中海行政管理部部门职责及岗位说明书.docx

5.
行政公关部

5.1部门职责
行政管理
负责总经理办公生产经营工作会会议的召集、记录和会议的报告决议、方案等文件
的起草工作；
负责审核修改各部门以公司名义起草的各种文书；
负责协助领导搞好公司全面的管理工作，联系和协调公司各部门之相互配合性的工
作，当好领导的参谋；
组织公司行政管理制度的编制、修订；
汇集、印发公司所有规章制度；
组织公司定期和不定期的行政管理制度执行情况的检查工作；
负责各类行政公文的审核、修改；
负责公司各种文字材料和图表的打字复印工作；
负责上级文件通知、机要文书的取回传阅的管理工作；
负责印章的保管、使用管理；
负责总经理办公生产经营工作会议的召集、记录和会议的报告决议、方案等文件的
起草工作；
负责公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、法人代码证的年检换证的管理工 作；
负责公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、法人代码证的副本保管工作；
负责公司信息系统的管理工作；
负责调查研究，了解公司各项工作的贯彻落实；
行政费用控制
根据各部门上报的年度行政费用预算，制定公司的行政费用计划；
负责公司公务用车辆的使用和管理，以及监控费用包干使用的执行情况和报核销制
度；
负责监管公司的行政费用的支出，如购办公用品、耗材的管理发放工作。
后勤管理
负责监管员工食堂、办公环境、保安、安全防患的管理工作；
负责管理公司办公环境的设备、卫生、水暖电的检查维修工作；
负责管理公司办公环境的安全、放火、防盗的检查工作；
负责办公区内的车辆、绿化、垃圾的清运的监管工作；
负责管理保安、清扫工、厨师和临时工的监管工作；
负责管理公司食堂、伙食的调配工作；
负责公司劳保、福利的采购发放管理工作；（注：按公司福利制度规定执行） 负责对外接待、车辆调度使用、治安保卫及其他各类后勤保障.
负责公司报刊、杂志等的征订、收发管理；
资产管理
负责公司固定资产的实物管理。（注：固定资产范围：价值20元以上的设施，包 括空调、电脑、复印机、办公家具、摄像机、数码相机、办公设备、办公用房、车 辆、食堂设备等）
公文、信息与档案管理
负责公司机要机密文件的上传下达和全公司所有档案的编排装订、保管、整理工作;
负责公司办公自动化系统和信息管理系统维护、更新、使用管理以及计算机网络安 全维护；
负责计算机及相关设备的购置、调配、维修、维护保养；
对外联系
负责各兄弟公司和上级业务主管单位领导及友好单位来人的接待工作；
负责协调公司与行业有关管理机构、协会、商会等组织的关系；
负责除拆迁、维修外的来信、来访的接待处理工作；
负责处理好周边邻里单位的关系.
企业文化建设
负责企业文化建设和精神文明创建活动，不断提升苏州仁恒整体形象
负责公司内刊编辑与发行工作
5.2部门组织结构图
5.3部门岗位说明书
4.3.1. 行政公关部经理岗位说明书
岗位名称行政公关经理/副经理所属部门行政公关部
直属主管总经理直属下级部门成员
1. 基本目标
规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作.
2. 主要工作内容与权限
类别
工作内容
权限
使用文件
协
办
主
办
批
准
督
导

制度建 设
行政管理规章制度的制定与实施

5

行政工作发展规划、计划与预算方案；

5

会议组 织
组织、协调公司年会、员工活动及各类会议组织

5

档案管 理
公司档案管理；

5

法律审 核
审核公司重大法律文书及法律事务工作

5

后勤管 理
公司所有公务车辆调度

5

公司写字楼及食堂的管理

5

公司出差人员行程安排

5
行政采购与管理

5

公共关 系
组织好来客接待和相关的外联工作

5

公司各类活动信息收集与投稿

5

企业文 化
公司内刊编辑

5

公司企业文化组织

5

其他
管理费控制

5

IT管理

5

3. 工作联系
3.1内部联系：
部门领导：接受任务指派和监督；
其它部门：各部门行政相关工作
3.2外部联系：
各类服务供应商：沟通协调.
4. 任职要求
教育水平
大学本科及以上学历
专业
秘书、中文、公关、行政管理等相关专业
培训经历
受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培 训
经验
5年以上行政管理工作经验.
知识
熟练掌握行政公关的业务知识，具备行政公关礼仪常识
技能技巧
1）熟练的中英文写作、语、阅读能力；
2）优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；
3）较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；
4）熟练使用办公软件、办公自动化设备。

