物流信息管理培训教案.docx

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时间：2021年x月x日

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟
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第七章 物流信息管理教案
【学习目的】
熟悉掌握物流信息的概念和内容;掌握物流信息的功能,物流信息的特征,条码类别,有关物流信息系统的概念以及物流信息在物流管理中的应用;了解物流信息系统所要解决的问题,EOS系统的构成,POS系统的运行步骤;知道建立物流信息系统的意义,POS系统的特征.
第一节 物流信息概述
一,物流信息的概念
物流信息是反映物流各种活动内容的知识,资料,图像,数据和文件的总称.物流信息是物流活动中各个环节生成的信息,一般是随着从生产到消费的物流活动的产生而产生的信息流,与物流过程中的运输,保管,装卸,包装等各种功能有机结合在一起,是整个物流活动顺利进行所不可缺少的物流资源.
现代物流的重要特征是物流的信息化,现代物流也可看作是物资实体流通与信息流通的结合.在现代物流运作过程中,通过使用计算机技术,通信技术,网络技术等技术手段,大大加快了物流信息的处理和传递速度,从而使物流活动的效率和快速反应能力得到提高.建立和完善物流信息系统,对于构筑物流系统,开展现代物流活动是极其重要的一项工作内容.物流信息在物流系统中,既如同其他物流功能一样表现,成其子系统,但又不同于其他物流功能,它总是伴随其他物流功能的运行而产生,又不断对其他物流以及整个物流起支持保障作用.
二,物流信息的内容
物流信息包括物流系统内信息和物流系统外信息两部分.
(一)物流系统内信息
物流系统内信息是指与物流活动(如运输,保管,包装,装卸,配送,流通加工等)有关的信息.它是伴随物流活动而发生的.在物流活动的管理与决策中,如运输工具的选择,运输线路的确定,在途货物的追踪,仓库的有效利用,订单管理等,都需要详细和准确的物流信息,因为物流信息对运输管理,库存管理,订单管理等物流活动具有支持保证的功能.
(二)物流系统外信息
物流系统外信息是在物流活动以外发生的,但提供给物流使用的信息,包括供货人信息,顾客信息,订货合同信息,交通运输信息,市场信息,政策信息,还有来自企业内生产,财务等部门的与物流有关的信息.
三,物流信息的功能
物流信息系统是把各种物流活动与某个一体化过程连接在一起的通道.一体化过程建立在这几个功能层次上:交易,管理控制,决策分析,以及制定战略计划系统.
图7-1说明了在信息功能各层次上的物流活动和决策.正如该金字塔形状所示,物流信息管理系统管理控制,决策分析以及战略计划的制定需要以强大的交易系统为基础.
图7-1 物流信息功能
交易系统是用于启动和记录个别的物流活动的最基本的层次.交易活动包括记录订货内容,安排存货任务,作业程序选择,装船,定价,开发票以及消费者查询等.例如,当收到的消费者订单进入信息系统时,就开始了一笔交易.随着按订单安排存货,记录订货内容意味着开始了第二笔交易.随后产生的第三笔交易是指导材料管理人员选择作业程序.第四笔交易是指挥搬运,装货,以及按订单交货.最后一笔交易是打印和传送付款发票.这个过程中,当消费者需要时必能获得订货状况信息,整个过程通过一系列信息系统交易就完成了消费者订货功能的循环.交易系统的特征是:格式规则化,通信交互化,交易批量化以及作业逐日化.结构上的各种过程和大批量的交易相结合主要强调了信息系统的效率.
第二层次是管理控制,要求把主要精力集中在功能衡量和报告上.功能衡量对于提供有关服务水平和资源利用等的管理反馈来说是必要的.因此,管理控制以可估价的,策略上的,中期的焦点问题为特征,它涉及评价过去的功能和鉴别各种可选方案.
当物流信息系统有必要报告过去的物流系统功能时,物流信息系统是否能够在其处理的过程中鉴别出异常情况也是很重要的.管理控制的例外信息对于鉴别潜在的客户或订货问题是很有用的.例如,有超前活动的物流信息系统应该有能力根据预测的需求和预期的入库数来预测未来存货短缺情况.
某些管理控制的衡量方法,诸如成本,有非常明确的定义,而另一些衡量方法,诸如客户服务,则缺乏明确的含义.例如,客户服务可以从内部(从企业角度)或从外部(从客户的角度)来衡量.内部衡量相对比较容易跟踪,然而,外部衡量却难以得到,因为它们要求的是建立在对每一个客户监督的基础上的.
