事业单位实现档案数字化管理的要点分析_刘芳.pdf
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1、2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S103兰台论坛Lantai BBS事业单位实现档案数字化管理的要点分析刘芳(黑龙江省穆棱市妇幼保健计划生育服务中心,黑龙江 穆棱 157500)摘要:本文对档案管理数字化现状进行深度分析,指出档案管理数字化建设的重要措施,从而推动事业单体档案管理数字化建设的全面进行,进一步突破传统档案管理工作存在的限制因素。关键词:事业单位档案;数字化;改革要点大数据背景下,档案管理数字化得到了切实改进,事业单位档案管理展现了新的发展趋势。应当看到经历十余年的档案管理数字化改革取得了较大成果,发挥了档案信息资源的实用价值,但是也
2、暴露了一些问题,还需要进一步夯实档案管理数字化工作基础。为了数字化技术更好用于档案管理实践,还要优化档案管理流程,创新档案的使用方式,提高档案共享的效率,构建具有社会化服务特征的档案管理新体系。一、档案数字化管理的重要意义(一)符合公益事业发展要求档案管理数字化是与事业单位深化改革紧密相连的。在社会对事业单位公益服务需求不断提高的背景下,事业单位必须依托现有的档案资源满足社会对某一公共领域的信息需求。推动档案管理数字化,加快数字化档案体系建设,不仅有利于提高事业单位档案管理的质量,而且可以为全社会提供方便的信息服务,提高档案信息服务的效能,满足社会个性化档案资源的需求。公益事业离不开历史数据信
3、息的支持,无论是公共决策,还是重大项目的实施,都需要发挥相关档案资源的指导作用,推动公共事业的深化发展。(二)提高档案管理工作效率在办公信息化、信息传递数字化的大背景下,事业单位日益具有数字化管理的特征,推动档案管理数字化可以提高档案管理的效率,发挥档案信息的实用价值,并且简化了档案管理的工作流程,降低了档案员的工作压力,实现了档案管理工作程序与方式的优化升级。档案管理数字化对于捕捉档案管理中的问题,减低档案信息化建设的风险,提高档案信息的输出水平,保持社会组织之间良好的信息传递关系,满足各方面的档案信息使用需求,提升档案管理的整体效能水平具有重要意义。值得说明的是,在事业单位行政工作数字化大
4、背景下,只有构建数字化档案管理机制,才能更好应对信息化档案管理环境,发挥信息档案的积极作用。(三)符合档案信息使用需求档案管理数字化主要借助信息技术对档案资源进行处理,可以满足档案个性化、智能化、信息化使用的需求。在大数据、云存储、智能化技术快速发展的背景下,采用数字化的方式可以提高档案的处理效率,切实满足各方面对档案的使用需求。档案数字化技术完善了档案管理的体系,切实提高了档案技术的优势,有助于事业档案管理的精细化,实现了对各方面档案信息的紧密控制,更有助于相关人员认清档案事业发展的方向,发挥档案技术的积极作用。在事业单位档案管理创新的大背景下,加强档案信息技术的普及工作,可以优化档案管理人
5、员的工作理念,激发出档案员创新化档案管理的潜力。二、推动档案数字化管理的原则(一)公益服务原则档案是宝贵的社会财富,事业单位同样肩负着“为党管档、为民守史”的重要责任义务。事业单位要从自身的公益属性出发,全面加强专业领域档案的建设工作,依托档案数字化推动档案共享,满足各方面对数字化档案信息的使用需要。事业单位还要进一步认清自身在档案管理工作中的责任义务,确定档案员的工作职责,把握档案管理改革的重点,拟定档案管理数字化建设的工作规划,持续推动档案数字化进程,从而发挥数字档案信息真正的实用价值。从公益属性出发,充分考虑档案的社会服务价值,建立数字化的档案共享工作机制,把多类型、广来源、精准化、高质
6、量的档案提供给全社会,从档案服务的角度推动档案数字化建设,才能真正发挥数字化档案的实用价值。(二)以人为本原则档案管理数字化建设一方面应当高度重视软硬2022 年 第 6 期黑龙江档案104兰台论坛Lantai BBS件技术升级,另一方面还要形成全员参与的机制,积极发挥各方面人员的作用,为档案管理数字化建设工作添砖加瓦。首先,全面考虑各方面的档案管理工作现实与档案实用需求,围绕需求推动档案管理数字化建设。把握档案管理数字化的实质是提高档案服务交流,满足各方面需求,推动管理升级的工作。其次,应当广泛动员各方面力量,合理优化档案管理责任分工,切实调动各方面积极性,保持档案管理数字化建设的持续进行。
7、档案管理数字化是一项专业性、普及性、广泛性较强的工作,需要各方面的积极配合,需要建立良好的协调机制,根据实际情况采取更有效的改革措施。(三)依法推动原则应按照国家的既定法规开展档案数字化建设,提高档案管理数字化的科学性与合理性。为此,要在事业单位广泛普及档案技术法规,明确档案数字化改革的要点,理清各方面的责任义务,形成良好的档案管理数字化工作氛围。围绕现实加强档案管理数字化规章制度建设,明确具体的技术操作规程,出台必要的绩效考评,加强对档案管理数字化的全面指导,切实促进档案管理数字化的依法合规进行,有效消除档案管理数字化建设中的隐患,实现档案管理数字化的可持续和科学化进行。(四)智慧化的原则事
8、业单位档案管理数字化应当具有智慧化的特征。强调基于现代大数据技术和云存储技术提高档案管理工作的效率,减轻一线档案员长期从事重复工作的压力,同时构建完善的档案管理体系,明确基层单位和部门的档案管理责任,不断提高档案管理数字化的整体效能。在档案部门的主导下夯实日常档案管理基础,及时建成准确、可靠、安全的档案资源,发挥分散保管机制的积极作用。这样才能提升档案管理工作的效率,满足未来档案信息的使用需要。三、档案数字化管理的现状(一)档案管理体系的滞后我国事业单位档案管理体系发展水平滞后,各方面的联系不强,分工协作不充分,缺乏扁平化、共享化、多元化的机制,影响了档案数字化工作的效能。例如,有些事业单位档
9、案数字化缺乏相关的理论与制度支撑,相关技术标准滞后,档案管理数字化的规程繁琐,严重影响了档案管理数字化的效能。还有的单位未能形成良好的内外部互动机制,档案数据信息僵化,数据类型单一,无法及时有效传递档案信息,存在档案“信息孤岛”现象,难以发挥数字档案实用价值。(二)软硬件设施更新较慢事业单位用于档案管理的经费有限,财政拨款不能满足档案技术升级的现实需要。在事业单位深化改革的过程中,由于未能把档案管理放在重要位置,档案技术更新受到一定程度的制约,严重影响了档案数字化工作的整体水平。一方面,档案管理数字化需要先进的技术设备作为支撑,需要以先进的理念统筹领导档案数字化,推动档案技术与时俱进,及时进购
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