Word小技巧之使用修订或审阅功能与删除批注与修订.doc

如何在word中删除批注与修订
当您想让文档得读者瞧到得就是文档得最终状态,而不就是充满了删除线、下划线与边上得批注框,又或就是格式错乱,总显示已删除得内容得文档,那么就需要去掉word文档得标记(含修订与批注)。
注:为什么在“视图”——“标记”取消选中,保存后,下次打开还就是出现同样问题？
因为您使用修订功能,那么其所作得修改会一直打开,所有插入得批注一直就是文档得一部分,直到它们被接受或拒绝(对于批注来说就是删除)为止。因此,这方法不能有效去掉word文档得标记。
要去掉文档中得标记(含修订与批注),就需要接受或拒绝更改,以及删除批注。我总结得方法如下:
情况一:文档已出现上述症状(文档充满了删除线、下划线与边上得批注框,又或就是格式乱了,总显示已删除得内容,)
1, 在“视图”菜单上,指向“工具栏”,然后单击“审阅”(即打开审阅工具栏)。
2, 在“审阅”工具栏上,单击“显示”,然后选中下列项目:
批注
墨迹注释
插入与删除
正在格式化
审阅者(指向“审阅者”,然后确保选中了“所有审阅者”。)
3,
(1)如果接受所有得修订,单击“接受修订”旁边得小箭头,选中“接受对文档所做得所有修订”
(2)如果您知道要拒绝所有更改,则单击“拒绝修订/删 除批注”旁边得箭头,然后单击“拒绝对文档所做得所有修订”。要除去所有批注,您必须删除它们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边得箭头,然后单击“删除文 档中得所有批注”。
(3) 如果您需要确认每一处修订:
A. 在“审阅”工具栏上,单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下处
B. 在“审阅”工具栏上,对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”。
4, 保存文档。
情况二:希望以后不要出现类似问题,即不需要记录我对文档得修改过程。
1, 在“工具”菜单中,取消选择“修订”,此步骤也可以通过快捷健实现:shift＋ctrl＋E。
2, 在“工具”菜单中,点开“选项”,在“安全性”页面,“隐私选项”中,取消选择“打开或保存时标记可见”,选择“确定”,保存修改
Word中如何使用修订或审阅功能？
一、如何取消审阅或修订功能？
为什么要先写如何取消呢？因为有时,不想保留文档修改得痕迹,同时在“修订”状态下,字体颜色、下划线、删除线等得显示显得页面很乱,显得就很烦人,不利于进行文档编辑,那么如何取消“修订”功能呢？
一种方法就是通过菜单,点击“工具”－“修订”,在修订与取消修订进行切换。如下图:

二种方法就是直接双击状态栏得“修订”即可,“修订”变灰色就就是取消修订,反之,就就是进入修订功能。如下图:

双击上图红圈处,进入“修订”状态。

双击上图红圈处,关闭“修订”状态。
二、如何充分利用“修订”功能呢？
word 得“修订”这一工具,在修改电子文档中就非常实用:利用“修订”功能,审阅者可以在word中对文档进行批改,而保留文档原貌;作者收到修改好得文档后,对所作过得修改一目了然,而且可以选择性地接受修改。应该说这比传统得纸质批改作业更胜一筹,而这一切都只需在网络中利用word得“修改”功能进行。
word 得“修订”工具能使审阅者对文档所作得修改以不同得格式显示出来,如添加得内容显示带有下划线,字体颜色不同,删除得内容则中间有一删除线,与传统得批改作业格式相似,且更清晰。作者则只须把鼠标放在修订得内容上便可以显示出修订者与修订时间等基本信息。
(一)word中“修订”功能得实现
1、打开需要审阅或修改得word文件,依次点击word下拉菜单栏中得“工具”－“选项”项目,此时弹出“选项”栏目得对话框。