第三层次是决策分析,主要把精力集中在决策应用上,协助管理人员鉴别,评估,比较物流战略和策略上的可选方案.典型分析包括车辆日常工作和计划,存货管理,设施选址,以及有关作业比较和安排的成本—— 收益分析.对于决策分析,物流信息系统必须包括数据库维护,建模和分析,以及范围很广的潜在可选方案的报告构件.与管理控制层次相同的是,决策分析也以策略上的和可估价的焦点问题为特征.与管理控制不同的是,决策分析的主要精力集中在评估未来策略上的可选方案,并且它需要相对松散的结构和灵活性,以便作范围很广的选择.因此,用户需要有更多的专业知识和培训去利用它的能力.既然决策分析的应用要比交易应用少,那么物流信息系统的决策分析趋向于更多地强调有效(针对无利可图的账目,鉴别出有利可图的品目),而不是强调效率(利用更少的人力资源实现更快的处理或增加交易量).
最后一个层次是制定战略计划,主要精力集中在信息支持上,以期开发和提炼物流战略.这类决策往往是决策分析层次的延伸,但是通常更加抽象,松散,并且注重于长期.作为战略计划的例子,决策中包括通过战略联盟使协作成为可能,厂商的能力和市场机会的开发和提炼,以及顾客对改进的服务所作的反应.物流信息系统的制定战略计划层次,必须把较低层次的数据结合进范围很广的交易计划中去,以及结合进有助于评估各种战略的概率和损益的决策模型中去.
图7-2在提出物流信息系统功能各层次设立理由的同时,介绍了系统的使用和决策的特点.从历史上来说,物流信息系统的开发把精力集中在改进交易系统的效率上,以建立竞争优势的基础.最初的理由是减少交易成本以获得较低的价格.然而,因为物流信息系统的费用增加并不总是使相应的成本减少,因此要提出有关加强或增加LIS物流信息系统应用的理由已经变得越来越困难.
图7-2 物流信息系统的用途,决策特点以及理由
图7-2的相对图形说明了物流信息系统的开发和收益 —— 成本的特色.左边说明了开发和维护的特色,而右边则显示各种收益.开发和维护成本包括硬件,软件,通信,培训和人员费用.一般来说,坚固的基础要求物流信息系统为交易系统作出更大的投资,并相应地减少更高的系统层次的投资.交易系统成本高是因为有众多的系统用户,大量的通信需求,很高的业务量,以及重要软件的复杂性.交易系统成本还相对比较明确,收益或报酬比较确定.更高层次的系统用户必须更加及时地投资,培训,以及制定战略决策,并且相应地关心由此引起的系统收益的不确定性和风险.
图7-2还说明了与物流信息系统各层次相关的收益.如先前所说明的那样,交易系统的效率收益涉及更快的处理和更少的人员资源.然而,通信和处理速度已加快到这样的程度,即这类特点与其说是竞争优势,倒不如说是竞争资格.有效的管理控制和决策分析提供了洞察竞争能力和可选战略的收益.例如,管理控制系统可以显示一家厂商支持价格的能力,或者,外界的消费者服务考核可以为选择性,以消费者为中心的方案识别各种机会.最后,对评估消费者/产品的赢利性,区段配送,以及联盟协作等战略计划的制订能力,也会对企业的收益性和竞争能力产生主要的影响.
在过去,绝大部分开支集中花费在改进交易系统的效率上.虽然这些改进在速度上以及在降低作业成本上多少提供了回报,但期望能在降低成本上获益往往是不现实的.因而,最近的物流信息系统应用主要集中在管理控制,决策分析,以及制定战略计划等构件上.例如,正在把仓储和运输交易系统结合进重要的管理控制,用来衡量劳动和设施生产率.生产率衡量被用来奖励良好的表现,改进较差的表现.对于决策分析,许多物流信息系统结合了定量化模型来协助评估配送设施选址,存货水平,以及运输路线.正在开发的更新的物流信息系统应用也结合了重新构思的各种工艺.与简单的自动化物流流程不同,企业正在重新构思它们的物流程序,以减少循环次数和相应的活动.
四,物流信息的特征
物流信息与其他信息相比具有以下特征:
(一)信息量大
物流信息随着物流活动以及商品交易活动展开而大量发生,多品种少批量生产和多频度小数量配送使库存,运输等物流活动的信息大量增加.零售商广泛应用POS(Point of Sale System,销售时点信息系统)系统读取销售时点的商品价格,品种,数量等即时销售信息,并对这些销售信息加工整理,通过EDI(Electric Data Interchange,电子数据交换)向相关企业传送.同时,为了使库存补充作业合理化,许多企业采用EOS(Electronic Ordering System,电子订货系统).随着企业间合作倾向的增强和信息技术的发展,物流信息的信息量在今后将会越来越大.
