数字化技术背景下企业档案管理创新路径探讨_喻彩霞.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案94兰台论坛Lantai BBS数字化技术背景下企业档案管理创新路径探讨喻彩霞（平顶山天安煤业股份有限公司朝川矿，河南 平顶山 467099）摘要：数字化技术在企业档案管理中的应用，不仅顺应了时代发展的趋势，也可以大大提升企业档案管理质量和效率。企业管理部门以及相关管理人员要全面引入数字化技术，在企业内部加强数字化、信息化档案管理体系，管控好档案质量，做好档案安全控制，从整体上为企业各项工作的开展提供助力。关键词：数字化；企业档案管理；创新路径在企业档案管理创新过程中，数字化技术的应用是必然之举，企业档案管理部门与相关管理人员要认识到数字化档案管理的重要意义，发现企业档案管理中存在的问题，有针对性地制定企业档案管理机制，全面提升企业档案管理水平。一、企业档案数字化建设的内容和影响（一）档案数字化建设的内容在企业档案数字化建设过程中，不只是对传统档案内容进行整理，实现档案数字化转化，还要转变档案管理的模式，优化档案管理的综合水平。企业开展档案数字化建设主要应从以下几方面入手：首先，构建数字化管理平台，企业应结合内部的规模以及档案的数量搭建一个数字化档案管理平台，以提高档案的管理效率；其次，完善档案管理的工作流程，保证所有档案整理过程的标准化、规范化，以免出现档案受损等影响档案质量的问题出现；再次，做好数字化技术的应用，高效完成档案内容的整理工作，保证档案资料的完整性；最后，做好档案的条目梳理，保证档案保持原貌，同时做好档案的备份，保证档案的安全，提高档案的利用效率。（二）档案数字化对企业管理的影响企业开展档案数字化管理能够有效避免传统档案管理模式中的一些问题。一是可以降低对纸质版档案原件的使用频次，避免纸质版档案因为多次使用或不当出现损坏的问题，全面保证档案的安全；二是利用数字化技术能够开发管理模块，发挥数字技术的优势，构建档案数据库，设计出高效的档案检索工具，提高对档案的利用效率，发挥档案在企业决策中的作用；三是有效节约企业档案管理投入成本，减少档案管理的面积，降低人员成本，提高资源的利用效率，增加企业的综合效益。二、现代企业档案管理存在的问题（一）对数字化技术应用的重视程度不足在数字化技术背景下，企业已经认识到档案数字化管理的优势，但在实际投入上受到多种因素的限制，使得企业档案数字化建设水平相对比较低。有些企业为了节约资源，不愿花费过多的资金用于购买数字化设备，还是采取人工管理的模式。在这种环境中，数字化技术的档案管理优势不能展现出来，进而会影响企业档案管理的效率。（二）数字化技术应用制度不够完善企业在档案数字化管理过程中，因为制度不完善、岗位职责划分不清晰，使得档案管理人员不能高效利用数字化技术完成档案管理工作。在档案的交接上，各个部门之间的配合较差，没有设置明确的管理权限，很容易出现问题。另外，由于应用数字化技术的标准没有明确，使得数字化档案管理工程中出现一些技术性的问题。（三）档案信息处理水平有待提升企业在实际数字化档案管理过程中，只是完成一些基础的功能，转变档案的存储形式，对档案信息数字化处理的重视程度还不够，并没有实现档案信息处理的目标，使得数字化技术应用的效果没有完全展现出来。（四）数字化技术应用的安全措施不到位企业在实际开展档案管理工作中，因为加密和信息安全技术实际应用效果较差，安全管理机制不完善，使得档案出现被泄露的问题，这不仅会影响企业的正常生产运营，可能还会直接给企业的管理造成巨大的伤害，降低企业的综合收益。（五）数字化人才建设较为滞后当前企业档案管理人员基本都是非档案管理专2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S95兰台论坛Lantai BBS业、信息专业，对新型的数字化设备并不了解。企业对档案管理人员的培训频次数比较少，培训内容也不够，只是进行常用的基础功能培训，并没有一个系统性的人才管理体系。在这种档案人员管理模式下，使得企业的数字化档案管理系统运行的效率相对比较低，很难发挥数字化设备的作用。