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OA办公运用解决方案

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2020年5月29日
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目 录
前言 - 1 -
第一章 现状需求分析 - 2 -
1 网络现状分析 - 2 -
2 需求分析 - 2 -
3 设计原则 - 4 -
第二章 OA系统解决方案及理由综述 - 5 -
1．什么是OA(办公自动化) - 5 -
2． OA在企业信息化中的作用 - 5 -
2.1 企业集成 - 5 -
2.2 优化流程 - 6 -
2.3 知识管理 - 6 -
3．实施OA系统给工作带来的改进 - 6 -
4．应用系统平台 - 8 -
4.1 背景信息 - 9 -
4.2 Notes系统的特点 - 10 -
4.3 Notes 系统的功能 - 10 -
4.4 Lotus Domino/Notes是一个开放平台 - 11 -
4.5 Domino在应用开发技术特点 - 12 -
5．办公自动化(OA)系统功能简介 - 14 -
5.1基础管理办公平台 - 15 -
5.2以费用控制为核心的办公事务处理系统 - 16 -
5.3* 以决策支持为核心的企业情报系统 - 33 -
第三章 工程实施质量保证与培训 - 34 -
1. 质量保证体系 - 34 -
2. 项目进度参考计划 - 34 -
3. 技术支持 - 35 -
4. 用户培训 - 35 -
第四章 产品报价 - 38 -
1.系统报价 - 38 -
第五章 成功案例 - 39 -
前言
本方案提交给房屋监理所,用以规划其OA信息系统,支持贵单位的发展战略。
本方案提出了房屋监理所的办公自动化系统解决方案,方案的目的在于,利用现有网络设备,建立监理所的办公自动化系统,实现网上办公、无纸办公、进一步规范行政办公流程,促进监理所内部协同办公能力,建设形成监理所内部的快速信息通道,逐步实现业务电子处理,从而提高房屋监理所的办公效率和管理水平。
本方案根据房屋监理所的具体工作情况和现有网络环境进行设计。
本解决方案将实现以下目标:
n 经过网络实现企业信息(软)、资源(硬)共享与合理化应用。
n 构建企业内部电子邮局系统,实现企业内部电子化通讯。
n 建设办公自动化系统,实现工作流转的自动化和文档管理的自动化。
n 利用现有网络实现网上办公与移动办公。
n 利用办公自动化系统实现日常办公、个人办公等其它行政事务的电子化。
n 在以上目标的基础上,提供综合办公平台的扩展接口(如SAP)

第一章 现状需求分析
企业要实现信息化管理,首要的条件就是建立企业局域网,然后在该局域网的基础上开发应用各种基础和专业软件。网络化能够有效地实现企业内部的资源共享、信息发布、技术交流、生产组织。另外,还能够经过这个网络连接到世界上其它计算机,使得企业方便地实现与外部的交流。
办公自动化是为适应经济全球化、信息化的新趋势而提出的,目的是经过先进成熟的计算网络和软件等信息技术建成一个高质量、高效率、智能化的办公自动化系统,实现数据共享、公文流转、邮件收发、档案管理、信息浏览、信息交流等等,为领导决策和工作人员办公提供信息服务;从而提高办公效率、减轻工作人员工作负担、节约宝贵的办公经费,最终实现单位办公自动化、办公无纸化和资源信息化。
1 网络现状分析
· 房屋监理所局域网已经建立完善,并经过验收。各办公人员均可在此网络上进行数据交流和传输;
· 大量信息无法共享,不能满足现代办公要求,需办公自动化应用;
· 与互联网已联通,而且能够上网查询资料。
2 需求分析
战略目标
· 优化和扩展房屋监理所的管理方式、服务方式,提高办公效率;
· 为未来情报系统、领导决策系统、知识数据库系统和数据仓库提供强有力的技术支持;
· 更好地支持和完成企业业务、各部门协调管理等关键业务。

问题和挑战
· 缺乏对部门大量的非结构化文档(例如公文、政策、法规、会议记录)进行有效管理与检索的手段;
解决方法及优先级
· 实施结构统一的网络信息系统,加强系统内部和部门间的信息共享和通信;
· 统筹设计,分步实施。分步实施指办公自动化功能模块的应用分步实施;
· 充分考虑系统的安装、使用培训、后期维护的便利性;
· 办公自动化系统提供的基础通讯平台的坚强性能够满足监理所的需要。简单说当用户数量达到数万时系统通讯准确高效;