(二)更新快
多品种少量生产,多频度小数量配送,利用POS系统的及时销售使得各种作业活动频繁发生,从而要求物流信息不断更新,而且更新的速度越来越快.
(三)来源多样化
物流信息不仅包括企业内部的物流信息(如生产信息,库存信息等),而且包括企业间的物流信息和与物流活动有关的基础设施的信息.企业竞争优势的获得需要供应链各参与企业之间相互协调合作.协调合作的手段之一是信息及时交换和共享.现在,越来越多的企业力图使物流信息标准化和格式化,并利用EDI在相关企业间进行传送,实现信息共享.
第二节 物流信息系统
一,物流信息系统概述
物流信息系统是把物流和物流信息结合成一个有机的系统,用各种方式选择收集输入物流计划的,业务的,统计的各种有关数据,经过有针对性,有目的的计算机处理,即根据管理工作的要求,采用特定的计算机技术,对原始数据处理后输出对管理工作有用的信息的一种系统.
从物流信息系统来说,信息和物流是同时进行的,其关键是两者内容相一致.为此,必须信息先行,信息跟不上,就什么都谈不上.
(一)物流信息系统所要解决的问题
(1)缩短从接受订货到发货的时间.
(2)库存适量化(压缩库存并防止脱销).
(3)提高搬运作业效率.
(4)提高运输效率.
(5)使接受订货和发出订货更为省力.
(6)提高接受订货和发出订货精度.
(7)防止发货,配货出现差错.
(8)调整需求和供给.
(二)建立物流信息系统的意义
现代物流管理以信息为基础,因而建立物流信息系统越来越具有战略意义:
(1)在企业日益重视经营战略的情况下,建立物流信息系统是必要的,不可缺少的.具体来说,为确保物流竞争优势,建立将企业内部的销售信息系统,物流信息系统,生产供应信息综合起来的信息系统势在必行.
(2)由于信息化的发展,各企业之间的关系日益紧密.如何与企业外部销售渠道的信息系统,采购系统中的信息系统,以及运输信息系统连接起来,将成为今后重点研究解决的课题.
(3)企业物流已经不只是一个企业的问题,进入社会系统的部分将日益增多.在这种形势下,物流信息系统将日益成为社会信息系统的一个重要组成部分.
二,条码系统
(一)条码概念
在流通和物流活动中,为了能迅速,准确地识别商品,自动读取有关商品信息,条码技术被广泛应用.条码是用一组数字来表示商品的信息,是目前国际上物流管理中普遍采用的一种技术手段.条码技术对提高库存管理的效率是非常显著的,是实现库存管理的电子化的重要工具手段,它使对库存控制可以延伸到销售商的POS系统,实现库存的供应链网络化控制.
条码是有关生产厂家,批发商,零售商,运输业者等经济主体进行订货和接受订货,销售,运输,保管,出入库检验等活动的信息源.条码是表示ID代码的一种图形符号,是对ID代码进行自动识别且将数据自动输入计算机的方法和手段,条码技术的应用解决了数据录入与数据采集的"瓶颈",为物流管理提供了有力支持.
条码(Bar Code)是由一组规则排列的条,空及其对应字符组成的标记,用以表示一定的信息(GB/T12905—2000《条码术语》).如图7-3为EAN商品条码字符结构实例.条码由若干个黑色的"条"和白色的"空"所组成,其中,黑色条对光的反射率低而白色的空对光的反射率高,再加上条与空的宽度不同,就能使扫描光线产生不同的反射接收效果,在光电转换设备上转换成不同的电脉冲,形成了可以传输的电子信息.由于光的运动速度极快,所以能准确无误地对运动中的条码予以识别.
图7-3 条码字符结构实例
在流通和物流活动中,为了能够迅速准确地识别商品,自动读取有关商品的信息,条码技术被广泛运用.由于在活动发生时点能及时自动读取信息,因此便于及时捕捉到消费者的需要,提高商品销售效果,也有利于促进物流系统提高效率.
(二)条码类别
条码可分为一维条码和二维条码,一维条码按照应用可分为商品条码和物流条码,二维条码可分为两类:行排式二维条码和矩阵式二维条码.本书主要介绍一维条码.
1.商品条码
商品条码(Bar Code for Commodity)是由国际物品编码协会(EAN)和统一代码委员会(UCC)规定的,用于表示商品标识代码的条码,包括EAN商品条码(EAN-13商品条码和EAN-8商品条码)和UPC商品条码(UPC-A商品条码和UPC-E商品条码).国际物品编码协会(EAN)和统一代码委员会(UCC)已经预定从2005年1月1日起,全球范围内统一以EAN/UCC-13作为代码标识.下面主要介绍一下EAN商品条码.
