律师事务所案卷档案管理暂行办法.docx

律师事务所案卷档案管理暂行办法

　　律师事务所案卷档案管理暂行办法
　　第一章　总则
　　第一条　为规范本所合伙人、执业律师和其他从事律师工作的人员以及行政主管和秘书使用和管理案卷档案，特制定本办法。
　　第二条　案卷档案是本所的集体资产，除非经合伙人会议特别批准，律师和行政人员均必须依照本办法的规定使用和管理案卷档案。
　　第二章　立案和开卷
　　第三条　律师以本所名义承接的所有业务，无论收费与否，均必须依照本章的规定办理立案和开卷手续。
　　第四条　律师立案必须事先经过主管其业务的合伙人同意，并依照本章的规定办理立案和开卷手续。
　　第五条　合伙人可以自行决定其自己承办的业务的立案事宜，但必须依照本章的规定办理立案和开卷手续，并同时通知其他合伙人。
　　第六条　经办律师应依照下列程序办理立案手续：
　　填写《立案申请书》；
　　交主管其业务的合伙人的审批；
　　经批准后，将《立案申请书》交秘书开卷。
　　第七条　秘书应依照下列程序办理开卷手续：
　　根据《立案申请书》的内容，在《开卷登记册》上逐项进行登记，其中立案号必须写明总序号，年份，经办律师和主管秘书姓名的汉语拼音缩写，如ａ７０１／９５／ｈｘｊ／ｚｎ／ｙｌ；
　　依据以下程序制作卷宗：
　　１．将空白不干胶小纸条粘贴在卷宗封底凸出处，然后在小纸条上用正楷誉写卷号和案件名称；卷号和案件名称必须与《开卷登记册》中所登记的完全一致；
　　２．将《立案申请书》和空白的《卷内文件清单目录》以及《卷内工作时间记录单》用文件夹装订的卷宗内，然后用透明胶带在卷宗封底将文件夹粘贴固定；
　　依照经办律师的要求，将卷宗放入其指定的文件柜，并制作相应的卷宗提示牌，提示牌上的卷号和案件名称必须与《开卷登记册》中所登记的完全一致。
　　第八条　秘书应于立案当日将《立案申请书》复印一份交给会计。
　　第三章　卷内文件管理
　　第九条　经办律师每收到或发出一份文件，都必须在《卷内文件清单目录》上作详细记载，但应该将文件的内容告之秘书。
　　第十条　经办律师发出的每一份文件均必须复印一份存在卷内。
　　第十一条　　　　秘书应于每周一对自己所管理的所有案卷内的《卷内文件清单目录》进行例行的检查和核对，如发现卷内文件与《卷内文件清单目录》上的记载有出入，必须立即通知经办律师。
　　第四章　结案和归档
　　第十二条　经办律师在完成客户委托的业务后应尽快办理结案手续。经办律师应认真填写《结案申请书》，然后将《结案申请书》交给秘书。
　　第十三条　秘书在收到《结案申请书》后应按以下要求将有关卷宗归档：
　　核对《卷内文件清单目录》上记载的文件与该案卷内的文件是否一致，如发现有不一致之处应对即与经办律师澄清；如经证实有文件丢失情况，应在《结案申请书》中“归档情况”一栏中作出说明；
　　核对《卷内工作时间记录单》记载的小时总数与自己电脑中记载的小时总数是否一致，如不一致，应立即与经办律师澄清；
　　将卷内文件按照收到或发出文件的时间顺序重新排列，并将《卷内文件目录清单》放在首项，装订好并放入卷宗盒内。
　　第十四条　秘书在完成归档工作后应在《结案申请书》上签字，并将《结案申请书》交给主管合伙人签字。
　　第十五条　秘书应将主管合伙人签字的《结案申请书》放入卷宗盒内归档，并同时复印一份给会计。
　　第十六条　秘书应将装订好的卷宗交给行政主管，行政主管应将其放入档案室，并同时在《案卷存档登记册》上作记录。
　　第五章　存档卷宗的管理
　　第十七条　存档卷宗由行政主管负责管理。行政主管应将所有存档卷宗依据设定的栏目在《案卷存档登记册》上进行其登录在《案卷存档登记册》上。
　　第十八条　律师如欲借阅存档卷宗，均应向行政主管办理存档卷宗的借阅手续。行政主管应设立专门登记本。对所有的存档卷宗的借阅和归还进行记载。
　　第六章　附则
　　第十九条　本办法经合伙人会议通过，自主任签署之日起生效，修改时适用同样的程序。
　　　　附件一：　　　立案申请书
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　　│　客户名称　│　　│性质│　　│　法人资格　│　　│
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　　│地址│　　　│电话│　　　　│传真│　　│
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　　│联系人│　　│职务│　　│电话│　　│传真│　　│
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　　│　客户以何种方式找到本所　│　　　　│
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　　│　收费标准　│　　│收费方式│　　│收费币种│　　│
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　　│客户要求　　　　　　│
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　　│经办律师意见：　　　　　　│
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　　│合伙人意见：　　　　　　│
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　　│立案号│　　│　案卷存放处　│　　　│
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　　│立案日期：　　　　　　│
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　　│备注：　　　　　　│
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　　　　卷内文件清单目录
　　案　　号：____________　　经办律师：____________
　　开卷日期：____________　　主管律师：____________
　　经办秘书：____________
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　　│编号│收发文│收发文│正副本│文件名称│页数│份数│发件人│收件人│
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