文件控制控制程序.doc

青岛
8888
厂

程序文件

文件编号：
HD-QP-401
生效日期：
-10-01

版本：
A
文件控制程序

页码：
1
/4

受控号：

1. 目标
对质量文件进行有效控制，以确保各关于场所均使用文件有效版本。
2. 适用范围
适适用于与本厂质量管理体系关于文件控制和管理。
3. 引用文件
ISO 9001： 4.2 文件要求
《质量手册》4.2章
4. 定义
无
5. 职责
5.1 厂长负责《质量手册》和《程序文件》同意。
5.2 管理者代表负责《质量手册》、《程序文件》组织编写和审核。
5.3 相关部门负责作业文件、技术文件等起草，对应部门责任人审核，厂长同意。
5.4 厂办负责体系文件发放。
5.5 质检科负责技术文件发放。
5.6 各部门负责持有受控文件管理。
6. 程序内容
6.1 文件分类和编号、格式
6.1.1 文件见“文件一览表”其分类以下：
A 质量手册；B 程序文件；
C 作业文件；D 技术文件；
E 外来文件。
6.1.2 文件编号
A．质量手册
HD-QM-XXXX

引用质量标准版本 质量手册英文缩写 华东彩印厂缩写 B．程序文件
HD-QP-X XX X

版次

次序号

质量标准对应章节

英文“程序”缩写

拟稿

审核

同意

青岛
8888
厂

程序文件

文件编号：
HD-QP-401
生效日期：
-10-01

版本：
A
文件控制程序

页码：
2
/4

受控号：

C．作业文件
HD-QW-XXX XX X
版次 次序号 程序文件编号 作业文件缩写
D．技术文件
HD-JS-XX X
版次 次序号
技术文件缩写
6.1.3 体系文件格式
6.1.3.1 正文部分
1．目标
简明说明文件要处理问题和要达成效果
2. 适用范围
要求文件实施领域和/或适用部门、人员。
3. 引用文件
列出本文件中引用上一级文件。如无本条时，可写无。
4. 定义
给出特定名词含义，如无本条时，可写无。
5. 职责
要求出实施该文件主要部门及相关部门职责、权限。
6. 工作流程或内容
按活动逻辑次序描述活动细节。要求工作内容、步骤和详细要求，包含 应完成工作量和应达成质量，写出作什么、何时、何地、谁来做，应使用什么材料、设备和文件，怎样对活动进行控制和统计。
7. 质量统计 列出执行本文件需要质量统计。
8. 相关/支持性文件
列出与本文件相关或支持性文件。
正文部分内容可依照需要自行剪裁。
6.1.3.2 刊头格式

包含企业名称、文件名称、文件编号、生效日期、页号、受控号、版本
6.1.3.2 刊尾格式
第一页格式：包含拟稿、审核、同意；其余页无刊尾
6.1.4 部门受控号

青岛
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厂

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文件编号：
HD-QP-401
生效日期：
-10-01

版本：
A
文件控制程序

页码：
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受控号：

厂长—01；管理者代表—02；厂办—03；质检科—04； 供销科—05； 生产办—06； 仓库—07 。
6.2 文件编写
6.2.1 成立ISO 9000质量认证小组，管理者代表任组长，检验文件编写进度，协调工作。
6.2.2 管理者代表组织厂办编写文件。
6.2.3 《质量手册》应具备下述结构：
A 封面；
B 手册目录；
C 修改控制页；
D
E 组织概况；
F
G 组织质量方针和目标； H 组织机构、责任和权限；
I
J 质量管理体系内容要求详细描述；
6.2.4 《程序文件》应附合ISO 9001：内容要求。
6.2.5 《作业文件》、《技术文件》应与本厂产品要求相符。
6.3 文件审批
6.3.1 《质量手册》定稿后，由厂长同意。
6.3.2 管理者代表对《程序文件》进行最终审核。
6.3.3 《程序文件》由厂长同意正式生效。
6.3.4 作业文件、技术文件等由相关部门责任人审核，厂长同意生效。
6.4 文件发放与领用
6.4.1 《质量手册》和《程序文件》由厂长同意，厂办按发放范围发放，技术文
件由技术质检科发放。文件领用人及发放人均须在“文件发放表”上签字。
6.4.2 发放文件必须是加盖红色“受控”印章及受控号文件。同一个文件分发号不应重复。
6.4.3 当文件破损程度达成影响使用时，持有些人应到文件发放部门交回破损文件，换取新文件，并在“文件发放表”备注栏内注明原因。新文件分发号仍沿用破损文件分发号，破损文件由文件发放部门负责销毁。
6.4.4 若文件出现丢失时，责任者应及时联络文件发放部门办理补发手续，并在
“文件发放表”备注栏内注明原因。补发文件应采取新分发号，同时通知申明丢失受控文件作废。
6.5 文件更改
6.5.1 任何部门或个人认为有必要更改文件时，能够向厂办或技检科提出申请，并填写“文件更改申请单”，经管理者代表审批后实施更改。
6.5.2 更改文件由原编制部门执行，更改文件审查、同意，由原审批责任人进行。
6. 5.3文件更改审批后，由更改人交对应申请部门。厂办或技检科依据“文件发放表”向文
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文件编号：
HD-QP-401
生效日期：
-10-01

版本：
A
文件控制程序

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受控号：

件持有些人发放，将须更改受控文件收回。

6.6 文件换版和作废
6.6.1 文件每次修改后应换版，版号按英文字母次序变换。换版同时将前版回收作废。
6.6.2 文件换版、作废也可由使用部门或人员提出申请，管理者代表同意后实施。
6.6.3 文件换版、作废，应同时修改“文件清单”。
6.6.4 作废文件由厂办或技检科按“文件发放表”回收，经管理者代表同意后专员销毁。若作为参考，作废文件须加盖“作废”红色印章。
6.7 文件管理
6.7.1 体系文件正本由厂办保留管理，技术文件正本由技术质检科保管。
6.7.2 文件副本受控件，由各使用部门或人员管理。
6.7.3 全部部门或人员不得使用受控文件复印件。全部受控文件复印件均无效。
6.7.4 来自外部文件，经厂长同意后方可使用。
6.7.5 原始性质量管理体系文件由厂办管理。
7. 质量统计
文件发放清单 HD-QT-40101 文件发放回收统计表 HD-QT-40102 文件最新情况一览表 HD-QT-40103 现用国家、国际标准一览表 HD-QT-40104 文件更改申请单 HD-QT-40105 文件领用申请表 HD-QT-40106 外来文件清单 HD-QT-40107
8. 相关/支持性文件无