EAN商品条码是国际上通用的,企业最常用的商品代码,通常情况下,不选用UPC商品条码.当产品出口到北美地区并且客户指定时,才申请使用UPC商品条码.EAN商品条码主要是由13位数字及相应的条码符号组成,在较小的商品上也采用8位数字码及其相应的条码符号.
(1)前缀码 前缀码由2～3位数字(X13X12或X13X12X11)组成,是国际物品编码协会EAN分配给国家(或地区)编码组织的代码.前缀码由EAN统一分配和管理,截至2002年底,共有99个国家和地区编码组织加入EAN,成为EAN的成员组织.
需要指出的是,前缀码并不代表产品的原产地,而只能说明分配和管理有关厂商识别代码的国家(或地区)编码组织.EAN分配给中国大陆使用的前缀码为"690～695"
(2)厂商识别代码 厂商识别代码由7～9位数字组成,由中国物品编码中心负责分配和管理.
由于厂商识别代码是由中国物品编码中心统一分配,注册,因此编码中心有责任确保每个厂商识别代码在全球范围内的惟一性.
(3)商品项目代码 商品项目代码由3～5位数字组成,由厂商自己负责编制.
由于厂商识别代码是由中国物品编码中心统一分配,注册,因此,在使用同一厂商识别代码的前提下,厂商必须确保每个商品项目代码的惟一性.厂商在编制商品项目代码时,产品的基本特征不同,其商品项目代码不同,具体要求见"编码原则".
(4)校验码 校验码为1位数字,用来校验X13～X2的编码正确性.校验码是根据X13～X2的数值按一定的数学算法计算而得.厂商在对商品项目编码时,不必计算校验码的值.该值由制作条码原版胶片或直接打印条码符号的设备自动生成.
2.物流条码
物流条码包括25码,39码,交插25码,EAN-128码,库德巴(Codabar),ITF码等.
(1)25条码 25条码是一种只有条表示信息的非连续型条码.每一个条码字符由规则排列的5个条组成,其中有两个条为宽单元,其余的条和空,以及字符间隔是窄单元,故称之为"25条码".
25条码的字符集为数字字符0～9.图7-4是表示"123458"的25条码结构.
图7-4 表示"123458"的25条码
图7-5 表示
"B2C3"的39条码
(2)39条码(Code 39) 39条码(code 39)是1975年由美国的Intermec公司研制的一种条码,它能够对数字,英文字母及其他字符等44个字符进行编码.还由于它具有自检验功能,使得39条码具有误读率低等优点,首先在美国国防部得到应用.目前广泛应用在汽车行业,材料管理,经济管理,医疗卫生和邮政,储运单元等领域.我国于1991年研究制定了39条码标准(GB/T 12908-2002),推荐在运输,仓储,工业生产线,图书情报,医疗卫生等领域应用39条码.
39条码是一种条,空均表示信息的非连续型,非定长,具有自校验功能的双向条码.图7-5是表示"B2C3"的39条码实例.
(3)交插25条码 交插25条码(interleaved 2 of 5 bar code)是在25条码的基础上发展起来的,由美国的Intermec公司于1972年发明的.它弥补了25条码的许多不足之处,不仅增大了信息容量,而且由于自身具有校验功能,还提高了交插25条码的可靠性.交插25条码起初广泛应用与仓储及重工业领域,1987年开始用于运输包装领域.1987年日本引入了交插25条码,用于储运单元的识别与管理.1997年我国也研究制定了交插25条码标准(GB/T 16829—1997),主要应用于运输,仓储,工业生产线,图书情报等领域的自动识别管理.图7-6是表示"3185"的交插25条码实例.
图7-6 表示"3185"的交插25条码
(4)EAN-128码 EAN-128码是128码的一个子集.1989年,EAN与UCC共同合作开发的码制,广泛应用于物流领域.图7-7为表示GTIN(全球贸易项目代码),保质期,批号的一个UCC/EAN-128条码符号.
图7-7 UCC/EAN-128条码符号实例
(5)库德巴(Codabar)码 库德巴条码是1972年研制出来的,它广泛应用于医疗卫生和图书馆行业,也用于邮政快件上.美国输血协会还将库德巴条码规定为血袋标识的代码,以确保操作准确,保护人类生命安全.
库德巴条码是一种条,空均表示信息的非连续型,非定长,具有自校验功能的双向条码.它由条码字符及对应的供人识别字符组成.图7-8为表示A 12345678B的库德巴条码.
