采购及付款管理制度.doc
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1、北京居佳祥和装饰有限公司文件编号 页 次1/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次采购管理办法 目录一、总则二、请购作业 三、采购作业 四、供货商资格及评核 五、验收作业 六、处理退货作业 七、付款作业 八、应付供货商负债及记录作业 九、缔结采购合约要项 十、采购人员伦理 十一、附则 北京居佳祥和装饰有限公司文件编号 页 次2/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次一、总则1. 目的:为确保本公司采购业务之顺利进行,并能适时、适价、适质及适量供应公司营运所需之物品,特订定采购管理办法(以下简称本办法)。2. 适用范围:凡与本公司进行各种物料、商品、设备、庶务用品、劳务及营缮工程
2、等采购交易之厂商,均依本办法之规范执行。3. 采购部门负责之采购范围:(1) 业务性采购:包括可供销售之成品、裸片、压片、印刷、包装等之采购。(2) 非业务性采购:指前者以外之各种物料、商品、设备、庶务用品、劳务及营缮工程等之采购。固定资产定义请参阅固定资产管理办法。4. 请购单位:(1) 业务性采购由市场部提出申请,非业务性采购由使用单位或保管单位提出申请。(2) 请购部门应详填请购单各项字段,权责主管应就所核定之请购单负责。(3) 必须配合单位管理特性及整体运用考量者,其请购单须事先经相关会签部门之签认。会签部门应就业务相关事项负督导之责。5. 采购部门:(1) 由采购部门统筹办理采购事宜
3、。(2) 个别部门急用特殊物品,且单笔金额在人民币五百元(含)以下,可由各部门自行采购。6. 验收单位:(1) 业务性:请购单位或保管单位或设计单位负责验收。(2) 非业务性:请购单位或使用单位或保管单位。7. 核决权限:依核决权限表办理。北京居佳祥和装饰有限公司文件编号 页 次3/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次二、请购作业 1. 业务性采购之请购原物料及成品之采购,首先须开具请购单 (一式二联,第一联申请单位留存,第二联采购部门留存),经呈核后送交采购部门凭以办理采购事宜。2. 非业务性采购之请购(1) 一般采购之请购:由请购单位,开具请购验收单 (一式三联,第一联申请单位存
4、留存,第二联采购部门留存,第三联会计联),依核决权限表呈核后送交采购部门办理采购事宜。(2) 项目或重大采购之请购:依项目特定条件采购,需会办其它单位事项,应填具签呈,经项目负责人及会办单位签核后,始得进行采购。由会议议决之重大采购案,得由会议记录代替签呈。如仍须请购时填写请购验收单。(3) 若请购金额达人民币十万元(含)以上应检附签呈或会议记录。(4) 一般性信息类产品如PC机和笔记本电脑等由技术部门统一负责请购,并在请购验收单后附上由申请人填写的 软/硬件申请表。3. 控制重点(1) 请购验收单内应载明品名、规格、数量及需用日期或特别加注事项,并由核决主管签核。(2) 采购部门检视请购数据
5、不全者应退还请购单位。特殊规格之物品请购,应附样本或明细规格。(3) 请购单位对于所请购之货品、物品及设备倘需变更规格或数量时,应立即通知采购部门,如因已订购而于事后变更者,采购部门应立即告知请购单位已订购情形,并洽请自行设法收受,或由请购单位负责会同采购部门与供货商协调解决。(4) 请购验收单应连续编号。(5) 紧急采购是否经常发生,其原因是否适当。 4使用表单 (1) 请购验收单 (2) 签呈 (3) 公文会办单 (4) 软件申请表北京居佳祥和装饰有限公司文件编号 页 次4/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次(5) 硬件申请表三、采购作业: 1.采购流程项 目验收程序核准询议价
