OA办公运用解决方案.doc
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1、OA办公运用解决方案592020年5月29日文档仅供参考目 录前言- 1 -第一章 现状需求分析- 2 -1网络现状分析- 2 -2需求分析- 2 -3设计原则- 4 -第二章 OA系统解决方案及理由综述- 5 -1什么是OA(办公自动化)- 5 -2 OA在企业信息化中的作用- 5 -2.1 企业集成- 5 -2.2 优化流程- 6 -2.3 知识管理- 6 -3实施OA系统给工作带来的改进- 6 -4应用系统平台- 8 -4.1 背景信息- 9 -4.2 Notes系统的特点- 10 -4.3 Notes 系统的功能- 10 -4.4 Lotus Domino/Notes是一个开放平台-
2、11 -4.5 Domino在应用开发技术特点- 12 -5办公自动化(OA)系统功能简介- 14 -5.1基础管理办公平台- 15 -5.2以费用控制为核心的办公事务处理系统- 16 -5.3* 以决策支持为核心的企业情报系统- 33 -第三章 工程实施质量保证与培训- 34 -1. 质量保证体系- 34 -2. 项目进度参考计划- 34 -3. 技术支持- 35 -4. 用户培训- 35 -第四章 产品报价- 38 -1.系统报价- 38 -第五章 成功案例- 39 -前言本方案提交给房屋监理所,用以规划其OA信息系统,支持贵单位的发展战略。本方案提出了房屋监理所的办公自动化系统解决方案,
3、方案的目的在于,利用现有网络设备,建立监理所的办公自动化系统,实现网上办公、无纸办公、进一步规范行政办公流程,促进监理所内部协同办公能力,建设形成监理所内部的快速信息通道,逐步实现业务电子处理,从而提高房屋监理所的办公效率和管理水平。本方案根据房屋监理所的具体工作情况和现有网络环境进行设计。本解决方案将实现以下目标:n 经过网络实现企业信息(软)、资源(硬)共享与合理化应用。n 构建企业内部电子邮局系统,实现企业内部电子化通讯。n 建设办公自动化系统,实现工作流转的自动化和文档管理的自动化。n 利用现有网络实现网上办公与移动办公。n 利用办公自动化系统实现日常办公、个人办公等其它行政事务的电子
4、化。n 在以上目标的基础上,提供综合办公平台的扩展接口(如SAP)第一章 现状需求分析企业要实现信息化管理,首要的条件就是建立企业局域网,然后在该局域网的基础上开发应用各种基础和专业软件。网络化能够有效地实现企业内部的资源共享、信息发布、技术交流、生产组织。另外,还能够经过这个网络连接到世界上其它计算机,使得企业方便地实现与外部的交流。办公自动化是为适应经济全球化、信息化的新趋势而提出的,目的是经过先进成熟的计算网络和软件等信息技术建成一个高质量、高效率、智能化的办公自动化系统,实现数据共享、公文流转、邮件收发、档案管理、信息浏览、信息交流等等,为领导决策和工作人员办公提供信息服务;从而提高办
5、公效率、减轻工作人员工作负担、节约宝贵的办公经费,最终实现单位办公自动化、办公无纸化和资源信息化。1 网络现状分析 房屋监理所局域网已经建立完善,并经过验收。各办公人员均可在此网络上进行数据交流和传输; 大量信息无法共享,不能满足现代办公要求,需办公自动化应用; 与互联网已联通,而且能够上网查询资料。2 需求分析战略目标 优化和扩展房屋监理所的管理方式、服务方式,提高办公效率; 为未来情报系统、领导决策系统、知识数据库系统和数据仓库提供强有力的技术支持; 更好地支持和完成企业业务、各部门协调管理等关键业务。问题和挑战 缺乏对部门大量的非结构化文档(例如公文、政策、法规、会议记录)进行有效管理与
6、检索的手段;解决方法及优先级 实施结构统一的网络信息系统,加强系统内部和部门间的信息共享和通信; 统筹设计,分步实施。分步实施指办公自动化功能模块的应用分步实施; 充分考虑系统的安装、使用培训、后期维护的便利性; 办公自动化系统提供的基础通讯平台的坚强性能够满足监理所的需要。简单说当用户数量达到数万时系统通讯准确高效; 办公自动化应该考虑跟企业未来电子商务实施相衔接;办公自动化系统的设计应该充分考虑未来监理所实施电子商务战略的种种可能;应该把办公自动化的实施视为企业未来电子商务战略的一个基础、一个部分; 监理所的办公自动化应用应该是企业级办公自动化应用,不同于一般行政办公自动化或一般小企业办公