(6)ITF码 ITF码有ITF-14和ITF-6,主要用在储运领域.图7-9为ITF-14条码符号.
图7-8 表示"A12345678B"的库德巴条码
图7-9 ITF-14条码符号
(三)条码识别采用的各种光电扫描设备
(1)光笔扫描器,似笔形的手持小型扫描器.
(2)台式扫描器,固定的扫描装置,手持带有条码的物品在扫描器上移动.
(3)手持式扫描器,能手持和移动使用的较大的扫描器,用于静态物品扫描.
(4)固定式光电及激光快速扫描器,是现在物流领域应用较多的固定式扫描设备.
各种扫描设备都和后续的光电转换,信息信号放大及与计算机联机形成完整的扫描阅读系统,完成电子信息的采集.
(四)条码在物流中的应用
由条码与扫描设备构成的自动识别技术在物流管理中有很多好处.对托运人来说,它能改进订货准备和处理,排除航运差错,减少劳动时间,改进记录保存,减少实际存货时间.对承运人来说,它能保持运费账单信息完整,顾客能存取实时信息,改进顾客装运活动的记录保存,可跟踪装运活动,简化集装箱处理,监督车辆内的不相容产品,减少信息传输时间.对仓储管理来说,它能改进订货准备,处理和装置,提供精确的存货控制,顾客能存取实时信息,考虑安全存取信息,减少劳动成本,入库数精确.对批发商和零售商来说,它能保证单位存货精确,销售点价格精确,减少实际时间,增加系统灵活性.
目前条码和扫描技术在物流方面主要有两大应用.第一种应用于零售商店的销售点(POS系统).除了在现金收入机上给顾客打印收据外,在零售销售点应用是在商店层次提供精确的存货控制.销售点可以精确地跟踪每一个库存单位出售数,有助于补充订货,因为实际的单位销售数能够迅速地传输到供应商处.实际销售跟踪可以减少不确定性,并可去除缓冲存货.除了提供精确的再供给和营销调查数据外,销售点还能向所有的渠道内成员提供更及时的具有战略意义的数据.第二种应用是针对物料搬运和跟踪的.通过扫描枪的使用,物料搬运人员能够跟踪产品的搬运,储存地点,装船和入库.虽然这种信息能够用手工跟踪,但却要耗费大量的时间,并容易出错.因此,在物流应用中更广泛使用的是扫描仪,以便提高作业效率,减少差错.
三,电子数据交换系统(EDI)
(一)EDI系统的概念
EDI(Electronic Data Interchange)即电子数据交换,是指通过电子方式,采用标准化的格式,利用计算机网络进行结构化数据的传输和交换.
EDI系统是按照统一规定的一套通用标准格式,将标准的经济信息,通过通信网络传输,在贸易伙伴的电子计算机系统之间进行数据交换和自动处理,俗称"无纸化贸易",被誉为一场"结构性的商业革命".
(二)物流管理中EDI的构成
构成EDI系统的三个要素是EDI软件和硬件,通信网络以及数据标准化.一个部门或企业若要实现EDI,首先必须有一套计算机数据处理系统;其次,为使本企业内部数据比较容易地转换为EDI标准格式,须采用EDI标准;另外,通信环境的优劣也是关系到EDI成败的重要因素之一.
EDI是为了实现商业文件,单证的互通和自动处理,采用的是不同于人机对话方式的交互式处理,而是计算机之间的自动应答和自动处理,因此文件结构,格式,语法规则等方面的标准化是实现EDI的关键.世界各国开发EDI得出一条重要经验,就是必须把EDI标准放在首要位置.EDI标准主要分为以下几个方面:基础标准,代码标准,报文标准,单证标准,管理标准,应用标准,通信标准,安全保密标准.
(三)物流管理中EDI的一般流程
物流管理中的EDI的一般流程为:发送货物业主(如生产厂家)在接到订货后制定货物运送计划,并把运送货物的清单及运送时间安排等信息通过EDI发送给物流运输业主和接收货物业主(如零售商),以便物流运输业主预先制定车辆调配计划和接收货物业主制定货物接收计划.
随后发送货物业主依据顾客订货的要求和货物运送计划下达发货指令,分拣配货,打印出物流条形码的货物标签并贴在货物包装箱上,同时把运送货物品种,数量,包装等信息通过EDI发送给物流运输业主和接收货物业主,据此请示下达车辆调配指令.
然后,物流运输业主在向发货货物业主取运货物时,利用车载扫描读数仪读取货物标签的物流条形码,并与先前收到的货物运输数据进行核对,确认运送货物.物流运输业主在物流中心对货物进行整理,集装,做成送货清单并通过EDI向收货业主发送发货信息,在货物运送的同时进行货物跟踪管理,并在货物交给收货业主之后,通过EDI向发货物业主发送完成运送业务信息和运费请示信息.