6、采购程序供货商评估请购程序核准负责单位请购单位权责主管采购部门采购部门采购部门权责主管请购单位采购部门设计单位技术单位相关文件及窗体请购验收单核决权限表供货商评核表商品询比议价记录表采购验收单采购通知单 核决权限表进货单生产入库单请购验收单采购验收单北京居佳祥和装饰有限公司文件编号 页 次5/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次 2.业务性采购(1) 采购方式:A. 合约性采购:对于印刷、包装、压片等及有版权已签订合约之商品,采购部门得依合约内容填具采购通知单,依核决权限签核,向厂商订货。B. 物料、成品采购:采购部门依请购单位之请购验收单,填具采购通知单,进行采购作业。C. 专案性
7、采购:依项目特定条件采购,需会办其它单位事项,应填具会办单经会办单位审核后,经项目负责人签核,始得进行采购。(2) 采购部门于接到请购验收单后,应向货品之供货商询价,请厂商于期限内报价。(3) 选定供货商后,应签发采购通知单,正式办理采购手续。大额采购(人民币二万元以上)或属长期性采购时,须另订采购契约。3.非业务性采购(1) 采购方式:A. 一般采购:采购部门接获已核准之请购验收单始进行采购事宜。B. 项目及重大采购:a. 项目负责人于接获核准之签呈或会议记录后,始得交于采购部门进行采购,并依公司政策执行询、比、议价。b. 原则上项目及重大采购案应由项目负责人签订合约。(2) 若采购机器设备
8、且日后须做长期维护时,采购人员应取得维护作业内容。(3) 土地及房屋等不动产取得后,采购部门应通知行政管理部,并于规定期限内向主管机关办理产权登记,变更时亦同。4. 采购专用章之使用(1)采购通知单据经权责主管签核后,须加盖采购专用章后,方为有效之对外采购通知单。(2)采购专用章之保管人为采购主管。5. 控制重点(1) 询价、比价、议价:A.凡采购金额超过人民币二万元以上者,采购人员参考市场行情、过去采购记录或厂商之报价数据,以电话或通讯方式进行询价、比价、议价工作。原则上应向三家以上(含)厂商执行询、比、议价等记录,呈权责主管核签后,相关数据应汇整保存一年。北京居佳祥和装饰有限公司文件编号
9、页 次6/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次B.比价:经询价后,采购人员根据多家厂商提供之信息以及各方的消息,依本身的专业知识及各厂商所提供之价格、相关之交易条件、售后服务,由采购人员选择较利于公司之厂商。C.议价:若为单一供应厂商或长期配合之优良厂商则可直接议价,并将结果记录之。(2) 采购如遇特殊情形如独家制造、独家代理或其它无法替代之原因,应由请购单位或采购经办在签呈或请购验收单或采购验收单备注栏上注明。(3) 日常消耗性总务类物品如文具用品之补充请购时,采购部门得选择长期往来之优良厂商进行请采购作业,毋须比价。(4) 采购通知单发出后若有变更或作废需经部门主管签核后,以书面
10、通知供货商原采购通知单变更,原采购通知单留底联须加盖作废章,并依序归档。(5) 紧急采购案件应优先处理或电话联系,以时效为第一要务,主管可指示经办人员先行询、议价,待收到请购单据后,按一般采购程序优先处理。(6) 因缺货、不明供应处所或其它情形,以致无法购得或逾期者,采购部门应立即通知请购单位。(7) 采购通知单应连续编号,以便于勾稽,避免有所疏漏。(8) 采购部门应建立采购资料记录,以供日后参考。 6使用表单 (1) 签呈 (2) 公文会办单 (3) 请购验收单 (4) 采购验收单 (5) 采购通知单北京居佳祥和装饰有限公司文件编号 页 次7/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次四
