《备用金管理办法》.doc

备 用 金 管 理 暂 行 规 定
第一章 总  则
第一条 为规范公司备用金管理,防止资金流失,减少资金占用,依据国家财经法规,结合公司财务管理制度,制订本规定。
第二条 备用金分为定额备用金与临时备用金;定额备用金,指因支出频繁等原因借支得、固定在一定时期内周转得现金;临时备用金,指因临时性需要而一次性借支得、周转时间较短得现金。
第三条 本规定适用于xx公司及所属全资、控股子公司,以及其她子公司。
第二章 备用金使用范围与额度
第四条 定额备用金使用范围与额度
1、 销售驻外人员得日常周转借款;xx销售驻外人员日常周转额度根据年度《销售费用管理规定》以及市场部销售费用特批报告等核定;其她公司自行核定,原则上不得超过3000元/人。
2、 供应、设备监造、工程管理等长期驻外人员得日常差旅费借款额度不得超过3000元/人。
3、 小车驾驶员用于零星购油费、过路过桥费等借款额度不得超过3000元/人,其中集团公司、水泥股份部室可以根据实际情况调整,原则上不得超过5000元/人。
4、 办理采购零星材料、备件、办公用品等频繁业务所需借款额度不得超过2000元/人。
第五条 临时备用金使用范围与额度
1、 国内差旅费借款额度原则上按200元/人·天控制,出国差旅费借款额度根据经公司负责人批准得报告或文件控制。
2、 临时采购借款根据使用部门申报得临时采购计划控制。
3、 外出参加培训或会议借款根据经公司负责人审批得培训或会议通知控制。
4、 处理突发性事件(如紧急维修、安全事故等)借款根据经公司负责人审批后得报告控制。
5、 用于投资项目选址考察、参加招投标、大型物资订货会活动、走访客户、市场调研、举办展会、专项协调等业务借款根据经公司负责人审批得报告金额控制。
第六条 备用金借款不得任意扩大使用范围,不得用于私人事务,原则上不得用于支付定点得维修、加油等费用。
第三章  备用金支取、归还流程
第七条 备用金支取流程
借款人申请—>部门负责人审核—>财务经办会计审核—>财务负责人复核—>单位负责人审批—>出纳审核付款
1、 个人填写借款申请单(格式见附件1),真实详细得注明借款事由、金额,出差借款必须注明出差事由、地点、人数与预计天数;定额备用金借款可由部门提交汇总申请报告(详细列示借款人、用途、金额等)。
2、 部门负责人对借款事由与金额得真实性、必要性进行审核;
3、 财务经办会计根据借款人信用与借款得事由进行审核,并在借款申请单上注明审核意见,审核不符合规定得,将借款单退还申请借款人。存在逾期欠款得从本次借款中扣减,未转正员工应控制借支。
4、 财务负责人复核。
5、 公司领导根据分管范围在额度内审批,定额备用金必须报公司总经理(或主持工作得副总)审批。
6、 出纳复核审批手续得完整有效性后办理付款,若由部门统一办理定额备用金借款得需反馈借款人签收得清单。
7、 各公司部门负责人支取临时备用金需经分管领导审批;公司领导支取临时备用金需经其她公司领导签字方可办理;部室职员支取临时备用金,可直接由部室负责人在额度范围内审批。
8、 异地出差人员原则上不得在其她公司支取备用金,特殊情况须经其所属公司与出差所在公司得负责人双签后方可办理借款,所属公司负责清收此笔借款。
9、 工伤借款需提供经公司主要负责人审批得专题报告及其她书面证明资料,专题报告中需列明借款用途、金额,指定还款责任人与预计还款期限等,对无法确定还款期限得,由还款责任人负责跟踪清理。
第八条 临时备用金期限为30天,借款人须于借款后30天内(出差人员于出差返回后10天之内),报销有关费用并缴清余款冲减备用金。逾期由财务部门发送催款通知书给所在部门,逾期满30天未报销或未缴清余款得,由财务部门通知其本人与人事部门从工资中扣回,并按同期贷款利率计收利息(利息计算公式＝同期贷款利率×备用金余额×逾期天数,其中逾期天数按逾期满30天起开始计算)。
因长期出差在外无法按时归还或其她特殊原因需要续借得,必须提出书面报告,经部门负责人审核,公司总经理(或主持工作得副总)批准后免于罚息。
第九条 定额备用金每半年清理一次,借款人于每年6月25日与12月25日前清账,并重新办理借款手续,由所在部门与财务部门根据实际情况,对使用对象与用途范围重新审定;逾期不清帐,按同期贷款利率计收利息(利息计算公式＝同期贷款利率×备用金余额×逾期天数,其中逾期天数从规定清帐截止日算起)。
第十条 财务部门核销备用金,必须填制一式二联得“报账(结算)证明单”(格式见附件2),加盖财务专用章后,反馈一联给借款人;现金还款必须由出纳签字,并在证明单上加盖现金收讫章。
第十一条 因人事调动或离职等原因造成备用金借款人变更得,原借款人必须办理清账手续后方可办理交接。
第四章 　管理与监督
第十二条 备用金实行专人借款专人负责,不得全部或部分转借她人;私自转借而未办理相关财务手续得,财务一律不予认可。
第十三条 各公司部门审批领导为备用金第一管理人,负责监督借款人及时办理报账核销与归还手续。
第十四条 各公司财务部门为备用金监管部门,应指定专人负责备用金管理。各公司财务部门每月5日编制备用金账龄分析表(格式见附表3),报公司分管领导、人事部门与上级财务主管部门。
财务部门应建立备用金借款信用评价体系,定期评价借款人信用,对于经常性违反结算纪律、信用度较低得员工严格控制借款,直至取消借款资格。
第十五条 各公司应严格备用金管理,控制总额,严禁将特定用途得备用金挪作她用或公款私存,一经查实,从严处理。其中,未经批准私自扩大备用金使用范围或限额得,视情节轻重对相关财务负责人与经办会计分别处以100元以上得考核。出纳在审批手续不全情况下支取备用金得,按支取金额10%予以考核;出纳无任何手续私自借款得,视情节严重,给予下岗或除名处理。
第五章 附　则
第十六条 本规定由xx有限公司财务部负责解释。
第十七条 本规定自下发之日起执行。
xx有限责任公司
二○○五年十月三十一日
附件1:
申 请 借 款 单
年 月 日
部 门