最后收货业主在货物到达时,利用扫描读数仪读取货物标签的物流条形码,并与先前收到的货物运输数据进行核对确认,开出收货发票,货物入库;同时通过EDI向物流运输业主和发送货物业主发送收货确认信息.
在物流管理中,运用EDI系统的优点在于供应链组成各方基于标准化的信息格式和处理方法,通过EDI共同分享信息,提高流通效率,降低物流成本.
EDI的好处已日益明显,运费和海关单据使用EDI,使承运人,货运代理和跨国的产品流大大受益.在零库存的作业中使用EDI,使运作效率有了很大的提高,在销售环节中使用EDI能减少交易费用并降低存货,这在欧美等一些发达国家尤为明显.目前,EDI对采购业务有着很重要的影响,它不仅是一种通信用的业务交易工具,也是一种联合设计,计划,交换预测数据等与其他组织协调的方式.
EDI的竞争优势不仅在于作为通信工具的运用,而且在于它使组织内部和组织之间的竞争结构发生变化.EDI的交互效用可以分成与供应商有关的,内部的和与客户有关的三个方面.在买方为主导的市场上,EDI迫使它们整合成较少的客户;而在卖方为主导的市场上,EDI可以为市场设计一些附加超值服务,例如通过监控客户存货而自动地追加订货,收集即时市场信息为生产计划增加灵活性和反应能力等.
EDI对于组织供应链的意义表现为:在不必连续接触的情况下,EDI能加强组织内部的协调.
四,电子自动订货系统(EOS)
(一)电子自动订货系统的概念及分类
EOS(Electronic Ordering System)即电子订货系统,是指不同组织间利用通信网络和终端设备以在线联结方式进行订货作业与订货信息交换的体系.电子订货系统是将批发,零售商场所发生的订货数据输入计算机,即刻通过计算机通信网络连接的方式将资料传送至总公司,批发商,商品供货商或制造商处.因此,EOS能处理从新商品资料的说明直到会计结算等所有商品交易过程中的作业,可以说EOS涵盖了整个商流.
EOS按应用范围可分为三类:企业内的EOS(如连锁店经营中各个连锁分店与总部之间建立的EOS系统),零售商与批发商之间的EOS系统,以及零售商,批发商和生产商之间的EOS系统.在当前竞争的时代,若要有效管理企业的供货,库存等经营管理活动,并且能使供货商及时补足售出商品的数量且不能缺货,就必须采用EOS系统.EDI/EOS因内涵了许多先进的管理手段和方法,因此在国际上使用非常广泛,随着普及面的不断推广,就使得我们更有必要对其进行全面的分析与掌握.
(二)EOS系统的构成
EOS系统并非是单个的零售店与单个的批发商组成的系统,而是许多零售店和许多批发商组成的大系统的整体运作方式.EOS系统结构如图7-10所示.
图7-10 电子订货系统示意图
1.电子订货系统的作用
从图中可看出,电子订货系统的批发,零售商场,供货商,商业增值网络中心在商流中各有其角色和作用.
(1)批发,零售商场 采购人员根据MIS系统提供的功能,收集并汇总各机构的要货的商品名称,要货数量,根据供货商的可供商品货源,供货价格,交货期限,供货商的信誉等资料,向指定的供货商下达采购指令.采购指令按照商业增值网络中心的标准格式进行填写,经商业增值网络中心提供的EDI格式转换系统而成为标准的EDI单证,经由通信界面将订货资料发送至商业增值网络中心,然后等供货商发回的有关信息.
(2)商业增值网络中心 不参与交易双方的交易活动,只提供用户连接界面,每当接收到用户发来的EDI单证时,自动进行EOS交易伙伴关系的核查,只有互有伙伴关系的双方才能进行交易,否则视为无效交易.确定有效交易关系后还必须进行EDI单证格式检查,只有交易双方均认可的单证格式,才能进行单证传递,并对每笔交易进行长期保存,供用户今后查询或在交易双方发生贸易纠纷时,可以根据商业增值网络中心所储存的单证内容作为司法证据.
(3)供货商 根据商业增值网络中心转来的EDI单证,经商业增值网络中心提供的通信界面和EDI格式转换系统而成为一张标准的商业订单,根据订单内容和供货商的MIS系统提供的相关信息,供货商可及时安排出货,并将出货信息通过EDI传递给相应的批发,零售商场,从而完成一次基本的订货作业.
当然,交易双方交换的信息不仅仅是订单和交货通知,还包括订单更改,订单回复,变价通知,提单,对账通知,发票,退换货等许多信息.