4.3.2. 行政主管岗位说明书
岗位名称
后勤主管/主办
所属部门
行政公关部
直属主管
行政公关经理
直属下级

1. 基本目标
管理公司的行政公关服务工作、提供后勤保障。
2. 主要工作内容与权限
类别
工作内容
权限
使用文件
协
办
主
办
批
准
督
导

制度建
设
参与拟订和完善公司后勤管理规范，并监督执行
5

物资管
理
负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管
理

5

负责公司固定资产管理

5

后勤管
负责公司各类设备、设施维护，水、电、气、热

5

理
等能源后勤保障工作

负责核算及监督房屋、大厦的水电费和管理费

5

负责前台管理

5

负责食堂管理

5

负责车辆管理

5

负责进行宣传与安全检查，代表公司与物业部门
交涉，管理公司用水、用电情况

5

负责领导住房的维护与协调

5

会议组 织
组织、协调公司年会、员工活动及各类会议组织

5

公关关 系
组织好来客接待和相关的外联工作

5

法律事 务
审核公司合同合法性

处理公司法律事务

3. 工作联系
3.1内部联系：
部门领导:接受任务指派和监督；
其它部门：各部门行政服务
3.2外部联系：
各类设备供应商：沟通协调。
4. 任职要求
教育水平
大专及以上学历
专业
秘书、中文、公关、行政管理等相关专业
培训经历
受过物料管理、后勤管理、财务知识、会务组织等方面的培训
经验
2年以上行政管理工作经验。
知识
熟练掌握后勤管理工作的业务知识与系统操作
技能技巧
1）能根据公司不同时期的发展需要，提供相应的物资设备配备方案；能根
据办公需求、市场行情，制定相应的计划及书面汇报；
2）有一定的英语水平，能熟练使用各种办公自动化设备；
3）良好的沟通协调能力、组织安排能力、具备灵活有序的物料控制能力
4）熟悉物业管理的运作，有相关知识与经验；

5）具有一定的财务知识基础；
6）具有较强的组织、管理、协调能力。
4.3.3, 信息主管岗位说明书
岗位名称
档案主管/主办
所属部门
行政公关部
直属主管
行政公关经理
直属下级

1. 基本目标
做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作。
2. 主要工作内容与权限
类别
工作内容
权限
使用文件
协
办
主
办
批
准
督
导

OA系统
维护；
OA办公系统的权限设定、流程修改、表单制作等

5

OA办公系统的故障排除、原因记录分析

根据各部门的合理化建议进行OA办公系统的优化

OA办公系统的使用指导

5

及时准确的在公司网站上发布审批后的信息（包括 文字、图片）

局域网、
服务器维
护；
公司局域网设备（光纤收发器、路由器、交换机、 防火墙等）的使用管理

5

公司局域网公用文件夹的使用权限设置管理

5

服务器的日常维护管理（包括系统检查、病毒清除、
数备份）

5

电脑、打
印设备、
电话机
维护
公司办公用台式电脑和笔记本电脑的管理维护；

公司打印机、传真机、复印机、投影机、扫描仪等 相关设备的日常维护、维修。

5

保证公司电话、传真畅通；管理设置电话交换机的 分机开通、号码调整、长途使用权限分配等，每月 做好汇总表，掌握情况；统计分析电话费用，提出 费用控制建议；

软件维
公司日常办公软件选用，并定期在公用文件夹中进 行整理和更新，

护
公司各类专业软件的协助搭建、维护、管理；

办公设
备耗材
统计
建立维护维修登记表，随时掌握公司各种设备的使 用情况，统计对比分析相关费用情况。

办公耗材的用量计划；办公耗材的用量统计分析； 办公耗材价格的试场调查分析。

3. 工作联系
3.1内部联系：
部门领导：接受任务指派和监督；
其它部门：各部门文员的档案工作协调；
3.2外部联系：
集团：沟通协调。
4. 任职要求
教育水平
大专及以上学历
专业
计算机、信息技术等相关专业大专以上学历
培训经历
受过计算机软硬件、网络管理基本知识等方面的培训
经验
2年以上工作经验。
知识
熟练掌握设计工作的业务知识与系统操作，营销基础知识，工程管理基础 知识
技能技巧
1）熟练的中英文写作、语、阅读能力；
2）优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；
3）较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；
4）熟练使用办公软件、办公自动化设备.

4.3.4.档案主管岗位说明书
岗位名称
档案主管/主办
所属部门
行政公关部
直属主管
行政公关经理
直属下级

5. 基本目标
做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作。
6. 主要工作内容与权限
类别
工作内容
权限
使用文件
协主批督

办
办
准
导

负责严格执行档案资料保密制度

5

负责严格档案入库制度，认真做好分类登记，对 档案的分类应做到科学合理，便于查找

5

负责按规定办理档案借阅登记手续，认真检查到 期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告 和处理

5

负责按有关规定对档案进行例行的保养、管理或
销毁

5

负责搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公
司大事记

5

负责管理公司重要资质证件

5

负责管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等
资料

5

7. 工作联系
3.3内部联系：
部门领导：接受任务指派和监督；
其它部门:各部门文员的档案工作协调；
3.4外部联系：
集团：沟通协调.
8. 任职要求
教育水平
大专及以上学历
专业
秘书、中文等相关专业大专以上学历
培训经历
受过文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训
经验
1年以上工作经验.
知识
熟练掌握设计工作的业务知识与系统操作，营销基础知识，工程管理基础 知识
技能技巧
5）熟练的中英文写作、语、阅读能力；
6）优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；
7）较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；

