福信集团有限公司接待管理指引.pdf
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1、 福信集团有限公司接待管理指引(2015 版)1/17 福信福信集团集团有限公司有限公司接待管理指引接待管理指引 第一章 总则 第一条第一条 本办法根据公司实际情况特制定,旨在规范公司接待管理,明确接待责任,规范接待行为,提高服务水平。第二条第二条 接待工作是公司重要的对外窗口之一,对于塑造企业良好形象,实现公司经营目标具有十分重要的意义。各相关部门及人员务必高度重视且规范行为,做到有利工作、热情周到、丰俭适度、大方得体。第三条第三条 本办法适用于福信集团有限公司及金融事业部、厦门大唐房地产集团有限公司总部。下属公司参照本办法执行。下属公司可结合当地实际情况制定本单位接待管理办法,但须报集团总
2、部审批同意。第四条第四条 本办法主要是针对外地客人来厦的各项接待安排。第二章 权责 第第五五条条 行政部为公司接待的承办部门和管理部门,负责重大接待活动或高管特别交待的接待任务,其他客人采取对口接待,由各对口部门负责(对口部门称为接待部门),行政部协助办理相关事宜。第第六六条条 重要接待活动,由行政部组织相关部门共同完成此项工作,相关部门须积极配合,人力资源部负责做好人员临时调配。第第七七条条 重大接待任务(由行政部主导或参与),接待部门应事先按规定在 OA 中填写接待申请单,按流程逐级申报与审批。如遇特殊情况,可事先口头请示集团分管领导,事后补办流程。福信集团有限公司接待管理指引(2015
3、版)2/17 第三章 接待类别和接待标准 第第八八条条 公司接待事务坚持“分级限标”的原则,行政部根据客人规格,制定接待方案、安排住宿、就餐、用车及参观考察等事宜。第第九九条条 根据客人规格及来访的重要性,接待分为三级:一级接待、二级接待、三级接待。第第十十条条 接待标准:接待对象中,自己解决住宿费用的,住房标准按客人的要求安排。由集团或下属公司负责报销费用的,视情况参照以下标准安排。接待级别 一级 二级 三级 用车标准 奔驰商务车(唯雅诺),宝马(750LI)、奥迪 A8L 等 豪华别克商务车等 由行政部安排 宴请标准 600 元/人 300 元/人 200 元/人 住宿标准 五星级及以上酒
4、店 四星级酒店 三星级酒店 会见座谈 六楼贵宾室、501 会议室;欢迎牌,红地毯、鲜花,茶、矿泉水、水果、企业画册、视频宣传片、纸与笔等 501 会议室、301 会议室;茶水,会谈资料,可选备水果 会议室备水、会谈资料 礼品标准 2000 元/人 1000 元/人 700 元/人 第十第十一一条条 接待标准细则 1、客人住宿安排,原则上在公司签订协议的酒店订房,特殊情况经分管领导批准后可在其他酒店订房。2、宴请标准不含酒水,除集团高管外,无特殊情况,消费时不应安排洋酒、鱼翅、燕窝 等高档物品,常规性的工作往来不安排宴请、住宿及礼品。福信集团有限公司接待管理指引(2015 版)3/17 3、根据
5、接待原则,负责接待的人员可全程陪同用餐。接待重要客人,可请集团分管领导出席。陪同人数一般控制在 2-3 人,最多不超过客人的 1.5 倍。4、一级接待对象,配置专用车辆。其他人员的用车,由行政部视实际情况统筹调配。原则上在厦门市范围安排用车,超出厦门市范围的用车由分管领导审批。5、接待用品(烟、酒、茶、食品、水果等)由行政部负责采购。礼品原则上选择公司统一定制的礼品,如需另外采购由行政部或由分管领导指定人员负责。如需领用公司纪念币,须事先填写纪念币领用审批单,注明规格及数量,经部门领导及集团分管领导审批后方可领用。自行购置礼品的接待部门应按公司规定事先填写招待费(礼品)报批单(见附件二)。第四