11、、供货商资格及评核 1.采购人员应透过供货商评估作业,遴选适当且合格之供货商进行采购事宜。2.采购部门应对往来之供货商调查其基本资料,填写供应厂商资料表及供应厂商评核表并建档管理,以便定期评估其能力。3.初期往来之供货商,采购经办须调查其以往记录、公司信誉、财务状况等,并记录评语。4.采购经办应每季对所有建档之合格供货商提出检讨,检讨内容包括品质、时效及客诉处理等,并依供货商评核规章规定办理。对交易厂商宜建立厂商分级制度。5.对于品质多次异常而造成本公司损失,且无意改善之供货商,应停止往来若是唯一或不可替代之供货商,应加强注意其改善效果,同时积极寻找其它供货商。北京居佳祥和装饰有限公司文件编号
12、 页 次8/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次五、验收作业: 1.业务性采购之验收(1) 一般物料如压片、印刷、纸盒、外壳等,于个别制作完成汇送至包装厂商时,应请包装厂商会同请购单位、设计人员和采购人员根据交货明细核对货品品名、规格及数量等无误后,于进货单签收。(2) 包装厂商于包装完成出货前,采购人员应会同请购单位、设计人员勘验,并于生产入库单签核确认。(3) 原物料之验收原则:A. 随到随办。B. 属于成件成套者,以不分割收料为原则检验。C. 凡货品数量过巨,不便逐件检验者,得于交货数量中抽样检验。D. 货品若有分批交货者,应予以分批验收。E. 厂商销货发票上之货品名称、数量、
13、金额与厂商送货单或包装须相符。2.非业务性采购之验收(1) 一般采购之验收:A. 厂商交货时,由采购经办与请购单位共同进行验收。依厂商检附之送货单、发票与公司填具之采购验收单之记载事项核对无误后,由采购人员在采购验收单之验收栏签认合格数量、日期与签名;由请购人员在请购验收单之验收栏签认合格规格、品质、数量、日期与签名。若检验不合格时,由采购经办进行退货或洽商允收事宜。B. 信息类物品由网络科技部人员验收、签认,由网络科技部统一入库分配至申请单位。C. 凡需列管列帐之资产均应经验收后,均应交由行政管理部编列财产编号。D. 如采购信息类产品总金额达人民币壹十万元以上需另行检附测试报告,如属机房使用
14、之机器设备均需检附测试报告。E. 倘有分批交货分批请款之情形,需由采购经办影印采购验收单,依次分别办理验收(请款)作业,正本于最后一次验收(请款)时使用。(2) 项目或重大采购之验收:A 由专责人员负责验收,并检附测试报告,原则上采购及验收应由不同北京居佳祥和装饰有限公司文件编号 页 次9/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次人员负责。B.项目或重大采购之物品应于验收后或请款时,将相关数据交由行政管理部经办编列财产编号。 3控制重点:(1) 采购与验收应避免由同一人负责。(2) 厂商销货发票上之货品名称、数量、金额与厂商送货单或包装单须相符。(3) 分批收货时,验收人员应分别在进货单
15、或采购验收单上记载实收数。(4) 对不合格之进货品,应通知供货商领取退货、重新出货或扣款。(5) 验收是否核对规格、品质、数量,送货单、发票是否与采购通知单相符。(6) 各项验收单据及出库单据是否预先编号或计算机系统自动序号,如有缺漏或跳号,是否事实追踪,并将各项单据妥善保存。(7) 已核准但拟修改之入库单据是否经权责主管核准,并将原入库单据予以作废。 4使用表单(1) 请购验收单(2) 采购验收单(3) 采购通知单(4) 进货单(5) 生产入库单北京居佳祥和装饰有限公司文件编号 页 次10/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次六、处理退货作业: 1. 供应厂商非因紧急订购交期延误时
16、,采购部门应以电话或书面函件予以催送,并依合约或采购通知单上载明之交易条件给予扣款或延展票期之处罚。2. 对于验收作业产生之货品短缺、损毁或品质不符等事项,采购人员应即通知厂商办理退货、换货事宜,并执行扣款或进行索赔程序。到货不符情形,须依下列原则处理:(1) 收到之数量少于采购通知单据和发票所开之数量,应将其不足之数减除,并更正其发票。(2) 收到之数量多于采购通知单据和发票所开之数量,则将多余之数量,退还供货商。(3) 收到之货品/物品,其品质与采购通知单据之条件不符或品质低劣,a. 应退回卖主。b. 允为收受但应削减其价格。(4) 如规定运杂费应由卖方负担,实际上卖方并未预付,而由本公司