7、自动化应用;它在并发用户、数据存储量方面将大得多,在流程的灵活性、创造性方面要求高得多;因此无论是公文流、工作流,还是文档管理等方面必须上升至企业级; 应该考虑广域网络应用需求、考虑跨地区跨地域跨国家的数据连接访问需求系统必须支持便利的移动办公; 应该考虑企业延展、发展。系统应该有足够的扩充性。扩充性表现在当用户分布的地域扩张、用户扩张、流程变化扩张时系统应该能够承受; 办公自动化系统应该支持知识管理的各个方面。在知识沉淀、沉淀的知识进行有效管理、沉淀的知识进行有效传播; 办公自动化能够延展到实时通讯,如电视电话会议系统; 办公自动化应该与互连网络在确保安全的条件下实现无缝连接; 应该考虑企业
8、集成(数据集成、流程集成)应用,比如说与SAP、人力资源管理、财务管理等等在数据、流程方面的相互作用。3 设计原则 实用性:选择实用的OA模块建设房屋监理所办公自动化系统,使之能够最大限度满足实际工作的需要; 经济性:各种类型用户可采用局域网或者VPN的方式连接到网上进行办公自动化操作,整个房屋监理所只需要一套办公自动化系统即可解决问题,以最低的成本建设房屋监理所办公自动化系统,使其能够最大限度满足实际工作的需要,避免资源浪费; 先进性:在系统规划上将采用当前先进的网络技术、浏览器/服务器计算模式和系统软件,符合网络和软件系统的发展趋势并满足该网络系统的长期发展需要,增强系统的生命力。同时,系
9、统建设将充分考虑主机、网络等硬件环境的开放性,充分发挥高速交换网络技术的优越性,在监理所总部建立实时处理的网络信息系统; 继承性:最大限度保护原有设备及软件投资,充分利用已有资源; 扩充性:建成的计算机网络系统进行扩充或改造时,不但能够充分保护原有投资,还可降低系统维护、升级的复杂程度,提高系统更新、维护、升级的效率; 可靠性:采取相应技术方法和措施,保证全网作业的可靠性和稳定性; 安全性:安全已成为评估一个网络系统的最重要因素。系统设计时充分考虑到系统的保密性,禁止网络上传输的信息被外人窃取,同时对网内的所有用户划分严格的使用级别和权县。对数据的加密存储、传输和签名发送、接收等均采用安全有效
10、的技术手段,特别是系统与国际互联网络(Internet)互联时,安全保密要求就更加严格。系统经过用户标识符、用户身份验证、文档加密等手段,保证公文信息不被非法泄露;提供操作系统级、数据库级、文档级的存取权限及加密措施,提供多种操作角色。特别是系统中利用了Domino字段级的安全性,使系统的安全性更高而且性能一点都不会减少。第二章 OA系统解决方案及理由综述房屋监理所建立一个统一的信息平台,加强企业的流程化、规范化管理,完善企业的信息化基础,必须先建立监理所公司的办公自动化系统。1 什么是OA(办公自动化)OA-办公自动化系统分为传统OA和企业级OA。传统上的OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、
11、档案管理、会议安排、文件检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程,面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。在此种情况下,办公自动化作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上,并利用了计算机技术的一些先进特点,却没有增加任何先进的管理理念和方法。随着技术的发展、办公方式和习惯以及管理思想的变化,OA被赋予了新的内容。功能方面:广义而言,OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者,便有不同的功能表现:对于企业高层领导而言:OA是决策支持系统(DSS)。OA运用科学的数学模型,结合企业内部外部的信息为条件,为企业领导提供
12、决策参考和依据;对于中层管理者而言:OA是信息管理系统(IMS),OA利用业务各环节提供的基础”数据”,提炼出有用的管理”信息”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;对于普通员工而言:OA是事务业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快地工作。2 OA在企业信息化中的作用2.1 企业集成在企业除了办公自动化系统之外,还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设,她们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说,我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统,而且发现数据常常不一致,当前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。往往具