· 办公自动化应该考虑跟企业未来电子商务实施相衔接;办公自动化系统的设计应该充分考虑未来监理所实施电子商务战略的种种可能;应该把办公自动化的实施视为企业未来电子商务战略的一个基础、一个部分;
· 监理所的办公自动化应用应该是企业级办公自动化应用,不同于一般行政办公自动化或一般小企业办公自动化应用;它在并发用户、数据存储量方面将大得多,在流程的灵活性、创造性方面要求高得多;因此无论是公文流、工作流,还是文档管理等方面必须上升至企业级;
· 应该考虑广域网络应用需求、考虑跨地区跨地域跨国家的数据连接访问需求系统必须支持便利的移动办公;
· 应该考虑企业延展、发展。系统应该有足够的扩充性。扩充性表现在当用户分布的地域扩张、用户扩张、流程变化扩张时系统应该能够承受;
· 办公自动化系统应该支持知识管理的各个方面。在知识沉淀、沉淀的知识进行有效管理、沉淀的知识进行有效传播;
· 办公自动化能够延展到实时通讯,如电视电话会议系统;
· 办公自动化应该与互连网络在确保安全的条件下实现无缝连接;
· 应该考虑企业集成(数据集成、流程集成)应用,比如说与SAP、人力资源管理、财务管理等等在数据、流程方面的相互作用。
3 设计原则
· 实用性:选择实用的OA模块建设房屋监理所办公自动化系统,使之能够最大限度满足实际工作的需要;
· 经济性:各种类型用户可采用局域网或者VPN的方式连接到网上进行办公自动化操作,整个房屋监理所只需要一套办公自动化系统即可解决问题,以最低的成本建设房屋监理所办公自动化系统,使其能够最大限度满足实际工作的需要,避免资源浪费;
· 先进性:在系统规划上将采用当前先进的网络技术、浏览器/服务器计算模式和系统软件,符合网络和软件系统的发展趋势并满足该网络系统的长期发展需要,增强系统的生命力。同时,系统建设将充分考虑主机、网络等硬件环境的开放性,充分发挥高速交换网络技术的优越性,在监理所总部建立实时处理的网络信息系统;
· 继承性:最大限度保护原有设备及软件投资,充分利用已有资源;
· 扩充性:建成的计算机网络系统进行扩充或改造时,不但能够充分保护原有投资,还可降低系统维护、升级的复杂程度,提高系统更新、维护、升级的效率;
· 可靠性:采取相应技术方法和措施,保证全网作业的可靠性和稳定性;
· 安全性:安全已成为评估一个网络系统的最重要因素。系统设计时充分考虑到系统的保密性,禁止网络上传输的信息被外人窃取,同时对网内的所有用户划分严格的使用级别和权县。对数据的加密存储、传输和签名发送、接收等均采用安全有效的技术手段,特别是系统与国际互联网络(Internet)互联时,安全保密要求就更加严格。系统经过用户标识符、用户身份验证、文档加密等手段,保证公文信息不被非法泄露;提供操作系统级、数据库级、文档级的存取权限及加密措施,提供多种操作角色。特别是系统中利用了Domino字段级的安全性,使系统的安全性更高而且性能一点都不会减少。
第二章 OA系统解决方案及理由综述
房屋监理所建立一个统一的信息平台,加强企业的流程化、规范化管理,完善企业的信息化基础,必须先建立监理所公司的办公自动化系统。
1． 什么是OA(办公自动化)
OA--办公自动化系统分为传统OA和企业级OA。
传统上的OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文件检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程,面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。在此种情况下,办公自动化作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上,并利用了计算机技术的一些先进特点,却没有增加任何先进的管理理念和方法。
随着技术的发展、办公方式和习惯以及管理思想的变化,OA被赋予了新的内容。
功能方面:广义而言,OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者,便有不同的功能表现:
对于企业高层领导而言:OA是决策支持系统(DSS)。OA运用科学的数学模型,结合企业内部／外部的信息为条件,为企业领导提供决策参考和依据;
对于中层管理者而言:OA是信息管理系统(IMS),OA利用业务各环节提供的基础”数据”,提炼出有用的管理”信息”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;