由于档案管理人员的技能比较低，可能会出现信息处理的问题，进而影响数字化技术档案管理的效果。三、数字化技术在企业档案管理中的创新策略（一）做好数字化档案管理的前期准备企业在数字化技术背景下开展档案数字化建设工作，主要是借助信息技术、数字化技术完成传统档案的录入、扫描等转化工作，使得所有档案统一存储到数据库当中，实现综合管理，保证档案管理的高效性。企业在开展数字化建设工作之前，需要做好前期的准备，主要包括两个方面：一是做好前期调研工作。档案管理人员应做好数字化档案对象的调查，准确了解档案管理的相关标准，保证档案管理的效果。运用数字化技术分析档案的年代、数量等数据时，应该判断出档案数据建设过程中需要的各项资源，按照档案管理的相关标准开展数字化的档案工作。二是构建完善的数字化档案管理流程。如编制档案数字化交接流程表、验收表等，明确档案管理人员的工作职责，设立档案保密机制。档案数字化管理具有工作量大、周期长等特征。所以，要保证档案数字化建设的效果，打造一批专业的数字化管理团队，为档案数字化管理提供技术保障。另外，企业需要以系统和技术作为支撑，充分发挥数字化技术的功能，结合企业内部的档案数据信息量，构建一个数字化档案管理系统，针对所有档案数据进行分析、整合、归档，进而提高档案的管理效率，保证档案管理的质量。（二）强化数字化技术软硬件设备建设企业要重视数字化技术软件、硬件设备的建设工作，加大对这方面的投入。首先，管理人员应该结合企业的实际情况，按照档案数字化管理的需求，确定数字化设备的投入和发展空间。其次，按照企业的数字化档案管理设计，确定数字化技术软硬件设备建设的模式，同时要为未来的数字化发展留有空间。购买硬件设备时，保证硬件设备支持数据库建设，能够保持较高的数据库运行速度。软件的建设不仅要满足当前的数字化技术运行要求，还要为后期的技术升级留有空间。（三）构建完善的应用管理制度首先，企业管理人员应明确管理制度中的不足，进而不断优化更新管理制度。其次，根据档案管理人员的工作情况，建立健全绩效考核机制，充分激发档案管理人员的工作积极性。最后，构建完善的档案管理责任机制，明确档案管理的各项流程，充分发挥数字化技术的作用，提高档案管理的效率和质量。（四）积极导入大数据处理技术首先，结合企业档案的管理情况，设计出科学合理的算法，确定档案数据的采集范围，规定出大数据处理技术分析的结果应用方向。其次，提高大数据技术分析效果的利用效率，分析结果不仅要展现给管理人员，还要应用到员工的管理过程中，为企业的整体决策提供有价值的数据。最后，发挥大数据技术的优势，构建企业内部的信息检索工具，提高档案的利用效率，促进企业部门之间的交流和沟通。（五）提升安全管理水平在企业档案管理过程中，第一原则和要务就是保护档案的安全，在数字化档案管理建设过程中仍然要做好档案的保密工作。利用数字化技术进行档案管理时，应该从技术、制度两个角度入手，建立健全安全管理系统，提高档案的安全管理水平。首先，要保证所有档案内容的安全，利用数字化技术完成档案的备份工作，发挥计算机网络安全技术的优势，拦截网络病毒的入侵，以免档案数据被盗取，造成档案数据信息的泄露。其次，企业应该搭建数字化档案管理系统，明确档案管理人员的责任，保证每个管理人员都能按照档案管理的标准开展工作，避免人为因素造成档案信息泄露。（六）强化数字化人才引进和培训首先，应该从社会、学校招聘一批数字化技术人才到档案管理队伍中，不断提高数字化档案管理队伍的综合素质，培养数字化档案管理理念。其次，企业要针对档案管理人员设计出完善的培训机制，采取多种培训形式保证培训的效果，通过持续的培训提高档案管理人员的档案管理专业能力，进而提升档案管理的质量。（七）构建数字化系统进行档案管理1.建设档案管理工作的云处理平台。云技术与数字化技术是一种新型的技术，两者之间有一定的相似。企业在开展档案管理工作时，应该充分挖掘和利用数字化技术的优势。利用云处理技术构建一个云处理平台，结合用户的操作需求在档案数据库中完成档案信息的检索，进而可以给用户提供更加2022 年 第 6 期黑龙江档案96兰台论坛Lantai BBS针对性的档案信息。云处理技术与数字化技术都具有虚拟性的特征，都是将档案采取虚拟化的形式传递给用户。