煤业公司关于保密工作的各项制度、规定。4、文书管理的执行主体是调度室所有工作人员。（二）收文办理1、收文办理指对调度室收到文书的办理过程，包括签收、登记、送阅、批办、承办等程序。2、收文的范围包括通过调度室和综合办等部门发转的文书公函（包括信息、简报，下同）和通过调度台接收的指示、指令、传真、重要电话等。3、建立文书签收登记制度。各类收文都必须在文书签收登记单上按规范的格式（附后）进行登记。调度室和综合办等部门发转的文书公函由综合部主管负责签收登记；调度台接到的指示、指令、传真、重要电话等，以及节假日期间的紧急来文来函，由值班调度主管负责签收登记。各类收文由签收人负责填写收文处理单。4、呈阅与批办。文书签收登记后，签收人员将收文处理单及文件送呈主任或主持工作的副主任阅批，并负责按批示意见送承办人办理。5、承办。承办人接到领导阅批意见后，对领导批请办理的文件进行办理，并及时向批示领导汇报文件办理情况。文件办理应突出时效性，急事急办，一般文件应在要求时间内办理完毕。承办完毕，承办人将处理意见及原件及时送综合部主管统一登记、存档。6、传阅。主任或副主任批请内部传阅的文件。传阅人阅后在收文处理上签名，并及时由调度室统一存档。（三）发文办理1、发文办理分为两类，一类为以矿名义制发的文书以及向矿领导的请示、报告文件，全部按矿综合部发文程序和有关规定办理。另一类是以调度室名义制发的文书，发文办理包括拟稿、核签、签发、印制和送发等程序。2、调度室发文种类。按照职责与权限，以调度室名义制发的文件主要有五种（格式规范见附件）。（1）会议纪要。主要用于记载关于调度业务会议的主要精神和议定事项，下发各单位及有关部门执行。（2）调度通知。主要用于传达贯彻煤业公司领导及矿的指示、批示，发布要求各单位办理共同执行的事项。（3）调度通报。主要用于通报、交流各单位运行情况、调度工作开展情况及其他需要及时周知的情况（含奖惩事项）。（4）调度命令。主要用于在调度业务中，要求有关单位强制执行的事项。（5）明传电报。主要用于日常调度业务中，要求有关单位办理的专项工作或紧急事项。3、办文程序。原则上应按以下程序办理调度室各类文件。（1）拟稿。由相关业务主管负责。拟稿应做到格式规范、观点准确、内容可靠、数据准确、结构合理、层次清晰、文字简洁、逻辑严密。（2）核签。拟出草稿后，由拟稿人认真、规范、准确地填写发文稿纸，连同文件草稿送主任核改并签字。（3）签发。呈主任或主持工作副主任签发。（4）印制。主任签发后，主办的业务主管按签发稿仔细修改并认真校对，无误后以规范的格式和确定的份数印制并加盖公章。（5）送发。因调度室文件多以传真形式下发，为避免漏发和误发，送发人须在传发文件记录单（附后）上逐一注明发送时间、接收人，并在发文单上签名。送发完毕后，送发人将发文单、文件草稿及2份正式文件送综合部主管存档。（四）文书归档1、文书办理完毕后，应按中华人民共和国档案法和煤业公司有关规定，由综合部主管负责，将办理或传阅的文书原件分类整理、归档。2、调度室归档文书要建立统一的签收登记，并按类别分别立卷，设专柜保存。3、由综合部主管负责文件的查阅。其它业务主管如需备份，在符合保密规定的前提下，可复印留存。（五）公文格式标准1、文书用纸。文书用纸一般为标准A4型，符合档案保护技术要求。2、文书印制（1）文书图文区用字必须使用规范的汉字，不能使用异体字、繁体字和简化字。（2）标点符号、字体、字号、数字以及计量单位使用要准确、规范。（3）文书大标题使用二号华文中宋体字，其他用小三号仿宋体字（文中可根据层次需要采用适当的黑体、楷体等字体）。（4）文书中的数字一般应当使用阿拉伯数字。（5）计量单位须使用国家法定计量单位。3、文书文面内容及格式（1）发文字号。发文字号是由发文部门代字、发文年度和顺序号三个部分组成，应注意统一管理与编写。上报的文书，应注明签发人。（2）文书标题。要求准确、简要。标题除发布规章制度性的文书可加书名外，一般不用标点符号。（3）主送机关。主送机关应使用全称或规范化的简称；同类型机关可使用统称。（4）正文。征文要求情况准确，措施、要求扎实具体，观点明确，条理清楚，文字通顺、精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。（5）附件。（6）署名。文书除电报、会议纪要外，大部分文书的发文机关署名都应加盖印章。（7）成文时间。（8）抄送机关。（六）调度印章使用管理制度1、印章一定交给政治可靠、觉悟高、坚持原则的同志负责保管使用。2、印章保管要严密可靠，以防丢失和窃用。3、除正常用印外（有存根的介绍信和业务用印）都要执行本单位主管领导签字审批手续和用印登记手续（包括发文及经领导批准盖章的各种材料），在印信本上按要求认真填写各栏方可加盖公章，凡无正当手续，一律拒办。禁止在空白纸上盖印，特殊情况要经主任批准后方可办理。4、印章要经常清洗，盖印要准确、清楚，办公桌离岗要上锁。5、每年十二月三十一日，把印信登记本封存备查，保存五年。6、用印登记本要进行编号，不得随便扯掉和丢失，要与印章一起保管。7、人员调动办理交接手续，在登记本上进行签字盖章。8、单位名称发生改变后，由综合部负责刻制新印章并下文使用，如单位撤销，综合部要把印章收回存档。任何单位和个人，都不准自行刻制公章。（七）调度保密制度1、保密范围和密级（1）中华人民共和国保守国家秘密法规定需要保密的事项。（2）数据报表中的秘密事项。（3）公文、档案、技术资料中需要保密的部分。（4）秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。（5）属于秘密的文件、资料应当标明密级。（6）确定密级时，应当根据具体情况确定保密期限。（7）密级和保密期限，应当根据具体情况的变化及时变更。保密期满的自行解密，保密期限需要延长或缩短的，需履行延长或缩短手续。2、保密制度（1）拟稿时，对“三密”文件，要准确确定密级。（2）收发、传递和外出携带“三密”文件、资料，由指定人员担任，并采取安全措施。（3 “三密”文件、资料在设备完善的保险装置中保存。（4）经批准复制、摘抄的“三密”文件、资料，须采取保密措施。（5）宣传报道应当遵守保密规定，不得泄露秘密。（6）严格计算机信息管理，不准通过计算机泄露秘密。（7）销毁秘密文件、必须在本单位进行，严禁向废品收购部门出售“三密”文件、资料。（八）调度资料保管制度1、班、日调度记录（包括调度日志、调度记录、逐日生产完成情况登记表），要保存5年以上。2、调度日报、旬报和文字分析，保存2年以上。3、上级调度通知、通报、传真电文和本单位下达的调度通知、通报和传真电文原稿，要保存2年以上。4、月度及月度以上的生产简报、调度台帐和专题报告，保存5年以上。5、死亡事故记录、重大非伤亡事故专项记录、非伤亡事故分类综合统计，以及年度生产简报，作为永久保存资料。6、调度室要建立保密制度，各项生产数据和事故伤亡人数，不经有关领导批准，不得擅自对外公开。