对于普通员工而言:OA是事务／业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快地工作。
2． OA在企业信息化中的作用
2.1 企业集成
在企业除了办公自动化系统之外,还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设,她们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说,我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统,而且发现数据常常不一致,当前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。往往具有多个供应商提供的多个系统,但很少集成。也有少数企业采用ERP套件,集成了其中的一部分,全部集成的企业凤毛麟角,也可能正在产生之中。
对于她们后台数据的完全集成,由于集成的工作量和供应商数量成非线性增长(n*(n-1)),在一定时期内,几乎是不可能的。于是希望能够由前台(界面)集成这些信息,如果能够从办公自动化系统能够获得所需的全部信息,就太好不过了。办公自动化在这里变成了一个黏合剂,把所有的系统集成在一起,让整个信息系统有了整体的感觉。
2.2 优化流程
对于流程,熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程,如果我们宥于原有的思维模式和知识领域,我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对当前的业务流程进行重组。(办公自动化系统和管理咨询结合在一起)
2.3 知识管理
进入知识经济时代,人人都是知识工作者,要求办公自动化系统必须具有知识内涵,或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具,知识存储库和知识交流场所,更高级的意义上提供,基于知识的岗位要求和评估体系。
3． 实施OA系统给工作带来的改进
针对企业信息化应用现状和面临的问题,在经过深入的思考,结合我们的市场调查,我门认为:解决流程化管理、部门间协同配合、个人事务的电子化、企业内部信息的发布和与已有系统的集成,实现资源共享,理想的解决方案是首先启动监理所的办公自动化系统建设。
4 OA系统能提高企业的管理水平和效率
OA 融入了管理的思想,引进切实可行的管理技术,OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力,也因管理而产生了办公事务。应用OA系统后处理公务的时间大大缩短,以前处理一、两周或更长的事情经过办公自动化在一、两天得到处理。
4 建立企业信息化的统一管理平台
随着企业信息化提高和完善,企业内部存在财务、库存、生产、销售、人力等众多的管理系统,我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统,而且发现数据常常不一致。
由于大量的信息孤岛式的建设,它们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说,当前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。
因此企业需建立信息化的统一管理平台,把众多离散的管理系统集成在这一平台下,经过一个管理系统了解企业全部的运行情况,降低使用者的要求。国内众多的大型企业皆采用OA做为企业信息化的统一管理平台。
OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力,也因管理而产生了办公事务。应用OA系统后处理事务的时间将大大缩短。
4 员工技能的提升:
员工经过对办公自动化系统的应用,提高了操作计算机的技能。同时在观念上接受信息化。
4 提升工作效率:
办公自动化改变了传统的办公方式,变以前的同步办公为异步办公。办公事务处理不在受时间和地域的限制(办公不必在同一时间和地点办公)。同时,办公事务处理由传统的串行办公变成了并行办公。(员工能够在同时处理不同流程的事务)。
4 部门间协调能力得到增强:
部门按职能划分必然导致办公效率的下降。办公自动化系统经过对办公事务流程化和规范化来改进部门协调的能力。部门协调能力的提高带来的好处能够在提高效率的同时控制办公费用,如出差的管理、车辆的管理、接待管理能够由更高层来审批,费用能够按部门和人员分类。管理者很清楚每一笔费用的产生的情况和给企业带来的效益。以我公司的客户单位长寿狮子滩水电站为例,对车辆和出差的管理每年就为企业省下了30万的费用。
4 变革传统的资讯模式:
办公自动化系统的应用,使信息的传递变得更快速和安全。加强组织的判断力和敏捷性。
4 节省办公费用:
使用了办公自动化系统能够为监理所节约70%左右的办公耗材费用。以企业每月0.5万左右的办公耗材费用来计算,每年就可为企业节约6万的费用。
4 为实施未来其它应用系统打下坚实的基础:
如:ERP的实施是一个全民皆兵的过程,需要全体员工的配合。管理的规范化和员工的技能、观念的转变都是必不可少的条件。办公自动化系统能为ERP的实施打下良好的基础。
4． 应用系统平台
虽然ORACLE、Novell等公司也提供相关办公自动化解决方案。但综合产品的成熟度、市场占有率、产品的持续发展延伸、系统服务方面考虑,当前办公自动化平台选择基本上限定在LOTUS与MICROSOFT两种解决方案中。在本方案中我们推荐选择LOTUS的Domino R5为办公自动化基础平台。Lotus Domino/Notes是先进的统一架构的文档数据库和电子邮件系统,提供工作流自动化以及标准的Web服务、应用和开发环境,是实现企业级信息集成和知识管理的理想平台。
Lotus提出的第三代办公自动化的技术实现框架,紧密地和企业现有的或正在建设的信息系统模型进行集成。办公自动化系统,其主要任务是企业内部各种消息(办公信息、文件、函件等)的发布与传递、工作流管理、档案管理,很重要的它也承担与信息服务系统进行双向信息交互也就是企业信息集成的关键任务。它涉及的技术包括协同工作、文档数据库与压缩、工作流管理、安全控制、多媒体、视频会议、数据库等内容。经过该系统,用户能够全双向、多媒体地获取和发布信息,经过与Internet的互联,能够实现办公活动不受时间和空间的限制,从而提高企业运行的效率和质量。
Lotus Domino/Notes是先进的统一架构的文档数据库和电子邮件系统,提供工作流自动化以及标准的Web服务、应用和开发环境,是实现企业级信息集成和知识管理的理想平台。

本系统选用Lotus Domino R5作为网络应用系统的服务平台。
4.1 背景信息
Lotus Notes系统作为一个先进的网络群件系统已得到了广泛的应用。从中央到省、市、自治区和各大部委,一直到地区、县的政府网络正在建设中,当前已基本确定Lotus Domino/Notes作为标准的软件平台。
早在九五年初,Lotus cc:Mail就作为政府机关的邮件系统在全国范围内广泛使用,结果表明该软件在实施、管理和使用上简便易行,性能稳定可靠。在过去的几年里,全国已有几十个地方省级政府在利用该系统进行邮件和数据的传输。
随着政府部门信息化建设的飞速发展,自动办公系统的应用范围越来越广,作为简单电子邮件系统的cc:Mail在功能上已暴露出明显不足,并由于cc:Mail低版本中存在 问题,故经过重复的的技术论证和专业的升级测试,中央和地方政府办公部门日前已决定采用Lotus新一代邮件和群件产品Lotus Domino/Notes R5作为中国政府行政机关第二代电子邮件系统的通信基础设施,并向全国范围推广。负责该项目的有关领导认为:Notes邮件系统在安全性和稳定性方面为政府邮件系统提供了强有力的保证;并认为:将典型的Notes工作流模式用于日常政务处理,不但能够提高政府机关工作效率,亦可减少政府工作人员日常劳动强度。
Lotus R5是Lotus Domino/Notes的最新版本,日前已在中国市场上发布。R5不但继承了Notes以往版本的特性,在性能、用户界面、管理、集成、Web支持等方面都作了较大的调整和功能上的增强。Lotus R5不但是一个优秀的邮件系统,亦是一个构建政府系统应用的基础平台。借助于R5的集成开发环境,能够在短期内迅速开发并实施基于网络标准的应用。这些应用系统普遍界面友好,易于使用和操作,对于广大政府系统用户来说,这些系统无疑是一个实现办公自动化的切入点。
莲花软件(中国)有限公司表示,Lotus将大力协助各级政府机关建设和开发网络,为帮助政府”上网”,推动开发基于Lotus Domino/Notes上的应用,Lotus 已经提出一套适合中国国情的解决方案以回应”政府如何上网”。同时,莲花公司还将联合和帮助各地合作伙伴向政府部门提供一流的解决方案、项目支持和人员培训服务。
