房地产开发企业关于营建管理部工作设想及思路.doc
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1、关于营建管理部工作设想及思路为使营建工作能在项目总目标的指引下做到有计划、有步骤、有措施的开展,现初步将该部门怎样开展工作的理论基础、设想及思路表述如下:一、 部门工作范围确定上一级领导根据项目总目标划定部门工作范围,既部门所有要做的工作,依据行业特点,为使工作范围做到清晰及便于完成一般情况下可按以下四个步骤进行操作管理,这四个步骤包括:范围计划编制、范围分解、范围交底和范围变更这四个部分。 1、编制范围计划 要想管理好工作范围,首先就要做好计划,这是项目管理理论,也是我多年从事项目管理及应用项目管理理论的心得。 在这里首先强调的就是详尽周密地做好工作范围计划编制,计划编制是全员参与将部门所需
2、进行的项目工作(项目范围)明细、讨论、渐进、和归档的过程。由于做范围计划编制工作需要收集很多信息,这些信息包括:项目时间要求、项目质量要求、项目成本要求、项目安全要求、合作方的合同、各种规范、约束条件及各种假定,结合最终目标定义出本部门所需要完成的工作事项,这是一个补充、渐进、清晰同时也是部门团队对计划的认可及达成共识的过程。 范围管理计划是描述项目范围被界定下的管理计划,应包括项目范围怎样变化才能与项目要求相一致等问题的。它也应该包括一个对项目范围预期的稳定而进行的评估,如:怎样变化、变化频率如何及变化了多少?范围管理计划也应该包括对变化范围怎样确定,变化应归为哪一类(如营销部门对房屋产品特
3、征仍在不断地进行提出修改要求的时候,要做范围计划的不变,这点特别困难)等问题的清楚描述。 2、范围分解 范围明确了,这只是工作任务的清单,然而该怎样有序地开展工作,还必须采取分解的手段把主要的可交付的分部分项等按层级分成更容易管理的单元才能一目了然,最终得出项目的工作分解结构(WBS)。合适的范围分解对项目成功十分关键,当范围分解不恰当时,范围计划变更就不可避免地出现,这样很可能人为地造成返工、延长工期、降低团队士气等一系列不利的后果。 一般情况下可按为下个分部或分项提供工作面(不排除穿插作业)来构建WBS,第一层是大的单位工程成果框架,在下就是分部分项工作分解,这种方式的优点是结合进度划分直
4、观,时间感强,跟踪中容易发现遗漏或多出的部分,也更容易被大多数人理解,我一般使用Project进行范围计划编制。3、范围交底及发布 范围交底及发布也同样很重要,这不是一个走过场的形式,在这部分工作中部门经理应向部门成员及协作部门陈述整个部门的目标、需要的资源、完成的时间和质量安全这些事关整个项目成败的部门工作内容,这样内部达成共识得到认可,同时也是为谋求得到协作部门的支持。其结果能对计划问题更加清晰,在执行的过程中很大程度地可以避免许多不必要的争执。 4、范围变更 一个项目的范围计划可能制订的非常好,但是由于建设工程相对时间会比较长,受各种因素的约束干扰多,想不出现任何改变几乎是不可能的。因此
5、对范围变更的管理也是部门经理必须去面对的问题。 范围变更的原因是多方面的,如销售部门为适应市场需求而提出的变更,国家政策规范要求变更而导致的变更,公司从战略上的考虑对项目要求进行的变更等等。部门经理应及时收集到相关信息,并对相关信息进行分析和预测可能出现的范围变更,补充计划编制来对现有的计划进行修正即时讨论发布。 变更不可怕,关键在于有没有应对的措施及程序,只有确保有一套严格、高效、实用的变更程序,在发生变更时遵循规范的变更程序来管理变更,才能保证变更是在受控的范围内进行,并保证整个项目的顺利完成。 二、 团队组建有了范围、目标和计划接下来的工作就是怎样来实施和完成目标计划的问题,为能很好地完
6、成目标计划,选才及营造一个高效的部门团队至关重要。企业的竞争力来自优秀团队的组建,对于优秀的团队,管理界有这样一个明确的定义:他们是各具才能却又在工作中紧密协作的一群人,他们充满创造力,工作专注,彼此信任,遵循严密的计划,全力以赴去完成同一个目标。1、选才根据项目目标及规模按实际需求进行选择,人并不是越多越好,选的人应是营建过程中所需要的。这就迫使我们必须以严谨的态度去挑选每一名团队候选人,对于人才的选择,我们所看重的不仅仅是其受教育背景、综合素质,更应考虑候选人是否具备对本行业的热忱度、新知识的学习及接受能力、一定的逻辑分析能力,同时个人性格的开放性与协作性,也是受考察的重点指标,同时还应看