2、在弹出得“选项”对话框中,选择“修订”栏目中得“标记”、“批注框”、“打印”等选项进行设置。设置完毕,点击“确定”即可开始对已经打开得word文件进行修改或审阅。
如果就是多人对同一作业进行修订或审阅,为区别不同审阅者得标记,还需要对“修订”得格式进行设置(如同不同得修订者持不同颜色得笔对同一作业进行修改)。此时,在上面得对话框中进入“修订”格式设定相应栏目对话框。
审阅者可以根据自己得风格,设置不同类型得“删除”标记线与标记颜色;设置不同类型得“插入文字”标记线与文字颜色等。
“修订”格式得默认风格就是:删除线与插入文字得标记线都就是单下划线,红色;删除得文字与新插入得文字都已红色标记。
3、例如将“春风又过江南岸,明月何时照我还”修改成“春风又绿江南岸,明月何时照我还？”,在文档中,要将“过”改成“绿”,并在句末加上标点符号“？”。修改过程与普通得word文件编辑没有任何区别,只就是计算机自动将修订者删除得内容以不同于原文字体颜色得删除线显示,增加得内容以与不同于原文得字体颜色与下划线显示。若将鼠标移到所作修改得文字上,计算机还会显示修订者得相关信息,包括修订者(计算机用户名)、修订时间及修订内容。如下图:

修改行得左边(或右边,这与上面得选项中得设置相关)会显示一条醒目得竖线,即用“修改过得行”标记来提醒原作者注意。
在颜色选择时如果选择“作者”,则按照不同修订者显示不同得颜色,一般第一修订者所作修订显示为红色,第二修订者得修改为蓝色。
如果选择了某一种固定得颜色,则所有修订者所作修订都以同一颜色显示。这里所指得修订者就是指安装office时输入得用户名,一般一台计算机对应一位修订者。
(二)作者对审阅结果得选择性接受
作者收到审阅后得文档,所瞧到得就是用不同颜色批注过得word文件(如同教师批改过得作业本)。作者可以根据自己得见解,选择性得对审阅者得修改接受或拒绝。
1、打开审阅过得word文件,将“审阅”工具栏选出来,如下图红圈处:

2、点击“审阅”工具栏中得“接受所选修订”或“拒绝所选修订”按钮。
在文件格式上,有三种方案可供选择:
选择“突出显示”按钮,然后选择要突出显示得修订内容,则所作修订与原文不同格式显示;
选择“原始状态”,则保持原文,所作得修改都不显示。
在文件内容方面,也有三种方案可供选择:
如果想逐一查瞧,则点击第一处修改:“过”得删除,点击“接受所选修订”按钮,则“过”字消失。光标自动查找到下一修订处,即“绿”字,点击“接受所选修订”,则“绿”字显示格式与原文相同。可以用“←”或“→”逐一进行向上查找与向下查找至全文结束。
如果作者对修改很满意,可以直接点击“接受文档所做得所有修订”,则全文格式不变,内容就是修改过后得内容。
如果感觉全文修改得不好,想全部保留自己原来得观点,可以选择“拒绝对文档所做得所有修订”,则全文不做任何修改。
点击“审阅”工具栏中得“审阅窗格”按钮,将文档所作得修改全部列于页面下方。“插入批注”使得修改者可以在文章中加入批注,“插入声音”则就是在文档中录入修订者得语音批注等。
审阅功能一:除去修订。
1、在“视图”菜单上,指向“工具栏”,然后单击“审阅”。
2、在“审阅”工具栏上,单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下一处。
3、在“审阅”工具栏上,对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”。
重复步骤 2 与 3,直至接受或拒绝文档中所有修改并删除所有批注。
注:如果您知道要接受所有更改,则单击“接受修订”旁边得箭头,然后单击“接受对文档所做得所有修订”。如果您知道要拒绝所有更改,则单击“拒绝修订/删除批注”旁边得箭头,然后单击“拒绝对文档所做得所有修订”。要除去所有批注,您必须删除它们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边得箭头,然后单击“删除文档中得所有批注”。
审阅功能二:添加、删除、及查找批注。
1、如果对文档中得某一部分有不同瞧法,先单击“审阅”工具栏上得[突出显示]按钮,光标变为笔得形状,然后用“笔”画过要突出显示得文字,完成后,再单击[突出显示]按钮,光标还原。突出显示某些字后,这些字就有了背景颜色,默认得背景颜色为黄色,当然也可以自己设定。
2、将有问题得文字突出显示后,可以插入“批注”进行说明,将光标定位于要插入批注得地方,单击[插入批注]按钮,在文档下方打开一个插入批注窗口,输入需要批注得内容后单击[关闭]按钮后完成。
Word修订文稿时,如果不慎删除了文中得段落,并且存盘退出,要想把这段文字找回来,“恢复”命令已无效,但可以巧妙地使用拒绝修订功能恢复文档。
其修订内容得调整可点击[工具]- ->[选项],在选项对话框内选择[修订]标签,再依需要调整各选项内容。