4.2 Notes系统的特点
n 实现和运行办公自动化的理想平台
n 工作流和群件标准
n 内联网
n 电子邮件系统
n 知识管理系统
n 实现了业务流程优化
n 电子政务的基础
n 文档数据库、全文检索、复制、集成开发环境和7层安全机制
4.3 Notes 系统的功能
Notes 系统的核心功能即3C:
n 通讯(Communication)
n 协作(Collaboration)
n 协调(Coordination)
Lotus Domin R5服务器是为企事业单位设计的集通讯、协作及Web应用功能于一体的软件平台。它是业界唯一一个建立在开放、统一的结构之上,提供安全通讯、协作和商务应用解决方案的服务器。
包括如下功能:
n 标准的B/S通讯平台
n 强劲的、可伸缩的目录服务。
n 管理非结构化数据的文档数据库
n 用于信息共享的复制技术
n 完成协同工作的工作流、日历、群组日程安排
n 行业标准的安全机制
n 对非本体系客户机和浏览器的支持
n 对实时访问企业数据的支持
n 多平台支持
n 可靠、可用、可伸缩的服务器结构
n 多种开发工具的选择
n 简单方便的系统管理
4.4 Lotus Domino/Notes是一个开放平台
Lotus Domino/Notes是业界唯一建立在开放、统一的结构之上,集电子邮件、文档数据库、快速应用开发以及WEB应用技术为一体的企业级信息系统开发和运行平台。其目的是跨越地域、部门的限制,使得企业内部各部门之间,企业与合作伙伴之间、企业和客户之间不同的人们能够有效地共享和传递信息。
我们能够如下概括Domino/Notes适用的应用范围:
n 对于办公自动化应用,我们能够说:Lotus Domino/Notes是以网络为基础的、以知识为核心的办公自动化系统的实现和运行平台。
n 对于电子协作和网络应用开发,我们能够说:Lotus Domino/Notes是典型的群件系统,提供了信息共享和工作流自动化的实现和运行环境。
n 对于Intranet和Internet,我们能够说:Lotus Domino/Notes是强大的Web应用服务器,是构建、管理和开发企业电子商务Web应用的平台。

当然Domino也不是万能的,以下就是一些不宜用Domino来直接开发的一些应用类型。
n 联机交易系统/记录锁定/实时系统
Domino本身不是一个面向交易的平台,也不是关系数据库系统,它不提供记录锁定等交易系统必须的功能,因此Domino不宜开发联机交易系统,例如:银行帐务处理、储蓄、机票订票等应用,对于那些实时性要求比较高的应用不宜用Domino来开发。可是,经过Domino提供的丰富的企业集成工具,能够把Domino应用设计成这些后台关系数据库或交易系统的前端,例如经过作为一个Domino服务器任务的DECS能够方便地连接后台关系数据库,实现对后台数据的实时访问。
n 需要大量数字运算和数据统计的应用
Domino本身虽然支持数字运算,但它毕竟不是一个专业的数据运算和统计工具,Domino也不是一个报表工具,不适合用来生成复杂的报表。然而,能够利用一些Lotus的其它产品来实现这方面的功能,例如Notes Reporter就是一个专业的报表生成工具。
n 全功能的字处理系统
Notes客户端的编辑功能并不具有专业字处理工具例如:Lotus WordPro或者Microsoft Office的全部功能。然而我们能够利用Notes/FX和OLE技术,将这些字处理工具作为对象嵌入到Domino应用中来增强Domino应用的文本编辑能力。
4.5 Domino在应用开发技术特点
n 目录服务
Domino目录(在以前版本中称为公用通讯录)包含了所有的有关 Domino服务器、网络、用户、应用管理和安全方面的配置信息,适用于任何规模企业的需求,由于对LDAP V3标准的完全支持,Domino目录还能够和其它的目录系统集成,交换用户信息。Domino的目录服务是管理和实现Internet、Intranet应用安全的基础。
n 安全
传统的Domino/Notes 体系中包括了四种安全措施:验证、存取控制、加密和电子签名,而Domino R5更是完全集成了对以下各种安全机制的支持,包括SSL v3、X.509验证,CDSA及S/MIME。Domino提供的安全机制确保了企业能够将自己的内部应用方便扩展到企业之外或发布到Web上。
n 复制
复制是Domino的核心技术之一,它使得用户能够方便地将Domino数据库经过复本方式在不同服务器间分布,或者经过在客户端建立复本,实现对移动用户的支持。Domino经过强大的复制技术实现跨地域、跨服务器之间的信息同步,同时也能够经过复制实现应用的快速实施。利用复制,能够确保所有用户无论在任何地方、任何时间都能够方便地访问企业应用。
n 消息服务
Domino提供了一个高级的基于客户/服务器方式的消息传输平台,加上内置的群组日历和日程安排功能,使得个人和团队之间发送和共享消息变得轻而易举。除了内置的SMTP/MIME邮件功能,经过消息传输代理(MTA)能够方便地将Domino邮件系统和X.400,cc:Mail的邮件系统集成起来。
n 工作流
Domino内置的工作流引擎能够按照用户应用中定义的流程分发、传递和跟踪文档。Domino强大、灵活的工作流功能能够帮助企业实现企业内部、企业之间、Internet上的协同工作,优化企业业务流程。Domino的消息服务、日历功能和开发工具能够帮助你快速构建企业级的工作流应用。
n 代理
代理是根据预先设定的安排或用户的请求执行一系列自动化任务的程序。代理包含三个组成要素:何时运行(触发器)、操作哪些文档(搜索)以及执行什么(操作)。代理一般按用户应用程序中指定的时间或者特殊时间触发执行。
n 集成应用开发环境
Domino Designer提供了一个直观的、可视化的环境,用于设计、建立、调试、布署企业级Domino/Notes应用。Designer包括了一整套可供快速开发应用的特性和工具。另外,Domino提供了一个统一的对象模型,编程人员能够经过LotusScript或Java以一致的方式访问Domino类,使得用户能够用自己熟悉的编程语言快速开发Domino应用程序。
n 企业数据集成
Domino提供可视化的环境,能以编程方式或者非编程方式实时与企业关系数据库中的核心数据的集成。经过Domino企业集成工具,能够将企业核心数据融合到基于Domino的intranet/Internet应用系统中从而能够延伸企业在信息系统中的已有投资。
n 网络和移动用户支持
Domino是一个跨平台的系统,它支持多种主流的硬件平台、操作系统和网络协议。经过复制,Domino还提供了对移动用户的强大支持,移动用户能够在本地的数据库复本上离线操作,一旦连线,能够经过复制和服务器上的数据库进行信息同步。
n 可伸缩、高可靠
Domino企业服务器支持将多达6个Domino服务器构成群集,从而实现负载平衡和实效转移,R5中还实现了Domino Web服务器的群集。群集能够帮助企业实现高可靠的企业内部关键应用或者经过Internet提供性能高而可靠的Web服务。
5． 办公自动化(OA)系统功能简介
办公系统随着应用的深入,已不只限于传统办公业务的管理,还包括了资源信息等管理等等内容,因此,我们的办公系统具有如下的一些特点:
1、信息管理与办公业务相结合:
经过我们的办公系统,一些事务的处理结果不再需要书面请示汇报,只需经过办公系统及时输入,主管领导就能够及时了解办理过程,极大的提高工作效率;一些审批过程,如出差等在办公系统里进行。
2、可定制的工作流程:
所有流程都可自行定义,而且相关人员可图形化的方式即时查看当前办文状态,充分体现灵活性。
3、自定义.风格的用户界面:
采用浏览器/服务器(B/S)访问方式,用户可灵活地定制页面风格;同时,系统采用.风格界面,使用方便易学,大大降低对使用都熟悉计算机程度的要求。
4、代理管理:
流程中的人因出差等原因,可经过系统中授权方式指定自己的代理人。
5、开放性:
开放性及通用性要强,能与主流的MS OFFICE等进行无缝集成。
6、痕迹保留与外部输入:
可使不同的办公人员对同一文档进行修改,并以不同颜色保留修改痕迹,使工作的全过程可追溯。同时支持手写及扫描输入。
7、文档一体化:
实现了公文管理和档案管理的无缝结合,公文办理完毕后自动分类归档。
8、强大的信息搜索引擎:
允许办公人员按内容或条件进行全文检索。
9、人性化警示机制:
开机提示待办事宜、预约的信息,对重要工作进行事前提示,过期未办理文件崔办,新由件提示。
10、其它
可提供完备的安全性,并支持远程办公和移动办公,可经过网络向员工手机发送短消息:邮件到达通知、各类通知等;并有良好的扩展性,能与SAP系统集成,并有良好的兼容性,操作界面友好,性能稳定可靠。
5.1 基础管理办公平台