7、是否有较大的潜力。按照人才发展理论,工作的技巧可以培养、工作的经验可以积累,但是一个人的性格却无法被轻易改变,如果一名员工有出色的工作技能但是缺乏责任心与团队精神,那么这样的员工聚在一起,他们很难构建一支真正具有战斗力的优秀团队。在项目建设中,每一个部门团队不仅有属于这个部门团队的明确的目标计划与任务,同时在完成自身工作的前提下还要积极协助其他部门团队,所以项目成员之间的互相包容性与协作性,对整个项目的成败同样至关重要。在人才的选择上,我认为并不需要每个人都非常优秀,应该是在知识及技能上能够很好互补,这就要我们有一个严密有序的人才梯队思路,完成项目的成员好象演一出戏的职员,主角、配角、跑龙套、
8、敲锣打鼓等大家各司其职配合紧密才能把戏演好,如此从一线员工、主管到经理,每一个管理层级上,都应有合适的人才及相应的人才培训及接班计划,在项目的运转过程中及从企业的发展战略上才能保证从一个团队的组建到完成使命都有可持续发展的潜力,不会出现由于人员流动而造成对项目发展产生负面影响。2、培训教育在选择到合适的成员之后,最主要的工作就是让其知悉我们为什么会相聚在一起,我们在一起共事的目的是什么。还有一点就是为更好的完成目标,成员组必须达成能产生共识的一些理论基础。在优秀企业的高效能团队中,“训练有素”是一个关键的词。所谓的训练有素是指人才的技能、职业行为、工作态度、协作意识都要经过培训、塑造、有意识地
9、推动形成,最终使每一个员工、每一个团队的专业性得到最大程度的发挥。(1) 计划制订培训 做任何项目都要有一个目标和计划,这样,项目进展过程中,才会清楚的了解自己想要实现的目标和努力的方向,目标也可以时刻的鞭策自己要努力、再努力。当了解到项目管理的知识和技能后。我们都知道,计划不再是仅仅包含进度。项目管理有九大知识领域、五个过程组。在项目管理的39个过程中,有21个是计划过程。项目管理的计划编制工作在项目管理工作中是非常重要的。因为计划决定需要做什么、由谁做、什么时候做、怎么做等。具体包括项目的目标、工作程序、工作的进度安排、资金的多少、可能会出现的风险和变更、项目的组织结构、决策和行动指南、项
10、目执行的详细方法和执行时需要遵守的规范标准等。 让成员组人员共同参与目标计划的制订是最好的项目计划制订的培训,也是最好的传达项目目标精神的方法,同时也容易让成员组人员知悉自己该做什么、什么时候做、援用的规范标准是什么、有可能出现的风险及变更在哪里、什么事项是必须与其它部门进行协调和沟通的等,这样一个过程是目标达成共识的过程,同时能充分激发每一个人的才能及潜力,给有能力的人提供无限宽广的空间。(2)项目管理知识培训让成员有一种项目管理的习惯,首先让其接受项目管理的理念,因为心变则态度变,态度变则行为变,行为变则习惯变。项目管理中许多知识都是独有的。与此同时,项目管理还要使用一般管理知识和应用管理
11、知识。我们要学习的是项目管理所独有的知识。这部分知识学起来并不是很难,尤其是对于有项目经历的人来说。其次,要在实践工作中应用项目管理,因为在实践中可以加深对知识的理解,也有利于习惯的养成,做到这一步后再进行更深的探讨,使部门成员都具备了完整的项目管理知识,并且成为一种习惯后,有了同一的处事方法、标准及行为方式,彼此之间更能产生默契,工作的效率必然就会大大的提高。项目管理要求强调项目管理专业人员应具备较高的个人和职业道德标准,对自己的行为承担责任;为项目团队成员提供适当的工作条件和机会,公平待人;帮助团队成员、同行和同事提高专业知识;不得直接或间接对有业务关系的雇主和客户行贿、受贿等,进行这样的
12、培训可以提高成员的素养和诚信。同时可以提高我们自身的竞争力。因为项目管理是面向团队、面向成果、面向变化的。现代的项目管理有较成熟的理论、技术和过程。实施项目管理技术的项目都可以收到显著的效果,取得明显的经济效益。这是所有企业的目标之一,而实现目标的任务是由我们完成的。 当项目管理成为一种习惯时,可以帮助我们解决工作和生活中出现的问题。原有的观念认为冲突是有害的,是组织和团队产生矛盾的原因。现在我们认识到冲突是不可避免的,通过化解冲突,可以提高我们团队的凝聚力,加强团队成员间的沟通和协作,有利于团队的建设。有了项目管理的习惯,成本就成为我们工作时要考虑的一个重要因素。我们在工作时,经常为了追求工
