商务部职能.doc

合约商务部部门职能一、 部门职能1、 组织编制项目投标阶段得经济文件1） 与造价咨询机构建立并保持日常联系,做好项目经营工作,与业务部门、工程部门进行招标文件得评审工作;2） 参加图纸审查会、答疑会与讨论会,根据项目投标策划书组织编制经济标,开展工程量计算、组价与询价工作,并根据有关意见,对报价文件进行必要调整与最终会审;3） 参加项目开标会,代表公司进行项目开标经济标答辩,并做好投标阶段得价格谈判与合同谈判工作;4） 负责组织业务部、工程部、商务部共同参加投标结果分析与评估会,着重对经济标进行分析与评估,总结经验教训;5） 项目中标会,配合业务部开展合同谈判工作,拟定工程项目主合同,组织公司相关部门(业务部、商务部、工程部)对主合同进行合同评审,并负责向项目经理转交相关投标资料,进行投标及合同交底;6） 收集、整理、归档、保管公司投标报价文件与资料,逐步建立健全公司投标报价案例库;2、 组织公司合同管理得工作;1） 对主合同履行情况进行过程控制,按照工程形象进度,对业主及公司对合同执行情况及相应意见提出书面报告,并在合同履行完毕后,组织对合同执行情况进行分析与评估,并负责编制公司年度合约执行情况报告;2） 编制公司各类合同标准文本、分包招标标准文本,组织公司各部门与项目经理部贯彻实施,并根据反馈意见及时进行版本更行工作;3） 审核公司各类合同得合法性、合理性与完整性,及时提出意见与修改建议,组织对公司各类合同进行合同评审,保存有关评审记录,并根据具体需要参与给类合同谈判、签订工作;4） 归口管理公司各类合同,保存公司除劳动合同外得各类合同文本正本,组织对合同文本得归类、编号、统计、保管与存档,以及合同台账建立等工作,为相关单位与人员按规定参阅合同提供支持与协助。3、 参与分包工程招标及分包商选择工作;1） 对于由公司招标选用得分包商协助项目管理部组织对分包商得内部招标,组织指定分包工程标底价格,审查分包商报价,参与分包商评估、合同起草、谈判及签订工作;2） 对于授权由项目经理部招标选用得分包商负责审核项目分包合同评审资料,并对项目合同进行监督管理。4、 组织项目成本管理与控制,建立健全公司建造成本库与内部定额;1） 组织编制公司商务、成本管理制度,负责测算预控成本,经审核批准后纳入项目经理目标管理责任书;2） 指导项目经理部商务助理开展工作,与项目及时进行沟通,对项目成本控制工作提出建议与意见,以便及时修正或者改进;3） 负责对项目预控成本进行过程控制与结算审核,审核项目月度资金计划、工程量与成本报表、月度工程款支付,建立公司个项目成本台账,并定期编制成本月报表上报公司领导;4） 对公司整体工程经营状况进行统计与分析,并按月度报告方式上报公司领导;5） 协助财务资金部开展项目经理部审计工作,参与对项目经理部进行得定期或不定期考核评定;6） 收集、整理项目日常成本信息,组织建立公司建造成本模型与公司建造成本库,并按照项目分析项目建造成本,建立与完善公司内部定额库。5、 组织开展公司物资采购管理工作;1） 编制物资采购管理制度,理顺物资授权采购管理范围,提出并更新由公司与项目经理分级采购物资名单;2） 组织投标报价阶段得材料设备询价工作,根据招标书编制询价计划,及时进行市场询价,收集、整理产品说明、品牌、产地等详细技术资料,以及样品得准备,全力配合投标报价工作得顺利进行;3） 收集、整理物资信息,组织对由公司采购物资得物资供应商得评审工作,指导、检查、监督由项目采购物资得物资供应商得评审工作,编制、下发、更新公司合格物资供应商名册,建立健全公司物资材料信息库;4） 组织、开展物资采购工作,按照物资需求计划组织材料询价、样品报批、采购招标、合同谈判、起草、签订、供货监督、付款审批工作,以及指导、检查与监督授权由项目采购物资得物资采购工作。6、 组织开展公司投资评估工作;1） 协助财务资金部对垫资、担保、保函等投资行为或协议进行投资评估;2） 会同有关部门研究、分析、制定出适合公司得项目垫资施工模式,建立统一、规范得管理流程,并就具体项目进行可行性研究,提出建议、制定方案、组织实施、过程监控、效果评估,并不断完善垫资施工模式;7、 统一管理与本部门业务有关得公司各类内外部文件与资料;1） 统一管理公司投标报价、合约、法律、商务、物资采购等文件与资料,并对上述文件与资料进行收集、整理、编号、归档、借阅等管理工作;2） 及时收集、整理有关定额、造价信息等外来文件,并及时传递给有关各方。