2.VAN(商业增值网络中心)
VAN(商业增值网络中心)是公共的情报中心,它是通过通信网络让不同机构的计算机或各种连线终端相通,促进情报的收发更加便利的一种共同的情报中心.VAN不单单是负责资料或情报的转换工作,也可以与国内外其他地域VAN相联并交换情报,从而扩大了客户资料交换的范围.
(三)电子订货系统(EOS)的基本流程
(1)在零售店的终端用条码阅读器获取准备采购的商品条码,并在终端机上输入订货材料;利用网络传到批发商的计算机中.
(2)批发商开出提货传票,并根据传票,同时开出拣货单,实施拣货,然后依据送货传票进行商品发货.
(3)送货传票上的资料便成为零售商的应付账款资料及批发商的应收账款资料.
(4)并接到应收账款的系统中去.
(5)零售商对送到的货物进行检验后,便可以陈列与销售了.
(四)EOS与物流管理
物流作业流程见图7-11,该流程将供货商发运作业过程中的业务往来划分成以下几个步骤:
图7-11 物流作业流程图
1)供货商根据采购合同要求将发货单通过商业增值网络中心发给仓储中心.
2)仓储中心对接收到商业增值网络中心传来的发货单进行综合处理,或要求供货商送货至仓储中心或发送至批发,零售商场.
3)仓储中心将送货要求发送给供货商.
4)供货商根据接收到的送货要求进行综合处理,然后根据送货要求将货物送至指定地点.
上述几个步骤完成了一个基本的物流作业流程,通过这个流程,将物流与信息流牢牢地结合在了一起.
五,销售时点信息系统(POS)
(一)销售时点信息系统的概念
POS(Point of Sale System)即销售时点信息系统,它包含前台POS系统和后台MIS系统两大基本部分.POS系统最早应用于零售业,以后逐渐扩展至金融,旅馆等服务性行业,利用POS信息的范围也从企业内部扩展到整个供应链.现代POS系统已仅仅局限于电子收款技术,它要考虑将计算机网络,电子数据交换技术,条形码技术,电子监控技术,电子收款技术,电子信息处理技术,远程通讯,电子广告,自动仓储配送技术,自动售货,备货技术等一系列科技手段融为一体,从而形成一个综合性的信息资源管理系统.同时,它必须符合和服从商场管理模式,按照对商品流通管理及资金管理的各种规定进行设计和运行.
前台POS系统提指通过自动读取设备(如收银机),在销售商品时直接读取商品销售信息(如商品名,单价,销售数量,销售时间,销售店铺,购买顾客等),实现前台销售业务的自动化,对商品交易进行实时服务管理,并通过通信网络和计算机系统传送至后台,通过后台计算机系统(MIS)的计算,分析与汇总等掌握商品销售的各项信息,为企业管理者分析经营成果,制定经营方针提供依据,以提高经营效率的系统.
后台MIS(Management Information System)又称管理信息系统.它负责整个商场进,销,调,存系统的管理以及财务管理,库存管理,考勤管理等.它可根据商品进货信息对厂商进行管理,又可根据前台POS提供的销售数据,控制进货数量,合理周转资金,还可以分析统计各种销售报表,快速准确地计算成本与毛利,也可对售货员,收款员业绩进行考核,是分配职工工资,奖金的客观依据.因此,商场现代化管理系统中前台POS与后台MIS是密切相关的,两者缺一不可.
(二)POS系统的运行步骤
以零售业为例,POS系统的运行有以下五个步骤:
(1)店头销售商品都贴有表示该商品信息的条形码或OCR标签(Optical Character Recognition).
(2)在顾客购买商品结账时,收银员使用扫描器自动读取商品条码或OCR标签上的信息,通过店铺内的微型计算机确认商品的单价,计算顾客购买总金额等,同时返回收银机,打印出顾客购买清单和付款总金额.
(3)各个店铺的销售时点信息通过VAN以在线联结方式即时传送给总部或物流中心.
(4)在总部,物流中心和店铺之间利用销售时点信息来进行库存调整,配送管理,商品订货等作业.通过对销售时点信息进行加工分析来掌握消费者购买动向,找出畅销商品和滞销商品,以此为基础,进行商品品种配置,商品陈列,价格设置等方面的作业.