13、作的质量和完美而投入大量的资金、设备和人力,项目虽然完成了,项目的成本却大大超过了项目预算。项目管理要求对成本进行分析和控制。项目的成本管理确保我们必须在批准的预算内完成项目过程。我们同时还会发现:人是最重要的因素。很多案例都体现,过分强调技术方面而忽视人力因素,是引起项目不利现象的一个主要根源。而完善的项目计划、合适的工具和技术、充足的资金也并不能保证项目可以成功。人力资本是最重要的资本,也是核心资本。离开了人的因素,任何项目就不可能存在,更谈不上什么成功。有了这此观点,成员之间的互助团队精神比较容易形成。 由于项目管理知识告诉我们,要想很好地完成一个目标必须要有对完成该目标有可能出现的问题
14、进行全面的剖析,有了这种习惯,为完成一个事项从起草方案开始,就可以依据风险、价值、时间和复杂程度等对事物进行全面的分析和评估。(3)企业文化宣传优秀企业会通过持续的努力建立符合企业核心价值观的企业文化,同时以培训、组织内部学习、经验分享、领导者言传身教的方式,推动员工及团队养成独立的思想意识与敏锐的行动力。让成员在企业文化的影响下,使他们在特定的情况下可以凭借自己的理解与能力作出最正确的决定,从而使每个团队都保持敏捷的反应速度,最终形成高效能的出色表现。 以严格的要求,选择与企业的价值观、技能要求、工作态度相匹配的人。这样我们只要稍加指引和培训,便能使其迅速地融入公司文化中,参与到每一个团队的
15、有效工作中,协助项目从容应对任何来自外部的激烈挑战。经过选才和培训等一系列过程后,高效能团队就构建起来了,这样的团队始终能保持昂扬的斗志,即使在面对最严格要求的问题时,训练有素的项目团队也能出色的给予解决。当然领导的作用也是关键的,团队领导者是否具备坚定的前进信心,同时也应具有面对任何挫折的思想准备。当领导者的坚定信心与乐观心态渗透进团队管理时,必然对团队其他成员形成潜移默化的影响,这种思想能让团队、让企业即使处于低谷也能保持坚定不移的积极心态。在越来越激烈的行业竞争中,我们只有挑选强的员工、组建强的项目团队,经过严格培训,最终形成强的公司,以此塑造企业的核心竞争力,最终才能获得企业的最终成功
16、。三、 沟通协调1、沟通协调的定义及特征沟通协调就是要保证相关信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置,保证项目部门之间及部门内部的信息畅通。信息沟通直接关系到项目的目标、功能和组织结构,对于项目的成功有着重要的意义。沟通协调具有以下特征:复杂 每一个项目的建立都与大量的公司、企业、居民、政府职能机构等密切相关。另外,大部分项目都是由特意为其建立的项目班子进行实施的,具有临时性。因此,项目沟通管理必须协调各部门以及部门与部门之间的关系,以确保项目顺利实施。系统 项目是开放的复杂系统。项目的确立将或全部或局部的涉及到社会政治、经济、文化等诸多方面,对生态环境、能源将产生或大或小的影
17、响,这就决定了项目沟通管理应从整体利益出发,运用系统的思想和分析方法,全过程、全方位地进行有效的管理协调。2、项目沟通管理的重要性对于项目来说,要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通。没有良好的信息沟通,对项目的发展和人际关系的改善,都会存在着制约作用。具体来说,主要有以下几方面的作用:决策和计划的基础 项目组织要想作出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信息作为基础。组织和控制管理过程的依据和手段 只有通过信息沟通,掌握项目班子内的各方面情况,才能为科学管理提供依据,才能有效地提高项目组织的效能。建立和改善人际关系是必不可少的条件 信息沟通,意见交流,将许多独立的个
18、人、团体组织贯通起来,成为一个整体。畅通的信息沟通,可以减少人与人的冲突;改善人与人,人与组织之间的关系。部门领导成功的重要手段 领导是通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。如果沟通不畅,下级人员就不能正确理解和执行领导意图,项目就不能按经理的意图进行,最终导致项目混乱甚至项目失败。3、项目沟通管理的方法(1)方法正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式(如开会)。它的优点是沟通效果好,有较强的约束力。缺点是沟通速度慢。非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。这种沟通的优点是沟通方便,沟通速度快,且能提供一些正式沟通中难以获得的信息,缺点是容易