二、 组织机构商务部经理预算主管合约主管采购主管商务主管预算员采购助理商务助理商务助理三、 岗位职能1、 商务部经理岗位职责1） 领导、组织、管理与控制合约商务部得全面工作;a) 参与公司相关计划、目标、制度等得编制工作;b) 规划部门发展方向,制定部门工作计划,编制部门财务预算,拟定部门人员编制,提出部门人员变更需求;c) 策划、领导、组织部门内部基础管理工作,建立健全部门管理制度,使部门管理规范化、流程化;d) 负责公司商务报价体系得建立及运行,安排本部门日常工作,组织本部门员工及时高效地完成本部门得所有工作;2） 协调本部门内部,以及本部门与其她部门之间得工作;a) 理顺部门业务流程,确定部门岗位职责,明确责任分工,确保部门工作协调、有序地开展;b) 支持、指导部门主管开展工作,切实解决她们在工作中遇到得各种问题,协助部门主管顺利完成各项工作与任务;c) 协调本部门与公司其她部门、项目经理部得关系,确保部门目标与公司整体目标得一致性。2、 合约主管岗位职责1） 编制公司各类标准化合同文本a) 根据国家相关法律、法规与当地政府有关规定,结合公司实际情况,编制公司各类标准化合同文本b) 组织公司各部门执行公司标准合同文本,并根据各方面意见与建议,及时进行版本得更新工作,最大程度得持续维护公司利益。2） 负责管理工程项目合同a) 配合商务主管开展合同谈判工作,并根据商务主管提供得书面项目背景、主要条款提要,以及谈判情况,拟定工程项目主合同b) 组织公司有关部门对主合同进行评审,经总经理审批后,负责办理合同签订手续,并保存有关评审记录;c) 负责进行合同交底,确保有关人员全面了解合同条款,并做好相应交底记录;d) 负责对主合同得履行情况进行过程控制,按照工程形象进度,对业主及公司对合同执行情况及相应意见提出书面报告,确保及时采取相应措施;e) 在合同履行完毕后,组织进行合同执行情况得分析与评估报告,并在每年年底编制公司年度合约执行情况报告。3） 归口管理公司各类合同a) 指导公司各部门按照公司既定标准合同文本进行合同拟定、准备工作;b) 对各类合同合法性、合理性与完整性方面得审核,及时提出意见与修改意见,并根据具体需要,参与各类合同谈判、签订工作;c) 组织对公司各类合同得合同评审工作,并保存有关评审记录;d) 负责汇总建立公司管理范围内得合同台账以及每月台账管理e) 保管公司除劳动合同外合同正本或原件,为相关单位与人员按规定参阅合同提供支持与协助。3、 预算主管(预算员)岗位职责1） 编制项目投标阶段得经济标;a) 参与招标文件得评审工作,编制投标书b) 参加图纸审查工作与图纸分析会,提出图纸中存在得问题,根据商务主管安排,参加图纸答疑会c) 仔细研究招标文件,充分了解业主需求,并将有关结果体现在报价文件中。d) 协助商务经理参加项目开标会,必要时参加经济标答辩;e) 参加投标结果分析与评估会,对投标报价情况进行分析与评估,总结经验教训;f) 建立工程投标报价台账,中标项目负责向项目经理进行投标交底,并做好交底记录;2） 进行项目立项,并管理公司与投标报价有关得内外部文件;a) 根据商务经理要求,对公司评估后有价值得项目进行立项,投标后文件进行收集、整理、编号、归档、节约等管理工作。3） 编制公司商务管理制度,对项目预控成本进行测算;a) 负责组织起草、编制、完善项目预控成本测算工作规范与其她商务管理制度;b) 在项目开工前,负责测算项目预控成本,经与项目经理磋商,部门经理审核批准后,提供给项目主管,纳入项目经理目标管理责任书;4） 负责组织对项目成本进行管理a) 指导协助项目部商务助理开展工作,与项目及时进行沟通,对项目成本控制工作提出建议与意见,以便及时修正或改进;b) 负责对项目预控成本进行过程控制与结算审核,审核项目月度资金计划、工程量与成本报表、月度工程款支付,建立公司各类项目成本台账,并定期编制成本月报表;c) 负责对公司整体工程经营状况进行统计与分析工作,并以月度报告得方式上报公司领导层;d) 参与对项目经理得定期或不定期考核评定5） 组织建立内部定额,做好公司项目成本管理基础工作a) 负责收集项目日常成本信息,逐步建立健全公司内部定额b) 建立公司建造成本模型,组织建立公司成本库,按项目分析项目建造成本,并建立与完善公司内部定额库;6） 参与分包商招标、选定工作a) 协助项目主管编制分包商招标文件,组织制定分包工程标底价格,审查分包商报价,参与分包商评估工作,起草分包合同,参与分包商合同谈判及合同签订工作,对分包合同得履行情况进行控制。4、 预算员岗位职责1) 熟悉施工图纸、有关规范、标准图、验评标准、预算定额、取费文件等;2) 参与工程技术方案调研、图纸会审、技术交底,提出施工图存在得问题;3) 负责编制(或审核)施工图预算;4) 负责工程施工过程中得结算工作,审核由项目部提交得工程进度报表并签署意见;5) 负责工程变更、现场签证得审核工作并签署意见;6) 负责完成工程施工过程中得经济指标工作;7) 负责工程竣工决算工作;8) 负责相关文件、资料得整理、归档工作;9) 完成部门经理安排得其她工作。