大学生发展规划之时间管理.doc

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大学生发展规划之时间管理
请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？
天下真有这样的好事吗？是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400元进账。
那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？
首先，让我们来做一个关于时间管理的测试。下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。
表 I 时间管理测验
序号
项目
评分
1
我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。

2
凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。

3
我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。

4
我尽量一次性处理完毕每份文件。

5
我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。

6
我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。

7
我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。

8
我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。

9
当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。

评分：
0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。
13~17分：你试图掌自己的时间，却不能持之以恒。
18~22分：你的时间管理状况良好。
23~27分：你是值得学习的时间管理典范。
知道了你自己的时间管理方面的总体水平，接下来，让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里，我们来分析一下浪费时间的主观原因，因为，这是一切的根源。
1. 做事目标不明确。
2. 作风拖拉。
3. 缺乏优先顺序，抓不住重点。
4. 过于注重细节。
5. 做事有头无尾。
6. 没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。
7. 事必躬亲，不懂得授权。
8. 不会拒绝别人的请求。
9. 消极思考。
一项国际查表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。看来，人人都需要掌握时间管理的方法和理念。
那么，什么是时间管理？所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内把事情做好。时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引。
接下来，我们来看一组数据，虽然这些数据来自美国，但对我们还是有一定参考价值的。人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次~60次。平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。大约50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习，3~5年就可以成为专家。一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时，每周要花7个半小时。善于利用时间的人不会把时间花在不需要的事情上，而会花在值得的事情上。时间管理当中最有用的词是“不”。做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍。如果你让自己一天做一件事情，你会花一整天去做；如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它们；如果你让自己一天做12件事情，则会完成7~8件……数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。这些数据是否令你感到吃惊？我们不妨留意一下，找出一些和自己有关的时间数字，使自己始终保持危机感，警惕时间的流逝，抓紧利用好每一分、每一秒。
因此，我们必须建立一个观念：失去的时间是永远无法追回的；我们都有相同的时间，不同的是我们利用它做什么事；损失了时间就等于抵押你的未来；时间是经不起浪费的；时间一流逝，我们就一无所获。而良好的时间管理，可以为你赢得人生幸福、身心健康、事业成功。
时间管理方案一：事件优先管理法
我们根据事件的重要、不重要，紧急、不紧急，从而分成四项内容，见表Ⅱ.
如图所示，第一象限的是属于经济重要的，如突发的重要的事情、重要客人来访、紧急通知的重要会议，无法预料但必须重视的事情。第二象限的是重要但不紧急的，涉及目标、关乎自身发展的事情；重要的考试、听课、讲座、重要活动等，需细水长流。第三象限的是属于紧急但不重要的，如突发的不重要事情：不速之客的拜访、电话、短信，同学生日聚会，车站等人，排队等，属于被动、无奈的。第四象限的是属于不紧急也不重要的，是可做可不做的杂事，如闲逛、打游戏、看无聊的电视剧、闲聊、吵架等，是主动和多余的。虽然第四象限的活动属于杂事，可做可不做，但适当主动地做一些多余的杂事，能起到比较好的调节心情和放松大脑的作用，对进行紧急重要、不紧急重要等事情也会有诸多帮助。
表 II 事件优先管理分析表

紧急
不紧急
重要
第一象限【碎石型】
第二象限【石块型】
突发的重要事情：
紧急通知的重要会议
重要客人突然来访
—无法预料但必须重视的！
涉及目标、关乎自身发展的事情：重要考试、听课、听讲座、重要活动等
—未雨绸缪、重要的！
不重要
第三象限【细沙型】
第四象限【水型】
突发的不重要事情：
不速之客的拜访、电话、短信，
同学生日聚会，车站等人，排队等
—被动、无奈的！
可做可不做的杂事：
闲逛、打游戏、看无聊的电视剧、闲聊、吵架等
—主动、多余的！

表 III 良好的时间管理分析

紧急
不紧急
重要
Ⅰ
≤20%
Ⅱ
≥64%
不重要
Ⅲ
≤15%
Ⅳ
≥1%
如何才是一个良好的时间管理方案？我们每个人的时间和精力是有限的，是一定的。那我们需要的是，拿出我们超过64%的时间和精力（大概约占我们2/3的时间和精力），来从事不是很紧急但非常重要的工作任务。如长期的专业课学习、英语或第二外语的学习、从业资格证书的考试等等，细水长流，而不是临时抱佛脚的努力。这是我们是否能取得成功目标的关键。另外，我们要拿出少于20%的时间和精力去完成完成紧急重要的任务，因为这些任务如果不放精力去处理好，会对自己的情绪生活产生影响，甚至焦虑无措，进而影响不紧急重要的任务的良好实施。对于紧急但不重要的事件的处理，我们可以分配小于15%的时间和精力去完成。而对于不紧急又不重要的，可以自主支配的杂事，我们可以控制在1%~5%的精力之间，以调节自己，从而更好地为重要紧急和不紧急事件的完成提供高效率的配合。
时间管理方案之二：最佳生物钟优先管理法
某研究发现，人体的生物钟遵循着一个规律（此规律适用于大部分人，少部分例外）。如果能把自己的学习和休息时间安排尽量和生理规律相吻合，就能让自己的效率得到最大的提高，从而提升时间管理和人体机能数据优化匹配。
表 IV 最佳生物钟优先管理列项
时间段
身体状态
适宜做的事情
6—7时
第一次最佳记忆时间
背诵、学习
7—8时
血液加速流动
早餐
8—11时
精力旺盛，记忆力强
学习、从事脑力劳动
11—12时
此时最为清醒
决策、解决问题
12—14时
进入困乏期
午餐、午休
14—15时
下午低沉期
易处理不重要的事情
15—16时
思维又开始活跃
易进行长期记忆
16—17时
听觉敏锐
练习外语听力
17—18时
人体的体温最高
适宜体育锻炼
18—19时
有饥饿感
晚餐
19—22时
反应异常迅速、敏捷
是学习的最好时间
22时以后
人体各脏器活动开始减慢
最适宜休息
掌握好时间管理的两个方法，能帮助大家提高目标达成的效率，从而更好地实现目标。
请大家根据时间管理的方法，尝试为自己的发展规划做好时间管理方案。
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