所以，在企业数字化档案管理过程中，构建云处理平台，能够充分实现档案信息的共享，提高档案的利用效率，保证档案管理的实效性。2.做好档案电子文件的整理与收集工作。在企业生产运营过程中，会产生大量的电子文件和资料，这些文件和资料都是企业的机密文件。所以，全部都要收集、归档到档案管理部门进行专项的保存。企业利用数字化技术能够高效快速完成电子档案的收集，包括各种类型的档案资料，档案管理人员利用办公设备可以完成纸质版档案向电子化档案转变工作，这样能够大大提高档案管理的效率，还能保证档案管理的质量。比如，档案管理人员可以使用扫描仪对纸质版档案进行扫描，扫描完毕后能够形成电子化档案。电子化档案进行分类整理后，存入到企业的档案数据库中进行统一管理。数字化档案管理工作模式，不仅可以实现档案管理的科学性、规范性，还能节约大量的资源。3.在档案管理工作的查询与搜索中应用数字化技术。企业档案管理利用数字化技术，可以大大提高档案的查询和搜索效率，发挥档案资料的潜在价值。企业人员在进行档案资料的查询和调用时，可以直接登录企业内部的档案管理系统，利用关键词进行搜索，快速查询到档案数据的相关信息。在档案检索过程中，借助数字化技术可以简化检索的流程，提高检索的效率，全面提高档案数据的应用效率，发挥档案的利用价值。4.依托二维码技术优化数字化档案实施路径。二维码技术在企业档案管理中进行应用，优化了数字化档案管理的工作模式，使得档案管理的能力有所提高。比如，企业内部的管理人员可以在公司主页上获取二维码，然后扫描识别二维吗，即可登录到企业的数字化档案数据库中，在数据库中完成档案数据的浏览、下载等操作，并且用户所有操作信息都会通过二维码进行记录，对整个档案数据信息处理过程进行监督。另外，对于企业中一些常用的档案信息，企业的档案管理人员可以通过推出二维码、获取下载链接的方式，降低其他部门员工的重复登录频次，进而大大提升档案数字化管理的效率。（八）合理运用云计算技术云计算技术在企业档案管理过程中进行应用，能够优化数字化档案管理模式，利用云计算技术可以搭建一个企业内部档案数据管理平台，构建一个安全的内部档案管理环境。云计算技术还具有较大的信息存储容量，并且不受硬件的影响。档案管理人员可以将档案数据直接上传到云端。如果企业内部员工想要查询档案，可以直接在云端共享数据库中查询档案，这样员工可以随时随地进行档案数据信息查询，提高了档案的利用效率，发挥了档案的潜在价值。（九）加强档案数据源的真实管控1.加强数据可信性。大数据背景下，在构建档案安全管理体系时，应该加强数据可信性，保证数据源的真实性，这对后续的档案使用十分重要。比如，某城市结合近些年公共交通的数据，调整和升级公交线路于地铁之间的衔接，充分利用大数据技术对公交线路和地铁线路进行绘制，然后根据广大群众、企业的需求调整公交线路、站点制定出公共交通的融合策略，促进城市基础配套设施的建设。同时利用档案数据信息进行分析，可以及时发现路段是否存在交通空白，如果有空白路段，那么可以增添一些公共交通线路。档案数据源的真实性很重要，会直接影响相关人员的决策。因此，档案管理人员一定要保证档案数据信息的可信性。2.加强数据服务性。档案咨询服务主要是对档案进行收集、整理、排序、分析、处理后，为查询人员提供预测服务。大数据技术在档案安全管理体系中进行应用，其只关注数据之间的相关性，不在意因果关系。所以，能够深入挖掘数据之间的潜在关系，获得正确的预测。大数据在档案安全管理体系中进行应用，不是为了掌握庞大的数据，而是要对档案数据进行专业的处理，以此来增强档案管理人员对档案的加工处理能力，充分挖掘档案数据的潜在价值，发挥档案数据的增值作用。档案咨询服务不仅可以为需要的人员提供档案信息查询服务，还能对档案进行分析，为其提供十分安全的数据服务。参考文献 1 王宁平.信息时代数字化档案管理方法探究 J.办公室业务,2022(04).2 王威威.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用 J.参花(下),2021(12).3 王玉凤.数字化档案管理创新路径探讨 J.办公室业务,2021(23).4 冯莹.数字化档案管理系统在工作中的应用 J.中国中小企业,2021(12).责编：蒋立民