管理处物业助理岗位工作说明书.doc

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物业助理 岗位工作说明书

姓 名

岗位(职位)
物业助理
所属部门
管理处(客户服务中心)
直属上司
管理处(客户服务中心)主任
岗位(职位)
管理处(客户服务中心)主任
直属下级
无
工作职责
在管理处主任领导下,开展管理处日常工作.

工作内容

1、 熟悉区域的业户情况、楼宇、消防等设施设备的分布，办理业户收楼手续,与业户验收物业,向业主解释说明公司各项管理制度、收费细则，与业主签订业主公约、防火责任书、协议等；办理业户证、停车证。
2、 协助办理业户装修、入住手续，根据《装修手册》及装修管理规定，正规指导业户办理装修申请，告知业户装修过程中应注意的事项，将审批结果通知业主，办理《装修许可证》、《装修工作证》。并知会保安、工程、清洁予以协助监管、检查。
3、 受理商户广告牌申请。协助商户办理工商牌。
4、 受理业户之电话、口头、书面投诉并作记录。迅速赶到现场了解实际情况予以解决，不能够马上处理的迅速及时联系有关部门作正确有效的处理，遇紧急情况或失控事件立即汇报上级。
5、 负责处理公共设施和用户室内设备报修工作，及时通知工程部维修。
6、 负责按规程每日巡查辖区内分管之楼宇设施及安全防范、清洁绿化公共场所使用等情况，巡查发现问题统一由前台下单，做好巡楼记录及处理一般事件（如不文明、乱扔、乱吐、破坏公共设施及不安全行为、现象；做好每日工作日记，巡查业户装修情况，确保无违章装修出现，并办理清运余泥等到事务。
7、 负责起草、记录相关事件报告、给业主信函及其它物业管理公文及外发文件的具体跟进。
8、 具体跟进清洁、工程、保安等现场工作、值勤情况。发现问题向部门主管予以汇报，必要时发“工作协助通知单”。
9、 负责空置房的巡查、管理钥匙等。
10、 具体落实管理费等费用的催缴工作。
11、 负责与业主建立、保持良好的工作关系。
12、 完成管理部整体业务目标。
13、 完成上级交办的其它任务。
权 限

1、 向管理处主任负责
2、 检查、巡查区域的治安、消防、违章、卫生、绿化、维修、公共设施权力，并通过工作单形式来解决发现的问题。并沟通、协助相关部门，督促其在要求时效内完成。
工
作
关
系
部门
内部
1、 向管理处主任负责，成为管理处主任的得力助手。
2、 与物业助理间相互协助，沟通。
3、 与清洁组主管、会所主管进行沟通，发现问题及时沟通解决。
4、 与工程部协调解决维修事务；与保安部协调解决治安、消防、车场等事务。
5、 与财务部沟通，加强收费的及时率及收缴率，及时将所收费用情况反馈该部。
部门
外部
1、 与业主建立良好关系，发挥群众力量，成为业主的好帮手，好朋友，好管家。
2、 与房管部门、居委会、等相关业务单位建立良好业务关系。
工作绩效
要求
1、 不按时上班；
2、 离岗、串岗；
3、 不按规定着装；
4、 仪容仪表差；
5、 维修单跟进率100%；
6、 执行首问责任制服100%，有效投诉处理率100%；
7、 区域应收费率月度90%以上，季度97%以上，年度99%以上；
8、 按规定巡楼率100%，巡楼记录率100%；
9、 区域清洁绿化保洁率达98%；
10、 月度业户走访率10%，年度100%；
11、 内务整洁率 %；
12、 收费率95%
13、 回访及时率100%
14、 走访率100%（年）
15、 收楼率100%
16、 装修违规率0%
17、 物业、业户、出租等建档率100%
18、 社区文化组织： 一年不少一于四次

任职资格
性别
不限
学历
职称
中专以上，
持物业管理上岗证1年以上
工作
经验
物业管理2年以上熟悉物管日常工作，有交收楼工作经验
年龄
20～35岁
工作
技能
自我激励责任心强
国粤语流利
善于解决问题，执行能力强
较强心理承受能力个性开朗
既有独立工作能力，又善于团队合作，协调能力
服务意识强
专业的礼仪礼貌，沟通技巧
细心、周到、
具良好的语言表达能力
熟悉人事行政工作，有一定的写作水平，
熟悉电脑操作；
专业
知识
了解有关政策法规；
房地产知识
物业管理知识
装修知识
房地产、物业管理相关法规
心理学
公共关系学
现代礼仪学

物业助理应会：
1、 能看懂房屋平面图、剖面图、立面图，会丈量面积，会计算房屋建筑、居住面积；
2、 懂房屋结构，验收的方法及标准；懂墙裂、地面裂等基本原因，及维护的办法；
3、 懂房产档案的整理、归档、编目、存档及档案资料保管常识；
4、 会看水表、电表、煤气表，能发现电线路、供水管的一般故障；
5、 懂园林绿化的基本知识；懂消防安全知识及设施使用；
6、 懂发生火警、台风、盗窃案等紧急事故的应急措施；
7、 具一定的组织能力，会宣传、发动、组织业户参与管理及公益活动；搞好消防安全、园林绿化、清洁、房屋维护、设施维护，违章清理；协调邻里关系；
8、 会处理来访、投诉；
9、 写作能力，处理公文、来信；