(5)在零售商与供应链的上游企业(批发商,生产商,物流作业等)结成协作伙伴关系(也称战略联盟)的条件下,零售商利用VAN以在线联结的方式把销售时点信息即时传送给上游企业,这样上游企业可以利用销售现场的最及时准确的销售信息制订经营计划,进行决策.例如,生产厂家利用销售时点信息进行销售预测,掌握消费者购买动向,找出畅销商品和滞销商品,把销售时点信息(POS信息)和订货信息(EOS信息)进行比较分析来把握零售商的库存水平,以此为基础制订生产计划和零售商库存连续补充计划CRP(Continuous Replenishment Program).
(三)POS系统的特征
(1)单品管理,职工管理和顾客管理.零售业的单品管理是指对店铺陈列展示销售的商品以单个商品为单位进行销售跟踪和管理的方法.由于POS信息即时,准确地反映了单个商品的销售信息,因此POS系统的应用使高效率的单品管理成为可能.
职工管理是指通过POS终端机上的记时器的记录,依据每个职工的出勤状况,销售状况(如以月,周,日甚至时间段为单位)进行考核管理.
顾客管理是指在顾客购买商品结账时,通过收银机自动读取零售商发行的顾客ID卡或顾客信用卡来把握每个顾客的购买品种和购买额,从而对顾客进行分类管理.
(2)自动读取销售时点的信息.在顾客购买商品结账时,POS系统通过扫描器自动读取商品条码标签或OCR标签上的信息,在销售商品的同时获得实时的销售信息(Real Time),这是POS系统的最大特征.
(3)信息的集中管理.在各个POS终端机获得的销售时点信息以在线联结方式汇总到企业总部,与其他部门的有关信息一起由总部的信息系统加以集中并进行分析加工,如把握畅销商品以及新商品的销售倾向,对商品的销售量和销售价格,销售量和销售时间之间的相关关系进行分析,对商品店铺陈列方式,促销方式,促销时间,竞争商品的影响进行相关分析.
(4)连接供应链的有力工具.供应链与各方合作的主要领域之一是信息共享,而销售时点信息是企业经营中最重要的信息之一,通过它能及时把握顾客的需要信息,供应链的参与各方可以利用销售时点信息并结合其他的信息来制定企业的经营计划和市场营销计划.目前,领先的零售商正在与制造商共同开发一个整合的物流系数CFAR(整合预测和库存补充系统,Collaboration Forecasting and Replenishment),各方利用该系统不仅分享POS信息,而且一起联合进行市场预测,分享预测信息.
(四)应用POS系统的效果
(1)营业额及利润增长.采用POS系统的企业供应商品众多,其单位面积的商品摆放数量是普通企业的3倍以上,吸引顾客,且自选率高,这必然会带来营业额及利润的相应增长,仅此一项,POS系统即可给应用POS的企业带来可观的收益.
(2)节约大量的人力,物力.由于仓库管理是动态管理,即每卖出一件商品,POS的数据库中就相应减少该件商品的库存记录,免去了商场盘存之苦,节约了大量人力,物力;同时,企业的经营报告,财务报表以及相关的销售信息,都可以及时提供给经营决策者,以保持企业的快速反应.
(3)有效库存增加,资金流动周期缩短.由于仓库采用动态管理,仓库库存商品的销售情况,每时每刻都一目了然,商场的决策者可将商品的进货量始终保持在一合理的水平,可提高有效库存,使商场在市场竞争中占据更有利的地位.据统计,在应用POS系统后,商品有效库存可增加35%～40%,缩短资金的流动周期.
(4)提高企业的经营管理水平.首先可以提高企业的资本周转率,在应用POS系统后,可以提前避免出现缺货现象,使库存水平合理化,从而提高商品周转率,最终提高了企业的资本周转率.其次,在应用了POS系统后,可以进行销售促进方法的效果分析,把握顾客购买动向,按商品品种进行利益管理,基于销售水平制定采购计划,有效地进行店铺空间管理和基于时间段的广告促销活动分析等,从而使商品计划效率化.
六,地理信息系统(GIS)
(一)地理信息系统的概念
GIS(Geographical Information System)即地理信息系统,是指以地理空间数据为基础,采用地理模型分析方法,适时地提供多种空间的和动态的地理信息,是一种为地理研究和地理决策服务的计算机技术系统.
GIS系统是20世纪60年代开始迅速发展起来的地理学研究新成果,是多种学科交叉的产物.其基本功能是将表格型数据(无论它来自数据库,电子表格文件或直接在程序中输入)转换为地理图形显示,然后对显示结果进行浏览,操作和分析.其显示范围可以从洲际地图到非常详细的街区地图,显示对象包括人口,销售情况,运输线路以及其他内容.
(二)地理信息系统的应用
GIS应用于物流分析,主要是指利用GIS强大的地理数据功能来完善物流分析技术.国外公司已经开发出利用GIS为物流提供专门分析的工具软件.完