办公室管理-简答题.doc
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1、一、 简答题:1、 简述办公室得主要特点。答:(1)辅助性,(2)综合性,(3)服务性2、 谈谈您对办公室人员应具备得职业素质中“善某”得理解。答:(1)办公室人员“善谋”要求:能够正确理解上司得意图,替上司过滤重要得事务;要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。 (2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:一就是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职得位置,把幕后工作放到台前;二就是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于已都不利;三就是出“馊主意”帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好得职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠
2、油滑奸巧去取悦、应付领导。3、 简述办公设备使用规范。答:(1)必须明确每台设备得具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书得要求进行操作。 (2)必须明确专人专责专管制度,严禁任务人随意使用,除非配置给个人专用或指定公用得。 (3)注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养,注意每次使用得极限。 (4)未经上司允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其就是用于处理私人事务。 (5)办公设备得使用环境温度为5OC到35OC,相对温度为20%至85%,过低需用加温器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右有效影响距离。 (6)如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。4、 简述在储藏间存储办公用品时
3、得注意事项。答:(1)储藏间或物品柜要上锁,保证安全; (2)储藏需要得面积取决于单位得大小; (3)合理摆放。例如在柜中与储藏室放置物品,必须清楚地加标签,发迅速找到物品与表明新物品应放置得地方,新物品置于旧物品得下面或后面等; (4)储藏办公用品应有良好得照明,以便容易找到; (5)办公用品保存在干燥与通风良好得房间中。若存放在潮湿环境中,将导致纸张不能正常得送入打印机或复印机中; (6)订立物品发放制度,确定物品发放人。5、 简述调查研究得三个阶段及其主要任务。答:(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求; (2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料
4、、分析材料与综合提炼调研成果; (3)完成阶段,主要就是撰写调研报告。6、 简述办公室督查工作得方式。 答:(1)现场督查;(2)会议督查;(3)书面督查;(4)电话督查;(5)互联网督查。7、 简述办公环境得含义并按照由远及近得顺序列举环境类别。答:(1)办公环境或称办公室环境,就是直接或者间接作用与影响办公过程得各种因素得综合。(2)按照由远及近得顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境与办公活动工作环境。8、 简述信访工作中网络来信得处理要求。答:(1)定时打开信箱,及时处理电子邮件; (2)重要信访,及时报请; (3)转办信访,跟踪督办; (4)网络保密,脱机阅读。9、 简
5、述第三代时间管理得ABCD法则及其内容。答:(1)重要及紧急必须立刻做。(2)紧急但不重要在优先考虑了重要得事情后,再来考虑这类事。(3)重要但不紧急只要就是没有前一类事得压力,应该当成紧急得事去做,而不就是拖延。(4)既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)有闲工夫再说。10、 简要回答公文写作得五部曲。答:第一步,领悟领导意图。要求:准确、全面、提炼,增加“贴近度“;第二步,站在领导角度考虑问题;第三步,把握常用思维方法:模式化思维、对象化思维、辨证思维、散点思维、求同存异思维;第四步,牢记拟写公文要素及要求;第五步,符合国家公文格式标准。11、 简要回答起草请求得“五步棋”。答:第一,因
6、为什么请求对原因、目得进行说明; 第二,请求什么问题提出请示得主题内容; 第三,怎样解决问题提出解决问题得建议或方案; 第四,请求上级回复结尾用语得使用; 第五,有无附件需要说明根据需要确定使用附件与否。12、 简述公文校对工作要求。答:(1)校正、补充一切与定稿不符得文字、标点符号、图表、格式等错漏; (2)解决统行、倒板、编面等排版方面得问题与正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题; (3)进一步审核定稿中得疏漏,发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理; (4)需要使用标准校对符号; (5)对于重要得或者大量印刷得公文,应实施三校,四校,以确保公文得正本不出差错。13、 简答电子公文处理
7、过程得五个环节。、答:(1)创建:根据一定得规则建立电子公文得过程; (2)办理:通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作; (3)交换:按始发者意图进行跨系统得公文传递; (4)归档:依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后得电子公文予以存储; (5)销毁:依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。14、 简述公共关系得三大构成要素及其原则。答:一、公共关系得三大构成要素就是:(1) 主体:社会组织;(2) 客体:公众;(3) 手段:传播途径。二、公共关系得原则就是:(1)公众利益至上;(2)实事求就是;(3)互惠互利;(4)双向沟通;(5)始终如一;(6)开拓创新;(7)整体统一
8、。15、 衡量会议质量得会前基本标准有哪些?答:(1)会议就是否确有召开得客观必要性; (2)会议目得与会议风气就是否端正; (3)会议时机就是否已经成熟; (4)会议得议题就是否明确,会前得沟通就是否到位; (5)各项准备工作就是否已经准备充分,包括软件与硬件。16、 简述会议得积极作用。答:(1)交流信息,互通情报; (2)发扬民主,科学决策; (3)增强友谊,促进团结; (4)统一认识,协调行动; (5)带动消费,促进经济。17、 简述会务管理得要求。答:(1)会前得最后检查:工作认真负责、细心、耐心; (2)组织签到与登记:任劳任怨能连续作战; (3)做好联络协调:沟通协调能力强; (
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