13、有多个供应商提供的多个系统,但很少集成。也有少数企业采用ERP套件,集成了其中的一部分,全部集成的企业凤毛麟角,也可能正在产生之中。对于她们后台数据的完全集成,由于集成的工作量和供应商数量成非线性增长(n*(n-1),在一定时期内,几乎是不可能的。于是希望能够由前台(界面)集成这些信息,如果能够从办公自动化系统能够获得所需的全部信息,就太好不过了。办公自动化在这里变成了一个黏合剂,把所有的系统集成在一起,让整个信息系统有了整体的感觉。2.2 优化流程 对于流程,熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程,如果我们宥于原有的思维
14、模式和知识领域,我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对当前的业务流程进行重组。(办公自动化系统和管理咨询结合在一起)2.3 知识管理进入知识经济时代,人人都是知识工作者,要求办公自动化系统必须具有知识内涵,或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具,知识存储库和知识交流场所,更高级的意义上提供,基于知识的岗位要求和评估体系。3 实施OA系统给工作带来的改进针对企业信息化应用现状和面临的问题,在经过深入的思考,结合我们的市场调查,我门认为:解决流程化管理、部门间协同配合、个人事务的电子化、企业内部信息的发布和与已有系统的集成,实现资源共享,理想的解决方案是首先启动监理所的办公自
15、动化系统建设。4 OA系统能提高企业的管理水平和效率OA 融入了管理的思想,引进切实可行的管理技术,OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力,也因管理而产生了办公事务。应用OA系统后处理公务的时间大大缩短,以前处理一、两周或更长的事情经过办公自动化在一、两天得到处理。4 建立企业信息化的统一管理平台随着企业信息化提高和完善,企业内部存在财务、库存、生产、销售、人力等众多的管理系统,我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统,而且发现数据常常不一致。由于大量的信息孤岛式的建设,它们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说,当前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。因此企业需建立信息化的
16、统一管理平台,把众多离散的管理系统集成在这一平台下,经过一个管理系统了解企业全部的运行情况,降低使用者的要求。国内众多的大型企业皆采用OA做为企业信息化的统一管理平台。OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力,也因管理而产生了办公事务。应用OA系统后处理事务的时间将大大缩短。4 员工技能的提升:员工经过对办公自动化系统的应用,提高了操作计算机的技能。同时在观念上接受信息化。4 提升工作效率:办公自动化改变了传统的办公方式,变以前的同步办公为异步办公。办公事务处理不在受时间和地域的限制(办公不必在同一时间和地点办公)。同时,办公事务处理由传统的串行办公变成了并行办公。(员工能够在同时处理不同流
17、程的事务)。4 部门间协调能力得到增强:部门按职能划分必然导致办公效率的下降。办公自动化系统经过对办公事务流程化和规范化来改进部门协调的能力。部门协调能力的提高带来的好处能够在提高效率的同时控制办公费用,如出差的管理、车辆的管理、接待管理能够由更高层来审批,费用能够按部门和人员分类。管理者很清楚每一笔费用的产生的情况和给企业带来的效益。以我公司的客户单位长寿狮子滩水电站为例,对车辆和出差的管理每年就为企业省下了30万的费用。4 变革传统的资讯模式:办公自动化系统的应用,使信息的传递变得更快速和安全。加强组织的判断力和敏捷性。4 节省办公费用:使用了办公自动化系统能够为监理所节约70%左右的办公
18、耗材费用。以企业每月0.5万左右的办公耗材费用来计算,每年就可为企业节约6万的费用。4 为实施未来其它应用系统打下坚实的基础:如:ERP的实施是一个全民皆兵的过程,需要全体员工的配合。管理的规范化和员工的技能、观念的转变都是必不可少的条件。办公自动化系统能为ERP的实施打下良好的基础。4 应用系统平台虽然ORACLE、Novell等公司也提供相关办公自动化解决方案。但综合产品的成熟度、市场占有率、产品的持续发展延伸、系统服务方面考虑,当前办公自动化平台选择基本上限定在LOTUS与MICROSOFT两种解决方案中。在本方案中我们推荐选择LOTUS的Domino R5为办公自动化基础平台。Lotu
19、s Domino/Notes是先进的统一架构的文档数据库和电子邮件系统,提供工作流自动化以及标准的Web服务、应用和开发环境,是实现企业级信息集成和知识管理的理想平台。Lotus提出的第三代办公自动化的技术实现框架,紧密地和企业现有的或正在建设的信息系统模型进行集成。办公自动化系统,其主要任务是企业内部各种消息(办公信息、文件、函件等)的发布与传递、工作流管理、档案管理,很重要的它也承担与信息服务系统进行双向信息交互也就是企业信息集成的关键任务。它涉及的技术包括协同工作、文档数据库与压缩、工作流管理、安全控制、多媒体、视频会议、数据库等内容。经过该系统,用户能够全双向、多媒体地获取和发布信息,
20、经过与Internet的互联,能够实现办公活动不受时间和空间的限制,从而提高企业运行的效率和质量。Lotus Domino/Notes是先进的统一架构的文档数据库和电子邮件系统,提供工作流自动化以及标准的Web服务、应用和开发环境,是实现企业级信息集成和知识管理的理想平台。本系统选用Lotus Domino R5作为网络应用系统的服务平台。4.1 背景信息Lotus Notes系统作为一个先进的网络群件系统已得到了广泛的应用。从中央到省、市、自治区和各大部委,一直到地区、县的政府网络正在建设中,当前已基本确定Lotus Domino/Notes作为标准的软件平台。 早在九五年初,Lotus c
21、c:Mail就作为政府机关的邮件系统在全国范围内广泛使用,结果表明该软件在实施、管理和使用上简便易行,性能稳定可靠。在过去的几年里,全国已有几十个地方省级政府在利用该系统进行邮件和数据的传输。 随着政府部门信息化建设的飞速发展,自动办公系统的应用范围越来越广,作为简单电子邮件系统的cc:Mail在功能上已暴露出明显不足,并由于cc:Mail低版本中存在 问题,故经过重复的的技术论证和专业的升级测试,中央和地方政府办公部门日前已决定采用Lotus新一代邮件和群件产品Lotus Domino/Notes R5作为中国政府行政机关第二代电子邮件系统的通信基础设施,并向全国范围推广。负责该项目的有关领
22、导认为:Notes邮件系统在安全性和稳定性方面为政府邮件系统提供了强有力的保证;并认为:将典型的Notes工作流模式用于日常政务处理,不但能够提高政府机关工作效率,亦可减少政府工作人员日常劳动强度。 Lotus R5是Lotus Domino/Notes的最新版本,日前已在中国市场上发布。R5不但继承了Notes以往版本的特性,在性能、用户界面、管理、集成、Web支持等方面都作了较大的调整和功能上的增强。Lotus R5不但是一个优秀的邮件系统,亦是一个构建政府系统应用的基础平台。借助于R5的集成开发环境,能够在短期内迅速开发并实施基于网络标准的应用。这些应用系统普遍界面友好,易于使用和操作,
23、对于广大政府系统用户来说,这些系统无疑是一个实现办公自动化的切入点。 莲花软件(中国)有限公司表示,Lotus将大力协助各级政府机关建设和开发网络,为帮助政府”上网”,推动开发基于Lotus Domino/Notes上的应用,Lotus 已经提出一套适合中国国情的解决方案以回应”政府如何上网”。同时,莲花公司还将联合和帮助各地合作伙伴向政府部门提供一流的解决方案、项目支持和人员培训服务。 4.2 Notes系统的特点n 实现和运行办公自动化的理想平台n 工作流和群件标准n 内联网n 电子邮件系统n 知识管理系统n 实现了业务流程优化n 电子政务的基础n 文档数据库、全文检索、复制、集成开发环境
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