19、失真。上行沟通是指下级的意见向上级反映,即自下而上的沟通。下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。在项目实施过程中,经常可以看到各部门之间发生矛盾和冲突,除其他因素外,部门之间互不通气是重要原因之一。保证平行部门之间沟通渠道畅通,是减少部门之间冲突的一项重要措施。 单向沟通是指发送者和接受者两者之间的地位不变(单向传递),一方只发送信息,另一方只接受信息方式。这种方式信息传递速度快,但准确性较差,有时还容易使接受者产生抗拒心理。 双向沟通是发送者和接受者两者之间的位置不断交换,且发送者是以协商和讨论的姿态面对接受者,信息发出以后还需及时听取
20、反馈意见,必要时双方可进行多次重复商谈,直到双方共同明确和满意为止,如交谈、协商等。其优点是沟通信息准确性较高,接受者有反馈意见的机会,产生平等感和参与感,增加自信心和责任心,有助于建立双方的感情。(2)提高与改善项目沟通管理的方法沟通的有效性,主要看发送者转交接受者态度的状态及其程度。人际沟通是否成功,取决于领导者所要向下级人员提供的信息与下级人员通过理解而获得的意义是否相一致。为了增加沟通成功的可能性,必须保证领导者提供的信息与下级人员对信息理解的最大限度的吻合性。1)改善有效沟通的方法 重视双向沟通,双向沟通伴随反馈过程,使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解,使接受者能表达接受时
21、的困难,从而得到帮助和解决。 多种沟通渠道的利用,一个项目组织,往往是综合运用多种方式进行沟通,只有这样,才能提高沟通的整体效应。 正确运用文字语言,这一点特别要指明的是对政府相关部门的行文方式。因为这是涉及到组织外部的沟通,也是组织或公司的对外形象问题。2)提高有效沟通的方法 沟通前先澄清概念,当事人事先要系统的思考、分析和明确沟通信息,并将接受者及可能受到该项沟通之影响者予以考虑。 明确沟通的目的,当事人必须弄清楚,作这个沟通的真正目的是什么?要接受者理解什么?明确了沟通的目标,则沟通内容就容易规划了。 考虑沟通时的一切环境情况,包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况等,以便
22、沟通的信息得以配合环境情况。计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见。 要使用精确的表达,而且要使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。要进行信息的追踪和反馈,信息沟通后必须同时设法取得反馈,以弄清接受者是否真正了解,是否愿意遵循,是否采取了相应的行动等。 要言行一致的沟通。 沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼于未来。沟通从心开始。4、部门经理的沟通管理职能就房地产的营建部门,需要沟通协调的范围相对较小,除了自身内部的沟通协调外,还有二个必须重视的沟通协调范围,一个是部门之间的沟通协调,另一个是项目以外的沟通协调。由于沟通协调在项目运行中的重要性,部门经理大量的时间来沟通,典型的职能包括:
23、提供指导、决策、授予工作、指导行动、报告、参加会议、综合项目管理、市场与营销、公共关系、备忘录信件、记录管理、合同文件管理等等。在进行沟通管理时,主要所做的沟通管理工作:确定沟通计划、明确沟通依据、检验沟通结果。(1)沟通计划 与谁沟通? 为什么沟通?动机是什么? 确定和明确需要沟通的是什么信息? 选择最佳时间。 使用接受者能理解的语言。 选择沟通地点。(2)沟通依据 沟通要求。沟通要求是项目参加者信息要求的总和。 沟通技术。它包括根据沟通的严肃性程度所分的正式沟通和非正式沟通;根据沟通的方向分为单向沟通和双向沟通,横向沟通和纵向沟通;根据沟通的工具分为书面沟通和口头沟通等等。 制约因素和假设
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