自由地添加修改设置栏目并进行严格地权限控制是系统灵活性和可扩展性的表现。在未来增加业务应用(必须支持WEB访问)的时候,我们能够增设相关的栏目即可简单地把该业务系统集成进来。
l 收发电子邮件:您能够收发接收外来邮件,包括Internet邮件,使员工进行对外的信息交流。
l 日常安排:系统能够对个人日程计划进行录入,以便到期查看和办理,并在任何地方经过Web Server能够获取到这些信息。
l 个人通讯录:您能够采用从现有的公共通讯录中拷贝或是自行建立个人通讯录,以便查询。
l 预约功能:定时扫描一些邮件或其它部分的预约信息,把它们都连接到我的桌面上来,而且这些预约都能够删除或修改。
l 提示功能:您在进入”我的桌面”时系统自动打开”邮件小精灵”,它根据用户设定的时间自动扫描”我的桌面”发现有未读的邮件或预约就发出用户自定义的声音并弹出提示框。
l 计划纪要:以动态交互的方式,完成个人工作计划制定和工作总结记录
l 任务管理:管理者向下安排工作的重要方式,任务能够被逐级分解,任务执行过程能够被任务下达者动态监控
l 工作汇报:下级向上级汇报工作中出现的问题或障碍,申请上级支持
l 部门协调:涉及跨部门的流程作业时,是项目管理者协调与其它部门之间配合的重要工具,跨部门的执行情况,能够被申请者动态监控
l 个人文档:您能够建立您的一些个人文档,并对它们进行归类以便查询。
全文检索:您能够使用特定的词或短语进行全文检索。
5.2 以费用控制为核心的办公事务处理系统
办公事务处理不但仅是规范监理所工作流程,提高办事效率的工具,同时它应该还具有控制办公费用的功能。 我们的解决方案在这方面做了很多的思考。在其中的出差管理、物品管理、接待管理、车辆管理、内部刊物等模块中都引进了费用控制的功能,在其它企业的应用中收到了良好的效果。
4 办公事务模块的功能介绍:
4 发文管理
本模块综合办公系统的日常办公模仿传统的手工作业模式:发文拟稿、部门负责人核稿、办公室审核、会签、签发、编号、印刷、分发、归档等等。这些工作的完成我们只需在其向导的引导下,一步一步点击鼠标就行了。
功能特点
l 本数据库能完成单位行政发文的全部流程,包括拟稿、核稿、会签、签发、编号、用印、校对、分发、签收等操作,实现无纸化办公。
l 授权用户可灵活配置适合本单位的各种发文流程。
l 本数据库同时支持公文签发的电子签名和手写(图片)签名。
l 本数据库支持公文的印章(图片)显示,并能实现印章位置的”骑年盖月”,有效的保障了公文的正规性。
l 支持多种发文稿笺的选用。
l 流程设置时支持自定义的用户角色。
l 操作简便:系统模拟手工公文办理过程,从公文的拟稿到最后归档每个办理步骤只需简单的几步即可完成。
l 文字处理功能强大:对于文档的处理方面,系统使用字功能强大的WORD进行处理。并能够保留文档的编辑者对文档修改、增删的痕迹。
l 远程办公:能够异地办公,统一管理。远程用户能够经过拨号连接系统,内置的信息复制功能保证用最短的时间完成数据传输,不论是在家里、或是出差,系统都能够让远程用户和本地用户一样使用,缩短了时间和空间距离。
l 流程监控:本模块具有完善的流程监控功能,能够监控工作实施情况。例如在公文发布后能自动提示阅读,追踪工作执行过程,及时反馈有关情况。
l 预约功能:您能够经过创立预约,然后根据自己设定的条件感知各个模块中信息发生的变化。
l 全文检索:您能够使用特定的词或短语进行全文检索。
4 收文管理
和发文管理类似,日常收文工作中的收文登记、拟办、领导批办、部门承办一直到收文的分发操作,在本系统的收文管理中都能准确高效的完成。
功能特点
l 本数据库能完成单位行政收文的全部过程,包括登记、拟办、批办、承办、分发等操作,实现无纸化办公。
l 公文参与人员能随时查看公文流转状态,并做出适当的操作。
l 授权用户可灵活配置适合本单位的各种收文流程。
l 本数据库支持直接”引入”相同格式的电子来文。
l 流程设置时支持自定义的用户角色。
l 操作简便:系统模拟手工公文办理过程,从公文的拟稿到最后归档每个办理步骤只需简单的几步即可完成。
l 远程办公:能够异地办公,统一管理。远程用户能够经过拨号连接系统,内置的信息复制功能保证用最短的时间完成数据传输,不论是在家里、或是出差系统都能够让远程用户和本地用户一样使用,缩短了时间和空间距离。
l 预约功能:您能够经过创立预约,然后根据自己设定的条件感知各个模块中信息发生的变化。
l 全文检索:您能够使用特定的词或短语进行全文检索。
4 文档管理