6、章 接待程序 第十第十二二条条 接待流程(详见 附件三:接待流程指南)步骤步骤 具体操作说明具体操作说明 责任者责任者 1.接到接待任务 与接待部门沟通,确认客人来访信息 行政部 2.制定接待方案 根据任务要求,接待部门与行政部共同制定接待方案,明确人员职责与分工 接待部门/行政部 3.公司领导审批 重大接待方案,主办部门负责人审核后提交公司分管领导审批方案 分管领导 4.组织实施 根据审批过的方案,组织实施接待,相关部门及人员依照分工配合 接待部门/行政部 4.1 接送安排 根据实际情况,安排接送客人 接待部门/行政部 4.2 住宿安排 根据客人身份预订与之相匹配的房型。(重要客人提前领取房
7、卡,需要另配物品的房间提前配备。)接待部门/行政部 福信集团有限公司接待管理指引(2015 版)4/17 第十第十三三条条 接待过程中应注意的事项 在接待过程中,接待人员应做到仪容整洁、文明礼貌、态度热情、服务周到、言语举止得体有度。第五章 接待费用的归属 第十第十四四条条 接待中产生的费用由对口接待部门承担。第十第十五五条条 分管领导为分管部门产生的公务接待费用,归属相应部门。公司高管公务接待费用,归属总经理室。第六章 其他注意事项 第十六条第十六条 各部门应建立对外接待情况登记台帐(附件五)。对重要客人要设立接待卡,详细记载其喜好、兴趣与特点等指定专人妥善保管。4.3 车辆安排 根据客人人
8、数,合理调度,做好车辆准备 行政部 4.4 就餐安排 根据实际情况,拟定就餐方案 接待部门/行政部 4.5 公务活动安排 布置接待场所、安排考察、摄影活动 接待部门 4.6 应急安排 接待过程中如有临时变化、突发事件等及时上报,应急处理 接待部门 5.费用核销 结算各类费用,按照财务流程核销,冲抵预算 接待部门 6.接待总结 总结接待工作得失,提出改进措施 接待部门 7.建立接待台账 搜集整理接待有关信息,按时间建立接待台账 接待部门/行政部 福信集团有限公司接待管理指引(2015 版)5/17 第十七条第十七条 为确保接待质量,特别是有入住、参观需求的,应提前告知行政部或相关部门,逢节假日(
9、如:元旦、春节、劳动节、九八洽谈会、国庆节等)尤其需提前告知行政部。第十第十八八条条 本办法于二零一五年八月修订,自公告之日起执行。附件一:接待申请表 附件二:招待费(礼品)报批单 附件三:接待流程指南 附件四:接待流程图 附件五:对外接待情况登记台帐 福信集团有限公司 二一五年九月二十九日 福信集团有限公司接待管理指引(2015 版)6/17 附件一附件一 接待申请表接待申请表 来访目的 工作检查 调研考察洽商顺访其他 具体事由:接待部门 接待级别 一级 二级三级 来访时间 年 月 日 时 到到 年 月 日 时 客人情况(总人数:人)姓名 性别 单位/职务 接站信息 航班/动车信息:,月 日
10、 时到 迎接客人 住宿安排 酒店等级 星 首选酒店:房间总数 间 入住天数 天 类 型:套房 间 单人 间 双人 间 其他 结帐类型:我方承担 客人自付 会见安排 横幅 内容:电子屏 内容:投 影 宣传片录音音响话筒水果 瓶装水 宣传册拍照摄像桌牌其他 宴请安排 拟用餐总次数,用餐时间:用餐、用酒基本标准:活动安排 活动时间,考察或观光地点 返程安排 是否需要代办购票:是否 类型:机票火车汽车 购票费用:我方承担 客人自付 特殊安排 按正常接待等级标准以外的其他要求 费用预算 项目 金额 说明 住宿 餐饮 礼品 。申请部门意见 集团分管领导审批 行政部意见 福信集团有限公司接待管理指引(201
11、5 版)7/17 附件二附件二:招待费招待费(礼品礼品)报批单报批单 填报日期:年 月 日 客 户 陪同人数 时间 申请部门负责人 单位 人数 审 批 人 事前审批 审 批 人 事后审批 预计金额 实际金额 经办人 招待费招待费(礼品礼品)报批单报批单 填报日期:年 月 日 客 户 陪同人数 时间 申请部门负责人 单位 人数 审 批 人 事前审批 审 批 人 事后审批 预计金额 实际金额 经办人 福信集团有限公司接待管理指引(2015 版)8/17 附件三附件三:接待流程指南接待流程指南 3.1 接到接待任务并制定接待方案 工作项目工作项目 工作内容工作内容 三级三级 接待接待 二级二级 接待
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