中学档案室管理制度.docx

XXXX中学档案室管理制度
序言
为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规、政策和 规定，规范档案的管理，确保档案的完整与安全，便于保管 和利用，特制定学校档案管理制度。
本制度共分为《档案收集制度》、《档案保管制度》、 《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案人员岗位责 任制度》等五项内容，希望学校各职能科室有关人员认真执 行。
档案收集制度
为了完整系统地保存学校在工作中形成的各种门类载 体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学校各项工作服 务，特制定本制度。
1. 文件材料的归档范围
1.1凡是反映学校工作活动、具有参考价值的文件材料， 声像材料均属归档范围。
1.2代管和学校有关的撤销学校的全部档案。
1.3与学校业务工作有关的资料。
2. 文件材料的归档要求
2.1应归档的文件材料必须齐全完整。
2.2应归档的文件材料必须字迹清楚，工整，纸张及文
件格式符合国家要求。严禁使用圆珠笔，铅笔，纯蓝及红墨 水等书写材料。
2.3归档的文件材料必须是原件。
2.4归档的文件必须保持其文件之间的历史联系，区分
不同价值，并进行科学的分类、立卷、编目。
2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容。
2.6文件材料归档必须办理移交手续。
3. 文件材料的归档时间
3.1文书档案在第二年九月底前立卷归档。
3.2会计档案在会计年度终了后，由财会部门整理立卷， 保管一年后移交档案部门。
3.3设备档案在设备开箱时必须会同档案人员进行技
术资料核对登记，与安装调试记录等文件材料一并整理归档。
4. 文件材料的归档份数
4.1各类文件材料一般归档一式一份。
4.2重要的和利用频繁的文件材料可一式两份或适当
增加其归档份数。
5. 学校档案室应对文件材料的形成、积累、整理和归档 工作进行指导，监督和检查。
档案保管制度
为了保护好学校的档案，维护档案的完整与安全，便于 保管和利用，特制定本制度。
1. 接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
2. 存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类 别和保管单位的次序，从左至右，自上而下，以便于管理、 查找和利用。
3. 存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和 专用的卷盒，按编号顺序排列在专用柜内。
4. 定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相 符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。
5. 档案库房是集中保管档案的基地，必须有铁门铁窗铁 柜等防护设施。
6. 档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房 温湿度基本保持在温度14 -24摄氏度，相对湿度45 - 60 % 之间。
7. 档案库房不应靠近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀 气体的场所。
8. 档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。
9. 库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。
10. 应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检 查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。
11. 档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出 档案须在规定时间内归还。
档案利用制度
为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作， 特制定本制度。
1. 学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和 义务。
2. 学校人员查阅档案必须办理登记手续。
3. 在借阅档案时，应做到以下几点：
（1）按规定办理借阅登记手续，定期归还；
（2）应该爱护档案，不得遗失；
（3）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改和 涂写；
4. 借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与 借阅者当面核对清楚。
5. 档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。
6. 借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
7. 调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可 办理调离手续。
8. 外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本 人有效证件，并办理有关手续。
档案保密制度
1. 严格遵守《档案法》和《中华人民共和国保守国家机 密法》的有关规定，认真做好档案保密工作。
2. 有密件组成的案卷，要在档案目录上注明密级，设专 柜保管。本校工作人员借阅机密文件、查阅党组会议记录、 行政会议记录、须经领导批准。查阅的案卷只限于领导批准 其查阅的有关内容，不得将案卷带出档案室。秘密文件，须 经主管保密的领导批准方可复制，并将复制件视为原件，按 有关规定管理，以确保档案的安全与保密。
3. 凡案卷内容涉及保密问题的，查阅档案者，一律不得 泄密，违反者按有关规定处理。
4. 查阅档案的人员，必须保证对档案材料的绝对保密， 未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将档案带出外 面扩散，违者追究责任。
5. 非档案人员，未经允许严禁进入档案库房，上级领导， 外单位来指导、参观学习人员，必须由单位领导或档案人员 陪同方可进入库房，一般不应涉及本校密件组成案卷。
6. 档案工作人员要自觉遵守和执行以上有关规定。
档案人员岗位责任制度
1. 热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，钻研业务。
2. 及时认真贯彻执行国家、省、市档案部门制定的关于 档案工作的各项方针、政策和业务规范。
3. 制订学校档案工作计划和长远规划。
4. 制定各项档案管理制度。
5. 负责学校文件材料的收集、分类、整理和立卷归档工 作，编制档案检索工具。
6. 参与学校设备开箱验收工作，确保归档文件材料的齐 全完整。
7. 做好档案统计工作，对档案收进、移出进行登记。
8. 认真开展档案利用工作，编写适应工作需要的档案参 考资料。
9. 做好档案的统计鉴定工作。
10. 加强对档案库房的管理，定期对库房档案进行检查。
11. 对学校内部科室、所属单位档案工作进行培训、监督 和指导。
12 .加强档案保密工作，严格遵守保密制度。
本制度自公布之日起执行。