该模块以树型结构管理文档,以答复文档,答复的答复实现树型管理,文档同时又是目录。每篇文档具有”查看者”、”创立下级文档者”、”编辑者”和”管理者”四种权限组织。每篇文档还提供”Checkin”、”checkout”机制。
在文档资料模块中能够对企业的各种资料进行录入、修改、存档和查询等操作。对于这些资料能够作分层次的权限管理和分类查找,由于系统提供了强大的搜索引擎,因此在海量的信息库中查找想要的内容是非常轻松的。
功能特点
l 文档分类:可经过”参数设置”任意设定各文档的分类类目。
l 文档预处理:进行归档前的准备工作。如创立新文档、按特定的规范对文档进行归类。
l 创立下级子文档:可在任意父文档下创立相关联的子文档;
l 修改文档分类:支持整类文档(包括父文档以及下面的子文档)所属分类的改变;
l 移入/移出文档:支持修改部分子文档的分类;
l 文档查询:文档管理员可对所有文档进行查询和操作,系统提供了强大的信息查询系统帮助管理员查找档案。
l 文档权限管理:对创立好的文档可设定该文档的可查阅人、可编辑人、管理人员以及创立下级子文档的相关人员;
l 权限继承:本数据库提供权限的继承机制,减少对文档的权限设置操作。
l 检入/检出:本数据库对文挡提供严格的检入检出机制,以保持文档的完整性和一致性。(即当文档被某用户检出编辑时,除授权用户外,其余对该文档有编辑权的用户将不能对该文档进行编辑);
l 预约功能:您能够经过创立预约,然后根据自己设定的条件感知各个模块中信息发生的变化。
l 全文检索:您能够使用特定的词或短语进行全文检索。
4 项目管理
未来企业的竞争和以往最大的分别在于,这是一种速度经济的竞争。新经济时代下提高企业自身对市场变化的反应速度、产品创新速度将是一个企业能否持续发展的关键。
本着这样的思想理念,本公司在调研了几家监理所企业的技术开发管理模式后,开发了现在的项目管理模块。本数据库主要实现了企业内部项目管理的全过程:对技术改进、新产品开发等项目进行前期的市场决策过程管理,以及最终形成上报方案后的立项过程管理、项目文档管理。
功能特点
l 本模块对项目从立项、实施到完成的整个过程进行计算机流程化管理。
l 支持项目各相关文档的”引入”并提交审批功能。
l 授权用户配置适合本企业的项目管理流程。
l 支持用户自定义流程角色。
l 预约功能:您能够经过创立预约,然后根据自己设定的条件感知各个模块中信息发生的变化。
l 全文检索:您能够使用特定的词或短语进行全文检索。
4 设备管理
设备管理是一个适用于制造企业的自制设备、购置设备、设备调拨、设备报废以及设备验收等一系列审批流转过程进行管理的模块。它具有数据传输的实时性、数据记录的准确性、数据查询的高效性等特点。
功能特点
l 本模块完成设备管理的各种审批过程(自制设备审批、购置设备审批、设备领用、设备调拨审批、设备报废审批、设备验收审批);
l 授权用户配置适合本企业的各种设备审批流程;
l 支持用户自定义流程角色;
l 预约功能:您能够经过创立预约,然后根据自己设定的条件感知各个模块中信息发生的变化。
l 全文检索:您能够使用特定的词或短语进行全文检索。
4 人力资源
本数据库主要是对人事调动以及人事报表进行管理,便于进行本企业的人力资源概况分析。
功能特点
l 本模块实现由人力资源管理部门每月向相关领导报送人事相关报表的功能。
l 支持每张报表查看权限的设置。
l 完成人事调动管理的审批过程。
l 授权用户配置适合本企业的人事调动流程和报表审批流程。
l 支持用户自定义流程角色。
l 预约功能:您能够经过创立预约,然后根据自己设定的条件感知各个模块中信息发生的变化。
l 全文检索:您能够使用特定的词或短语进行全文检索。
4 互联网
互联网主要涉及的是因特网上的一些知识,经过它,我们能直接进入世界上的一些著名站点,而不必在IE中点击”搜索”来寻找其网址,经过它,我们只要输入所查信息的关键字,就能从世界各大搜索引擎中轻而易举的找到各种信息……总的来说,它能使我们从最大限度的吸收知识,最大限度的传播知识,使我们在现代化办公中,游刃有余。
功能特点
l 本模块实现从互联网上自动提取预订页面信息,并经过推荐、点评累积成知识库。
l 授权用户创立信息分类,定义下载页面的积分累积基数。
l 下载预定:授权用户进行公用、私有的页面下载预订。
l 分类查询:您能够在任意的分类类目中,快速准确的查询相关的互联网信息。
l 支持下载页面从一种信息分类转移到另一种信息分类。
l 支持在下载页面积分达到设定的录取线后自动从积分榜转入知识库机制。
l 站点向导:系统管理员可根据需要,向