8）熟练使用办公软件、办公自动化设备。

4.3.5. 行政秘书岗位说明书
岗位名称
行政秘书
所属部门
行政公关部
直属主管
行政公关经理
直属下级

1. 基本目标
安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和业务 方面的工作提供行政支持.
2. 主要工作内容与权限
类别
工作内容
权限
使用文件
协
办
主
办
批
准
督
导

负责登记、流转和存档总经理签发文件

5

协助行政部经理做好公司来宾的接待工作
5

负责接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话
记录

5

负责总经理的日程安排，为总经理接见访客做好
预约工作

5

负责收发传真，并及时交给总经理处理

5

负责组织公司办公用品的购买、管理和发放工作

5

负责拟写会议通知，合理安排会议室

5

3. 工作联系
3.1内部联系：
部门领导:接受任务指派和监督；
其它部门：各部门文员的协调沟通
3.2外部联系：无
4. 任职要求
教育水平
大专及以上学历
专业
秘书、中文等相关专业大专以上学历
培训经历
受过文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训

经验
1年以上工作经验。
知识
熟练掌握设计工作的业务知识与系统操作，营销基础知识，工程管理基础 知识
技能技巧
1）熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机
等；
2）有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。

4.3.6. 期刊编辑岗位说明书
岗位名称
期刊编辑
所属部门
行政公关部
直属主管
行政公关经理
直属下级

1. 基本目标
定期完成公司期刊的编辑、发行，系统报道公司各类活动，
2. 主要工作内容与权限
类别
工作内容
权限
使用文件
协
办
主
办
批
准
督
导

5

5

5

5

5

5

5

3. 工作联系
3.1内部联系：
部门领导:接受任务指派和监督；
其它部门：各部门文员的协调沟通
3.2外部联系：无
4. 任职要求

教育水平
本科及以上学历
专业
中文等相关专业本科以上学历
培训经历
受过文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训
经验
1年以上工作经验。
知识
熟练掌握设计工作的业务知识与系统操作，营销基础知识，工程管理基础 知识
技能技巧
3）熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机
等；
4）有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。

4.3.7. 前台文员岗位说明书
岗位名称前台文员所属部门行政公关部
直属主管行政公关经理直属下级
1. 基本目标
规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。
2. 主要工作内容与权限
类别
工作内容
权限
使用文件
协
办
主
办
批
准
督
导

负责转接总机电话，收发信件、报刊及快递邮件
等

5

负责接待来访客人，做好来访客人的登记记录， 并通报相关部门

5

负责分发及管理各类报刊杂志；

5

负责公司名片的印制工作

5

负责及时更新和发布员工通讯录

5

负责就餐活动的预定于安排

5

负责司机出车公里数及相关费用统计工作

5

负责食堂用菜量的登记与菜价询价登记

5

3. 工作联系
3.1内部联系：
部门领导:接受任务指派和监督；
其它部门：行政服务
3.2外部联系：
来访人员：沟通协调
4. 任职要求
教育水平
大专及以上学历
专业
秘书、中文等相关专业中专以上学历。
培训经历
受过文书写作、公关礼仪等方面的培训
经验
1年以上行政人事、文秘或相关工作经验
知识
熟练掌握设计工作的业务知识与系统操作，营销基础知识，工程管理基础 知识
技能技巧
1）有良好的文字表达能力，有一定的英语基础；
2）熟练使用办公软件、办公自动化设备.

4.3.8. 司机班长岗位说明书
岗位名称
司机
所属部门
行政公关部
直属主管

直属下级

1. 基本目标
维护公司车辆，为公司各类公务活动提供车辆服务
2. 主要工作内容与权限
类别
工作内容
权限
使用文件
协
办
主
办
批
准
督
导

负责车辆的维护

5

协助进行公关接待
5

负责日常公务用车

5

3. 工作联系
3.1内部联系：
部门领导:接受任务指派和监督；
其它部门：车辆服务
3.2外部联系：无
4. 任职要求
教育水平
高中及以上学历
专业
车辆驾驶专业学习及驾驶执照的持有
培训经历
车辆驾驶、接待礼仪
经验
5年以上司机经验。
知识
熟练掌握车辆维护及接待的各项技能及礼仪
技能技巧
善于沟通，驾驶技能过硬。

4.3.9. 司机岗位说明书
岗位名称
司机
所属部门
行政公关部
直属主管

直属下级

5. 基本目标

维护公司车辆，为公司各类公务活动提供车辆服务
6.主要工作内容与权限
类别
工作内容
权限
使用文件
协
办
主
办
批
准
督
导

负责车辆的维护

5

协助进行公关接待
5

负责日常公务用车

5

7.工作联系

3.3内部联系:
部门领导：接受任务指派和监督;
其它部门：车辆服务
3.4外部联系：无
8.任职要求
教育水平
高中及以上学历
专业
车辆驾驶专业学习及驾驶执照的持有
培训经历
车辆驾驶、接待礼仪
经验
5年以上司机经验.
知识
熟练掌握车辆维护及接待的各项技能及礼仪
技能技巧
善于沟通，驾驶技能过硬.

4.3.10. 餐厅工作人员岗位说明书