17、垫付时,此项垫付之运杂费应在价款扣减。(5) 若发生货品短缺、损毁或品质不符,应由采购人员填具进货折让/退回单呈权责主管签核并通知各该厂商,以办理退货、换货索赔或扣款事宜。(6) 退货方式:a. 业务性采购:已验收之原物料及成品如需退货,由经办人员填具进货折让/退回单,经权责主管核准后,通知相关部门,并将进货折让/退回单及折让证明单交由会计部入帐。b. 非业务性采购:如需退货,应由采购经办通知厂商办理退货事宜,如因退货发生费用或损失应呈权责主管核准。3. 供应厂商违约拒交货品因而另行采购,其因重新采购而超出原订购价款产生之损失,采购部门应要求原订约供应厂商赔偿。4. 损害程度之查定及评价,如因
18、双方意见相左无法取得共识时,应协同双方认定之公证行予以查定。5. 上列异常状况之处理方式,如须先经买卖双方于交易前同意者,采购部门应于采购验收单或合约上明确载明并贯彻执行。北京居佳祥和装饰有限公司文件编号 页 次11/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次6. 求偿次数过多之厂商应呈主管撤换,以免影响公司商誉。7. 采购部门应于收到各项凭证后先行核对其正确性,请款时再交由会计部核对请购验收单、采购购验收单、采购通知单、发票、进货单、生产入库进货单及厂商送货单等单据。如发现其中数量有溢缺或品质参差不符等情事时,验收单位必须依据实情通知采购部门,由采购部门向供应厂商进行交涉。8. 经办会计
19、人员对供货商所开之发票,如有错误时,不能擅自更正,应将原发票退回供货商,依法注销,再按正确数额,要求供货商另开发票。9. 维护作业处理程序(1) 固定资产、机器设备或是信息用品需另外订定维护合约时,由采购部门或项目负责人签订。如有维修需求产生时,由采购部门或技术单位人员依合约通知厂商处理。(2)信息用品若有故障产生,经由信息部门检视后需由供货商提供维修服务,由采购部门通知厂商处理。若因维修产生额外费用,采购经办需通知原有单位主管核准,由采购人员代为申请支付款项。 10. 控制重点(1) 各项违约案件应依合约或采购通知单载明作适当处理。(2) 因事实无法依采购合约所订裁决者,其违约案件处理方式,
20、必须经权责主管批准。(3) 各项不履行合约情形及处理过程,应列入供货商评估作业。(4) 对于需退货、换货及补交之案件,采购人员应督促厂商补交或取回不良品,并追踪至案件结束。(5) 退货单据是否序号使用,且经适当核准。(6) 退货单据是否送交财会单位,以避免漏扣货款。 11使用表单(1) 采购通知单(2) 合约北京居佳祥和装饰有限公司文件编号 页 次12/28文件名称:采购及付款管理办法版 次A版1次七、付款作业: 1作业程序(1) 业务性采购时,采购单位将厂商之发票、送货单、采购验收单、请购验收单、采购通知书整理齐全填写银行付款申请单经主管签核后转会计部审核。(2) 非业务性采购时,采购单位逐
21、笔整理发票、送货单及经权责主管核准之请购验收单、采购验收单和采购通知单,定期编制汇总表转会计部制作传票。(3) 会计部审核请款单据(凭证)及内容无误后,则制作传票呈送权责主管核准。(4) 财务部门每月定期整理应付帐款,付款方式根据与厂商之约定,原则上均以开立支票方式支付货款。(5) 将填妥之支票送印鉴保管人,检查票据与所附凭证齐全后,予以盖章及签署。(6) 货款票据签署后,由出纳人员整理保管,待厂商前来领取或邮寄之。2. 控制重点(1) 请款凭证是否齐全、内容是否相符。(2) 核准签字是否齐全。(3) 支票内容是否正确。(4) 票据签署是否完整。(5) 核准付款后是否于请款凭证上注记付讫或打洞
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