物资采购管理制度(1).docx

物资管理办法
为加强公司各项目物资采购的管理和控制，确保工程物资质优价廉，降低工程物资采购成本，保证工程物资采购优质、经济、及时，满足工程设计和施工质量.
一、原则
物资采购工作中,必须本着公正、公开、公平，廉洁奉公的办事原则，如有违者，一经查出，严肃处理。
二、职责
（一）物资部职责
物资部是公司各项目物资采购工作的管理部门，负责各项目重要物资、设备等采购工作的归管理。并接受公司的监督和指导.
（二）采购员职责
1、熟悉了解项目施工图纸设计要求，及施工进度、计划。根据项目施工具体情况协助项目经理制定采购供应计划。
2、根据工程进度要求，按照项目采购计划的品牌、品种、规格、数量及时间要求及时组织各类施工材料，设备进场，满足现场施工需求。
3、主动了解项目现场工程变更情况，及时调整供料计划，保障现场材料需求.
4、必须学习建材专业知识，保证材料供应按照项目需求准确无误。
5、把好原材料质量关，杜绝不合格材料进场。
6、配合工程管理人员对项目施工材料和设备的使用进行检查，监督与控制，制止浪费现象，降低工程成本。
7、收集、提供进现场材料的材质证明、合格证，检验报告等随货资料，并及时移交资料员整理归档。
8、广泛收集供应商信息，并进行认真考察，仔细筛选，为建立健全材料供应体系提供决策依据。
9、积极开展市场调研，掌握第一手材料价格信息。
10、经常与项目仓库管理员沟通，掌握现场材料的库存情况国，避免重复采购造成浪费。
11、严格遵守公司财务制度，及时清理与供应商的往来财务，移消财务借款。
12、每月必须上报当月材料进出数量及库存报表和材料款项的明细。
（三）仓库管理员职责
1、项目部所购一切物资材料，严格实行先入库存、后使用制度。
2、物资部采购物资应及时与项目负责人和仓库员联系，通知到货时间、数量、货物品种，并协助做好搬运工作。
3、仓管员对仓物料必须严格验查物料的品名、规格和数量。发现品名、规格数量、价格与单据不符，应及时通知物资部向供货单位办理补料或退货手续.进仓物料的质量验收由物资部门负责。
4、经办理验收手续进仓的物料，仓管员应及时开出仓库收料单”，仓库据以记账并送经办人一份，用以办理付款手续.
5、领用物料，必须填制仓库领料单”，经项目经理签名批准后，方能领料.特殊情况可先请示项目经理后领取物料，然后及时补办手续。
6、物料出仓，必须办理出库手续，填制仓库领料单”并验明物料的规
格、数量、项目负责人签字后，方能发货，仓管员应及时记账。
7、仓管员严格按先办出仓手续后发货的程序发货.严禁白条发货.
8、仓管应对各项物料设立物料购、领、存货卡”，凡购入，领用物料，应立即做相应的记载，及时反映物资的增减变化情况，做到账、物、卡三相符。
9、仓库应每月对库存物资进行一次盘点，发现升溢、损缺，应办理物资盘盈、盘亏报告手续，填制商品、物料盘盈、盘亏报告表”，经公司物资部批准，据以列账，并报财务部一份.每月月报表、汇总表、盘点表需送总经理阅示。
10、仓库物资必须按类别、固定位置堆放。注意留通道，做到整齐、美观。填好货物卡，把货物卡挂放在显眼位置.
11、库内严禁携带火种，严禁吸烟，非工作人员不得进入库存内。
12、仓管员要认真做好仓库的安全工作，经常巡视仓库，检查有无可疑迹象。要认真做好防火、防潮、防盗工作，检查火灾危险隐患，发现问题应及时汇报。
三、采购方式
（一）材料采购实行分级管理，物资种类分为：
1、重要物资：钢材、水泥、商品砼、设备、木材；
2、主要物资：砂、石类、砖类、防水材料、管材、施工用电线电缆等各类地方材料；
3、辅助物资:其他建筑材料、周转材料等.
（二）所有材料设备计划必须经由物资部审核.所有材料设备单笔金额在
50元以上必须签订采购合同或协议。
（三）重要物资、主要物资的采购必须货比三家，严谨的签订采购合同.
（四）对于零星的辅材或及需材料，价值在30元内的物资，可电话请示后及时办理,过后补办书面手续.
（五）设备的处理、维修必须上报物资部批准后方可实施。
四、采购程序审批
（一）供应商的选择
1、供应商必须证照齐全，具有相关资质。
2、在选择供应商时，必须进行询价议价程序和综合评估。
3、为确保供应商渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或以上供应商作为后备供应商，确保工程的进度.
（二）程序审批
程序：项目部提出采购计划 项目部经理审批 项目采购人员询价并货比三家 公司物资部审批确定 项目采购人员签订采购合同 入库验收
采购需求发生变化时，项目部出具采购变更审批，必须由公司领导签字后交采购物资部完成.
（三）采购合同
1、合同、协议的条款，内容以及履行方式等必须符合法律规定.
2、合同、协议的规定必须符合公司的利益，或与公司利益没有抵触。
3、合同、协议的履行条件中及履行方式必须具有完整性和可操作性.
4、所有材料合同经公司规定进行会签。
5、合同起草一一成控部一一安全部门一一项目部经理一一行政部上传
OA 物资部一财务部一一总经理未 及安全部门跳过）
五、财务报销程序
1、所有重要材料的合同，材料票据齐全。不能出具发票的必须要有入库凭证.
2、所有的项目的工程重要主材用量须与经营部的收方量基本吻合，由物资审核后交财务部.
3、所有票据，材料的数量须经项目部经理签字后交物资部复核再交财务核销。未经物资部签字，财务部不予报销。
4、报销人一项目部经理一一物资部一一总经理一一财务部
六、采购物资的入库及发放
1、任何采购回的物资，设备都必须由专人和相关部门及技术人员组织验收，对所到物资、设备按合同协议的规定逐项核实.对不符合合同、协议的规定的，拒绝接受。
2、验收合格的物资要及时办理入库手续，按规定存放。
3、物资发放时，库管人员要对出库物资的品种、规格、数量进行检查后填写出库单，领用人及相关领导签字后方能出库。领用人 技术负责人项目经理一库管一一发放
4、仓管员须于每月底对进场材料进行分类统计，项目部组织相关人员（项目经理或技术负责人、材料员、仓管员）进行进场材料的月度盘存，结合盘存结果，对月度材料计划、施工进度计划的执行情况进行分析，提出项目管理中可能存在的问题和改进意见，并将盘存情况统计表上报项目负责人和物资部。
七、材料的出场
1、所有材料出场必须开具材料出门证，出门证须根据材料调拨单或退场材料清单开具,并详细注明材料名称和数量，由经办人、项目负责人、安全员和仓管员共同签字确认方可出场。
2、材料员负责钢管、扣件等租赁物资退场出门前清点好具体数量，并与租赁站清点的数量进行比较，出现问题随时向项目部负责人、物资部报告.
3、废旧物资处理。废旧工程材料及设备的处理须报物资部同意确认，对无利用价值的废料可直接变卖，由项目部材料员和仓管员共同参与,价格报物资部批准，废旧物资处理所得款项必须及时上缴财务部。（项目部材料员和仓管员一-项目经理一一物资部一一总经理）
物资部
2013-03-22