借款类型

定额备用金
取款方式

临时备用金
借款事由

出差地点

出差天数
自 月 日至 月 日
预计 天
借款金额 (大写)
人民币
财务核定 (实借数)
￥
审核意见

注意事项
1、备用金借款须按规定程序办理,并按节约原则借支;
公司领导 核批

部门负责人审批

借款人 签字

2、备用金借款专人借支专人负责,不得部分或全部转借;
3、差旅费借款需详细列明出差事由、人数及天数等要素;
4、定额备用金于每年6月25日与12月25日前还款清账;
5、临时备用金应于借支后一个月内报账并结清款项。
财务负责人: 审核: 出纳: 领款人:
备注:本借款单应印刷为长26、5cm,宽12、5cm统一格式。
附件2:
报账(结算)证明
报销日期 年 月 日
冲账科目

姓名

部门

第一联
交报销人收存
附报销单据
摘要

报账(结算)金额(大写) ￥ 元

张
原借款金额￥ 元;退回现金￥ 元;补付尾款￥ 元

注意:如有现金收、付必须有出纳员签章方为有效。

出纳: 制单:

备注:1、本证明单为一式两联,第一联交报销人收存,第二联财务存查。
2、本证明单应印刷为长19cm,宽9cm得统一格式。
附件3: 备用金帐龄分析表
公司名称: 截至日期:-年-月-日　　　　　　　　　　　 　　　　　　单位:元
部门
姓名
临时备用金
定额备用金
合计
备 注
1-30天
31-180天
181-360天
361-720天
721天以上
小计

合计

备注:1、每月5日完成编制,报公司分管领导、人事部门与上级财务主管部门。
2、逾期未归还得临时备用金在备注中注明原因。
审核人: 编制人: